采购合同管理程序.doc

采购合同管理程序

采购合同管理程序

运营管理部采购
编写人：

运营管理部采购经理
初审人：

运营管理部采购负责人复审人：

运营管理部总监核准人：

总经理
批准人：

1. 主题
采购合同（包括物流代理合同、仓库租赁合同、装卸服务协议，以及临时性运输协议、协议补充条款等）签订及管理程序。
2. 目
规范采购合同签订和管理程序，提高合同签订时效性，确保公司业务正常运作及各部门按照规范程序管理和使用合同。
3. 适用范围
此程序适用于公司总部及各分支机构签订所有采购合同（包括物流代理合同、仓库租赁合同、装卸服务协议，以及临时性运输协议、协议补充条款等）。
4. 职责
公司各分支机构负责人(或授权人员)负责寻找物流供应商（包括运输代理商、仓储资源提供及专业装卸服务提供商），并商谈价格和合同条款；总部运营管理部代表公司审核供应商资格、价格及合同条款等内容；总部财务部代表公司审核合同中费用结算等内容；运营管理部负责人负责签订临时性协议；总经理负责签订正式协议。
5. 参考

6. 程序
6.1 采购合同签订及管理流程
物流采购合同签订及管理流程以《TPS运营部采购合同签订与管理流程图》形式体现（见附件A）。
6.2 采购合同签订规定
采购合同签订分为新采购合同签订、合同续签、临时性（一次性）协议签订、补充协议签订几种类型，新采购合同签订主要包括新物流代理合同签订与新仓库租赁合同签订（装卸服务一般伴随仓储服务而存在，因此装卸服务协议一般亦体现在仓库租赁协议之中）。
6.2.1 新物流代理合同签订
新物流代理合同签订可分为运力分析与测算、运输资源需求申请、合同商谈和审核、试用代理协议签订、正式物流代理合同签订几个阶段。
6.2.1.1 运力分析与测算：分支机构负责人(或指定运输负责人)经过对本分支机构运输业务量、运力结构及运输市场进行分析和预测后，结合公司项目需求提出需要增加运力承运线路、物流代理数量和所需运输方式等。
6.2.1.2 运输资源需求申请：分支机构需要新增运力时，分支机构负责人（或指定运输负责人）应首先填写《运输资源需求申请表》（见附件B），由分支机构负责人签订意见后，将申请表转交总部运营管理部，运营管理部负责人批准回复后，分支机构开始与目标代理商洽商合同。
6.2.1.3 合同商谈和资信审核：分支机构在确定目标物流代理商后，应尽快商谈、确定双方合作内容。具体内容如下：
A. 合作方式；
B. 运作内容；
C. 运输价格；
D. 责任划分；
E. 货损货差赔偿办法；
F. 保险和索赔；
G. 业务指标；
H. 费用结算；
I. 其它内容。
分支机构在商谈物流代理合同同时，应要求物流代理商证明其经营合法性并具备成为TPS物流代理商资格。具体需要代理商提供以下证明材料：
A. 企业法人营业执照；
B. 税务登记证；
C. 组织机构代码证；
D. 道路运输经营许可证（或其它行业资质证明文件）；
E. 发票样本；
F. 企业法人证明材料等。
6.2.1.4 试用代理协议签订：（是否有必要）
a. 在确定与新物流代理商合作后，新物流代理商必须经过三个月试用期。即试用运输协议为期三个月。
b. 试用期双方签订临时运输协议。临时运输协议必须遵循双方事先商定条款和价格。
c. 新物流代理商试运作前，如有必要，应先交纳一定数量运作风险保证金。保证金在物流代理商试用期满（若正式合作，则到正式合同期满）之后，应退还给物流代理商。
d. 各分支机构直接将试用运输协议送到总部运营管理部审核。
e. 试用物流代理合同由总部运营管理部负责人签订。
6.2.1.5 正式物流代理合同签订：
a. 正式物流代理合同是建立在对物流代理商试用期考核基础之上。签订条件是：物流代理商试用期内连续三个月综合考核均达到TPS运作要求且资质合格。
b. 正式物流代理合同为期一年。协议条款或价格至少每半年审核一次。审核后需要修改内容做为合同补充条款执行。
c. 正式物流代理合同原则上执行临时运输协议内除协议期限以外其它条款和价格。特殊情况下，可以修改临时运输协议，以形成正式物流代理合同，但修改必须经过运营管理部负责人同意。
d. 各分支机构直接将正式物流代理合同送到总部运营管理部审核。
e. 正式物流代理合同由公司总经理签订。
6.2.2 新仓库租赁合同签订
新仓库租赁合同签订可分为仓储能力分析与测算、仓储资源需求申请、合同商谈和审核、仓库租赁合同签订几个阶段。
6.2.2.1 仓储能力分析与测算：分支机构负责人(或指定仓储负责人)经过对本分支机构仓储业务量、仓储能力结构及仓储资源供应市场进行分析和预测后，结合项目需求提出需要增加仓储资源地区、仓储面积，以及仓储条件要求等。
6.2.2.2 仓储资源需求申请：分支机构需要新仓储资源时，分支机构负责人（或指定仓储负责人）应首先填写《仓储资源需求申请表》（见附件C），由分支机构负责人签订意见后，将申请表转交总部运营管理部，分别由总部运营管理部、市场部及总经理批准回复后，分支机构开始与目标仓储资源供应商洽商合同。
6.2.2.3 合同商谈和资信审核：分支机构在确定目标仓储资源供应商后，应尽快商谈、确定双方合作内容。具体内容如下：
A. 合作方式；
B. 仓储价格；
C. 责任划分；
D. 费用结算；
E. 其它内容。
分支机构在商谈仓库租赁合同同时，应要求仓储资源供应商证明其经营合法性并具备成为TPS仓储资源提供商资格。具体需要其提供以下证明材料：
A. 营业执照；
B. 税务登记证；
C. 组织机构代码证；
D. 仓库经营许可证；
E. 发票样本；
F. 其它证明材料（如消防合格证、土地使用证、房屋产权证、仓库照片和其他资料）。
6.2.2.4 仓库租赁合同签订：
a. 仓库租赁合同签订条件是：经过综合考评，确定所选择仓储资源满足TPS《仓库选择资质标准》。
b. 仓库租赁合同期限一般根据公司项目需求而定。
c. 各分支机构直接将仓库租赁合同送到总部运营管理部审核。
d. 仓库租赁合同由公司总经理签订。
6.2.3 新采购合同签订其它内容
新物流代理合同与新仓库租赁合同签订需要在总部指导、支持下进行。
