第4章-电子表格软件应用.pptx

,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,#,计算机基础,第,4,章 电子表格软件应用,项目,4.1,制作一份学生名单,【项目描述】,：,通过制作学生,名单电子表格，让读者有直观的认识，从而能够掌握,Excel,最基本的数据录入、数据填充、格式设置等知识点,。,【能力目标】：,1,.,掌握建立、保存,Excel,表；,2,.,认识单元格，能够数据录入；,3,.,掌握行高、列宽的设置；,4,.,掌握数据填充、数据格式设置；,【,项目效果,】,：,启动,Excel,方法一：执行“开始,/,所有程序,/Microsoft office/Microsoft Excel 2010”,命令启动,Excel,。,方法二：双击已有,Excel,文件图示来启动,Excel,。,启动,Excel,与认识工作环境,Excel,是微软公司（,Microsoft,）推出的,Microsoft Office,系列软件中的重要组成部分之一，当前的最新版本是,Excel2010,。,Excel,功能强大、操作简便，用它制作电子表格，可以方便地输入数据、公式、函数以及图形对象，生成直观的数据、报表、图表等，实现数据的高效管理、计算和分析，极大的提高了办公人员的工作效率。基于以上因素，,Excel,被广泛地应用于财务管理、文秘办公以及行政管理等事务中。,Excel,界面介绍,启动,Excel,后，可以看到如下界面：,认识功能页次,Excel,中所有的功能操作分门别类为,8,大页次，包括文件、开始、插入、页面布局、公式、数据、审阅和视图。各页次中收录相关的功能群组，方便使用者切换、选用。例如开始页次就是基本的操作功能，像是字型、对齐方式等设定，只要切换到该功能页次即可看到其中包含的内容。,为了避免整个画面太凌乱，有些页次标签会在需要使用时才显示。例如在工作表中插入了一个图表物件，此时与图表有关的工具才会显示出来。,隐藏与显示“功能区”：如果觉得功能区占用太大的版面位置，可以将“功能区”隐藏起来。隐藏“功能区”的方法如下：,建立新文件及工作簿视窗的操作,建立新工作簿,建立工作簿的动作，通常可借由启动,Excel,一并完成，因为启动,Excel,时，就会顺带开启一份空白的工作簿。,输入,和编辑数据,启动,Excel 2010,后，系统自动创建新工作簿,B00k1,，在默认的工作表,Sheet1,中参照图所示的表格样式,输入内容,。,Eccel,常用的退出方法有：,方法,一：单击左上角,“Office,按钮,”,图标,，选择,“,退出,”,。,方法,二：单击,Excel,工作簿右上角的关闭按钮,。,当,打开或建立多个,Excel,表格时，,Excel2010,会同时打开多个应用程序窗口。用第一种方法可以将全部,Excel,窗口关闭，第二种方法只关闭当前窗口。,保存文件,要储存文件，请按下快速存取工具栏的,保,存文件钮，如果是第一次存盘，会开启另存新档交谈窗，让你配置文件案储存的相关信息。,项目,4.2,制作班级通讯录,【项目描述】,：,班级,通讯录电子表格，内容有学生的学号、姓名、性别、家庭住址、邮政编码、电话等。通过制作这份班级通讯录电子表格，让读者能够掌握,Excel,最基本的工作表移动和复制、工作标签修改、字体格式、对齐方式、边框和背景、页面设置等知识点。,【能力目标】：,1.,掌握工作表移动和复制操作；,2.,掌握工作表便签修改的设置；,3.,掌握字体格式和对其方式的设置；,4.,掌握边框和背景的设置；,5.,打印,工作,表,；,【,项目效果,】,：,工作,表是在,Excel,中用于存储和处理数据的主要文档，工作表由排列成行或列的单元格组成，也称为电子表格。工作表的标签出现在工作簿的左下方，在默认情况下工作簿中有三个工作表，名称是,Sheet1,、,Sheet2,以及,Sheet3,。,一,个工作表中，有,1048576,行，,16384,列。,工作表及,标签,工作表的操作,插入与切换工作表,一本工作簿预设有,3,张工作表，若不够用时可以自行插入新的工作表,。,按下此钮插入工作表,插入的新工作表,为工作表重新命名,双按工作表,1,页次卷标，使其呈选取,状态,，然后重新命名即可。,Exccl,会以工作表,1,、工作表,2,、工作表,3,为工作表命名，但这类名称没有意义，当工作表数量多时，应更改为有意义的名称，以利辨识,。,设定页次标签颜色,鼠标,移动到“班级通讯录”上，右键单击弹出对话框面板，选中,【工作表标签颜色】。,将鼠标移动到浅蓝色块，单击,选择,，进行如下操作。,删除工作表,对于,不再需要的工作表，可在工作表的页次卷标上按鼠标右钮执行,删除,命令将它删除。