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关于公司业务接待的规定

各部门：
为进一步规范公司各类业务接待，检验公司服务能力，达到科学管控，厉行节约，便于核销，服务客户的目的，特制定本制度。
一、适用范围
本规定所指的接待事务是指公司为开展各类经营业务和各项活动，产生的接待用餐等交往应酬费用。
本制度适用于公司、各事业部层级接待。
二、接待流程
接待事务实行“对口接待，统一安排”，行政人事部为接待工作的归口管理部门，负责协调相关部门接待工作的安排和管理，拟定重要来宾的接待计划，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障；公司各部门在接到重要来访预约后，首先填写《接待申请单》报公司领导审批，行政人事部备案，并协助拟定接待计划，需公司领导出面、行政人事部协调的重要接待，应提前2天告知行政人事部。
三、计划与准备
1、对口部门应准确了解来宾职务、具体时间、人数、本地逗留日期、目的和要求等情况，第一时间与行政人事部交接。行政人事部在这基础上拟定接待计划，排出日程安排表，酌情安排接待标准。
2、行政人事部根据来宾情况按计划通知公司相关部门，通知参加的领导、陪同人员、就餐时间及场所。
3、如果来宾为签约客户或加盟商，并有对口部门人员陪同，则由对口部门确定就餐人员、人数并做好申请及费用核销等（在外就餐情况时）。
4、通常情况下，工作期间的就餐一律安排在公司附近餐馆，根据接待对象确定接待标准。如有需要，行政人事部根据来宾情况提前按接待标准预定好宴请酒店，酌情安排酒水；提前按接待标准预约好住宿酒店。
5、如有特殊会议或重大活动需要，行政人事部要第一时间根据会议安排和领导要求，负责准备安排会场花卉、水果、烟茶、音响设备、投影设备、领导席签、横幅、电子屏、制作欢迎牌、指示牌、安排礼仪人员，并邀请新闻媒体和草拟新闻通稿，安排摄影摄像等。
6、如有需要，行政人事部根据情况提前购买车票及机票。
四、接待标准
（1）公司重要客户、政府部门领导、公司领导重要客人等接待标准为贵宾接待；政府部门处（科）室负责人、与公司有业务往来单位的负责人等为业务接待；政府部门普通工作人员、外协单位派到公司参观学习的一般人员接待标准为普通接待（工作餐）;公司举办的大型员工活动；各加盟商或意向客户员工来公司参加培训的，一律为工作餐。
（2）未经批准而超出标准的接待费，由接待申报人自负。
（3）接待人员一般情况下由对口职能部门负责人与相关人员陪同，确因工作需要招待重要客人，各相关部门可请公司领导出席。陪餐人数一般控制在2-3人，最多不超过需接待人员的1.5倍。
（4）凡普通接待（工作餐），中午一律不准饮酒；其他招待外来人员的用餐场合，陪餐人员必须饮酒的一定要适量，不得因酒误事或损害公司形象。
（5）餐费及酒水标准
餐费：贵宾接待100元/人；业务接待40元/人；工作餐20元/人。
酒水：贵宾接待白酒不超过200/瓶，啤酒8元/瓶，饮料10元/瓶；业务接待白酒不超过100/瓶，啤酒8元/瓶，饮料10元/瓶；
(7)住宿标准
贵宾住宿根据领导要求或按照南昌市星级酒店标准间现价执行，业务接待和加盟商接待均住宿七天、速8、如家等等连锁酒店。
五、接待管理
公司用餐接待费用实行提前申请，定额审批的原则。
接待部门提前填写《接待申请单》，注明接待事由和就餐人数，经部门负责人签字后由行政人事部报请总裁审批核准。用餐完毕后由经办人（或陪餐人）在账单上签字确认，并履行接待核销手续（如遇紧急情况，也可在用餐后第二天，完善相关手续，以保证接待任务清晰、规范）。
六、接待礼仪
接待时要时刻以客户为主，以展现公司形象为先，注意自己的一言一行和专业素养，无论是上下楼梯、进入大厅还是就餐进入饭堂，都要以饱满的热情、自然的表情、得体的礼仪欢迎客户先行。
1、仪表：面容清洁，衣着得体。
2、举止：稳重端庄，从容大方。
3、言语：语气温和、礼貌文雅。
4、态度：诚恳热情，不卑不亢。
5、迎接来宾时：要注意把握迎候时间，提前等候与公司门口或车站机场，接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序。
6、接受名片时：要以恭敬的态度双手接受，默读一下后郑重收入口袋中。
7、过走廊时：通常走在客人的右前方，不时左侧回身，配合客人脚步，转弯处伸右手示意，并说“这边请”。
8、进电梯时：要告诉客人上几楼，让客人先进、先出。
9、座谈时：客人落座后，要以双手奉茶，先客人，后主人，先领导，后同事。
10、送客时：根据身份确定规格，若送至公司门口、汽车旁，招手待客人远去，方可离开。
七、注意事项
接待中要特别注意保密，既要熟练介绍公司情况，又要内外有别，严守本公司商业机密。
八、信息反馈
接待结束，主接待人员应及时撰写重要来访信息，将与来访者交流中取得的信息汇总整理，提取其中对公司有价值的信息交行政人事部。
九、附则
1、本制度由行政人事部制定，报总裁批准后执行，修改时亦同。
2、本制度未尽事宜由行政人事部负责解释并修订。
3、本制度自下发之日起实施。
附件: 《XX公司客户接待计划申请表》

(附件)
XX公司客户接待计划申请表
来宾单位

人数

申请部门

预计天数
天
起止时间

就餐地点

住宿地点

陪同人员

共 人
接待人员分类
□贵宾接待 □业务接待 □C普通接待
餐饮情况
早餐标准
计划 人
元/人
次
计 元
中餐标准
计划 人
元/人
次
计 元
晚餐标准
计划 人
元/人
次
计 元
烟酒标准
烟 包， 酒 瓶， 饮料 瓶，计 元
住宿标准
单人间 间，计 人
双人间 间，
计 人
三人间 间，
计 人
车辆安排
接送 人
车辆： 接客时间： 地点：
车辆： 送客时间： 地点：
购买车票
□火车□汽车□轮船□飞机，计 人，时间： 地点：
其他情况

费用预算总计： 元
部门意见

总裁审批

办理情况

备注
1.此表用于公司接待客户专用。2.接待由相应部门申请，行政人事部具体办理。3.接待费用核报时必须附此表。4.烟酒等标准按照《公司接待管理规定》执行。5.办理情况中要注明具体预定住宿、就餐地点及当次接待购买酒水情况、使用等，剩余烟酒及时入库登记。
XXXXXXXXX公司
XXXX年X月X日