亨通海洋档案管理制度.doc

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亨通海洋档案管理制度
第一章 总 则
一、为对事业部各类档案进行系统、科学、规范、有序的管理，使档案为企业的生产、经营等各项工作服务，特制订本办法。
二、档案是在生产、经营、管理等各项活动中形成的全部文档材料的总和，其构成包括党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、产品、科研、基建、设备、会计、人事等各方面的档案。
三、文档材料承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整。办毕后及时交专（兼）职档案员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
四、本办法适用于事业部各部门档案管理。

第二章 文件材料的收集归档
一、行政人事部为事业部档案的管理部门，负责档案的管理，并指导各部门档案管理工作的开展；各部门均应指定专人为部门兼职档案管理员，负责部门档案的归档工作。
二、事业部所有档案统一放置档案室，由专人管理。
三、所有专（兼）职档案管理人员应按月收集、整理归档材料，并在每年三月份前将上年度形成的文档材料及时向事业部档案室移交归档，人员变动应及时通知档案室。
四、一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。
（一）人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续。
（二）组织召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续。
五、产品或科技及管理成果鉴定、基建工程竣工验收、设备开箱应通知相关档案管理人员参加。所形成的文件材料必须及时、完整地移交档案室归档。
六、产品或工程创优，科技和管理成果评奖，归档文件材料必须完整、准确、系统。
七、设备仪器和引进项目的文件材料在到货时，应通知相关档案管理人员参加开箱验收，并及时归档。
八、归档移交的时间要求：
（一）新产品的设计、试制、投产过程中形成的文件材料，在新产品完成试制、鉴定后即集中移交归档。
（二）基建工程项目在竣工验收时及时归档。
（三）设备随机文件，在开箱验收时接收归档。
（四）科技项目按项目申报、批准立项及成果鉴定等分阶段及时归档。
（五）声像档案在各项活动结束之后，及时归档。
（六）企业荣誉、各类证书等档案领取后即予归档。
（七）会计档案从集团财务管理制度归口管理。
（八）党、政、工、团在各项活动中形成的文件材料，次年三月前必须归档。
九、归档的文件必须为正本，字迹用墨汁、碳素或兰黑墨水书写，一般归档一式一份，比较重要和利用频繁的文件材料可一式二份。
十、归档部门编制材料归档移交清单，一式二份，移交时按清单交点清楚，交接双方签字，各留一份，以备查考。

第三章 专（兼）职档案员的职责
一、专（兼）职档案员工作职责：
（一）负责事业部的档案管理组织网络建设、制度建设，以及各项制度的修订与实施。
（二）制订档案管理工作计划、规划及费用预算等。
（三）认真执行归档制度，每月对本各部门的材料收集归档。
（四）在每年7月完成事业部自行归档的所有材料的分类、整理、编目工作。
（五）各部门人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理借用材料登记手续。
（六）积极参加档案培训，提高业务能力。
（七）做好档案库房管理工作，维护档案的完整与安全。同时对档案进行电子归档，实现档案的电子信息化管理。
二、各部门专（兼）职档案员：
（一）参照事业部档案管理部门列出的移交清单，结合工作实际，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。
（二）认真执行平时归档制度，每月对本部门承办的材料收集归档，每年的四月份前将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接手续。
（三）承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。
（四）积极参加档案培训，提高业务能力。

第四章 平时归卷
一、事业部各部门要形成事毕归档制度，每月归集一次，每季度检查一遍，及时催交应归档案。
二、事业部各部门应将本部门应归档档案落实到具体责任人，并列入其日常的工作考核中。
三、各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。
四、公文承办人员应及时将办理完毕或经领导批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专（兼）职档案员归卷。
五、专（兼）职档案员应及时将已归卷的文件材料，按照“案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记簿上注明。

