XXXX公司采购管理办法(暂行).doc

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XX基金管理公司采购管理办法（试行）

第一章 总则
第一条 为规范XX基金管理公司（以下简称公司或本公司）的采购行为，加强支出管理, 保证采购质量和资金使用效益，根据国家有关法律、行政法规，制定本办法。
第二条 本办法所称采购，是指公司以购买、租赁、委托、雇佣等方式获取大宗物品、工程和服务的行为。
第三条 本办法所称大宗物品，是指所采购物品单价超过2000元人民币，或单次采购价值超过5000元人民币的物品。
第四条 采购工作的原则是：集中操作、用采分离、价格竞争、集中评审。
第五条 采购工作的目的是：降低成本、保障供给、确保公正、预防腐败。
第六条 公司综合管理部是采购工作的业务主管部门。
第二章 组织机构与职责
第七条 总经理办公会。总经理办公会是公司采购工作的最高决策机构。其主要职责是：
（一） 领导和管理采购工作；
（二） 审定采购工作规章制度；
（三） 指导采购管理部门的日常工作；
（四） 审批采购过程重要环节的事项；
（五） 审批其它重要事项。
第八条 综合管理部。其主要职责是：
（一） 负责采购工作的统一管理和监督；
（二） 负责拟定采购工作规章制度；
（三） 负责制定采购工作方案；
（四） 组织成立项目采购小组，管理和监督采购小组工作的全过程；
（五） 发布投标邀请书、澄清函，发布招标、谈判、询价文件，发布中标通知书等；
（六） 审核和签订合同文本；
（七） 组织采购项目验收，付款审核，开展采购项目后评价；
（八） 记录、整理、保管采购工作档案资料；
（九） 受理并处理采购工作中供应商的询问和质疑等；
（十） 总经理办公会布置的其它工作。
第九条 监察稽核部。其主要职责是：
（一） 审查采购合同文本的合法性；
（二） 对采购全过程进行法律监督；
（三） 协助综合管理部处理法律纠纷；
（四） 总经理办公会布置的其它工作。
第十条 使用需求部门。其主要职责是：
（一） 提出采购需求；
（二） 参与拟定采购项目的技术需求和技术方案；
（三） 参与审核采购合同文本；
（四） 参与项目验收和采购项目后评价工作；
（五） 总经理办公会布置的其它工作。
第十一条 采购小组。采购小组由综合管理部按采购项目逐一组建。采购小组由综合管理部牵头，使用需求部门参与。采购小组组长原则上由综合管理部负责人担任。其主要职责是：
（一） 拟定技术需求；
（二） 拟定入围供应商标准；
（三） 拟定招标、谈判、询价文件；
（四） 负责解答采购工作中供应商的询问和质疑；
（五） 拟定采购合同文本；
（六） 向总经理办公会报告采购进展情况、重要事项、存在问题及建议等；
（七） 总经理办公会布置的其它工作。
第三章 采购程序
第十二条 使用需求部门报送采购申请。由使用需求部门向综合管理部报送采购申请表（格式见附件1）。
第十三条 综合管理部受理采购申请后，编制采购方案（格式见附件2）.采购方案应包括以下主要内容：
（一） 采购项目的基本情况；
（二） 拟组建采购小组的组长及成员；
（三） 拟采用的采购方式及采用此方式的依据及理由；
（四） 入围供应商选择的标准、方法或推荐供应商的名单及理由；
（五） 采购工作日程安排；
（六） 需要总经理办公会授权的事项。
第十四条 采购小组编制投标邀请书（格式见附件3）、招标、谈判、询价文件后，经综合管理部审定并发布。
第十五条 采购小组根据项目需要，组织入围或推荐供应商进行现场踏勘，召开评审前答疑会。
第十六条 采购小组接收供应商的投标文件、采购样品等，采购结束后交综合管理部保存。
第十七条 采购小组组织项目评审，并根据评审结果编制评审报告（格式见附件4）。
第十八条 综合管理部向中标供应商发放中标通知书（格式见附件5），并将结果通知未中标供应商。
第十九条 采购小组拟定采购合同文本后，交监察稽核部和综合管理部审查和审核。
