抽检管理制度.doc

验收（抽检）管理制度

采购抽检制度 采购抽检管理

物品抽检流程图

1 总则
1.1 制定目的
为了规范采购物品的验收工作，保证入库物品符合规定规定，实现保质保量准时到货，特制定本规章。
1.2 合用范围
合用于本公司采购员验收抽检物品的品质管理。
1.3 权责单位
（1） 采购部负责本规章制定、修改、废止的起草工作。
（2） 总裁/副总裁负责本规章制定、修改、废止的核准。
2 物品验收规定
2.1 物品的验收抽检
（1）供应商根据《采购订单》规定的品种、规格、质量、数量，准时、按质、按量将货品送到指定的收货地点。
（2）抽检人员根据《采购订单》，分供应商和货品类别预先填制《物品采购抽检单》，将供应商名称以及货品的品名、数量填入《物品采购抽检单》，为验收做好准备。
（3）抽检人员根据《采购订单》的内容，先对货品实行核对。所谓核对，即对货品进行数量核点，检查质量，核算价格，以及交货期等是否符合规定。
（4）货品验收后，由抽检人员在《物品采购抽检单》上对的填写验收的供应商、物品名称、订单数量、抽检数量、不合格数量、不合格率、质量问题描述、解决意见等。
（5）抽检人员署名确认《物品采购抽检单》，确认物品合格，凭收据、送货单、采购订单，进行货款申请。
2.2 抽检规定：供应商提供的物品，必须通过本公司采购部门人员的相关验收抽检工作，重要涉及下列几项：
（1）确认采购订单：保管核对供应商的交货单与本公司的采购订单一致。
（2）确认物品的名称和规格：避免交货错误的发生。
（3）清点数量：仓管与抽检共同确认交货数量与采购订单是否一致，是否超过订购单规定的数量。
（4）品质检查：抽检人员依照检查标准进行抽样检查，并将抽检情况等，填写入《物品采购抽检单》。若合格，填妥抽检单，并告知仓管办理入库手续；若不合格，填妥抽检单将检查情况，由其根据实际情况决定是否需要特采。如不需特采，即抽检单内注明退货，由采购部办理退货手续。需要特采，则依核示进行特采，则在验收单内注明特采解决意见以及告知有关部门办理入库或部分退回，或扣款等有关手续。
（5）解决短损：根据点收、检查结果，对发生短损的，予以更正数量，必要时向供应商索赔。
（6）物品标记：对检查合格物品，入库后应予以加强明确标记，以保证后续品质的可追溯性（如供应商名称、物品规格、数量、交货时间、点收人员、检查人员等）。
2.3 抽检问题的解决
（1）抽检人员在抽检时发现问题，应迅速研究解决方法。
（2）经确认货品不符合规定的，抽检人员有权拒收，并及时告知供应商退货或换货。
（3）对于验收合格入库的货品再发现问题，抽检人员应积极积极与供应商联系，以期有效的解决。
2.4 抽查：采购员也要定期对仓库备货品品进行抽查，并填写好《物品采购抽检单》。
2.5建立抽检人员制度
（1）抽检人员保管好有关资料，涉及：《采购订单》、《物品采购抽检单》等。
（2）抽检人员应加强业务技能的学习，掌握物资的有关知识。
（3）对专业物品，验收人员应与有关部门的专业人员一起验收。
（4）抽检人员应秉公办事，切实执行局的有关制度。如串通使用部门、供应商弄虚作假，或工作马虎、敷衍了事、玩忽职守，导致局财产损失的，追究相关责任。
3 附件
3-1[附件]《采购订单》
3-2[附件]《物品采购抽检单》
3-3[附件] 流程图

【附件】
《采购订单》

采购订单
订单编号：
制单日期：
采购方：
采购员：
供应商：
联系人：
地区
店号
品名-规格
单位
采购订单
实际发货
单价
数量
金额
数量
金额
日期
发货件数

合计：

合计：

收货地址：
交货日期：
收货联系人：值班室
联系电话：
备注：请供应商按采购订单进行配货，并与约定的时间送货到，送货是务必打印此采购告知单交收货联系人验货。逾期后果自负。

【附件】
物品采购抽检单

抽检日期： 抽检人： 抽检地点：

供应商
品名
订单数量
抽检数量
不合格数量
不合格率
质量问题描述
解决意见
图片
（个）
（个）
（%）

采购员意见

采购经理意见

备注

此表用于集采物品入仓前往供应商处验收或者采购员对备货品品定期去总仓抽检时填写，填写完此抽检表留底