第五章 立 卷
一、案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
二、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷，绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文电有密切联系，也可随同绝密文电立卷。
三、文书档案不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。
四、文书档案卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
五、产品档案按设计、试制、生产、创优等工作程序排列组卷。
六、基建档案按可行性材料、基础性材料、工程设计、工程施工、工程竣工验收等排列组卷。基建工程竣工图纸（包括土建、水、电等专业图纸），凡全部新编制的竣工图，图纸名称一律要标引竣工字样，责任签署完备。凡使用施工设计图变作竣工图者，不管有无变更，一律由施工单位加盖竣工图专用章，并由施工单位竣工图编制者和审核者签字负责。施工图有局部变更者，由施工单位技术人员将变动部分在原施工图上用碳素墨水标改清楚。
七、设备档案按依据性材料、设备开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等排列，随机图样也可单独组卷。
八、卷内文件材料应依次编写页号。页号编写位置：单面书写的文件材料在右上角编写页号，双面书写的文件材料，正面在右上角背面在左上角编写页号。
九、必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。字迹要工整。卷内目录放在卷首。文件材料题名一般应照实抄录，没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加〔 〕号。
十、整理好的案卷要确定案卷的保管期限，原则上分为永期、长期（十五年以上）、短期（十五年以下）。
十一、有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和日期填上以示负责。备考表应置卷尾。
十二、案卷封面应填写档号、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限。档号包括类目号和案卷顺序号。文书档案案卷题名应当准确概括本卷文件主要制发机关、内容、文种。科技档案案卷题名应当写明项目名称、材料，文字应力求简炼、明确。编制单位填该案卷的主要承办部门。编制日期指卷内文件的 起止日期。各项用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。
十三、案卷的装订和案卷各部分的排列格式：装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复印并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。
十四、案卷各部分的排列格式：
文书档案：软卷封面--卷内文件目录--文件--备考表--封底
科技档案：卷夹--内封面--卷内文件目录—文件—备考表—封底。
十五、案卷类目标识符号及编号
事业部档案分党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类十个大类，档案分类标识符号统一采用阿拉伯数字标识。（详见附件1《档案分类表》）
（一）一级类目采用“十进位”制编号标识，即阿拉伯数字从0到9顺序标识；二级类目采用“八分制”编号标识，即1到8，91到98；二级以下的类目采用“双位制”编号标识，即：11-19，21-29………91-99。
（二）文书档案的编号方法为：一级类目号+二级类目号+案卷顺序号。
科技档案的编号方法为：分类号+案卷顺序号。
会计档案的编号方法从集团财务管理制度。
十六、案卷进行类目标识后，按大类逐卷填写案卷目录。
十七、排架方法
文书档案的排架方法：一级类目---年度---二级类目---案卷顺序号。
科技档案的排架方法：一级类目---二级类目---三级类目---案卷顺序号。

第六章 档案的查阅、保密制度
一、档案一般不可借出，确需借出的，必须经分管领导同意并办理借阅手续，在借阅过程中不得擅自涂改、损坏、遗失和转借他人，使用完毕后应及时归回档案部门。
二、借阅时间，一般档案最长不超过十天，密级档案最长不超过一周。
三、借档人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、划线和涂改，未经批准不得私自复印档案。
四、外单位借阅档案，应持单位介绍信，经有关领导同意方可查阅，但严禁带出和复印。
五、属于秘密级、机密级档案，由档案室重点保管，借阅时只能在档案室内查阅。

第七章 库房管理制度

一、档案库房必须采取严格的防光、防尘、防盗、防火、防霉、防蛀、防鼠等措施，确保库房的安全，如不具备建立档案库房的，应实行档案柜专用，避免混放，做到档案资料的安全。
二、保持档案库房（档案柜）的清洁卫生。库房（档案柜）内使用驱虫药物，樟脑精或卫生球，以免档案虫蛀现象产生。
三、作好库房内的温湿度记录，当库房内的湿度高于室外时，进行必要的调节及降温处理。
四、档案案卷进入库房（档案柜）前，必须进行仔细检查，以防止常见的档案害虫带入库房。
五、库房内严禁吸烟。
六、非档案室人员不得随便入内。
七、定期对库房（档案柜）的各项安全措施的执行进行检查，发现隐患及时采取措施。

