XX集团存货管理制度.doc

存货管理制度1 总则1.1 为了加强对公司存货的管理和控制，保证存货的安全完整，提高存货运营效率，保证合理确认存货价值，防止并及时发现和纠正存货业务中的各种差错和舞弊，根据国家有关法律法规，制定本制度。1.2 本制度所称存货，是指公司在日常活动中持有以备出售的产成品或商品、处在生产过程中的在产品、在生产过程或提供劳务过程中耗用的材料和物料，主要包括各类原材料、在产品、半成品、产成品、商品、周转材料、五金配件等。公司代销、代管存货，委托加工、代修存货也适用于本制度。1.3 库存物资内部控制中的不相容职务应当分离，其中包括：a、 物资入库和出库经办者与审批者应分离；b、 实物的验收保管与采购应分离；c、 审批发料员与存货保管员相分离；d、 存货盘点应由保管、记账及独立于这些职务的其他人员共同进行；2 岗位分工与授权2.1 职责分工2.1.1 仓储处负责办理物资的验收入库、存储保管和物资出库业务，审核相关表单并及时录入系统，妥善保管所有存货收发凭证并装订成册，定期盘点库存物资，保证库存物资达到帐证相符、帐实相符、帐帐相符；2.1.2 财务管理部负责存货核算业务及对相关存货管理的监督； 2.1.3 销售部负责成品发货、销售退换货业务指令的下达、起始表单的填制；2.1.4采购部负责外购品入库业务指令的下达、起始表单的填制和报财、请款事宜；2.1.5 质量控制处负责相关物资出入库的质量检测事宜。2.1.6 技术部负责存货的技术状态、名称、规格、图号等存货技术确定事宜。2.1.7 行政部负责办公用品以及办工工具的管理。2.2 授权2.2.1 公司对存货业务建立严格的授权审批制度，明确审批人对存货业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理存货业务的职责范围和工作要求。2.2.2 审批人应当根据存货授权批准规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。经办人应当在职责范围内，按照审批人的批准意见办理存货业务。2.2.3 各部门领用与本部门职责相关的消耗性库存物资由本部门负责人签字批准；2.2.4 领用与本部门职责无关的库存物资由本部门负责人签字审核后由分管领导签字批准；2.2.5 存货的盘盈、盘亏的处理决定权由公司仓储部门与财务部门行使，并报公司负责物资管理的分管领导和财务总监、总经理审核批准，金额较大还须经董事长和董事会批准。2.2.6库存物资的变质老化、报废毁损的处理决定权由公司仓储部门、财务部门及研发部门行使，并报公司负责物资管理及研发部门的分管领导和财务总监、总经理审核批准，金额较大还须经董事长和董事会批准。3 存货管理3.1 存货管理依据3.1.1 与产品生产、维修有关的存货日常管理的凭据是产品材料消耗定额（BOM单）；与企业经营有关存货日常管理的依据是实际需求量。3.1.2 产品材料消耗定额由技术部门制订。与经营管理有关的存货的实际需求量，如办公用品、办公用具、低值易耗品等，对超计划的需求由实际需求部门提出申请计划，由主管领导批准后由财务部门监督执行。3.1.3 公司存货的日常管理，由各职能部门负责。各职能部门对其管辖范围内的存货分类设库进行管理。3.2 存货增加的管理3.2.1 公司物资采供等部门根据批准的产品生产计划、产品需求计划、产品原材料消耗定额和实际库存情况编制采购计划。3.2.2 物资采供等存货管理部门按照批准的采购计划签订购货合同，实施采购。3.2.3 外购存货的价格管理纳入公司的价格管理体系。3.2.4 物资采供等部门购入的原材料、燃料、外购商品、外协作件等购入的存货送达各仓库待验收，质量检测部门检查完毕后方可入库，不合格时将存货等退采、供部门作退货处理。3.2.5 发票帐单连同采购人员、采购主管人员、仓库保管人员、质量部门检验人员签章的外购物资入库单等是原材料等存货增加的依据。3.2.6 物资采供部门根据批准的生产计划、产品材料消耗定额和库存情况，编制委托外单位加工计划。加工费用纳入公司价格管理。委托外单位加工的半成品由配套协作部门负责管理。3.2.7 低值易耗品根据其用途划分为二大类，与产品生产、维修有关的低值易耗品增加的管理，同上述3.2.1-3.2.6；与经营管理有关的低值易耗品，如办公用品，办公用具等由行政部门根据公司批准的需求计划采购。经采购的存货发票、报销单或人库单是存货增加的依据。