环保企业文档管理规定模板.doc

环保企业文档管理规定

10

资料内容仅供参考，如有不当或者侵权，请联系本人改正或者删除。
文档管理规定
1. 总则
1.1为建立科学、 合理、 规范的文档管理程序, 使公文处理准确、 及时, 提
高工作效率和公文质量, 结合公司实际, 制定本制度。
1.2 本制度适用于公司内部发文、 外来收文、 档案和证照的管理。
2. 发文管理
2.1公司内部发文包括日常公文和程序文件。
2.1.1日常公文, 指公司经营活动中经常性、 重复性使用的文种, 包括:
1) 命令: 用于变更体制、 编制, 增减机构, 任命和聘用干部;
2) 规定: 用于发布重要的行政规章制度, 采取重大的强制性行政措施;
3) 决定、 决议: 对重要事项或重大行动做出安排, 用”决定”; 经会议讨
论经过、 要求各单位贯彻执行的事项, 用”决议”;
4) 通知: 用于告知某一事项, 如任免通知、 会议通知、 指示性通知、 转发性通知、 一般性通知等。
5) 通报: 用于向各单位传达上级重要精神、 通报工作情况、 典型事例、 经验教训、 表扬先进、 批评后进等;
6) 请示、 报告: 向上级请求批示与批准, 用”请示”; 向上级汇报工作、 反映情况、 提出建议, 用”报告”。
7) 函: 用于与公司互不隶属单位( 机关、 公司) 之间, 相互商洽、 联系工作、 询问和答复问题等;
8) 会议纪要: 用于记载或传达会议精神和议定事项。
2.1.2程序文件, 指确立公司办事程序、 规范的文种, 包括规章制度、 管理
细则( 办法) 、 岗位操作方法和计划等。
2.2发文依照拟稿、 报批、 登记编号、 付印、 分送和归档的程序行文。各环
节责任人审核并确认所负责部分,并在《发文处理单》上签字。
2.2.1 拟稿
公司发文由指定人员拟稿, 要求格式规范、 条理清晰、 语句通顺、 用词准确、 字迹清楚。有抄报或抄送单位的, 拟稿人须注明。拟稿人将文稿交部门负责人初审, 以确定发文的必要性, 并完备公文格式、 规范用语等。
2.2.2 核稿
部门负责人初审合格的文件, 交行政管理部门审核公文格式和规范用语。
2.2.3 报批
由拟稿人呈报签发手续。各类文件签发领导如下:
1) 董事会、 监事会文件, 由董事长签发;
2) 公司文件, 由总经理签发;
3) 部门文件, 由公司分管领导签发, 重要内容由总经理签发。
签发后的公文不得再做任何修改。若确需修改, 必须重新送签。
2.2.4登记编号
文件签署后, 交董事会或行政管理部门登记、 并统一编号。
1) 日常公文编号
①、 董事会文件编号为: ”深东环董[年份]××号”;
②、 监事会文件编号为: ”深东环监[年份]××号”;
③、 公司文件( 含公司对外文件) , 编号为: ”深东环[年份]××号”;
④、 部门文件( 含财务、 行政、 人事、 技术、 生产、 营销等类别) , 由行政部统一编号并分别冠以”财、 行、 人、 技、 生、 销”等标注, 编号为: ”深东环X [年份]××号”。
⑤、 公司对外业务联系函件, 一般只登记不编号, 重要函件有必要时, 编
号为: ”深东环函[年份]××号”。
2) 程序文件编号

