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合同管理办法

第一章 签　订
第一条 签订合同必须遵守国家法律、法规及相关政策。
第二条 对外签订经济合同，除法定代表人外，签约人必须持有法人委托书，而且必须在授权范围内行使签约权，否则无权签约。
第三条 对外签订合同必须以维护公司合法权益和提高公司经济效益为宗旨。
第四条 在签订经济合同之前，相关责任人必须认真了解对方当事人的情况，确保所签合同有利、有效。
第五条 合同签订内容，如涉及公司内部其他部门的，须事先协调。
第六条 合同一律采用书面格式，有行业标准合同的，按标准执行。
第七条 合同对当事人权利、义务的规定必须明确、具体，文字表述须清楚、准确。
第八条 合同内容应注意的问题
1. 金额在3000元（含）以上的采购和交易应签订书面合同，特殊情况经批准可采取其它方式约定有关事宜，不签定书面合同。
2．文首部分，须写明签约双方的全称、签约时间和签约地点。
3．正文部分，须具体明确双方享有权利及承担义务，合同标的的具体情况，明确付款方式及违约责任等。
4．结尾部分，须使用公章或合同专用章，不得使用财务专用章或业务章。注明合同有效期限。凡金额在10万元以上的合同，必须一式四份。

第二章 合同审批与签定
第九条 合同审查程序
1．部门负责人对合同的真实有效性予以审查。
2．分管领导对合同的专业技术性、经济性予以审查。
3．本公司法律代表或法律顾问对合同的严密性和合法性进行审核。
以上人员在认真评审后须在合同会签表上签名以示承担相应责任。
第十条 合同的批准
对于标的金额在10万元以下、定金或预付货款在1万元以下的合同，由公司总经理负责签定；标的金额在10万元以上、定金或预付货款在1万元以上的合同，须同有关资料、附件等，报公司行政部、财务部会审，并经董事长审查并授权签定。

第十一条 合同评审
对于公司与外部单位进行联营、合资、合作，或者是标的金额在50万元（含）以上、对公司经营发展有重大影响的合同，由公司总经理确定方案后交公司董事会审议。对于公司的对外项目，由总经理组织集团各职能部门确定方案后提交董事会审议。

第三章 履行和跟踪管理
第十二条 合同签订后即具有法律效力。与合同有关的部门、人员都应该严格执行合同所规定的义务，确保履行。
第十三条 合同履行完毕的标准应按合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定的，一般以物货交清、工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。

第四章 变更和解除
第十五条 因不可抗力或其它原因需要变更或解除合同的，应在法律规定的期限内与对方当事人进行协商，妥善处理。
第十六条 变更、解除合同必须符合有关法律的规定，必须维护公司合法利益。
第十七条 变更、解除合同的程序与审批程序相同。合同经过签证或公证者，须到原工商行政管理部门备案或经公证处重新公证。
第十八条 变更、解除合同一律采用书面形式。
第十九条 变更、解除合同前仍应严格履行原合同。
第二十条 因变更、解除合同而使当事人的利益受损的，除法律允许免负责任外，均应承担相应的责任，并在变更、解除合同的协议书中明确规定。
第五章 纠纷处理
第二十一条 在履行合同过程中如与对方发生纠纷，应按有关法律法规和本办法妥善处理。
第二十二条 合同纠纷原则上由承办部门负责处理。涉及内部多个单位的，可以协商或由集团公司确定一个单位牵头负责处理。
第二十三条 合同处理应在双方友好协商的基础上解决争议。
第六章 合同文本管理
第二十四条 合同签订之后，原件、附件及相关资料由签约单位行政部门和财务部门负责保管，如工作需要，其它部门可以持有复印件。行政部门负责已公文管理程序上已处理完毕合同的整理和归卷工作。
第七章 责任承担
第二十五条 未按合同管理办法所定标准程序所签订的合同，一律无效，因此而造成的一切损失由签约人承担。
第二十六条 因疏忽大意、不负责任导致所签合同损害公司利益的，按合同金额的10—50%赔偿公司损失，并给予记过处分和500—5000元/次的罚款；给公司造成较大损失的，除赔偿损失外，予以除名。
第二十七条 在合同签订和履行中假公济私、谋取私利者，按合同金额的20—100%赔偿公司损失，并以开除论处。除赔偿损失外，触犯刑法的，移送司法机关处理。
第二十八条 因个人原因，未能及时检查合同履行情况，致使公司遭受损失的，给予责任人记过处分和1000—8000元的罚款。

