2025版物业合同书管理工作程序与流程.docx

编号：__________

2025版物业合同书管理工作程序与流程

甲方：___________________
乙方：___________________
签订日期：_____年_____月_____日

2025版物业合同书管理工作程序与流程
合同目录
第一章：总则
1.1 合同背景与目的
1.2 合同适用范围
1.3 合同主体认定
1.4 合同签订与生效
第二章：物业管理工作内容
2.1 物业基本信息管理
2.2 物业服务项目与标准
2.3 物业费用管理
2.4 物业维修与保养
第三章：物业合同履行程序
3.1 物业接管程序
3.2 物业服务流程
3.3 物业服务质量监控
3.4 物业合同变更与终止
第四章：管理工作流程
4.1 物业服务计划制定
4.2 物业服务过程控制
4.3 物业服务成果验收
4.4 物业服务问题处理
第五章：合同履行监督与评价
5.1 物业服务满意度调查
5.2 物业服务绩效评估
5.3 物业服务投诉处理
5.4 物业服务合同续签
第六章：合同法律风险防控
6.1 合同条款解析
6.2 合同履行过程中的风险识别
6.3 合同纠纷预防与处理
6.4 法律法规变化应对
第七章：物业服务沟通协作
7.1 物业公司与业主沟通
7.2 物业公司内部协作
7.3 与其他相关单位协作
7.4 紧急事件处理协作
第八章：物业服务信息化管理
8.1 信息化系统建设
8.2 信息化系统运行与维护
8.3 信息安全保障
8.4 信息化系统升级改造
第九章：人力资源管理
9.1 员工招聘与培训
9.2 员工绩效考核
9.3 员工薪酬福利管理
9.4 员工职业发展规划
第十章：财务管理
10.1 物业费用收缴管理
10.2 成本控制与分析
10.3 财务报告与审计
10.4 资金管理风险防控
第十一章：合同档案管理
11.1 档案分类与归档
11.2 档案保管与保密
11.3 档案查阅与借阅
11.4 档案销毁与备份
12.1 物业管理相关法律
12.2 物业管理相关法规
12.3 物业管理相关规章制度
12.4 合同法律法规解读
第十三章：合同变更与解除
13.1 合同变更条件与程序
13.2 合同解除条件与程序
13.3 合同变更与解除的法律后果
13.4 合同变更与解除的纠纷处理
第十四章：合同违约责任与争议解决
14.1 违约行为及责任
14.2 争议解决方式
14.3 合同纠纷的诉讼与仲裁
14.4 合同违约与争议解决的例外情况
合同编号_________
第一章：总则
1.2 合同适用范围：本合同适用于乙方为甲方提供的物业管理服务，包括但不限于物业设施的维护、保养、管理及提供相关咨询服务。
1.3 合同主体认定：甲方为物业的所有权人或使用权人；乙方为取得物业管理资质的公司。
1.4 合同签订与生效：本合同自双方签字盖章之日起生效，有效期为____年，自合同生效之日起计算。
第二章：物业管理工作内容
2.1 物业基本信息管理：乙方负责对甲方物业的基本信息进行登记、更新和管理，包括但不限于业主信息、物业设施信息等。
2.2 物业服务项目与标准：乙方根据合同约定，向甲方提供包括但不限于清洁、安保、维修、绿化等物业服务，并按照约定的服务标准执行。
2.3 物业费用管理：乙方负责物业费用的收缴、管理和使用，确保费用合理、透明。
2.4 物业维修与保养：乙方负责物业设施的日常维修与保养，确保设施的正常运行和安全。
第三章：物业合同履行程序
3.1 物业接管程序：乙方在接管甲方物业时，应进行详细的现场查验，并编制查验报告。
3.2 物业服务流程：乙方应按照合同约定的服务流程，进行物业服务，包括但不限于服务计划制定、服务过程控制、服务成果验收等。
3.3 物业服务质量监控：乙方应建立物业服务质量监控体系，对服务质量进行定期检查和评估。
3.4 物业合同变更与终止：合同的变更或终止应按照合同约定的条件和程序进行。
第四章：管理工作流程
4.1 物业服务计划制定：乙方应根据甲方需求和合同约定，制定详细的服务计划，并报甲方审批。
