软件系统事业部招标管理制度.doc

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软件系统事业部招标管理办法

1 目的
工程招标是使用公司资金，按照法定的方式和程序，为工程项目购买物资、施工和服务实施的行为。其目的是为了提高工程项目施工和服务质量、降低工程成本，使公司利润目标最大化。

2 范围
本制度适用于软件系统事业部工程项目器材和设备的采购，以及施工、服务的外包。

3 职责
软件系统事业部项目经理组负责工程项目投标的组织实施工作，履行下列职责：
3.1 制定和完善工程项目招标规章制度；
3.2 研究确定工程项目招标的中长期规划；
3.3 组织实施工程项目招标活动；
3.4 收集、发布和统计工程项目招标信息；
3.5 组织招标人员的培训；
3.6 推荐专家评委；
3.7 审批进入招标活动的产品供应商和工程商资格；
3.8 确定并调整招标采购范围和限额标准；
3.9 处理招标采购中的投诉事件；
3.10 评审、商务谈判、签署招标采购合同。

4 程序
4.1 流程图

成立评审小组
发布招标信息
制定招标文件
开标
审核供应商、工程商资格

标书评审
商务谈判
确定中标单位
签署合同

项目经理组根据工程方案设计输出，对已确定工程的施工、物品进行招标。
4.2 制定招标文件
4.2.1 项目经理组负责制定招标文件，工程项目负责人协助进行。
4.2.2 在制定招标文件时，应确定以下方面的内容：
a 工程质量、利润目标和要求；
b 针对工程确定过程、工期、工程量、文件、物品和费用的需求；
c 工程及所用物品的验证、确认、控制、检验和试运行活动，及工程、所用物品接收准则；
d 为实现工程过程及所用物品满足提供证据所需的记录；
e 制定招标文件评审标准。
4.2.3 招标文件应包括以下主要内容：
a 投标邀请函；
b 投标人须知包括提交投标文件的方式、地点和截止时间；开标、评标、定标的日程和评标方法；
c 标的名称、物品数量、技术参数和规格、施工范围和报价方式要求；
d 投标人的有关资格和资信证明文件；
e 投标保证金的要求；
f 交货、竣工或提供服务的时间和要求；
g 合同的主要条款及订立方式；
h 其他应说明的事项。
4.2.4招标范围
a 对于业主没有指定品牌的且价格超过5000元的物品进行招标；
b 对于施工量超过5000元的工程施工进行招标。
4.3 发布招标信息
招标信息发布由项目经理组负责，通过邀请或媒体公开发布形式进行。
主要内容有：
a 发布工程项目名称、内容和采购方式；
b 发布对投标人的资格要求；
c 投标时间、地点、投标截止时间和开标时间；
d 对工程项目的内容、要求进行答疑。
4.4 评审小组
评审小组有5—7名成员，由项目经理组组长、工程负责人、部门领导、公司质量部、公司采购招标中心及公司相关领导组成，确定小组长。
4.5审核供应商、工程商资格
评审小组审核投标申请人是否有能力承担招标项目，履行相应的合同义务。审核的主要内容为：
a 申请人的基本情况、资质；
b 经验、过去完成类似合同的情况；
c 人员、设备、施工能力；
d 财务状况、银行资信。
评审小组对合格的投标人在《投标人资格审核表》（具体格式见附录A）上予以确认，报部门领导批准，项目经理组保存投标人资格审核表。

4.6 开标
项目经理组组织在规定的时间，合格投标人和评审小组参加，准时公开开标。开标会由项目经理组组长主持。
4.7 标书评审
4.7.1 评审小组对投标书进行如下方面评审：
a 投标书是否完整，是否符合招标文件要求；
b 是否实质响应了招标文件要求，有无错误；
c 报价的可靠性；
d 优惠条件，商业折扣等；
e 对招标文件中质量、技术要求的理解深度和响应程度；
f 进度或交货期的有效性、科学性和严谨性；
g 质量控制与保障措施的合理性与可行性。
4.7.2在评审过程中评审人员对产品或施工要求中有关内容提出问题或修改建议时，由项目经理组负责与投标人联系，当面答疑或征求其书面意见。
4.7.3评审小组对投标书评审后，提出评审结论和推荐中标侯选人，填写《招标文件评审表》（具体格式见附录B）。
4.7.4项目经理组负责保存招标文件评审表及其他相关文件，包括对于评审过程中提出的问题的解决及评审结果的实现等跟踪措施的记录。
4.8 商务谈判
评审小组分别与中标侯选人就工程项目的物品（施工）质量、价格、交货期、工期、保障措施、检验、优惠条件、服务、付款方式等进行谈判，作好谈判纪要，提出最佳中标侯选人意见。
4.9 确认中标人
由评审小组在招标文件评审表上签署审批意见，确认中标人。
4.10 签署合同
项目经理组向中标人发出中标通知书，依据招标文件、评审意见和商务谈判纪要与中标人签署合同。
5 引用文件
暂无
6 质量记录
6.1 《投标人资格审核表》 附录A
6.2 《招标文件评审表》 附录B

附录A
投标人资格审核表
编号：
工程名称

组织单位

投标人
资格是否符合要求
不符合的原因

评审小组签字：

年 月 日
审批人签字：
年 月 日

附录B
招标文件评审表
编号：
工程名称

投标单位

评审时间

组织部门

评审地点

主持人

招标文件
要点

工期/交货期

质量等级

截标日期

评审要点

评委单位
评审意见
签字

评审结论

评审组长：
年 月 日
审批意见

审批人
年 月 日

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