物业合同书管理工作程序(2025版).docx

编号：__________

物业合同书管理工作程序(2025版)

甲方：___________________
乙方：___________________
签订日期：_____年_____月_____日

物业合同书管理工作程序(2025版)
合同目录
第一章：前言
1.1 合同背景
1.2 合同目的
1.3 合同适用范围
第二章：物业合同管理组织架构
2.1 物业合同管理组织结构
2.2 各岗位职责及任职要求
2.3 管理团队成员名单
第三章：物业合同签订流程
3.1 合同起草
3.2 合同审批
3.3 合同签订
3.4 合同备案
第四章：物业合同履行与监督
4.1 合同履行计划
4.2 合同履行监督
4.3 合同变更与解除
4.4 合同终止与续签
第五章：物业合同风险管理
5.1 风险识别
5.2 风险评估
5.3 风险防范措施
5.4 风险应对策略
第六章：物业合同纠纷处理
6.1 纠纷类型及处理流程
6.2 调解与仲裁
6.3 诉讼途径
6.4 法律诉讼相关规定
第七章：物业合同归档与管理
7.1 合同归档要求
7.2 合同查阅与借阅
7.3 合同保密与信息安全
7.4 合同到期提醒及续签预警
第八章：物业合同培训与考核
8.1 培训内容与安排
8.2 培训方式与途径
8.3 考核标准与方法
8.4 考核结果应用
第九章：物业合同信息化管理
9.1 信息化管理系统概述
9.2 系统功能与模块
9.3 系统使用与维护
9.4 系统安全与权限管理
第十章：物业合同外部的协调与沟通
10.1 协调与沟通的对象
10.2 协调与沟通的途径
10.3 协调与沟通的技巧
10.4 协调与沟通的记录与反馈
第十一章：物业合同的监督与检查
11.1 监督与检查的内容
11.2 监督与检查的频率
11.3 监督与检查的方法
11.4 监督与检查的整改与落实
第十二章：物业合同管理的持续改进
12.1 改进措施与方法
12.2 改进计划的制定与实施
12.3 改进效果的评估与验证
12.4 改进成果的推广与分享
第十三章：物业合同管理的评价与考核
13.1 评价指标与标准
13.2 评价方法与流程
13.3 考核结果的应用
13.4 考核周期与频率
第十四章：附则
14.1 合同修订
14.2 合同解除
14.3 合同争议解决
14.4 合同终止与注销
合同编号_________
第一章：前言
1.1 合同背景：物业合同书管理工作程序(2025版)是基于双方共同维护和促进物业管理的健康发展，明确双方的权利和义务，实现物业服务质量的提升。
1.2 合同目的：确保物业管理工作的顺利进行，提高管理效率，降低管理成本，保障业主的合法权益。
1.3 合同适用范围：本合同适用于我国境内的所有物业管理活动，包括但不限于住宅小区、商业综合体、办公楼等。
第二章：物业合同管理组织架构
2.1 物业合同管理组织结构：物业管理方应设立专门的管理组织，负责物业合同的签订、履行、监督、风险管理等各项工作。
2.2 各岗位职责及任职要求：物业管理方应明确各岗位的职责和要求，确保各项工作的高效开展。具体包括但不限于合同管理员、风险管理专员、履行监督员等。
2.3 管理团队成员名单：详见附件一。
第三章：物业合同签订流程
3.1 合同起草：合同起草人应根据实际情况，参照标准合同文本，制定合同草案。
3.2 合同审批：合同草案经相关责任人审批后，方可进行后续签订工作。
3.3 合同签订：双方在合同文本上签字盖章，合同即告成立。
3.4 合同备案：合同签订后，物业管理方应将合同文本备案，并妥善保管。
第四章：物业合同履行与监督
4.1 合同履行计划：物业管理方应制定详细的合同履行计划，包括但不限于服务内容、服务标准、履行时间等。
4.2 合同履行监督：合同履行过程中，双方应相互监督，确保合同条款得到切实履行。
4.3 合同变更与解除：合同变更或解除应符合相关法律法规的规定，并经双方协商一致。
4.4 合同终止与续签：合同终止后，物业管理方应办理相关手续，如需续签，双方应提前协商一致。
第五章：物业合同风险管理
