员工档案管理制度(草拟).doc

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员工档案管理制度（草拟）

一、目的
为有效的对员工档案进行妥善保管，保守机密，同时为了维护档案材料的完整、防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案材料，特制定本制度。

二、归档范围
员工入职档案、培训档案、绩效管理档案、异动档案、离职档案、劳动工资、决定、委托书、其他合同及协议、通知等与个人有关的具有参考价值的文件资料。

三、归档内容
（一）员工入职档案：
1、个人简历或职位申请表；
2、应试记录；
3、面试评估/录用审批表；
4、录用通知书；
5、员工入职登记表；
6、员工信息登记表；
7、个人证件（身份证复印件、学历学位证复印件、户口本复印件、资格证书复印件、职称复印件、机动车驾驶证复印件<驾驶公司机动车人员需提供>）；
8、原单位离职证明；
9、劳动合同（签订审批单、合同原件、续签意见表）。
（二）培训档案：
1、培训合同、协议；
2、培训相关资料及获取证书原件。
（根据公司培训管理制度修订员工培训档案内容） 
（三）绩效管理档案：
将员工绩效考核相关的档案资料按半年归整。
（根据公司绩效管理制度修订员工绩效管理档案内容） 
（四）员工异动档案：
1、试用期员工转正表；
2、任免文件；
3、内部调动审批流程表；
4、奖惩文件。
（五）员工离职档案：
1、辞职信；
2、员工离职审批表；
3、员工辞退审批表；
4、离职工作交接单；
5、劳动合同解除证明书。
（六）其他资料档案：
劳动工资、决定、委托书、其他合同及协议、通知等与
个人有关的具有参考价值的文件资料。

四、档案管理员的职责
由人力资源部专人负责管理员工档案，整理、收录档案资料，保证原始资料和单据齐全完整、安全保密、查阅方便。

五、档案管理相关规定
（一）基础管理
1、原则：归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。
2、新录用的员工，应及时建立档案、造册登记，并更新
员工电子信息台账。
3、档案按在职人员、离职人员分开管理，按部门分类存档，
应编号、制检索目录，文件按顺序打印编码，及时登录《在
职员工档案登记台账》（附件一）、《离职员工档案登记台账》
（附件二）。
4、当在职员工的基本档案资料有变动时（如学历变动，身
份证信息变动、技术职称变动等），应及时将相关资料复印
交人力资源部归档，原件当场查验。
5、对员工进行考察、考核、培训、奖惩等形成的材料要及
时收集、整理立卷、保持档案的完整；立卷归档的材料必
须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。
6、离职员工档案每月清查，离职人员人事档案的转递按人
事档案托管相关规定办理；离职员工档案保存三年后方可
销毁（高管及核心技术人员保留至该员工离岗8年止）。
（二）档案的查阅
1、如因公需查阅档案，须填写《查阅员工档案审批表》（附
件三），经部门负责人、人力资源部负责人、分管负责人审
批；下级员工不得查阅上级员工档案，特殊情况下经部门
负责人、人力资源部负责人、分管负责人、总裁批准后方
可办理。
2、公司总裁、分管负责人、人力资源部负责人可直接通过档案管理员办理查阅手续。
3、档案管理人员应做好查阅登记工作，并在《员工档案查
阅登记表》（附件四）签字确认。
4、查阅档案注意事项：
（1）严禁涂改、圈划、抽取、撤换和损坏档案材料；
（2）不得擅自复制(拍摄)档案内容，如因工作需要从档中
取证必须事先经人力资源部负责人、分管负责人、总裁同
意。
（3）查阅者不得擅自泄露档案内容，违反者视情节轻重，
予以惩罚。
（4）原则上不允许员工自带档案流动，确有需要，由档案
发出方做好封口、盖章（或签字），接收方接受档案时
须注意检查档案封口是否完整。
六、档案的销毁
（一）公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司员工档案资料。
（二）当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司员工
档案资料销毁审批表》（附件五），经人力资部负责人、分管
负责人、总裁审批后执行。
（三）经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准
的《公司员工档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料进行登记，登记的《公司员工档案资料销毁登记表》（附件六）永久保存。
（四）在销毁公司员工档案资料时，必须由总裁或分管负责人指定专人监督销毁。

七、制定、修订、废除与组织实施
本制度经报批后，由人力资源部组织实施；修订或废止亦同。

附件一
在职员工档案登记台账（格式）
部 门
档案编号
姓 名
入档内容
入档日期
登记人

附件二
离职员工档案登记台账（格式）
部门
档案编号
姓 名
离职日期
登记人

附件三
888公司查阅员工档案审批表
文件名称【文件号】

申请查阅日期

申请查阅原因：

申请人：

年 月 日
部门负责人意见：

签字：

年 月 日
人力资源部负责人意见：

签字：

年 月 日
分管负责人意见：

签字：

年 月 日
总裁意见：

签字：

年 月 日
附件四
员工档案查阅登记表（格式）
查阅日期
档案编号
文件名称
查阅 页数
查阅人
档案管理员

附件五
888公司员工档案资料销毁审批表
文件资料名称

申请销毁日期

申请销毁原因：

申请人：

年 月 日
人力资源部负责人意见：

签字：

年 月 日
分管负责人意见：

签字：

年 月 日
总裁意见：

签字：

年 月 日

附件六
员工档案资料销毁登记表（格式）
销毁日期
档案编号
文件名称
销毁 页数
销毁人
监督人

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