附件：《合同会签单》

档案工作管理办法

第一章 总则
第一条 为加强本公司档案工作，进一步提高档案管理水平，有效保护和利用档案，充分发挥档案在公司经营、管理以及其它各项工作中的作用，制定本办法。
第二条 我公司档案是指在从事生产、经营、研究、管理以及其它各项活动中直接形成的，对公司和社会具有保存价值的各种文字、图表、图像、声像等不同形式的历史记录。
第三条 公司必须重视和健全档案工作，并在人员、经费、设备等方面予以保证。
第四条 立卷归档以我公司各部门产生的文件材料为主，须将反映本部门、本公司职能活动所产生的具有长期和重要查考价值的文件材料（与这类文件有密切联系的社会机构的来文）作为立卷归档的重点。
第五条 按年度归档的部门，应在每年6月底以前完成上一年度的立卷归档工作；某一项目完成后须在两个月内完成立卷归档工作。
第二章 档案类目 案卷编号
第六条 档案分类视文件内容、部门组织、业务项目等因素，按全宗、大类、小类三级分类。先以全宗区分，然后依文件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。
第七条 如因文件类型较多、三级分类不够应用时，须在第三级之后增设第四级“细类”。
第八条 同一“小类”的文件以装订于一个卷宗为原则，并赋予一个案卷号，一个全宗内不得有相同的案卷号。如文件较多，一个卷宗不够时，可以两个以上的卷宗装订，并于案卷号后增设“卷次”编号，以便查考，同一案卷号后不得有相同的卷次号。
第九条 案卷索引表中的档案号的表示方式如下
X1—X2—X3—X4
其中X1为全宗代号，X2为小类号，X3为案卷号，X4为卷次号。
第十条 《档案分类编号表》确定了集团公司及分（子）公司立卷类目。
第十一条 立卷类目一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。
第三章 平时归卷
第十二条 公文承办人员须及时将办理完毕或经领导保存的文件材料搜集齐全，加以整理，送交行政部门整理归卷，专业性文件材料（财务、人事、审计方面的）交相关职能部门。
第十三条 行政部门对文件进行点收后，按照“案卷类目”条款，将文件材料放入平时保存的文件盒内，并在《收发文登记薄》上注明。
第四章 案卷整理 目录编制
第十四条 案卷装订应以符合卷内文件书写格式，保证卷内文件材料完整以及便于查考为原则。
第十五条 档案管理部门须编制完整的《卷内文件目录》、《案卷索引表》、《分类文件目录表》，在向集团公司档案管理部门移交档案时，一并上交。
第五章 调卷
第十六条 员工因业务需要调阅档案时，应填写《档案调阅申请单》，并经审批。在档案室当场借阅者，免填《档案调阅申请单》。
第十七条 档案归还时，经档案管理人员核查无误后，档案立即归入档架。《档案调阅申请单》由档案管理人员留存备查。
第十八条 《档案调阅申请单》以一单一案为原则，借阅时间以一周为限。如有特殊情形需延长，按调阅程序重新办理。
第十九条 调卷人对于所调阅档案，不得抽换增损。
第二十条 调阅的档案应与经办业务有关，如需调阅与经办业务无关的案件，须经行政部门主管同意。调阅设定密级的档案，必须呈请总经理批准。
附件
《档案分类编号表》
《卷内目录表》
《备考表》
《案卷索引表》
《分类文件目录表》
《档案调阅申请单》

档案分类编号表

1、公司档案序列编制模式
公司档案分类深度设二级类目，范围分九大类，65个子目，具体类目及分项内容与代码为：
A 行政管理（A为大类代码，下同）
A1 规章、制度、办法、守则（失效件在原件上加盖失效印）
A2 文件（按收发日期顺序编排）
A3 战略规划
A4 目标管理（含年计划、目标责任状、月计划、总结、经营分析等）
A5 企业文化建设（画册、内部报刊、媒体报导等）
A6 监察、审计与处分、处理
A7 各类项目方案（可研报告，市场调查、分析、预测等）
A8 公司各种证照，公司设立、变更资料
A9 公司财产
A10 诉讼
A11 其他
B 合同（协议）
B1 项目合同（含租赁、合作、转让、经营管理等）
B2 劳动人事合同（失效件加盖失效印、标准时间）
B3 购销合同
B4 工程合同（含设计、施工、监理等）
B5 营销合同（含广告、宣传等）
B6 商品房销售合同
B7 公司物业租赁合同
B8 其它合同
C 人力资源
C1 工资福利、劳动保险
C2 员工档案（入职资料、考评、任免、奖惩等）
C3 人力资源信息库（注：不作明确分类，但归档应分类集中）
C4 员工培训、学习
C5 人事合同（失效的加盖失效印、标注时间）
C6 其他（含参考文献、法律法规）
D 营销
D1 营销策划、方案（含销售资料、调查报告等）
D2 广告媒体
D3 重点客户资料
D4 售后服务、物业管理
D5 营销合同
D6 其它（含参考文献、法律法规）
E 财务管理
E1 凭证
E2 帐薄
E3 财务报告（报表、财务情况说明书）
E4 预决算资料
E5 报税资料
E6 财务合同
E7 其它
F 工程技术
F1　××项目资料（可研报告、国土、规划、报建、立项、政策文件等）
F2 ××项目技术资料（设计、规划方案、图表、技术文件）
F3 工程管理
F4 工程合同
F5 其它（法律法规，已失效的加盖失效印）
G 柜子场地租赁
G1 海曙
G2 江东
G3 江北
G4 镇海
G5 高新
G6 鄞州
I 其它业务

