办公室9S管理制度.doc

办公室9S管理制度
第一条 总则
为了推广学校文化落地实施，提升学校整体形象和教职员工的自律能力,达到提高教职员工素质和修养的目的，特制订9S管理制度。
第二条 目的
9S管理特别强调 “全员参与"和“高层领导亲自参与”,“ 贵在坚持”是9S成功的关键。学校通过制度确保全体教职员工积极持久的努力，让每位教职员工都积极参与进来,养成良好的工作习惯，减少出错的机会，提高教职员工素养、整体形象和管理水平，营造特有的学校文化氛围。
第三条 9S管理组织机构
1、9S活动的领导机构为“学校9S管理委员会"。
2、“学校9S管理委员会”的组成人员为:学校校长，分管副校长、各职能部门负责人。
第四条9S管理内容
第一条 整理
1每月对文件（包括电子文档）作盘点,把文件分为必要(有效）和不必要（无效过期）的，不要的全部销毁.必要文件整理归档。
2对所辖区域的物品、设备、空间盘点，并区分其“要”和“不要"；分类如下:
⑴设备：电脑、打印机、文具、书籍等;
⑵空间:抽屉、桌椅、文件柜等；
⑶物品：个人物品、装饰品等；
3、“不要”物品经各部门负责人判定后,集中报废，集中指定存放.
4、“必要品”的使用频率和常用程度基准表
常用程度
使用频率
处理方法
低
过去一年都没有使用过的物品，而且不能再用
丢弃
中
在过去半年里只使用过一次的物品
集中存放（例如归档或放在库房中）
中
一个月使用一次的物品
集中存放（例如归档或放在库房中）
高
每周或每天都使用的物品
保存在办公桌或随身携带
第二条 整顿
(一)办公室及岗位区整顿
1、办公桌：桌面除当前正在使用文件、文件框、电脑、口杯、电话、笔筒、台历外，不允许放其他与工作无关的物品；(备注:电脑主机要放置在放主机的位置，键盘放置在键盘架上，下班后即时关闭电源）
2、一般常用办公用品：未用的笔、直尺、订书机、涂改液、固体胶、剪刀、即时贴、便条纸、橡皮、计算器等集中放置在办公桌抽屉的第一层抽屉（从上往下）；
3、电脑线、网线、电话线束好有序放置；
4、人离开半小时以上应将桌面收拾干净,电脑、电话机要保持干净卫生;
5、文件框内的文件夹明确标识，整齐放置；
6、办公桌抽屉标准：第一层，整齐地放置常用的办公用品；第二层，整齐地放置文件、笔记本、书籍、单据等;第三层，整齐放置私人常用物品;文件柜:透明层分类整齐放置文件夹、资料册、参考资料、文件卷宗等,非透明层放置归档的记录、空白表单等;柜顶不得放置其他物品；
7、座椅:靠背座椅一律不能放任何物品,人离开时椅子调正，离开10分钟以上,椅子应放回桌洞内；桌洞下不得堆积杂物；
8、垃圾篓：内罩塑料袋，置阳台右前角；
9、外衣、手袋、雨具挂放在规定位置,严禁随意放在办公桌上；
10、饮水机、桶装水需放置在指定位置，不得随意移动，备用水不得超过2桶，不得放置空桶；
（二)文件、资料整顿
1、档案管理依照档案管理制度执行；
2、将日常文件按照待处理、处理中、已处理分类放置，此外还有机密类文件.根据应用情况分为每日必用、常用、和不常用3种，不常用的文件要尽快处置；
3、文件标识要与实际相一致;
4、电脑里的电子文档、资料分类必须条理清晰.电子文件需要永久长期保存的,应形成纸质和电子等双套介质材料备份保存；
第五条 清扫
1．将现场不要的东西清除掉,保持工作现场无垃圾、无污秽状态。消除“脏污”保持职场干净、明亮；
2．清扫的主要对象是个人办公区域，如桌面、桌洞、办公设备（电脑、传真机、复印机、打印机、电话机）,公用设备或其他清扫对象；清扫基准如下表:
对象
标准
周期
时间
个人区域
桌面干净整洁，桌洞内无垃圾,无杂物遗落，地面、墙角、柜子、门、窗无垃圾污秽,（电源、线路、插座、开关没有异常）
每天5分钟清扫
每天上下班前后5分钟
办公设备
主机和重点部位的正面、背面、送风口无污垢
每周1次
每周五下班前15分钟
文档
桌面、电脑中不能有失效文件,不可轻易看到机密文件;
超过保管年限的文件、表单及时集中销毁；
保管年限内的表单装订及时归档；
无破旧的卡片、册子、档案、报刊等；
无无用的手稿与工作无关的文件
每月1次
月末
第六条 清洁
1．将前“3S”做到制度化、规范化、维持其成果。
2．利用宣传布置和活动,保持新鲜活跃的活动气氛。
3．保持9S意识.
第七条 安全
1。理顺电脑、打印机、复印机的接线并捆扎。
2．掌握一定的事故救治方法。
3．人不在或下班后，切断所有电源，关闭好门窗。
4.定期检查办公区电源、线路的安全状况。
5。制定正确的工作流程,对不合安全规定的因素及时举报消除，加强安全意识教育，做到预防安全隐患，防范于未然。
6.做好资料、档案安全保密。
第八条、节约
1、减少学校的人力资源成本、时间、库存、办公用品消耗。
2．人走灯灭，节约用水。
3。纸张尽量双面使用，废弃纸张回收处理。
4.光线充足时关灯。
5。最大限度利用办公用品，废旧物资分类回收。
6。温度适宜时,会议室尽量不开空调。
7.真正做到物尽其用,节省资源，降低成本,提高办公效率.
第九条、环保
1、环保的内容： 对可回收的物质进行分类处理，建立环保站，达到节约资源、保护环境。
2、环保的目的：从我做起，爱护环境.
第十条、素养
1、素养的含义：以“人性”为出发点，通过整理、整顿、清扫等合理化的改善活动，培养上下一体的共同管理语言,使全体人员养成守标准、守规定的良好习惯，促进管理水平全面地提升。
2、素养的目的：培养具有好习惯、遵守规定的教职员工，提高教职员工文明礼貌水准，营造良好的团队精神氛围。
第十一条、坚持
1、坚持的内容：持之以恒的做好前面8S管理，促使全员养成良好习惯。
2、坚持巡查:“学校9S管理委员会"对各部门进行不定期检查，每月底对整个学校各处室办公室的9S执行情况进行检查，维持前面“8S”的成果，达到自主管理.
第十二条 学校9S管理委员会
组长： 张伟
副组长：邱小波 姜洪 谢宏 张长森 谢仲哲 刘健
组员：李小平 魏红 龙乾荣 谢宏 崔松岩 邱小波
职责权利：组长牵头9S各项工作，如实施、检查、评比、督促与改善跟进等;组员 执行本规定各项9S检查及评比工作;部门负责人配合学校9S管理委员会监督并落实本部门的9S管理；全体员工 积极参与并执行9S管理，根据9S要求持续改善工作现场；
检查机制：9S管理委员会对办公室各部门每周不定期检查一次，每次由2—3人组成临时检查小组，并根据检查情况填写9S检查表;全体员工每天自我检查,发现问题及时纠正；
第九条 9S优评和差评奖惩
1．优评通报表扬，差评公布批评；
2．每次检查85分以上为合格，85分以下视为不合格；不合格部门根据检查意见整改;每月平均得分低于80分部门参与行政楼公共卫生打扫及学校生活垃圾清运.
第十二条9S办公室规范检查表（见下表）
附件:9S办公室规范检查表