2013年度新差旅费管理制度.doc

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2013年度新差旅费用管理制度
一、适用范围、报销分类规定
1、本制度适用于公司总部因公出差的员工和公司的驻外营销人员。
2、按照不同部门人员出差特点的差异，将差旅费报销标准及报销办法分为二类：
总部人员：按照《总部人员出差报销标准》执行，包括长途交通费、市内交通费、住宿费、餐费补贴，没有短途补贴。
各营销部人员：按照《营销部人员出差报销标准》执行，包括长途交通费、住宿费、房租补贴、餐费补贴、短途补贴；
3、根据公司的业务范围，将出差地区分为如下四类：
一类地区：广州、深圳、北京、上海、天津；
二类地区：各省会城市、厦门、重庆、以及珠海、佛山、江门、东莞、中山、惠州、肇庆、宁波、绍兴、嘉兴。
三类地区：各地级市以及福州、成都的郊县。
四类地区：各县及县级市。
4、营销部人员出差的定义：是指业务范围跨行政区域的业务人员离开自己的固定住所，到另一行政区域开展业务并且发生住宿的，才算出差，并按照《营销部人员出差报销标准》报销差旅费；
5、房租补贴：符合规定标准的人员享受，按照《房租补贴管理规定》执行。
6、短途补贴：指市内、市郊交通，营销部人员补贴包干，不凭票；总部人员凭票实报实销。
二、出差与差旅费报销规定
1、总部员工因公出差，应事先填写员工出差申请单，报本部门部长和总监审核，总经理批准；出差时做好行程计划，超出计划行程费用不予报销，特殊情况必须经直接主管批准。出差返回三日内，应当提交出差报告，出差报告不合格或未圆满完成出差任务的，视为未完成任务。
2、营销部人员出差（特殊情况除外）不必填写出差申请，但必须在工作周报中体现出差计划。特殊情况是指：营销部长到一类地区（广州、深圳、北京、上海、天津）出差，片区经理（粤中片区除外）到二类地区出差，需要填写出差申请。不按要求执行的，不予报销差旅费。
3、所有人员出差都要填写《营销人员出差行程及费用明细表表》，出差期间应及时向直接上司报告重要工作情况。
4、两人或两人以上同性一起出差时，要求两人同住一间宿舍，每两人按照一个人的标准报销住宿费。
5、交通工具的乘坐规定：原则上以火车（硬座、硬卧、动车与高铁二等座）、汽车等交通方式为主，特殊情况须乘坐飞机的，必须通过总经理批准，方可执行；要求飞机票必须由公司营销服务部行政专员统一选择订票，并要求须提前一个星期订票，产生费用以讲究节约、购买低价、特价票为主。
6、出差天数计算为：以出发及返回公司（或驻地）的车票、飞机票日期为准，出差要节约及讲究效率，当天能返回家的要求返回，能返回家的行程时间不得产生住宿费，但当天仍可享受餐费补贴和短途补贴。
7、业务人员每周周日休息一天，法定节假日由公司统一安排休息，因工作需要加班时由部长安排调休，休息期间不享受住宿、餐费补贴与短途补贴。
8、业务人员因工作需要宴请时，须提前得到总经理批准，按照标准执行。
9、参加总部的营销例会期间，公司统一安排食宿，不再报销住宿费、餐费补贴与短途补贴。参加营销部的营销例会期间，需要住宿的人员由营销部统一安排住宿，按照每两同性90元/天的标准以会务费的形式由营销部向公司报销，业务人员不再报销住宿费与短途补贴，报道与返回当天仍可享受短途补贴。
10、长途交通费或住宿费出现票据丢失的，仍需将行程清晰、完整列示，费用报销时，丢失票据的费用金额不予报销，特殊情况须经总经理审批或授权人审批。
11、借款及清款规定：总部人员出差 、开会或参加培训需借款，须经本部门主管，总经理批准；员工出差返回公司三日内应按费用报销流程到财务部办理出差费用报销及清款手续。
12、住宿费、主管以上人员的通讯费在标准范围内凭票据实报销，节约不补，超标自负；长途交通费、市内交通费（总部人员）严格执行凭票据实报销的原则。短途补贴、餐费补贴、租房补贴不凭票，按照标准报销。
13、差旅费报销周期与考核周期相同，须将票据一起附在《营销人员出差行程及费用明细表表》后面，否则不予报销。