4.2 物业服务过程控制：乙方应按照服务计划，进行物业服务过程的控制和管理，确保服务质量和进度。
4.3 物业服务成果验收：服务成果验收应按照合同约定的标准进行，甲方应对乙方的服务成果进行验收。
4.4 物业服务问题处理：乙方应在发现物业服务问题时，及时进行处理，并向甲方报告。
第五章：合同履行监督与评价
5.1 物业服务满意度调查：乙方应定期进行物业服务满意度调查，了解甲方对服务的满意度。
5.2 物业服务绩效评估：乙方应定期进行物业服务绩效评估，对服务进行全面评价。
5.3 物业服务投诉处理：甲方对乙方服务有投诉时，乙方应第一时间进行处理，并给予答复。
5.4 物业服务合同续签：合同到期前，甲乙双方应按照合同约定的条件和程序，进行合同续签。
第六章：合同履行监督与评价
6.1 合同条款解析：双方应对合同条款进行充分的解析，确保各自的权利和义务。
6.2 合同履行过程中的风险识别：双方应共同识别合同履行过程中的潜在风险，并采取措施进行防范。
6.3 合同纠纷预防与处理：双方应通过友好协商，解决合同履行过程中的纠纷，防止纠纷升级。
6.4 法律法规变化应对：双方应密切关注法律法规的变化，及时调整合同内容，确保合同的有效性。
第八章：物业服务信息化管理
8.1 信息化系统建设：乙方应建立并维护物业服务信息化系统，确保系统稳定、安全、可靠。
8.2 信息化系统运行与维护：乙方应定期对信息化系统进行运行维护，确保系统正常运行。
8.3 信息安全保障：乙方应采取必要的安全措施，保护甲方的个人信息和物业数据不被泄露。
8.4 信息化系统升级改造：乙方应根据业务发展需要，对信息化系统进行升级改造。
第九章：人力资源管理
9.1 员工招聘与培训：乙方应对员工进行招聘、培训，确保员工具备相应的业务能力和服务水平。
9.2 员工绩效考核：乙方应建立员工绩效考核体系，对员工的服务质量和工作效率进行评估。
9.3 员工薪酬福利管理：乙方应按照国家的相关法律法规，为员工提供合理的薪酬和福利。
9.4 员工职业发展规划：乙方应关注员工的职业发展，为员工提供晋升和培训机会。
第十章：财务管理
10.1 物业费用收缴管理：乙方应建立物业费用收缴制度，确保费用的及时、足额收取。
10.2 成本控制与分析：乙方应对物业服务的成本进行控制和分析，提高管理效率。
10.3 财务报告与审计：乙方应定期编制财务报告，并进行审计，确保财务报告的真实、准确。
10.4 资金管理风险防控：乙方应加强资金管理，预防资金风险。
第十一章：合同档案管理
11.1 档案分类与归档：乙方应对合同相关的文件进行分类、归档，以便于查找和保存。
11.2 档案保管与保密：乙方应对归档的文件进行妥善保管，确保文件的保密性。
11.3 档案查阅与借阅：乙方应建立档案查阅和借阅制度，规范档案的使用。
11.4 档案销毁与备份：乙方应对过时的档案进行销毁，同时对重要的档案进行备份。
12.1 物业管理相关法律：乙方应遵守《物业管理条例》、《物权法》等相关法律。
12.2 物业管理相关法规：乙方应遵守地方政府发布的物业管理相关法规。
12.3 物业管理相关规章制度：乙方应遵守物业公司的相关规章制度。
12.4 合同法律法规解读：双方应共同理解合同中的法律法规，确保合同的有效性。
第十三章：合同变更与解除
13.1 合同变更条件与程序：合同的变更应符合双方共同利益，变更程序应经过双方协商一致。
13.2 合同解除条件与程序：合同的解除应符合合同约定或法律法规规定，解除程序应经过双方协商一致。
13.3 合同变更与解除的法律后果：合同变更或解除后，双方应按照法律规定和合同约定，承担相应的法律后果。
13.4 合同变更与解除的纠纷处理：如合同变更或解除过程中发生纠纷，双方应通过友好协商解决，必要时可寻求法律途径解决。
第十四章：合同违约责任与争议解决
14.1 违约行为及责任：双方应严格按照合同约定履行义务，违约方应承担相应的违约责任。
14.2 争议解决方式：双方发生争议时，应通过友好协商解决；协商不成的，可以向人民法院提起诉讼或申请仲裁。
14.3 合同纠纷的诉讼与仲裁：如选择诉讼解决，甲方应向乙方所在地的人民法院提起诉讼；如选择仲裁，甲方应向约定的仲裁机构申请仲裁。