会议管理办法
第一章 总则
第一条 目 的
为了减少不必要的会议，缩短会议时间，提高会议质量，特制定本办法。
第二条 适用范围
本公司及分(子)公司会议之管理,均依照本办法。
第三条 权责单位
1、行政策划部负责本办法制定、修改、废止起草工作。
2、集团总裁负责本办法制定、修改、废止之核准。
第二章 会议分类
第四条 公司级会议：系由公司决策层、管理层、公司各级员工参加的关于讨论公司事务的会议；包括公司股东会、董事会、全体员工大会、管理人员会议、民主评议及工作述职会议等。
第五条 部门级会议：系由公司各部门组织召开的，有关部门工作内容的会议；包括部门工作会议、班组会议、部门协调会等。
第六条 专题会议：系为解决工作中问题而召开的专门会议，包括工作例会、经营活动分析会、质量分析会、生产技术准备会、安全工作会、技术交底会、研讨会等。
第三章 会议组织
第七条 组织者
公司级会议均由行政部门统一组织，其他部门、专题会议、各部门自行组织，行政部门协助。
第八条 准 备
1．重要会议
以下事项经公司领导批准后，会议组织者进行会议准备：
（1） 会议名称；
（2） 会议主旨和目标；
（3） 会议议程；
（4） 会议时间；
（5） 会议地点；
（6） 会议议程；
（7） 会议主持人；
（8） 出席人员（名单）；
（9） 会议预算；
（10） 接待工作说明；
（11） 现有筹备情况及进展；
（12） （可能）存在的问题、解决方案及要求；
（13） 筹备时间进度表。
2. 一般会议
公司召开例会、专题会议，由会议组织人提出申请，经公司领导批准后召开。会议组织人可口头或电话通知与会人员，告知会议事项。
3. 与会人员
与会人员应做好有关的准备工作（包括熟悉会议材料、拟好提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案、备好笔记本等）。
第四章 会议纪律
1．按时参加，不得迟到、缺席、早退；因特殊原因无法出席的，须提前向会议组织者请假并得到批准。
2．应关闭携带的通讯设备。
3．不大声喧哗、不交头接耳、不做与会议无关的事情、不准吸烟、吃零食、嚼槟榔等。
4． 保守公司秘密，遵守相关保密规定。
第五章 违规处罚
1．会议组织者因工作失误，影响会议举行，视情节轻重罚款50—500元/次。
2．无特殊原因缺席者，按旷工一天处理，早退者按旷工半天处理；无特殊原因迟到者，在会场站立3分钟时间，并给予罚款。具体标准为：部门经理（含）以上人员迟到10分钟以内罚款50元，10分钟以上罚款100元，部门经理以下人员减半。
3．违反规定使用通讯工具，每次罚款50元。
4．违反第四章第3款之规定者，每次罚款30元。
5．违反第四章第4款之规定者，按相关规定处理。
6．违规处罚由行政部门人员执行，无行政部门人员参加的会议由会议主持人执行。

印章管理办法

第一章 适用与刻制
第一条 本办法适用于公司行政章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章、部门章的管理。
第二条 印章统一由行政部门依法刻制。
第二章 保管
第三条 实行专人负责保管的制度。
第四条 公司行政章、合同专用章由行政主管保存；财务专用章由财务主管保存；法定代表人章由出纳保存；部门章由部门负责人保存或由行政部门统一管理。
第五条 责任保管人与行政部门经理办理印章交接手续。
第三章 使用
第六条 集团公司行政章和财务章的使用须报集团公司相关负责人批准，重大事项报总裁核准。各子公司印章依此执行。
第七条 所有印章原则上不得外带使用。确因工作需要，须经行政部门经理报总裁批准，并按确定的用途使用，使用完毕即行归还。
第四章 责任
第八条 保管人应妥善保管依本办法确定由其保存的印章，不得遗失，毁损，不得擅自使用。
第九条 使用人应按确定的用途使用，不行擅自改变使用用途。
第十条 如违反上述规定，每次处以相关责任人500元罚款，并记入公司员工考绩档案；如给公司造成损失，还须承担相应的经济责任；如违反法律法规，须承担相应的法律责任。