5.1 风险识别：物业管理方应定期对合同执行过程中可能出现的风险进行识别和评估。
5.2 风险评估：对已识别的风险进行评估，确定风险的程度和可能产生的影响。
5.3 风险防范措施：针对评估结果，制定相应的风险防范措施，降低风险发生的可能性。
5.4 风险应对策略：针对可能发生的风险，制定相应的应对策略，确保合同履行不受影响。
第六章：物业合同纠纷处理
6.1 纠纷类型及处理流程：纠纷类型包括但不限于服务质量争议、费用纠纷等。处理流程应遵循公平、公正、公开的原则。
6.2 调解与仲裁：双方可先行协商调解，调解不成的，可向约定的仲裁机构申请仲裁。
6.3 诉讼途径：如双方未约定仲裁，或仲裁裁决不服的，可依法向人民法院提起诉讼。
6.4 法律诉讼相关规定：双方应遵守法律诉讼的相关规定，确保诉讼过程的顺利进行。
第八章：物业合同培训与考核
8.1 培训内容与安排：包括但不限于合同法律法规、物业管理知识、服务标准等。培训安排应根据实际需要制定，保证管理人员和服务人员的业务水平。
8.2 培训方式与途径：培训方式可包括面授、网络课程、实操演练等。培训途径可通过内部培训、外部培训、自学等。
8.3 考核标准与方法：考核标准应明确、具体，考核方法可包括笔试、实操考核、绩效评估等。
8.4 考核结果应用：考核结果将作为人员晋升、薪酬调整的依据。
第九章：物业合同信息化管理
9.1 信息化管理系统概述：信息化管理系统是指利用计算机技术、网络技术和数据库技术，对物业合同进行管理的系统。
9.2 系统功能与模块：包括但不限于合同录入、合同查询、合同修改、合同终止等。
9.3 系统使用与维护：系统使用人员应经过培训，熟悉系统操作。系统维护应由专业人员进行，确保系统正常运行。
9.4 系统安全与权限管理：系统应具备数据备份、恢复功能，权限分配应严格控制，确保信息安全。
第十章：物业合同外部的协调与沟通
10.1 协调与沟通的对象：包括但不限于业主、供应商、政府相关部门等。
10.2 协调与沟通的途径：可通过会议、电话、邮件等方式进行。
10.3 协调与沟通的技巧：沟通协调应建立在尊重、合作的基础上，善于倾听、表达，达到共赢。
10.4 协调与沟通的记录与反馈：沟通协调情况应详细记录，必要时进行反馈。
第十一章：物业合同的监督与检查
11.1 监督与检查的内容：包括但不限于合同履行情况、服务质量、费用收缴等。
11.2 监督与检查的频率：根据实际情况制定，确保监督与检查的及时性。
11.3 监督与检查的方法：可采用现场检查、资料审查等方式进行。
11.4 监督与检查的整改与落实：对发现的问题应提出整改措施，并跟踪落实。
第十二章：物业合同管理的持续改进
12.1 改进措施与方法：根据监督与检查结果，提出改进措施。
12.2 改进计划的制定与实施：制定详细的改进计划，并组织实施。
12.3 改进效果的评估与验证：对改进措施的效果进行评估，验证改进成果。
12.4 改进成果的推广与分享：将改进成果推广应用，并与各方分享。
第十三章：物业合同管理的评价与考核
13.1 评价指标与标准：评价指标应具有可操作性、科学性，评价标准应明确。
13.2 评价方法与流程：评价方法可包括自我评价、他人评价等，评价流程应公正、透明。
13.3 考核结果的应用：考核结果将作为合同续签、人员调整的依据。
13.4 考核周期与频率：考核周期应根据实际情况确定，确保考核的及时性。
第十四章：附则
14.1 合同修订：合同修订应经双方协商一致，并签署书面修订协议。
14.2 合同解除：合同解除应符合法律法规规定，并经双方协商一致。
14.3 合同争议解决：双方应通过友好协商解决合同争议，协商不成的，可按合同约定选择仲裁或诉讼解决。
14.4 合同终止与注销：合同终止后，双方应办理相关手续，包括但不限于财务结算、资产转移等。
合同编号：_________
甲方（签字）：_________
乙方（签字）：_________
签订日期：____年__月__日
多方为主导时的，附件条款及说明
一、当甲方为主导时，增加的多项条款及说明