3.2.8 按照计划部下达的生产计划组织产品生产，产品完工后，由质量部门检验合格后交公司销售成品库。由成品库保管人员签章的产品入库单，是产成品增加的依据。3.3 存货减少管理3.3.1 按照生产部下达的生产计划、产品材料消耗定额，领用定额材料、定额消耗工具等，由各单位指定人员开具审核批准的领料单据，是存货减少的依据。3.3.2 与公司经营（主要是指售后维修）所需要的存货，由各单位指定人员按实际需求单据开具的审核批准的领料单据，是存货减少的依据。3.3.2 由于各种原因需要领用超材料消耗定额以上的原材料或工具、配件，必须办理补料手续。补料单使用一般领料单。经批准的补料单是存货减少的依据。3.3.3 各职能部门需要领用各种存货或消耗性材料，必须由所在部门领导和物资主管部门批准。由各部门填列的，并由各所在部门、物资主管部门领导或指定人员批准的一般领料单，是存货减少的依据。3.3.4 由于各种原因报废的材料，必须填列报废材料通知单。并将待报废的材料，连同报废材料通知单送质量部门检验，由各单位指定人员、物料部门主管人员、质量部门检验人员、总经理共同审核签字的报废通知单或报告，是存货减少的依据，数额较大的，必须上报集团公司财务部、董事长、董事会进行审批。3.3.5 委托加工材料经办部门根据公司生产计划填列委托加工计划单，由物料主管部门人员、受托加工单位指定人员签章的委托加工发料单，是存货减少的依据。委托加工材料或自制半成品等的收、发、存由财务部门监督。3.3.6 产成品销售或发送，需要产成品管理部门办理并由财务部门加盖收款章或审核签字的出库单、结算单或发送单据，是存货减少的依据。3.4 存货的实物管理3.4.1 公司各该存货的主管部门会同综合管理部门、财务部门根据公司正常生产、销售情况制订各项存货最高和最低存量。3.4.2 公司的各项存货必须按职能部门分大类设库核算和管理。3.4.3 公司各库房的存量必须保持在规定的最高储备量和最低储备量之间。各项存货的主管部门和仓库保管人员必须每月组织一次盘点工作，摸清库存情况，及时调整采购计划和生产计划，避免超储、积压和脱节。3.4.4 公司的超储、积压、呆滞存货必须单独保管，并由其主管部门负责处理。3.4.5 公司各库房和各分公司每半年组织全面盘点一次，财务部门可定期或不定期地抽查库存情况，稽核库存数量。盘点过程中发现的盘盈盘亏，由各主管部门填列盘点表，在查明原因和落实责任的基础上，上报公司。经过批准的盘盈盘亏表是存货调整的依据。各职能部门分管存货的盘点结果，纳入各部门的业绩考核。3.4.6 凡生产用大宗物资或零星物资分别由物资采供等归口部门采购，其他部门不得自行外出采购。3.4.7 经公司主管领导批准后，由使用部门自行采购的物资，须经归口仓库办理入库手续后方可报销。3.4.8 文具、纸张等办公用品，行政部门按标准统一采购、发料，委托外单位印刷（包括油印）表格文件等各种印刷品，经使用部门向采供部门提出申请，由行政部门统一归口对外。因工作急需委外印刷，须经公司主管领导批准，并由归口部门办理入库手续后方可报销。3.5 低值易耗品的管理3.5.1 公司低值耗品领用或发出采用一次摊销法核算。3.5.2 为加强低值易耗品的实物管理，对于公司内部领用的低值易耗品，各领用部门应建立备查帐，每年清查核对一次。4 存货核算4.1 财务管理部设置总账和明细分类账，各存货仓库设置数量、金额的存货明细账，并按照存货的品名、规格反映收入、发出和结存情况。4.2 财务管理部的存货核算人员每月对仓库存货收、发、存进行稽核，并与总账核对，对存货系统和总账系统差异要查明原因，及时调整。4.3 存货成本计价的总原则是按实际成本入账，不同方式取得的存货成本的具体确认方法如下：a、外购存货，以买价加运输费、装卸费、保险费、包装费、仓储费等费用、运输途中的合理损耗、入库前的挑选整理费用和按规定应计入成本的税金以及其他费用等作为实际成本。b、自制存货以制造过程中发生的各项实际费用，包括直接材料、直接人工、制造费用，作为实际成本.c、委托外单位加工完成的存货，以实际耗用的原材料或者半成品及其加工费、运输费、装卸费和保险费等费用，以及按规定应计入成本的税金，作为实际成本。d、投资者投入的存货，以投资各方确认的价值，作为实际成本。e、接受债务人以非现金资产抵偿债务方式取得的存货，或以应收债权换入的存货，以存货的公允价值，加上应支付的相关税费，作为实际成本。f、以非货币性交易换入的存货，以换出资产的公允价值，加上应支付的相关税费，作为实际成本。涉及补价的，以以下规定确定换入存货的实际成本。