14.4 合同违约与争议解决的例外情况：双方应排除不可抗力等无法预见、无法避免且无法克服的客观情况，作为合同违约与争议解决的例外。
甲方（签字）：_______________________ 日期：____年__月__日
乙方（签字）：_______________________ 日期：____年__月__日
多方为主导时的，附件条款及说明
一、当甲方为主导时，增加的多项条款及说明
1.1 甲方指定管理事项：甲方有权根据自身需求，指定乙方必须履行的一些管理事项，包括但不限于特定设施的维护、特定区域的清洁等。
1.2 甲方监督权：甲方有权对乙方的服务进行监督，确保乙方按照合同约定履行各项义务。甲方有权要求乙方提供服务记录和相关的财务报告。
1.3 甲方调整服务要求：甲方可以根据自身的需要，调整对乙方的一些服务要求，包括但不限于服务的时间、方式等。
1.4 甲方解除合同权：甲方在合同期限内，如乙方严重违反合同约定，甲方有权提前解除合同，并要求乙方承担相应的违约责任。
二、当乙方为主导时，增加的多项条款及说明
2.1 乙方服务承诺：乙方承诺按照合同约定，提供高品质的物业服务，确保甲方对服务满意。
2.2 乙方人员管理：乙方应加强对服务人员的管理，确保服务人员具备相应的业务能力和服务水平，并对服务人员的服务质量承担责任。
2.3 乙方信息安全承诺：乙方承诺对甲方的个人信息和物业数据进行严格保密，确保信息安全。
2.4 乙方维修责任：乙方应对物业设施进行定期检查和维护，确保设施的正常运行和安全。如因乙方原因导致设施损坏，乙方应承担修复费用。
三、当有第三方中介时，增加的多项条款及说明
3.1 第三方中介角色：第三方中介作为甲乙双方的桥梁，负责协调甲乙双方的关系，处理合同履行过程中的问题。
3.2 第三方中介的义务：第三方中介应公正、中立地处理合同履行过程中的问题，维护甲乙双方的合法权益。
3.3 第三方中介的费用：第三方中介的费用由甲乙双方共同承担，具体费用根据双方协商确定。
3.4 第三方中介的解除：如第三方中介未能履行其职责，甲乙双方有权解除与第三方中介的合作关系，并有权要求第三方中介承担相应的违约责任。
附件及其他补充说明
一、附件列表：
1. 物业设施清单
2. 物业服务标准和要求
3. 物业费用明细表
4. 员工培训记录
5. 财务报告审计证书
6. 合同变更与解除协议
7. 争议解决裁决书
8. 违约行为记录
9. 合同履行证明文件
二、违约行为及认定：
1. 甲方未按时支付物业费用的行为。
2. 乙方未按照合同约定提供物业服务的行为。
3. 乙方未按时完成维修或保养工作的行为。
4. 甲方未按照合同约定履行自身义务的行为。
5. 第三方中介未能履行协调和解决纠纷的职责。
三、法律名词及解释：
1. 物业管理：指物业公司对物业进行维护、保养、管理等活动，以保持物业的良好状态和提高使用价值。
2. 物业合同：指物业公司与业主之间签订的，约定双方权利义务关系的合同。
3. 违约行为：指合同一方未履行合同约定的义务或履行义务不符合约定的行为。
4. 违约责任：指违约方因违约行为而应承担的法律后果。
5. 争议解决：指合同双方在履行合同过程中发生的纠纷通过协商、调解、仲裁或诉讼等方式进行解决。
四、执行中遇到的问题及解决办法：
1. 问题：甲方延迟支付物业费用。
解决办法：发送催款通知，协商解决，如协商不成可依法追讨。
2. 问题：乙方服务质量不符合约定。
解决办法：甲方有权提出整改要求，乙方应立即整改。
3. 问题：设施损坏需要维修。
解决办法：乙方应及时修复，如不属于乙方责任，双方协商解决费用问题。
4. 问题：合同履行过程中发生纠纷。
解决办法：协商解决，协商不成时可选择仲裁或诉讼解决。
五、所有应用场景：
1. 适用于住宅小区、商业综合体、办公楼等物业的管理。
2. 适用于物业公司为甲方提供清洁、安保、维修、绿化等服务。
3. 适用于甲方为物业的所有权人或使用权人，乙方为取得物业管理资质的公司。
4. 适用于物业合同的有效期，以及合同的续签和解除。
5. 适用于物业合同履行过程中的监督、评价和纠纷解决。