第二十条 经总经理授权后，由综合管理部填写公司用印审批表（格式见附件6）并对外签订采购合同。
第二十一条 按照合同约定，由综合管理部组织、使用需求部门参与验收合同标的物，并由综合管理部出具验收报告（格式见附件7）。
第二十二条 依据合同约定的付款条件，综合管理部提出付款申请，审核付款条件，实施付款结算。
第二十三条 综合管理部整理归档采购资料，对采购项目进行后评价。
第四章 采购方式
第二十四条 采购采用以下方式：
（一） 邀请招标，是指公司以投标邀请书的方式邀请3个以上特定的法人或者其他组织投标的采购方式。
（二） 竞争性谈判，是指直接邀请3家以上的供应商就采购事宜进行谈判的方式。
（三） 单一来源采购，是指只有唯一供应商可提供产品或服务的采购方式。
（四） 询价，是指对3家以上的供应商提供的报价进行比较，以确保价格具有竞争性的采购方式。
第二十五条 金额10万元人民币以上的货物或者服务，采用邀请招标方式采购。
第二十六条 邀请招标方式采购的基本要求是：
（一） 确定投标人。确定三个以上投标人，投标人应符合下列条件：
1、 投标人之间应具有竞争关系；
2、 投标人应具有与招标文件相适应的产品、服务和供货能力；
3、 投标人应具有相应的资格证明和业绩证明；
4、 资信情况良好；
5、 未被列入公司“黑名单”。
（二） 发出投标邀请书。投标邀请书应该包括以下内容：
1、 招标项目的名称、数量；
2、 招标文件发放的办法和时间；
3、 投标时间和地点；
4、 投标物品或服务的基本要求；
5、 采购评审方法；
6、 其它证明文件。
根据招标项目本身的技术特点，在投标邀请书中还可以要求投标人提供以下证明文件：
1、 注册资本；
2、 营业执照；
3、 经营业绩；
4、 人员素质和技术能力；
5、 设备情况；
6、 企业资信；
7、 近三年的财务状况；
8、 相关的行业资质证明。
（三） 编制招标文件（格式见附件8）。采购小组根据招标项目的要求编制招标文件，招标文件应包括以下内容：
1、 投标人须知；
2、 投标项目的性质、数量、质量、技术规格；
3、 投标价格的要求及其计算方式；
4、 交货、竣工或者提供服务的时间；
5、 投标人提供的有关资格和资信证明；
6、 投标文件的编制要求；
7、 提供投标文件的格式、地点和截止时间；
8、 开标和评标的时间及地点；
9、 评标标准和方法；
10、 合同条款；
11、 其它应说明的事项。
（四） 开标。开标应按照招标文件规定的时间、地点和方式公开进行。开标由采购小组主持，所有投标人参加。
开标时，所有投标人均应检查所有投标文件的密封情况，确认无误后由采购小组指定人员当场开启并宣读投标人名称和报价。对投标文件含义不明确的地方，采购小组可要求投标人作简要解释。
开标内容应记录在案，所有投标人均应在开标记录（格式见附件9）上签字。
（五） 评标。评标由采购小组组长主持，评标内容要严格保密，并按招标文件拟定的标准和方法进行。
（六） 中标。中标人的投标要最大限度的满足招标文件的实质性要求，并且经评审得分最高者为中标人。对于价格明显低于成本价格的，可不予中标。对于未中标人，采购小组需逐一通知投标人。
（七） 废标。有下列情形之一的，经报请公司总经理办公会同意，应予废标：
1、 符合专业条件的供应商或对招标文件作出实质性响应的供应商不足三家；
2、 出现影响采购公正的违规行为；
3、 应不可抗力因素，采购任务取消的；
废标后，采购小组应将废标理由通知所有投标人，并将未作出实质性响应的供应商列入“黑名单”。
第二十七条 符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：
（一） 邀请招标后没有合格标的的；
（二） 技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；
（三） 采用邀请招标所需时间不能满足使用需求部门紧急需要的；
（四） 不能事先计算出价格总额的。
第二十八条 竞争性谈判方式采购的基本要求是：