第八章 附 则
一、本办法自发文之日起试行。
二、本办法由行政人事部制订并负责解释。

附件 1．档案分类表
2．文件材料归档范围和保管期限表

亨通海洋光电技术事业部
二○一四年十二月十三日

主题词： 档案 管理 办法
亨通海洋光电技术事业部 2014年12月13日印
抄报：公司领导 印发：各部门

附件一
亨通海洋档案分类表
第1页
一级类目
二 级 类 目
基 本 范 围
类目号
类目
名称
类目号
类目名称
0
党
群
工
作
类
1
组织工作
党委会议、民主生活会、党员评议等会议记录及发展新党员、党员名册、组织关系介绍信等
2
工会工作
职工代表大会、女工工作、文体活动、劳动竞赛、技术操作比赛等
3
共青团工作
团员大会、团员名册、政治思想教育、团费管理等
4
协会工作
加入各协会、学会原始登记表、缴费情况、会议材料、定期会刊汇编等
1
行
政
管
理
类
1
行政事务
注册登记、法人年检、企业划类定型、厂长承包、租赁、任期目标文件、内部机构设置文件、大事记、印模启用、厂务会议、办公室工作、文秘工作、接待工作、保密工作、宣传工作、后勤福利等
2
保卫监察
治安保卫、安全生产、法律事务、违纪案件；火灾、盗窃、交通、生产等事故调查处理材料
3
教育卫生
职工进修、培训、考试材料；计划生育工作
4
外事工作
出国考察、学习、参加会议等形成的材料
2
经
营
管
理
类
1
经营决策
改革方案、重大经营战略性决策、企业发展规划
2
计划工作
各公司中、长期计划、年（季）度计划
3
财务管理
审计报告、验资报告、资产负债表、损益表、年度工资报表、财务管理制度、资金管理、固定资产核查等
4
物资管理
物资供应、仓库管理、清仓盘点、废旧物资回收与出售等
5
产品销售
市场调查、用户反映、售后服务、销售合同、销售政策、管理制度、选型定点等
6
企业管理
除生产、技术、设备、质检外各类管理制度、合理化建议等
3
生
产
技
术
管
理
类
1
生产管理
生产现场管理、考核办法、操作规程、人员分工等
2
质量管理
质量管理制度与考核、产品质量检测、质量控制、ISO认证（复查）等
3
科技管理
新产品开发、技术革新、工艺改进、计量工作、标准化工作、档案信息管理工作等
4
设备管理
设备更新、改造、维修、保养计划、设备管理工作、设备检查、升级达标等
4
产
品
类

二级类目按产品型号设置
同一型号产品内，包含产品从开发、设计、工艺、工装、加工制造、检验、包装、商标广告和产品评优的全过程
亨通海洋档案分类表
第2页
一级类目
二 级 类 目
基 本 范 围
类目号
类目
名称
类目号
类目名称
5
科
学
技
术
研
究
类

二级类目
按课题性质设置
同一科研项目内，包含课题立项研究准备，研究试
验，总结鉴定，成果报奖，推广应用等项目研究和
管理的全过程
6
基
本
建
设
类
1
基建管理
基本建设规划、计划；征地协议、土地使用权证、施工许可；房产权证
2
综 合
公司平面图，给排水管道图，动力、照明线路图、通讯线路图等。
3
生产建筑
车间
4
辅助生产
建筑
仓库、锅炉房、配电间、水泵房、水塔等
5
办公生活
建筑
办公楼、传达室、食堂、研发楼、职工宿舍等
6
其 它
道路、绿化等
7
设
备
仪
器
类
1
生产设备
在同一设备内的档案，包括该设备从申请购买、批复、随机文件、安装、调试、验收、运行记录、直至该设备报废的全部材料
2
辅助生产
设备
3
一般设备
8
会
计
档
案
类
1
凭 证
各种会计凭证
2
帐 簿
各种财务帐簿
3
报 表
各种财务报表
9
人
力
资
源
档
案
类
1
管 理 层
职务任免、招聘、工资调整、保险、竞聘、考核、评优、员工名册等包括个人履历；考察、考核材料；学历、学位、培训、专业技术情况；违纪材料；奖励材料；干部任免、招用、劳动合同、调动、工资、待遇等
2
员 工
3
销 售 员
10
音
像
档
案
类
1
照 片

重大活动，客人来访，厂区环境、车间设备等
2
录 像 带

重大活动、客人来访、宣传介绍等
3
录 音 带

召开会议、有关活动录音材料
4
光 盘

电子文档、公司宣传介绍光盘等

附件2
文件材料归档范围和保管期限表

0 党群工作类
0.1 组织工作
1、本公司党委会议、民主生活会、党员评议等会议记录及发展新党员
材料 永久
2、本公司党员名册及统计报表。 永久
3、本公司党员组织关系介绍信及存根。 长期
4、本公司党费收据存根。 长期
0.2 工会工作
1、本公司开展的文体活动计划、实施材料 长期
2、本公司劳动竞赛、技术操作比赛的方案、组织及评比结果等 长期
3、本公司评选文明职工、先进个人、先进集体的所有材料 长期
4、本公司合理化建议等材料 长期
5、本公司开展精神文明活动及文明单位验收、表彰材料 长期
6、本公司工会机构设置、干部任免、工会工作制度、会议记录。 长期
7、本公司职工代表大会材料。 长期
8、本公司职工困难补助材料 长期
0.3 共青团工作
1、本公司共青团工作计划、总结、报告、统计报表 长期
2、本公司团组织机构设置、团干部任免的通知 长期
3、本公司团员青年教育材料 长期
4、本公司先进团员、先进团组织的典型事迹、表彰材料 长期
0.4 协会工作
1、本年度行业学会、研究会、协会下发的规定、通知、总结、报告、统计报表 短期
2、各种专业技术学会、研究会、协会会议材料及定期会刊汇编 长期
3、本公司加入各学会、协会、研究会原始登记表、年度会费缴纳情况及花名册 长期