电话（传真机）使用规定

第一条 公司电话（传真机）须妥善保管并合理使用。
第二条 电话（传真机）使用须遵循必要、节约的原则。未经允许，外来人员不得使用本公司电话。
第三条 严禁公话私用，违者视情况给予经济处罚。
第四条 接、拨电话应文明礼貌，不得高声喧闹，不得出语粗俗。接电话时的标准用语为：“您好，XXX（所在公司或部门名）”。
第五条 拨打长途电话尽可能地使用IP拨号方式或其它可节省话费的方式。行政部门应对员工所拨长途电话和收发传真的情况予以登记，每月统计后列入其所在部门管理费用，超支部分将按有关规定处理。

商业秘密管理办法

第一章 总则
第一条 本办法所称商业秘密，是指不能为本企业外公众所知悉，能为企业带来经济效益，具有实用性并经企业采取保密措施的技术信息和经营信息。
第二条 行政部门负责商业秘密保护的指导、监督和管理工作。行政部门、财务部门、审计部门负责对侵犯商业秘密行为的进行认定和处理。一般性决定、决议、通告、通知、行政管理资料等内部文件不属于保密范围。
第三条 公司所有员工在职期间均有保守企业商业秘密的义务，离职或退休后仍应承担保守商业秘密的义务。
第二章 商业秘密界定
第四条 重大决策中的秘密事项。
第五条 尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策。
第六条 内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录。
第七条 在对外谈判中，限内部掌握的谈判方案、价格底牌及对外询价、报价资料。
第八条 营销策略、营销计划、营销合同、国内外销售市场网络和客户名单、涉及商业秘密的业务函电。
第九条 有价值的供销情报、价格情报、资料。
第十条 对外招投标中的标底、方案及标书内容。
第十一条 内部核算成本、内控价格、资产债务等不公开的财务资料。
第十二条 公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表。
第十三条 已掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。
第十四条 其他经公司确定应当保密的事项。

第三章 密级
第十五条 商业秘密分绝密、机密、秘密三级
1．直接影响公司权益和利益的重要决策文件资料为绝密级。
2．公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况等为机密级。
3．公司人事档案、合同、协议、员工薪酬 、尚未进入市场或尚未公开的各类信息等为秘密级。
第十六条 属于公司秘密的文件、资料，应当标明密级，并确定保密期限。没有确定的保密期限为5年。保密期限届满，自行解密。
第十七条 商业秘密标识
1．书面形式的商业秘密用标识“▲”标在首页的右上角，“▲”前标明密级，“▲”后标明保密期限。
2．非正规书面形式的商业秘密用前项规定的标识方式标在易于识别的地方。
3．对于不易标识的商业秘密应当用其他有效方法予以确认。
第十八条 所有涉密部门须制定保密细则，建立岗位责任制，保证商业秘密管理制度化。
第十九条 确定商业秘密有关事项，必须在掌管、接触该项秘密和已经知密的人员范围内公布。
第二十条 商业秘密的密级以及保密期限如有变更，应当在原件上作出明显标志并及时通知保密责任人。
第二十一条 属于公司秘密的文件、资料和其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由行政部门或主管副总经理委托专人执行；采用电脑技术存取、处理、传递的公司秘密由该涉密电脑负责人负责保密。
第二十二条 对于密级文件、资料和其他物品，必须采取以下保密措施
1．非经总经理及领导批准，不得复制和摘抄。
2．收发、传递和外出携带，由指定人员担任，并采取必要的安全措施。
3．在设备完善的保险装置中保存。
第二十三条 在公务中需要提供公司秘密事项时，须事先经总经理批准。
第二十四条 举办事涉公司秘密内容的活动时，主办部门须采取下列保密措施
1．选择具备保密场所。
2．根据需要限定参加会议人员的范围，指定涉密人参加。
3．依照保密规定使用会议设备和管理会议文件。
4．确定活动内容是否传达，如传达，须确定传达范围。
第四章 泄密处理
第二十五条 公司职员发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时，须当立即采取补救措施并及时报告行政部门；行政部门接到报告，应立即作出处理。
第二十六条 有下列行为之一的，属于侵犯企业商业秘密
1．以盗窃、利诱、胁迫或者其它不正当手段获取企业商业秘密的。
2．披露、使用或者允许他人使用前项手段获取企业商业秘密的。
3．违反约定或者违反公司有关保守企业商业秘密的要求，披露、使用或者允许他人使用其所掌握的企业商业秘密的。
第二十七条 有前款所列侵权行为之一，给公司经营带来影响的，视情节轻重给予500元以上的经济处罚，并承担公司因调查该项侵权行为而支付的费用，同时移交司法机关追究其法律责任。
第二十八条 追究泄密人所在部门负责人责任。