DJHB / XX .XX— 200X
年代号
顺序号
文件种类
公司代号
①DJHB: ”**”的拼音缩写
②XX: 文件种类的拼音缩写, 分为: 财务类-CW、 行政类－XZ、 人事－RS、 技术类-JS、 生产类-SC、 营销类－YX、 等等。
③XX: 文件顺序号, 从01起按颁发顺序统一编号。
2.2.5 付印
经登记编号的文件, 统一由行政管理部门按公文格式打印装订。
1) 纸张规格: A4; 左边距3.0cm, 右边距2.5cm, 上、 下边距均为2.54cm;
无页眉, 有页脚”第×页共×页”并居中。凡有统一编号的文件首页需印制在公司红头文件纸上; 其它发文和对外函件的首页可印制在公司信笺纸上。
2) 文件纸幅面格式: 抬头红色( 或黑色) 一号宋体字”深圳市**
股份有限公司”; 换行后居中用黑色四号黑体字”深东环×[年份]××号”、 居右用黑色四号楷体”XXX签发”或”XXX签发 XXX已阅”, 下方有红色1.5磅横划线。文件最后应有黑体四号字标示以下要素: 主题词、 抄送或抄报单位( 部门、 个人) 、 承办部门与承办人、 联系电话、 打印份数。
3) 文件内容字体与字号: ”文件标题”使用二号宋体或黑体、 不加粗; ”正
文”使用四号或小三号, 其中”一级标题”使用黑体、 ”二级标题”使用宋体、 正文使用仿宋。
2.2.6分送和归档
文件付印、 装订后, 由行政管理部门交印章保管人加盖公司印章, 统一分发并由受文部门签收。行政管理部门须将领导签批的《发文处理单》和报批文件稿统一存档。
3. 收文管理
3.1收文处理一般包括登记、 分办、 拟办、 批办、 催办等程序。
3.2凡中央、 省市、 区以及有关部门的来文一律由行政管理部门统一签收、 拆封、 登记、 呈阅、 分发, 并按不同类别进行分类处理, 填写《收文处理单》, 并统一编号”深东环收文[200X]XX号”后, 送公司领导阅批或相关部门办理, 办理完后文件须退回行政管理部门归档保存。
3.3行政管理部门按公司领导批办意见送有关领导或部门传阅, 跟踪办理结果, 填写《收文处理单》中”处理结果”一栏, 并负责文件最终归档。
3.4 需要交业务部门留存的文件, 行政管理部门应复印一份存档。
3.5行政管理部门对有领导批示的公文及本公司发出的文件, 要认真督促、 催办, 以防积压或漏办。各分公司、 各部门对上级发出的文件, 需要汇报贯彻执行情况的, 要及时检查反馈。
3.6 公文办理完毕后要及时送交行政管理部门整理立卷。任何人不得私自保存应存档文件。
3.7领导参加重要会议带回的文件, 在汇报和传达后, 应将会议文件交行政管理部门立卷归档。
4. 档案管理
4. 1 归档范围
4.1.1重要的会议材料, 包括会议的通知、 报告、 决议、 总结、 领导人讲话、 典型发言、 会议简报、 会议记录等。
4.1.2上级机关发来的与本公司有关的决定、 决议、 指示、 命令、 条例、 规定、 计划等文件材料。
4.1.3本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
4.1.4本公司的请示与上级机关的批复。
4.1.5本公司反映主要职能活动的报告、 总结。
4.1.6本公司的各种工作计划、 总结、 报告、 请示、 批复、 会议记录、 统计报表及简报。
4.1.7本公司与有关单位签订的合同、 协议书等文件材料。
4.1.8本公司领导任免的文件材料以及关于员工奖励、 处分的文件材料。
4.1.9本公司职工劳动、 工资、 福利方面的文件材料。
4.1.10各部门、 各分公司的发文。
4.1.11本公司的历史沿革、 大事记及反映本公司重要活动的剪报、 照片、 录
音、 录像等。
4.2立卷归档
4.2.1 行政管理部门是公司档案归口管理部门。
4.2.2 各部门、 分公司均应指定专( 兼) 职文书人员负责本单位的文件材料及时收集立卷归档。
4.2.3 凡本公司缮印发出的公文一律由行政管理部门统一收集管理。
4.2.4 公司与其它单位签订的合同书、 协议书, 以及各部门、 分公司代表公司所签定的合同书、 协议书正本交行政管理部门保存, 以便归档及查阅。
4.2.5 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导批存的文件材料, 收集齐全, 加以整理, 送本部门、 分公司专( 兼) 职文书归卷。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚, 不得擅自带走或销毁。
4.2.6每年3月份, 各部门、 分公司应将归档文件材料归档完毕, 并向行政管理部门办好交接、 签收手续。
4.2.7没有归档和存查价值的公文, 经过鉴别和公司领导批准后, 能够定期销毁。销毁秘密文件, 应当进行注销登记, 由二人监销, 保证不丢失、 不漏销。
4.3档案借阅
4.3.1借阅档案要履行借阅手续。调阅档案只限在公司内查阅, 不能带出。必须带出公司查阅的, 要经公司分管领导批准; 属公司机密级以上的文件借阅, 按《保密制度》规定办理。
4.3.2借档人不得转借、 拆卸、 调换、 污损所借的档案, 不得在文件上圈点、 划线和涂改, 未经批准不得复印档案。
4.3.3借档人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件, 须经公司分管领导批准。复印机要档案须经公司分管领导审核, 报总经理批准。
5. 证照管理
5.1 因公司生产经营需要所取得的各类证照, 由行政管理部门保存证照原件和正本, 相关部门指定人员保管证照的副本和复印件。
5.2 行政管理部门应建立登记表, 用以登记和记录所有已取得的证照信息。
5.3 对于过期或废止的证照, 相应材料作为资料存档, 但不能出现在生产和管理的场所, 不能与有效的证照混放。
5.4 因对外经营和开展业务的需要借用证照时, 需要填写《公司证照借用申请单》, 经行政管理部门负责人同意, 方可办理借用手续。
5.5在使用公司证照时, 不得遗失, 不得将证照借给外单位的人员保管和使用; 如发现此类事件, 公司将对当事人进行通报批评, 并根据给公司造成的影响和后果, 对当事人和部门负责人予以相应的处罚。
6、 附则
本办法自颁布之日起实施, 解释权归行政部。

总经理( 签名) : 深圳市**股份有限公司
年 月