1 行政管理类
1.1 行政事务
（一）行政工作
1、本公司行政工作意见、计划、总结、制度 长期
2、本公司注册登记、法人年检、企业划类定型、设立公司、办事处、
开业等材料 永久
3、本公司内部机构设置文件 永久
4、本公司各类会议纪要、决议、会议准备材料等 长期
5、本公司领导在各种场合下的发言材料 长期
6、本公司大事记、印模启用文件材料 长期
7、本公司召开年度总结及表彰大会的通知、主持词、发言稿等材料 长期
8、本公司申报重合同守信用、优秀企业等荣誉材料 长期
（二）宣传工作
1、本公司宣传工作的请示、批复、计划、规定、总结、汇报、会议材料 长期
2、本公司重要新闻报道材料、内部期刊 长期
3、本公司CIS设计、制作VCD、样本等所形成材料 长期
4、本公司投放各类媒体广告、认刊材料 长期
5、每期内外刊投稿资料汇总 长期
6、本公司对外宣传的总体方案 长期
7、企划各类制作工作的登记台帐、程序文件及所形成的合同 长期
（三）后勤福利
1、本公司制定的劳保福利的规定、决定 长期
2、本公司关于夏令高温补贴、发放劳保用品、春节票务工作、先进代表
观光的规定、通知、办法 长期
3、本公司关于人才资助、购房等规定、协议 长期
4、本公司制定的接待、住宿、用餐等材料 长期
5、本公司与酒店签订的订房协议，采购办公用品、一次性用品协议等 长期
6、本公司食堂、绿化工作等制度、计划、总结等材料 长期
1.2 保卫监察
1、本公司关于治安保卫、消防工作的通知、决定、制度等 长期
2、本公司对火灾、盗窃、交通、生产等重大伤亡事故的调查处理材料 长期
3、本公司员工违反政纪行为的检举、控告调查处理材料及审诉、复查材料 长期
4、本公司法律事务方面的材料 长期
5、本公司与保安公司签订的服务合同 长期
1.3 教育卫生
（一）教育工作
1、本公司职工教育的规定、制度、计划、总结 长期
2、本公司在职干部、职工进修、培训、考试等材料 长期
3、本公司有典型意义的教案、自编教材、实验方案等 长期
4、本公司对党员、干部、职工的思想、理论学习教育材料 长期
（二）医疗卫生
1、本公司对职工医疗保健、职业病防治、计划生育工作的文件材料 长期
1.4 外事工作
1、上级关于外事工作的指示、规定、通知等文件材料 短期
2、本公司关于外事工作的请示、报告、计划、总结 长期
3、本公司出国考察、实习、参加会议等外事活动中形成的计划考察报告
等材料 长期
2 经营管理类
2.1 经营决策
1、上级关于企业经营工作的政策、规定、通知等文件材料 短期
2、本公司经营管理的改革方案、重大经营战略性决策、决定 长期
3、本公司股东大会、董事会、监事会材料 永久
4、本公司发展的规划 永久
5、本公司经营决策需要的各有关综合分析材料 短期
2.2计划工作
1、本公司关于计划工作的意见、通知 长期
2、本公司中长期生产计划 长期
3、本公司年、季、月生产计划 短期
2.3 财务管理
（一）财务管理
1、本公司财务管理制度、规定、报告 长期
2、本公司财务工作计划、总结 长期
3、本公司在财务、税务方面工作检查汇报 长期
4、本公司与银行间信贷手续、凭证及抵押贷款手续 长期
5、本公司减免税的申请材料及批复 长期
6、本公司年终分配、奖金发放办法 长期
7、本公司资产评估报告、验资报告等 长期
8、本公司手机费用报销材料 长期
（二）审计工作
1、集团对公司财务内部审计报告及有关材料 长期
2、本公司经营目标年终兑现审计报告 长期
（三）统计工作
1、本公司年度、半年度各项经营指标统计报表 永久
2、本公司年度、月度资产负债表、损益表 永久
3、本公司对外报出的各类财务报表 长期
4、本公司产值产量表 长期
5、本公司年度综合成本构成分析 短期
6、各类产品成本分析材料 短期
2.4 物资管理
1、本年度固定资产核查登记表 长期
2、各原料、成品仓库年初、年终清仓盘点材料 长期
3、本企业关于物资仓储管理的规定及统计报表 长期
4、本公司物资采购组织工作及招、投标材料、招标结果 长期
5、本公司原料合格分承包方基本情况材料 长期
6、本公司物资采购订货合同 长期
7、本公司进口原材料报关、采购合同等材料 长期
8、年度及半年度原材料供应计划及统计报表等 短期
9、本公司供应工作年度及半年度计划及总结材料 长期
2.5 产品销售
1、公司各类客户关于本公司产品选型定点文件、通知、名单 长期
2、各项销售管理制度及规定、通知 长期
3、本公司年度市场调查、用户反映（报告）等材料 长期
4、本公司年度销售统计表及分地区、分产品销售统计表 长期
5、本公司年度销售计划、总结 长期
6、本公司经销活动中的各种合同、协议、洽谈记录 长期
7、年度销售政策及与销售员签订的委托销售合同 长期
8、客户、销售员档案材料及售后服务材料 长期
9、本公司货款回收、催讨的通知、决定、协议等 长期
10、本公司参加工程招投标资料 长期
2.6 企业管理
1、上级关于企业管理方面的文件材料 短期
2、本公司管理的年度计划、总结 长期
3、本公司现场管理、考核方面材料 长期
4、本公司关于值班工作、节假日工作安排等材料 长期
5、本公司企业管理方面的制度、规定 长期
2.7 对外经贸
1、本公司与外方合资，合作经营的协议、合同、章程、变更及审批文件材料 永久
2、本公司与外商谈判记录、纪要 永久
3、本公司产品出口创汇年度工作计划、总结、统计报表 长期
4、产品出口合同、协议 永久
5、本公司商检过程中形成的有关材料 长期

