邮件管理制度.doc

***公司

邮件管理制度
1.0 目的：
电子邮件是当代办公的主要沟通工具之一，为了提高公司办公效率，加强办公人员对工作邮件的重视度，并及时有效处理工作邮件，特制定本制度。
2.0适用范围：
公司配备个人办公电脑的所有办公人员。
3.0职责权限：
3.1人事行政部负责统计、更新办公人员的电子邮箱地址，并制成电子邮箱通讯录下发给每位办公人员。
3.2所有办公人员妥善保管公司办公人员电子邮箱通讯录，不得随意泄露。
4.0内容：
4.1所有办公人员在工作日内，每天必须至少两次查看自己的电子邮箱，及时处理相关工作事务；主管级以上人员在休假期间每天至少查看电子邮箱一次，对于工作邮件做好处理。
4.2所有邮件往来的工作，相关工作人员必须及时处理并将结果以邮件回复发件人，如遇到无法及时处理的工作邮件，要及时邮件告知发件人。
4.3邮件标题应为邮件概括性内容，若发件人认为此邮件重要或加急，务必在标题栏中注明，如“紧急”“重要” 等字样。
4.4邮件开头应加称谓与问候语，如：“先生、小姐、经理”等。内容要求简明扼要，若邮件中有附件需在邮件中做简要说明，邮件结尾加上问候语或礼貌性语言如：“顺祝工作顺利、十分感谢、侯复”等。
4.5邮件落款要统一，个人签名应包含姓名、职位、联系方式、公司名称与地址等。样板如：
姓名：XXX
部门：XXX
职务：XX
公司：******有限公司
地址：******
电话：XXXXXXXXX
传真：******
手机：XXXXXXXXXXX
QQ：XXXXXXXXX
公司网址：http://www.***.cc
4.6发送与抄送。
邮件发送对象：直接事务沟通对象。
邮件抄送对象：对邮件事务需知晓即可。
如：生产部制定了质量整改方案，需要品管部配合工作。一般可以将该邮件发送给品管部同时抄送总经办成员。
再如:总经办需与人事专员沟通某事项，则邮件原则为发送邮件至人事专员，同时抄送人事主管。
4.7公司人事行政部主管和总经办成员有权对公司办公人员的电子邮箱做检查。
4.8出现以下情形，将对责任人罚款100元。
4.8.1长期不阅读电子邮件；
4.8.2发布负面信息或诽谤辱骂他人者；
4.8.3 邮件督办事项逾期未执行，并未能作出合理解释的；
4.8.4 经常违反公司电子邮件管理规定的；
4.8.5泄露公司邮件通讯录者。
4.9 一般文件往来要求用邮件形式 ，减少或避免使用聊天工具传输文件。
5.0要求：
本制度自发文之日起生效，要求办公人员严格按照本制度执行。

附件：******人员电子邮箱通讯录

审批： *** 审核： *** 起草：***

主题词：邮件 管理 制度
呈 送：总经办
抄 送：生产部、财务部、仓储部、销售部、品管部、采购组、设备组
发 文：******有限公司- ****部 2015年1月8日