建筑设计公司电子技术档案备案管理.doc

建筑设计公司电子技术档案备案管理
技术档案管理办法
一、 总则
1、技术档案是生产技术、设计活动的真实记录，是设计成品可追溯的依据。根据当地工程设计单位技术档案管理办法和《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB/T17678.1-1999，结合公司档案管理的规定，特制定本办法。
2、公司技术档案是指公司在生产技术、设计等活动中形成的应归档保存的图纸、图表、文字材料，计算材料，音像材料和计算机辅助设计CAD电子文件光盘等科技文件材料。
3、本办法适用于公司所有的生产技术、设计工作的技术档案管理，是设计文件、质量记录与相关技术资料归档工作的依据。
二、职责的划分
1、技术档案室负责对技术档案的接收和进行分类、编目、整理、立卷、包管、借阅、统计等管理工作。
2、工程项目设计总负责人（简称项目设总）定期抽查归档资料质量管理情况，对归档资料质量进行考评。
3、工程项目负责人负责工程项目的归档工作，督促、检查和协调各专业设计分负责人（简称专业设分），负责本专业设计文件、质量记录与相关技术资料的归档工作。工程项目归档资料质量评定不合格，工程项目负责人将被暂扣该项目产值的 %，直至整改合格发放。
4、专业设分对本专业归档文件、记录、资料的完整性负责。负责工程设计全过程中所形成的设计文件、质量记录和相关技术资料的收集，并按类别整理，在项目设计完成后，将纸质文件与配套电子文件送至档案室归档。本专业工程项目归档资料质量评定不合格，专业设分将被暂扣该项目产值的 %，直至整改合格发放。
5、设计人员负责工程设计全过程中所形成的设计文件、质量记录和相关技术资料的记录、整理，确保资料的完整、准确、系统，在项目设计完成后，分类整理，将纸质文件与配套电子文件交给专业设分汇总归档。本专业工程项目归档资料质量评定不合格，工程参与设计人员将被暂扣该项目产值的 %，直至整改合格发放。
三、归档的范围
1、公司设计部门在生产、经营、设计全过程所形成的设计文件、质量记录和相关技术资料必须归档，任何部门或个人不得将其据为己有。
2、工程设计文件归档目录拟定，详见附录。
四、归档时间
1、设计工作结束3日内，各专业设分应将本专业全部设计文件、质量记录与相关技术资料整理完毕，交给项目负责人。项目负责人将各专业资料分类整理，2日内送交技档室归档。
2、工程验收各阶段、各专业设分应在验收后7日内将配合施工阶段形成的全部设计文件、修改记录、服务记录、会议纪要、验收报告整理归档。
3、因特殊原因，不能一次全部归档时，项目设分应按规定填写《续归、补归档案申请单》，并按计划时间内补齐。
五、归档的质量管理
1、归档纸质文件必须是原件，文件编写格式统一，字迹工整，线条清晰。
2、配套的电子文件必须由项目负责人、各专业设分和档案管理人员共同鉴定，保证其真实性、完整性和有效性。
3、归档质量将作为岗位考核的指标之一。
4、技术档案室每月整理项目归档情况统计表，每季度末进行归档资料质量考评，作为岗位考核依据。

附录：归档文件目录
Ⅰ、设计依据和基础文件
1、上级批文
2、设计任务书
3、设计委托书
4、设计要求（工艺要求）
5、设计合同
6、下达设计任务通知单
7、红线图
8、地形图
9、道路红线
10、人防结建通知单
11、人防初步设计审查联系单
12、消防批文
13、抗震批文（扩初）
14、方案设计批文
15、初步设计批文
16、各专业部门批文
17、工程地勘报告（勘察）

Ⅱ、设计输出文件
1、可行性研究报告
2、初步设计说明书
3、方案设计图纸（底图）
4、初步设计图纸（底图）
5、施工图设计图纸（底图）
6、设计变更图纸（底图）
7、工程设计变更单
注：纸质文件归档1套 ；配套电子文件2套（一套封存包管，一套供查阅利用）
Ⅲ、工程计算文件
1、结构计算书
2、结构电算书（标明使用软件名称、版本号）
（1） 总体信息与坐标
（2） 结构计算平面图（几何平面、平面荷载、地震力、风荷载）
（3） 结果计算文件与图件
A、地震周期、振型、顶点位移与层间位移
B、层重量与质量惯性矩
C、底层柱底组合内力
D、超筋、超限信息
E、轴压比输出
F、配筋简图输出
3、给排水计算书
4、电气计算书
5、暖通计算书
6、动力计算书
7、总图计算书
注：纸质文件归档1套； 配套电子文件2套（一套封存包管，一套供查阅利用）
Ⅳ 重要综合性文件
1、顾客与施工单位来往函电
2、顾客与施工单位会议记录
3、试桩、测桩报告
4、桩位竣工图
5、工艺使用功能资料
6、施工图会审纪要
7、验收记录表
8、其他往来文件
Ⅴ 质量记录
1、设计合同评审记录表
2、工程设计各级岗位人员名单表（方案阶段、初步设计阶段、施工图设计阶段）