（一） 采购小组编制谈判文件（格式类似于附件8：招标文件）。谈判文件应当明确如下事项：
1、 谈判内容，包括技术规格、价格、服务等；
2、 合同文本条款，包括当事人的权利和义务、履约期限和方式、付款方式、验收标准等；
3、 评定成交标准；
4、 谈判的时间、地点；
5、 谈判纪律等其他要求。
（二） 确定邀请参加谈判的供应商名单。综合管理部从符合相应资格条件的供应商中确定不少于三家的供应商参加谈判。
（三） 采购小组按照谈判文件规定的时间、地点与被邀请的供应商开展谈判。谈判按以下程序进行：
1、 采购小组主持人宣布谈判纪律；
2、 技术商务谈判。采购小组全体成员集中与单一供应商就技术规格、质量要求、交货日期、付款方式、安装验收、售后服务及合同主要条款等事项进行一轮或多轮的谈判，以明确采购单位技术、商务需求，并要求供应商签字确认。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。
3、 价格谈判。采购项目技术商务需求确定后，谈判小组全体成员集中与单一供应商进行价格谈判。价格谈判可以是多轮。在进行最后一轮价格谈判前，必须向供应商声明是最后一轮报价。由采购小组人员核查（或由供应商互相核查）报价文件密封情况后，现场拆封报价文件。
4、 在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。
5、 供应商所提供的产品或服务差异较大的，技术商务谈判和价格谈判可以同时进行。
第二十九条 符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：
（一） 只能从唯一供应商处采购的；
（二） 发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；
（三） 必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额10％的。
第三十条 单一来源方式采购的基本要求是：
（一） 技术商务谈判。采购小组所有成员与供应商就技术规格、质量要求、交货日期、付款方式、售后服务及合同主要条款等非价格问题分别进行一轮或多轮的谈判。
（二） 价格谈判。采购小组与供应商进行一轮或多轮的价格谈判，直至达成一致意见的价格。
第三十一条 采购的货物规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可采用询价方式采购。
第三十二条 询价方式采购的基本要求是：
（一） 采购小组编制询价文件（格式类似于附件8：招标文件）。询价文件应当明确以下内容：
1、 采购项目规格、型号、技术参数；
2、 价格构成；
3、 售后服务要求；
4、 评定成交的标准；
5、 报价文件提交地点、截至日期及其他要求。
（二） 确定被询价的供应商名单。综合管理部根据采购需求，从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，向其发出询价文件并报价。
（三） 询价。应邀参加询价的供应商对询价文件一次报出不得更改的价格，加盖公章确认，由询价小组人员核查报价文件密封情况后，现场拆封报价文件。
（四） 询价小组按照询价文件确定的时间、地点与所有应邀参加询价的供应商进一步谈判。
第五章 采购评审
第三十三条 采用邀请招标方式采购的，需进行采购评审。评审委员一般从采购小组产生，但需求使用部门不得参与评审，评审委员不得少于三人且为奇数。评审时监察稽核部应派员监督，但不具表决权。
第三十四条 采购评审的方法主要分为最低价法和综合评分法。
第三十五条 最低价法，是指以价格为主要因素确定成交候选供应商的评审方法，即在全部满足招标、谈判、询价文件实质性要求的前提下，依据统一的价格要素评定最低报价，以评出最低价格的供应商作为成交候选供应商的评审方法。此方法适用于标准定制商品及通用服务项目。