3 生产技术管理类
3.1 生产管理
（一）生产管理
1、本公司生产调度会、生产例会纪要 长期
2、本公司各车间的工作计划、总结 长期
3、本公司现场管理、考核制度、扩产计划报告 长期
（二）能源管理
1、本公司能源管理的规划、计划、总结制度、统计报表、能源消耗 长期
2、本公司节能措施、方案、汇报、交流、表彰等材料 长期
（三）计划工作
1、本公司中长期生产计划 长期
2、本公司年、季、月生产计划 短期
（四）安全管理
1、本企业关于安全生产及教育的制度，人员岗位职责，监督人员到位落实情况及检查、整改材料责任书 长期
3.2 质量管理
1、本公司质量管理的制度、工作计划、规定、通知、处理材料及总结 长期
2、本公司产品质量控制、检测记录 短期
3、ISO9002复查及换证申请材料 长期
4、本公司产品升级创优方案、计划、措施等文件材料 长期
3.3 科技管理
（一）科技工作
1、本公司技术革新、工艺改进等方面的计划、总结及专利工作材料 长期
2、本公司新产品开发计划、报告、项目可行性方案、建议书等 长期
（二）计量工作
1、本公司计量工作计划及计量管理制度 长期
2、计量网络图、计量检测记录及检查材料 短期
（三）标准化工作
1、本公司公布的各种标准（技术标准、管理标准、工作标准）文件 长期
2、本公司关于标准化工作的计划、通知、制度 长期
（四）档案信息管理
1、本公司年度信息工作的计划、目标、总结 长期
2、本公司阅览室图书管理的计划、总结、制度 长期
3、本公司档案、情报信息工作会议记录 长期
4、本公司档案工作通知及材料 长期
5、本公司计算机信息系统管理材料 长期
6、本公司信息化试点申报材料及检查材料 长期
7、企业自行编发的信息集锦 长期
8、为领导提供的信息综述（供领导决策用） 短期
9、领导外出开会带回的信息资料 短期
3.4 设备管理
1、本公司设备管理工作及检查制度、规定 长期
2、本公司设备台帐及统计报表 长期
3、本公司设备更新、改造计划、组织实施工作及总结 长期
4、本公司设备定期检查、评比材料 长期

4 产品类
产品档案二级类目按产品种类或系列产品设置
1、项目申报审批文件 长期
2、企业标准、工艺文件、产品设计图样 长期
3、鉴定证书、入网证书、检测报告、试验报告 长期
4、技术、经济市场调研、考察报告；可行性分析研究报告；方案论证报告 长期
5、用户使用报告、试制计划、工作总