3、设计进度计划表（方案设计阶段、初步设计阶段、施工图设计阶段）
4、设计输入文件记录卡（方案阶段、初步设计阶段、施工图设计阶段）
5、审计评审记录卡
6、设计校审记录卡（方案阶段、初步设计阶段、施工图设计阶段）
7、设计质量等级评分表
8、不合格报告单
9、图纸会签记录卡
10、施工现场记事卡
11、分承包方资质、信誉和业绩评审记录卡
12、分承包方设计产品验证记录卡
13、顾客提供产品验证记录卡
公司技术档案编制与管理要求
一、 总则
1、为保证司技术档案安全、完整、便于利用的原则，特制定本管理要求。
2、公司技术档案的收集、积累、整理和归档按《技术档案管理办法》的职责划分执行。
3、电子档案应与相应的纸质档案在产品技术状态（含更改后的状态）、相关软件文件与说明等方面保持一致。
二、档案编制
1、档号编制说明
项目业号—案卷号—件号
项目业号：公司指定的项目设计编号；
案卷号：按工程设计文件分五类整理，由罗马数字表示；
Ⅰ、设计依据和基础文件类
Ⅱ、设计输出文件类
Ⅲ、工程计算文件类
Ⅳ、重要综合性文件类
Ⅴ、质量记录类
件号：资料顺序号.分册号
资料顺序号：各类资料的文件按排列次序流水编号，不应有空号，由阿拉伯数字组成；
分册号：资料分册排列次序流水编号，由阿拉伯数字组成； 资料顺序号与分册号之间由标点“.”连接。
2、电子文件的光盘编号：
项目业号—电子文件类别代码—光盘序号—套别
电子文件类别代码用字母表示：G—图形文件
I—图像文件 D—数据文件 T—文本文件 P—程序文件
光盘序号是光盘排列的顺序号，有阿拉伯数字组成；
套别：归档电子文件套号，用大写英文字母A、B表示。
A表示封存包管；B表示查阅利用。
3、档案文件经整理归档后，按项目填写“工程档案登记表”、“电子档案登记表”，注明文件名称与内容。
4、编制工程设计档案说明
4.1 由档案工作人员编制工程设计档案说明表
编写内容项目名称、建设地点、工程规模、主要技术（指标）要求； 工程从设计至竣工各阶段的完成时间，完成单位；工程主要经济性指标（含钢量、混凝土用量、单方造价等）
4.2 编制工程设计总结
对重点工程，项目设总或设分应编写设计总结，介绍从设计到施工配合过程中遇到的问题与解决方法，取得的效果； 对工程中采用新材料、新技术、新结构的项目，设总或设分应编写设计总结，说明“三新”在设计与施工中的运用方法，应注意的问题，使用后取得的效益，供其他设计人员参考学习。
5、档案管理
5.1档案工作人员应与时对接收归档资料应科学系统地分类、编目、等级、建账，账目中要注明纸质档案名称和相应光盘编号。
5.2更改、补充技术文件必须严格履行审批手续、凡手续不全，任何部门或个人不得在设计文件上改动。
5.3 档案库房应有良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防潮、防有害生物和防污染等安全措施；归档光盘不得擦洗、划刻、触摸盘片裸露处，不得弯曲、挤压、摔打盘片、防止盘片沾染灰尘和污垢，避免阳光直接照射。
5.4 电子档案应每5年进行一次有效性、安全性检查，如发现光盘损坏或出现问题，应与时拷贝。如软、硬件平台发生改变、则应与时转换。检查、拷贝、转换等情况要填写登记表。
6、档案的利用
6.1归档的技术资料不外借，只能在档案室查阅。
6.2归档光盘不外借，只能以拷贝或网上传输的形式提供利用，并应登记。
6.3使用者不得私自将归档资料复制、修改或转送他人。
7、档案的统计
7.1 档案管理部门应与时按季度、年度对文件归档情况、更改、利用等情况进行统计。
技术文件办理与用印管理细则
一、总则
1、为加强技术资料管理，规范工程设计文件出图、工程文函发文与用印程序，制订本细则。
二、工程设计图纸
1、规范设计图纸图幅与各项标识，做到规整、简明、准确、符合设计、施工、归档等要求。
2、每项工程图纸幅面应力求统一，除封面、目录、说明书与表格所采用的A4幅面外，一个专业所用的图纸幅面不宜多于两种（含加长图幅）。施工图设计不宜采用A3幅面图纸，一般采用A1,A2图幅，特大平面的工程应采取措施，尽量少采用A0或更大图幅，尽量少采用加长图幅图纸。
3、设计图纸签名、图纸会签应由各级设计责任人在完成底图校核后，由本人亲笔签署（应署明时间），不得采用电子签名。特殊情况下，审核人需要采用电子签名的，必须得到审核责任人的授权。
4、设计图纸由项目负责人批准绘图、晒印。各专业图纸完成校审后，项目设分填写“绘图申请单”，经项目负责人批准后绘图，“绘图申请单”由技术资料管理处留存。设计图纸必须经各专业会签后提交资料管理人员，资料管理人员填写“出图晒印通知单”，经项目负责人批准后晒印。