（1）支付补价方：应当以换出资产的公允价值加上支付的补价(即换入资产的公允价值)和应支付的相关税费，作为换入资产的成本。（2）收到补价方：应当以换入资产的公允价值(或换出资产的公允价值减去补价)和应支付的相关税费，作为换入资产的成本。 g、盘盈的存货，以照同类或类似存货的市场价格，作为实际成本。4.4 下列费用不包括在存货成本中，应在其发生时确认为当期费用。a、 非正常消耗的直接材料、直接人工及制造费用。b、 仓储费用（不含在生产过程中为达到下一个生产阶段所必需的仓储费用）。4.5 存货发出采用先进先出法，按实际成本核算。4.6 存货计价方法一经确定，未经批准，不得随意变更。4.7 仓储处与财务管理部应结合盘点结果对存货进行库龄分析，对由于存货遭受毁损、全部或部分陈旧过时和销售价格低于成本等原因造成的存货成本不可收回的部分，按单个存货项目的成本高于可变现净值的差额提取存货跌价准备。存货跌价准备经相关部门审批后，方可进行会计处理，并附有关书面记录材料。4.8 存货发生的盘盈，应设置“待处理财产损溢”科目进行核算。发生盘盈的存货，经查明是由于收发计量或核算上的误差等原因造成的，应及时办理存货入账的手续，调整存货账的实存数，按盘盈存货的计划成本或估计成本借记“原材料某产品”科目，贷记“待处理财产损溢待处理流动资产损溢”科目。经有关部门批准后，再冲减管理费用，同时借记“待处理财产损溢待处理流动资产损溢”科目，贷记“管理费用”科目。4.9 存货发生的盘亏或毁损，应设置“待处理财产损溢”科目进行核算。按管理权限报经批准后，根据造成存货盘亏或毁损的原因，分别以下情况进行处理： a、 属于计量收发差错和管理不善等原因造成的存货短缺，应先扣除残料价值、可以收回的保险赔偿和过失人赔偿，将净损失计入管理费用。b、 属于自然灾害等非常原因造成的存货毁损，应先扣除处置收入(如残料价值)、可以收回的保险赔偿和过失人赔偿，将净损失计入营业外支出。c、 因非正常原因导致的存货盘亏或毁损，按规定不能抵扣的增值税进项税额应当予以转出。4.10 财务管理部必须针对存货种类繁多、存放地点复杂、出入库发生频率高等特点，加强与仓储部门经常性账实核对工作，避免出现将已入库存货不入账或已发出存货不销账之情形。6 盘点与处置6.1 存货管理仓储部、财务管理部、采购部、或技术部、质量部组成盘存小组，定期和不定期对存货进行盘点，盘点方式为抽盘和全盘。定期盘点分为月度盘点、半年度盘点和年度盘点。月度盘点采用抽盘方式，半年度和年度盘点采用全盘方式。6.2 存货管理仓储部必须制定详细的盘点计划，合理安排人员。6.3 存货管理仓储部门应充分做好盘存前准备工作，具体盘存要求如下：a、 将盘存工作所需用具和盘存表格预先准备妥当。b、 仓库内物料应分别码放。若因硬件设施造成仓库无法区分，可在仓库内或其他存放区域对物料实施区分并标识。c、 存货应有序摆放，应力求整齐、集中、分类，并置标识牌。d、 各项存货明细帐应于盘存前登记完毕，如因特殊原因，无法完成时，应由仓储处将尚未入帐的有关单据如入库单、领料单、红字领料单、出门证、收料单等利用结存调整表一式两联，将帐面数调整为正确的帐面结存数后，第一联送财务管理部，第二联仓储部门自存。e、 盘存期间已收到料而未办妥入帐手续的存货，应另行分别存放，并予以标示。f、 盘存期间除紧急用料外，暂停收发料。生产部盘存期间所需用料的领料应提前进行，材料可不移动，但必须标示出。g、 凡检验合格产品，应及时办理入库手续。当月最后一天应将所有检验合格产品办理入库手续。未检验的和未及时办理入库手续的，应说明原因，并计入在产品或成品。h、 对于生产线中的产品，每月仓储处应与生产部配合，在每月末最后一天对于生产线中的产品及时进行统计，按适当的方法计入当月在产品或产品。6.4 所有盘存数据必须进行现场盘点，不得以猜想数据、伪造数据记录于盘存表中。盘存数据若需修改，均须经盘存人员签字方能生效。6.5 所有参加盘存工作的人员，盘存当日一律禁止休假，并须依时间提早到达指定的工作地点向盘存小组组长报到，接受工作安排。如有特殊情况，须由部门负责人请示盘存小组组长，并指定代理人，否则以旷工论处。盘存日如遇节假日，仍正常进行，盘存人员事后可申请调休。盘存期间原则上不准离开，若有事确需离开，应经盘存小组组长的同意后方可离开，各有关人员不得擅自离开。6.6 存货盘点应当及时编制盘点表，盘盈、盘亏、毁损情况要分析原因。7 附则7.1 本制度由集团财务中心负责解释、修订。