1.1 甲方指定物业：甲方有权指定物业管理的范围和内容，包括但不限于住宅小区、商业综合体、办公楼等。
1.2 甲方权利义务：甲方应履行合同约定的义务，包括但不限于支付物业管理费、配合乙方管理、维护公共秩序等。
1.3 甲方决策权：甲方在物业管理事项上拥有最终决策权，包括但不限于物业服务标准的设定、物业费用的调整等。
1.4 甲方监督权：甲方有权对乙方的工作进行监督，确保乙方按照合同约定履行管理职责。
1.5 甲方维修责任：甲方应负责物业设施的维修保养，确保设施设备正常运行。
二、当乙方为主导时，增加的多项条款及说明
2.1 乙方服务内容：乙方应按照合同约定提供物业管理服务，包括但不限于物业维修、清洁、安保等。
2.2 乙方服务标准：乙方应按照甲方制定的服务标准提供服务，确保服务质量符合甲方要求。
2.3 乙方人员配置：乙方应配置足够的管理和服务人员，确保合同约定的服务事项得到及时处理。
2.4 乙方培训义务：乙方应对管理人员和服务人员进行培训，提高其业务水平和的服务质量。
2.5 乙方沟通协调：乙方应积极与甲方、业主、第三方中介等进行沟通协调，确保物业管理工作的顺利进行。
三、当有第三方中介时，增加的多项条款及说明
3.1 第三方中介职责：第三方中介应协助甲方和乙方签订合同，并负责合同的履行监督。
3.2 第三方中介权利义务：第三方中介应遵守法律法规，诚实守信，不得损害甲方和乙方的合法权益。
3.3 第三方中介服务费用：第三方中介的服务费用由甲方和乙方协商确定，并在合同中明确。
3.4 第三方中介保密义务：第三方中介应对合同内容予以保密，不得泄露甲方和乙方的商业秘密。
3.5 第三方中介违约责任：第三方中介违反合同约定，应承担违约责任，赔偿甲方和乙方的损失。
附件及其他补充说明
一、附件列表：
1. 物业合同管理工作程序(2025版)
2. 物业合同管理组织结构图
3. 合同管理员、风险管理专员、履行监督员等岗位职责说明
4. 物业合同签订流程图
5. 物业合同履行与监督流程图
6. 物业合同风险管理方案
7. 物业合同纠纷处理流程图
8. 物业合同培训与考核方案
9. 物业合同信息化管理系统使用手册
10. 物业合同外部协调与沟通记录表
11. 物业合同监督与检查记录表
12. 物业合同管理持续改进计划
13. 物业合同管理评价与考核方案
二、违约行为及认定：
1. 甲方未按约定支付物业管理费
2. 乙方未按约定提供物业管理服务
3. 乙方人员配置不足或服务质量不符合标准
4. 乙方未按约定进行沟通协调
5. 第三方中介泄露甲方和乙方商业秘密
6. 第三方中介未履行协助签订合同和监督履行的义务
7. 甲方未按约定履行配合乙方管理、维护公共秩序的义务
8. 甲方未按约定支付第三方中介服务费用
9. 甲方和乙方未按约定选择仲裁或诉讼解决争议
三、法律名词及解释：
1. 物业管理：指物业服务企业按照合同约定，对物业进行维修、保养、管理等活动。
2. 物业管理费：指物业服务企业为提供物业管理服务而向业主收取的费用。
3. 违约行为：指合同各方未履行合同约定的义务或履行义务不符合约定。
4. 违约责任：指违约方因违约行为而应承担的法律责任，包括继续履行、采取补救措施或者赔偿损失等。
5. 仲裁：指合同各方在争议发生时，同意由仲裁机构对其争议进行审理并作出裁决的一种解决方式。
6. 诉讼：指合同各方在争议发生时，向人民法院提起诉讼，请求法院对争议进行审理并作出判决的一种解决方式。
四、执行中遇到的问题及解决办法：
1. 物业管理费收缴困难：加强沟通协调，明确收费标准和程序，提高业主支付意愿。
2. 服务质量不符合标准：及时反馈，要求乙方整改，必要时可按合同约定降低物业服务费用。
3. 人员配置不足：要求乙方增加管理人员和服务人员，确保合同约定的服务事项得到及时处理。
4. 沟通协调不畅：建立定期沟通机制，确保双方信息畅通，及时解决问题。
五、所有应用场景：
1. 住宅小区物业管理
2. 商业综合体物业管理
3. 办公楼物业管理
4. 别墅物业管理
5. 酒店物业管理
6. 工业园区物业管理
7. 学校物业管理
8. 医院物业管理
9. 商场物业管理
10. 物业管理咨询服务