三、总部人员出差报销标准 单位：元／天
职务
地区及项目
总监以上级
部长级
主管级
专员级
一类地区
住宿费
250
220
180
140
餐费补贴
40
40
30
30
二类地区
住宿费
200
180
160
120
餐费补贴
30
30
30
20
三类地区
住宿费
180
160
140
100
餐费补贴
30
30
30
20
四类地区
住宿费
140
120
120
80
餐费补贴
20
20
20
20
说明：1/总部人员是非常态性异地出差，餐费补贴是对因环境不熟悉和饮食习惯不同而给予的补贴，其标准略高于营销部人员出差。2/主管级包括终端督导专员/营销服务部主任。

四．营销部（含片区经理）人员出差报销标准
职务
地区及项目
部长级
片区
经理
主管级
业务代表
一类地区
住宿费
200
160
140
100
餐费补贴
40
30
25
20
二类地区
住宿费
180
160
120
90
餐费补贴
30
20
20
15
三类地区
住宿费
150
140
110
80
餐费补贴
20
20
20
10
四类地区
住宿费
120
110
90
70
餐费补贴
20
20
20
10
说明:1、办事处经理、KA经理按照片区经理的标准执行。
2、主管级指城市经理、区域主管（经理）。
五、短途补贴与通讯费标准：
短途补贴标准：
1、一部、三部按实际报支，二部部长按600元/月补贴、
2、片区经理、办事处经理、KA主管：450元/月
3、区域主管（经理）：300元/月
4、一类区域城市业务代表: 200元/月
5、二类区域城市业务代表：180元/月
6、其他区域业务代表：150元/月
7、在总部上班的人员无短途补贴，出差按实际报支。
通讯费标准：
1、营销一部、营销二部、营销三部、市场部部长：400元/月，其中每月套餐不得超200/月（原来600元）
2、办事处经理、片区经理、KA经理：
（1）管辖一个市（地级市）200元/月，其中每月套餐不得超150/月（原来400元）
（2）管辖两个市（地级市）以上300元/月，其中每月套餐不得超200/月（原来400元）
3、区域主管(经理)、城市经理：200元/月，其中每月套餐不得超100/月（原来300）
4、业务代表：100/月，其中每月套餐不得超70/月（原来200）
5、挂量驻地业务：50/月（包干）
6、终端督导专员：250/月，其中每月套餐不得超200/月（原来300）
7、营销服务部主任：100/月，其中每月套餐不得超70/月（原来150）
六、房租补贴管理规定
1、各级业务人员原则上要实行本地化（在当地居住），公司设立办事处的区域，业务人员要住在办事处；在没有设立办事处的区域，同时也没有实现本地化的业务人员，要在重点业务区域租房居住，公司给予房租补贴；业务代表不列入房租补贴范围，特殊情况外。
2、符合享受房租贴条件的业务人员，由各营销部统一审核登记，根据当地房租水平，制定房租补贴标准，逐级报公司批准，按月给予房租补贴。房租补贴属于照顾性质，并非要承担全部房租。
3、业务人员的租房属于个人行为，公司不承担任何安全事故责任。
七、差旅费用报销流程
1、总部人员：部门主管审核（主要审核出差真实性）→审核专员审核（主要审核票据、标准的合法性及准确性）→财务部长审批（合法性与准确性）→总经理批准→财务执行。
2、各营销部人员：部门主管审核（营销行政专员协助、主要审核出差的真实性，票据、标准的合法性及准确性）→财务审核专员审核（票据、标准的合法性及准确性）→财务部长审批→总经理批准→财务执行。
3、总部人员出差返回三日内报销差旅费；各营销部人员在月度例会期间统一提交差旅费用，部长审核后统一寄回公司，差旅费资料必须于每月10日前提交给公司财务审核，每月20号—25号发放上月差旅费，当月超过提交差旅费资料的，顺延到下个月发放。
八、违规处罚
1、所有人员的出差行程必须真实，如若核实有弄虚作假的（没出差报出差），立即予以除名，该笔费用不予报销；
2、所有人员必须提供合法规范的发票（长途票特殊情况可采用手撕票，但金额不得超过同路线电脑票，并在背面说明原因；住宿费票据，旅店确实不能提供正规发票的，可以用该旅店盖章的收据代替），否则不予报销，如发现虚报、假票，该项费用不予报销，并按票面一倍罚款。
3、部门主管应严格审核差旅费用的真实性，如若上级部门核实有虚假报销的，对部门主管处以相同作假金额的罚款；情节严重的给予撤职处罚。
九、本规定从2013年9月1日起实行。

编制：营销本部
审核：
会签：
批准：

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