5、资料管理人员负责将底图整理归档，组织设计人员盖章出图，交付顾客，并填写“工程设计文件出图登记表”。
6、方案与初步设计图纸晒制4套，施工图设计图纸晒制8套（合同特殊约定者除外），方案与初步设计图纸盖公司【出图专用章】、本专业【注册执业印章】；施工图设计图纸盖公司【出图专用章】、合作单位【出图专用章】，其中4套加盖本专业【注册执业印章】用于施工图审查。
三、设计变更补充通知单
1、“设计变更补充通知单”具有设计图纸的同等效力，处理意见应明确，图文必须打印。设计变更补充通知单的附图，印晒后随通知单发出，底图归档备查。如附图能简单示意，可直接绘制在通知单上，但必须交代清楚，准确无误。签章一式5份，一份留存归入工程技术档案，并填写“设计变更单登记表”。
2、“设计变更补充通知单”必须注明设计变更原因，除因设计原因修改外，其他原因的修改必须附有相应函件，并得到工程项目负责人与本专业设分的认可。
3、“设计变更补充通知单”可由修改人先拟稿1份，经项目设计（专业）分负责人认可，各责任人亲笔签名（应署明时间），技档管理员编号后，再采用电子签名打印其它4份交给技档管理员。亲笔签名原件盖【图纸修改专用章】归档备查，电子签名文件加盖【图纸修改专用章】交付顾客，并填写“工程设计文件出图登记表”。
四、工程技术发文
1、工程技术发文应采用标准公函格式，要求主题明确，文理通顺，用语准确。主送、抄送单位应明确，附件名称应注明。
2、文稿中拟稿、核稿、会签与签发栏必须按规定签署齐全，如属修改变更或其他重大技术事项，相关责任者均应在会签栏内亲笔签名（应署明时间），项目负责人签发。打印一式5份，技档管理员编号
登记，加盖【技术专用章】后，一份归档，其余交付顾客。
五、对抗震、消防、人防等政府主管部门审批意见的回复
1、政府主管部门审批意见的原件或复印件作为回复依据归档。
2、直接在审批意见的原件或复印件上回复时，则应由回复人签字负责，并复印存档。
3、直接回复不全或需附图时，则用“设计变更补充通知单”与其附图予以补充。
六、技术交底纪要
1、工程技术交底会议纪要（以下简称“纪要”）的用印与对技术交底意见的答复和处理，按下列程序办理：
（1）设计人、各专业分负责人应认真审查“纪要”内容，与交底会议相符后方可履行交底签字。遇有重大技术问题应先与审核人研究处理意见并告知项目负责人，再做答复。对不能简单答复和处理的意见，应以“设计变更补充通知单”形式作出修改或补充。
（2）设计人、专业设分对“纪要”内容核对后，公司归档备查的原件须在本专业回复意见后亲笔签名确认，项目负责人签字认可后，交给技档管理人员，加盖【技术专用章】，签名原件归档，其余交付顾客使用。
七、施工验收
1、专业负责人、设计人员必须参加施工验收程序，并记录验收过程中发现的问题。对施工过程中出现的重大问题，影响工程安全、顾客使用，须告知本专业总师和项目负责人。
2、验收会议纪要由参与验收的专业负责人、设计人签字，施工验收表由参与验收的专业负责人签字，项目负责人签字认可后，交给技档管理人员，加盖【技术专用章】，一份归档，其余交付施工方。
3、办理各类施工验收必备的工程资料文件要求详见附录。
附录：
办理各类施工验收必备的工程资料文件
一、办理桩基验收必备：
1、 验收会议纪要：要有甲方（或监理）、勘察单位、施工方签字盖章，专业设计负责人、设计人签字。
2、记录表：要有甲方（或监理）、勘察单位、施工方签字盖章，必须有设总与专业设计负责人签字。并请在首页标明业号。
3、竣工图：必须是由施工单位绘制的、有甲方（或监理）、勘察单位、施工方（桩基施工与上部施工单位）签字盖章。
二、办理基础、主体、子分部验收必备：
1、验收会议纪要：要有甲方（或监理）、勘察单位、施工方签字盖章，专业设计负责人、设计人签字。
2、记录表：要有甲方（或监理）、勘察单位、施工方签字盖章，必须有设总与专业设计负责人签字。并请在首页标明业号。
三、办理单位工程竣工验收必备：
1、验收会议纪要：要有甲方（或监理）、施工方签字盖章，设总与结构专业设计负责人签字。
2、记录表：要有甲方（或监理）、施工方签字盖章，必须有设总与结构专业设计负责人签字。
3、如有整改：必须有整改后的确认书面材料。

四、办理图纸会审必备：
图纸会审的每一页都得有设计人和审核人的签名确认，一页里内容涉与多专业的：所涉与专业的设计人和审核人都得在本页签字确认。并请在首页标明业号。
五、办理设计变更必备：
设计变更单必须清楚的注明设计变更的原因，办理设计单时须将要求变更的函件存档，填写设计变更单登记表。设计变更单签字栏中，参与该项目的本公司人员的名字必须手写（设总、修改、原设计、校对或审核人）。
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