6.2.3.1 总部运营管理部提供标准合同版本。各分支机构可根据实际情况酌情修改。合同商谈由分支机构负责人（或指定人）负责，必要时，运营管理部负责人可以指派人员参与。
6.2.3.2 分支机构必要时需要实地考察物流供应商经营场所和设施、设备等软硬件资源实际情况，并将考察情况（如代理自有车辆情况、仓库实景照片等）会同商谈内容汇报给总部运营管理部。
6.2.3.3 总部运营管理部负责对商谈内容和考察情况进行审核，并有权要求分支机构对合同条款或价格做出解释或要求分支机构与资源供应商重新商讨。必要时，运营管理部负责人可指派人员对物流供应商进行现场考察。
6.2.4 采购合同续签
6.2.4.1 TPS分支负责人（或指定人）在合同到期一个月前，负责确定物流供应商评审时间表，并报告给运营管理部。
6.2.4.2 运营管理部负责人（或指定采购人员）会同TPS分支机构及总部相关部门人员一起对即将到期物流供应商服务质量、合同价格、合作内容及条款进行综合评审，并制定出相应商谈目标。
6.2.4.3 TPS分支机构负责人根据制定商谈目标与物流供应商就续约相关情况进行商谈，必要时，运营管理部负责人可指派人员直接参与。
6.2.4.4 仓库租赁合同续签仍需要分支机构负责人（或指定仓储负责人）提交填并得到总部市场部、运营管理部及总经理批准回复仓储资源需求申请。
6.2.4.5 物流代理续约合同签订参照6.2.1.5d和e，仓库租赁续约合同签订参照6.2.2.4c和d。
6.2.4.6 续约合同期限为一年（仓库租赁续约合同期限根据项目需求而定）。
6.2.5 临时性运输协议签订
6.2.5.1 临时性运输协议使用条件：
A. 分支机构运输负责人员和物流代理商对现有合同中未涉及运点、车型价格或条款临时性协议；
B. 在紧急情况下，分支机构为保证客户要求，和物流代理商对现有合同中运力紧张运输路线或车型达成临时性协议；
C. 为降低分支机构运输成本，同到达地物流代理商签订使用回程车临时性协议；
D. 其它需要签订临时性或一次性运输服务协议情况。
6.2.5.2 分支机构负责人（或指定运输负责人）在运用本规定时，必须填写《临时性运输协议表》（见附件D），交物流代理商签字确认后返回分支机构。
6.2.5.3 临时性运输协议经过分支机构负责人书面同意并得到总部运营管理部负责人批示后即可执行。临时性运输协议需提交总部运营管理部备案并作为临时运输费用结算依据。
6.2.5.4 若临时协议涉及现有合作供应商，可将临时性协议转为协议补充条款。协议补充条款签订遵循本程序第6.2.6条。
6.2.6 协议补充条款签订
协议补充条款是指对现有物流供应商合同中未涉及或双方任何一方提出修改，经过双方一致同意合同部分。协议补充条款一旦经双方签订，应被视为正式合同等同使用。
6.2.6.1 协议补充条款要求如果由物流供应商提出，则
a. 物流供应商必须以书面形式向分支机构负责人提出；
b. 分支机构负责人接到书面要求后，提出意见并转交运营管理部；
c. 运营管理部负责人批复意见后，交分支机构负责人执行；
d. 临时协议补充条款由运营管理部负责人签订；
e. 正式物流采购合同补充条款由总经理签订。
6.2.6.2 协议补充条款要求如果由TPS部门或分支机构提出，则
a. 提出要求单位必须向运营管理部提出书面说明；
b. 运营管理部负责人签订意见后，交分支机构负责人执行；
c. 补充条款签订同6.2.6.1d和e。
6.3 采购合同评审规定
6.3.1 TPS分支机构就物流业务与物流供应商洽谈后制作合同文本。
6.3.2 TPS分支机构准备《合同评审表》（见附件E）向运营管理部提出签订合同申请（以传真形式）。
6.3.3 总部运营管理部采购人员将《合同评审表》连同合同文本（涉及新供应商采购合同需同时附上资质证照）提报给总部运营管理部负责人、财务部、总经理进行审批。
6.3.4 总部运营管理部负责人对合同运价、物流代理商资格进行审核。
6.3.5 公司财务负责人对合同中涉及费用结算方面内容进行审核。
6.3.6 总经理最后审阅并签批。
6.4 采购合同使用规定
6.4.1 所有物流采购合同（协议）一式三份。其拥有者为：
a 物流供应商保留1份；
b 总部财务部保留1份；
c 分支机构财务部（或负责人）保留1份。
6.4.2 总部运营管理部和分支机构运输部（仓储部）可以保留物流采购合同复印件。其它部门如需了解合同内容，经批准后可以借阅，但不能拥有（包括复印件）。
6.4.3 分支机构运输部（仓储部）是合同直接执行者。所有运输负责人（仓储负责人）必须理解物流采购合同条款、价格和其它含义，并参照物流采购合同进行合理地计划和调配物流供应商资源；财务部业务费用结算人员必须严格按合同条款和价格进行费用结算。
6.4.4 分支机构财务部和总部财务部是合同执行审核者。分支机构财务部（没有专职财务办事处为负责人或指定人直接处理）根据物流采购合同审核运输调度合理性与费用结算申请，并有权要求运输调度与计费人员对合同执行作出解释；总部财务部根据物流采购合同审核分支机构费用结算申请单，并根据合同规定对物流供应商付款。对不合理结算费用，有权要求分支机构财务部（或指定人员）做出解释，并有权拒付运费。
6.4.5 总部运营管理部是物流采购合同直接管理者、执行监督者与合同唯一解释人。任何涉及物流采购合同内容解释权都归运营管理部。运营管理部负责人（或指定人）负责协调公司与物流供应商之间或公司各部门与分支机构之间对合同条款或价格理解偏差。
6.4.6 总部业务市场部通过物流采购合同了解公司业务运营成本，并作为对客户报价基础。
6.4.7 分支机构复印件由分支机构负责人分发；总部业务市场部复印件由总部运营管理部分发，原件交总部财务部留存。
6.5 采购合同管理其它规定
6.5.1 严禁任何形式口头协议。
6.5.2 合同商谈、审核、签订、使用等人员必须遵守同公司签订保密协议，对物流采购合同内容予以保密。
7. 附件
附件A. 《TPS运营管理部采购合同签订与管理流程图》
附件B. 《运力资源需求申请表》
附件C. 《仓储资源需求申请表》
附件D. 《紧急情况下临时性运输协议表》
附件E. 《采购合同审批表》