来宾接待管理办法

第一条 本办法所称的来宾指来公司进行工作指导、检查或业务考察、衔接的人员。公司内部员工跨地区往来原则上不适用本办法，内部员工往来一般情况下用工作餐，住集体宿舍。
第二条 来宾除由集团公司领导，分（子）公司总经理亲自接待者以外，其余由行政部门统一负责接待，涉及专业领域的由相关职能部门接待。
第三条 重要客人来访，需公司迎送的，接待人员要准确掌握来宾的出行方式和日程安排，提前告知有关单位和人员做好接送准备。
第四条 宾客到来，接待者要根据来访者的目的、规格及兴趣、意愿等，确定接待工作内容，拟定接待方案。
第五条 接待人员与来宾进行业务洽谈时，涉及非权限范围内的事务，必须向上级请示。接待人员在接待过程中应注意保守本公司商业秘密。
第六条 无签单权的分（子）公司总经理或集团公司部门负责人出面宴请重要客人须报请集团公司总经理批准，分（子）公司部门负责人出面接待须报请分（子）公司总经理批准。
第七条 安排来宾用餐，应填报《接待申请单》，注明来宾身份、人数、接待事由、接待标准。除特殊情况外，原则上陪同人员不超过2名。由集团公司领导或分（子）公司总经理出面接待的重要来宾不受此限。
第八条 为来宾安排娱乐活动，须报集团公司领导或有签单权的分（子）公司总经理批准，遵循必要、合适的原则。一般性来宾不得列支娱乐活动费用。
第九条 来宾需要住宿者，由接待方视情况适当把握。
第十条 接待规格
用餐标准遵照节俭适用原则由接待负责人根据对公司业务的重要程度从严控制，陪同人员根据工作性质和接待需要确定，无关人员不得列席。
附件
《接待申请单》

电脑设备使用管理办法

第一条 为适用现代公务处理的发展方向，提高工作效率，提升企业形象，公司本着必要、适用的原则，合理配备现代办公设备。
第二条 本办法所指的电脑设备包括电脑、打印机、复印机、扫描仪等办公设备。
第三条 电脑设备属于精密、贵重资产，在使用保管中须小心谨慎，严守操作规程，不得随意拆装机体，添减软硬件。
第四条 电脑维护技术人员须定期和不定期对公司所有电脑设备进行检查和维护。设备使用者在操作中发现问题或出现故障，应立即通知电脑维护人员，以便及时做出处理。电脑维护人员应对电脑定期杀毒并安装、升级杀毒软件。
第五条 财务、劳资、仓储、业务、客房服务等专用电脑，非指定人员不得使用。
第六条 工作时间内严禁将电脑设备用于与本职工作无关的事务。严禁进入非法网站和浏览非法网页。
第七条 公司为相关人员配备的笔记本电脑除须遵守前款规定外，还应做到专机专用，妥善保管。如发生损坏或损失，须做出相应赔偿。使用者离职时所用电脑须交回公司。

出差管理办法

第一章 适用范围
第一条 本办法适用于公司员工离开公司所在地和项目所在地从事公务的管理；集团公司与分（子）公司所在地和项目所在地之间的往来属于因公外出,不在此列。
第二条 员工出差须填写《出差申请单》，经部门负责人签署意见后，报分（子）公司总经理或集团公司领导批准。其中省内出差由分（子）公司总经理审批，省外出差由公司领导审批或经公司领导授权由分（子）公司总经理审批。分（子）公司总经理和集团公司员工出差报集团公司领导批准。
第三条 员工凭已获批准的《出差申请单》到财务部门借支差旅费。
第四条 员工出差归来后须及时向公司和所在部门负责人述职，提交书面或口头出差工作报告，报告出差情况。出差归来后须在5个工作日内报帐。
第五条 员工出差均应选择合理路线，依规定的乘坐标准出行。不得因私绕道，否则合理线路之外的所有费用由当事人自行承担，且不给予任何补助。因此而延误的时间以旷工计。员工出差因不可抗力或工作原因需要延时或绕道的，须经批准。批准程序与出差审批程序相同。员工在外地或紧急情况时无法履行审批程序，应电话向主管负责人请示。

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