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办公用品采购的流程规定

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2020年4月19日
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办公用品采购的流程规定

为了加强公司办公用品采购管理, 进一步规范行政工作, 提高工作效益, 切实推进公司发展, 现制定本规定。
一、 办公用品购买原则
　　为统一控制办公用品规格型号以及行政费用管理控制, 各部门所需的办公用品购买都由综合部统一负责。综合部根据办公用品库存量的情况以及各部门使用情况, 确定订购买方案。
二、 办公用品订购方式
1、 小型或零星办公用品的采购要由综合部行政人员到指定的办公用品专卖店选购或送货。
2、 大型办公用品( 固定资产) 的采购要两人或两人以上到指定门店采购或到其它大型商场询价采购等方式进行, 要选购价格合适、 质量合格的办公用品( 固完定资产) 。
3、 凡公司北京总部员工申请的办公用品( 固定资产) 不可自行购买, 汇总报给综合部购买或在综合部的协同下进行购买。
4、 异地办事处所需的办公用品( 固定资产) 需写申请到综合部按级审批后, 相关人员在当地询价, 300元以上的办公用品, 报价到综合部, 综合部同意方可进行购买。
5、 购单件或批量在300元以下的办公用品单人即可购买, 300元以上的办公用品( 低值易耗品除外) 两人或两人以上共同进行购买。
6、 凡采用单一来源采购方式( 包括定点采购) 的, 应遵循公开、 公平、 择优的原则, 按照权限由主管部门与申购单位共同确定供应商。
三、 办公物品采购过程
　　在办公用品库存不多或者有关部门提出特殊需求的情况下, 按照成本最小原则进行订购。
1、 验货
所采购的办公用品到货后, 由管理员( 综合部办公用品管理者) 按送货单进行验收, 经核对( 名称、 规格、 数量、 单价、 金额、 质量等) 无误后, 在送货单上( 一式二联) 签字, 并逐一登记电脑中, 然后将送货联留存归类, 另一送货回单联交送货人带回送货单位做结算凭据。
2、 付款
管理员( 综合部办公用品者) 收到供货单位发票后, 须与电脑中登记数据及存根的送货核对无误后, 填写付款通知单, 逐级审核签字后, 做好登记, 最后交财务处负责支付或结算。
3、 领用
　　办公用品原则上由公司统一采购、 分发给各个部门。办公用品分发后作好登记, 写明分发日期、 品名与数量等。如有特殊情况, 各部门须提前提出”办公用品购买申请单”则可进行采购。
4、 保管
办公用品仓入库后, 管理员( 综合部办公用品管理者) 按物品种类、 规格、 等级、 存放次序存放, 不得混乱堆放, 并按期清点数目, 管理员必须清楚地掌握办公用品库存情况, 经常整理与清扫。
四、 注意事项
1、 每月集中采购两次, 时间分别为月初及月中, 请相关部门提前告知综合部行政管理处。
2、 按照先审批后购置的原则, 未经审批购置的办公用品将不予报销。 
3、 各部门及个人领用的办公用品( 固定资产) 不得挪做私用、 避免浪费、 损坏和丢失。