附件A《TPS运营管理部采购合同签订与管理流程图》

流程图说明略

附件B《运输资源需求申请表》
北 京 泛 太 物 流 有 限 公 司
Beijing TPS logistics.co.,ltd
运输资源需求申请表
申请机构：

申请日期：

填表人：

运输资源需求分析
运距范围
业务量
占总量比例（%）
备注
250Km以内

250～500Km

500Km以上

分支机构现有运力情况

拟增加运力资源概述（代理商、资信及价格等信息）

分支机构负责人意见：

运营管理部意见：

附件C《仓储资源需求申请表》
北 京 泛 太 物 流 有 限 公 司
Beijing TPS logistics.co.,ltd
仓储资源需求申请表
申请机构：

申请日期：

填表人：

仓储资源需求分析
项目需求仓储资源情况：

现有仓储资源情况：

拟租仓储资源概述（业主、仓库面积及价格等信息）

分支机构负责人意见：

销售客服部意见

运营管理部意见：

总经理意见

附件D《临时性运输协议表》
北 京 泛 太 物 流 有 限 公 司
Beijing TPS logistics.co.,ltd
临时性运输协议表
填报机构：

填报人

填报日期：

运作编号

运输方式

物流代理商

起运地

到达地

运距（Km）

车型

运费

结算方式

情况说明

物流代理商意见

分支机构负责人意见

运营管理部意见

附件E《采购合同评审表》
北 京 泛 太 物 流 有 限 公 司
Beijing TPS logistics.co.,ltd
采购合同评审表
提审部门：

提审人：

提审日期：

合同名称：

合同编号：

合作对方：

办事处负责人意见

初审日期： 年 月 日
运营管理部意见

评审日期： 年 月 日
财务部意见

评审日期： 年 月 日
总经理意见

批复日期： 年 月 日
合同正本存留
留存部门：
留存人： 留存日期： 年 月 日