第三十六条 综合评分法，是指在最大限度满足招标、谈判、询价文件实质要求的前提下，按照招标、谈判、询价文件中规定的各项评审标准进行综合评审后，以评审总得分最高的供应商作为成交候选供应商的评审方法。
综合评分法一般分为技术商务分和价格分，技术商务分和价格分的权重根据项目情况而定。但技术商务分与价格分的权重及计算方法应在招标、谈判、询价文件中事先规定。
评审时，各评审委员应当独立对每个合格供应商提交的文件进行评价、打分。
第三十七条 编写评审报告。评审报告是采购小组根据全体评审成员签字的原始评审记录和评审结果编写的报告，其主要内容包括：
(一)评审日期和地点；
(二)评审委员名单；
(三)供应商名单；
(四)评审方法；
(五)评审情况及说明，包括不合格供应商名单及原因；
(六)评审成交候选供应商排序表；
(七)评审委员会评审建议。
第三十八条 中标供应商的确定。按照最低价法评审的，取价格最低者，按照综合评分法的，取得分最高者确定中标供应商。
第六章 采购合同与履约
第三十九条 合同签订。综合管理部依据招标、谈判、询价文件，中标供应商提交的文件及评审结果审核合同。对于招标、谈判、询价文件中尚未明确的内容，与使用需求部门、成交供应商充分协商，达成一致。经监察稽核部审查后，提交总经理审批并签章。
第四十条 验收。验收由综合管理部组织，需求使用部门代表、综合管理部代表、中标供应商代表参加。验收过程应当建立验收备忘录，参与验收人员应分别签署验收意见。
对于验收不合格的，综合管理部应要求供应商限期达到合同约定的要求，并按合同约定承担违约责任。
第四十一条 合同履行。合同履行过程中，综合管理部应经常和需求使用部门以及供应商联系，了解合同项目进展情况，及时协调供需双方的关系。
在合同履行过程中，遇到特殊情况需要变更、中止或终止合同的，应本着充分协商、尽量达成共识的原则采取相应措施，如分歧严重，应及时提交总经理办公会决策。
第四十二条 付款。按照项目进度和合同约定，供应商提交符合国家规定的正式发票的，经费用审批程序审批后，综合管理部应及时办理款项支付事宜。
第四十三条 争议解决。合同履行中发生争议，经友好协商未果的，综合管理部应提交监察稽核部并协助其按照法律规定处理。
第七章 档案管理
第四十四条 公司实施项目采购活动中形成的文件资料，不得伪造、变造、隐匿或者任意销毁。
第四十五条 综合管理部要做好采购档案的立卷、归档和保管。保管地点应具备安全、防潮、防火等功能要求。
第四十六条 采购档案应至少保管十五年以上，采购档案包括：
（一） 采购工作的各种会议记录、会议纪要和审批单等；
（二） 采购申请文件；
（三） 采购方案；
（四） 投标邀请书；
（五） 招标、谈判、询价文件，成交供应商投标、响应谈判、询价文件以及这些文件的澄清、修改文件
（六） 评审报告；
（七） 合同文本；
（八） 采购资金支付资料；
（九） 采购后评价文件；
（十） 其它重要采购文件。
第八章 采购工作纪律
第四十七条 采购相关工作人员应严格自律，遵循办事原则，防范道德风险和能力风险。
第四十八条 采购相关工作人员不得接受供应商的任何好处，包括宴请和礼品。
第四十九条 采购相关人员对如下信息负有保密责任：
（一） 项目预算；
（二） 标底；
（三） 采购方案；
（四） 项目需求编写人员情况；
（五） 发布前的招标、谈判、询价文件；
（六） 开标、竞争性谈判、询价前的供应商名称；
（七） 未正式发布前的评标结果；
（八） 投标或报价文件、供应商的商务或技术应答内容、评标或谈判现场记录；
（九） 总经理办公会审议的采购事项；
（十） 其它可能影响采购公正、公平的情况。
第九章 附则
第五十条 非大宗物品，按照财务管理制度规定的费用审批权限审批后，综合管理部组织专人参照询价采购的方式进行采购，询价人、核价人、确认人均须签字。
第五十一条 本办法由XX基金公司制定、修订和解释。
第五十二条 本办法自发布之日起执行。
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