,若工,作表中含有内容，还出现提示交谈窗请你确认是否要删除，避免误删了重要的工作表。,工作簿与工作表,工作簿是,Excel,使用的文件架构，我们可以将它想象成是一个工作夹，在这个工作夹里面有许多工作纸，这些工作纸就是工作表：,工作夹,工作表,打印工作表,我们,在打印,Excel,工作表之前，都要先进行预览，预览工作表是否符合所需的要求，然后需要设置打印选项以及打印区域等。,打开任务,中,已经,完成的电子表格，单击工作表或选择要预览的工作表。选择“文件”选项卡，然后单击“打印”。也可以使用快捷方式，按“,Ctrl+P,”直接进入打印。,项目,4.3,制作学生成绩表,【项目描述】,：,班级,成绩表，内容有学生的学号、班级、姓名、成绩、排名等。通过制作这份班级成绩表表格，让读者能够掌握,Excel,最基本的数字格式和应用条件格式设置等知识点。,【能力目标】：,1.,掌握数字格式的设置；,2.,掌握应用条件格式的设置；,【,项目效果,】,：,单元格的文字格式设定,如果设定的封对象是整个储存格的文字，只要选取储存格，或是选取储存格范围、整行、整列，再切换到开始页次，按下字体区的工具钮进行设定，文字就会套用设定的格式了。,此区域用来设定文字格式,数字资料的格式化,工作,表,的文字,资料，,也许是,一笔金额、一倜数量或是银行利率,等等，若能为,数字加上,货币符号”,$”,、百分比符号”,%,。,，想必更能表达出它们的特性。,直接输入数字格式,储存格,预设的数字格式,精通用格式，表示用哪,一种格式,输入敷字，敷字就含,以该种格式,显,示。如在,Al,储存格中输入”,$123”,：,以后就算在,Al,储存格中重新输入其他敷字，,Excel,也会以货币格式来显示。再次选取,Al,储存格，然后输入”,4567”,（不要输入,$,符虢）：,以数值格式列示窗设定格式,例如想把“,$4567”,改成“,$4567.00”,，选择“开始”菜单里数字区域，点击数据格式，选择适合的数值格式。,选择此项,设定单元格的样式,如果觉得预设的一般样式太单调，可先选取,要变换样,式的单元格或范围，再切换到开始页次,，在,样式去中按下单元格样式钮，从中选挥喜欢的样式，节省自己设定各种格式的时间。,日期格式,设定资料对齐方式、方向与自动换列功能,设定单元格资料的水平及垂直对齐方式,要调整储存格资料的对齐方式，最快的方法是选取储存格，然後切换到开始页次，按下对齐方式区的工具钮来设定。,设定垂直的对齐方式,设定水平的对齐方式,设定文字的方向,储存格内的资料预设是横式走向，若字符较多，储存格宽度较窄，还可以设为直式文字，更特别的是可以将文字旋转角度，将文字斜着放。,要改变字体的方向，先选中单元格，切换到开始菜单，在对齐方式区下选择按钮。,也可以通过设置单元格格式里的对齐方式进行设定。,设定文字方向,让单元格的文字能自动换列,先选中单元格，切换到开始菜单，在对齐方式区下选择自动换列按钮。,选择此按钮,冻结拆分窗口,当冻结窗格时，可以选择在工作表中滚动时仍可见的特定行或列。其方法如下：,要锁定行，请选择其下方要出现拆分的行。,要锁定列，请选择其右侧要出现拆分的列。,要同时锁定行和列，请单击其下方和右侧要出现拆分的单元格。,点击菜单栏“视图”,-“,冻结拆分窗口”,当冻结窗格时，“冻结窗格”选项更改为“取消冻结窗格”，可以取消对行或列的锁定。,拆分窗格以锁定单独工作表区域中的行或,列：,指向垂直滚动条顶端或水平滚动条右端的拆分框。,当指针变为拆分指针 或 时，将拆分框向下或向左拖至所需的位置。,要取消拆分，请双击分割窗格的拆分条的任何部分。,垂直滚动条拆分框,水平滚动条拆分框,项目,4.4,统计成绩表,【项目描述】,：,通过,公式或者函数，分别计算出学生的总分、平均分、排名和等级。通过制作这份学生成绩表，初步掌握,Excel,中常用的公式、函数等知识点。,【能力目标】：,1.,公式的使用方法；,2.,算术运算符的知识；,3.,常用函数的使用；,【,项目效果,】,：,公式,是对工作表中的数据进行计算的表达式。利用公式可对同一工作表的各单元格、同一工作簿中不同工作表的单元格，以及不同工作簿的工作表中单元格的数值进行加、减、乘、除、乘方等各种运算。,要,掌握公式，必须了解运算符。运算符是用来对公式中的元素进行运算而规定的特殊符号,。,Excel,有,4,种运算符类型,：算术运算符、比较运算符、文本运算符和引用运算符，考虑到实际情况，本书只讲解算术运算符。算术运算符有,6,个，如表,1,所示，其作用是完成基本的数学运算，并产生数字结果。,表,4-4-1,算术运算,符,算术运算符,含义,举例,+,（加号）,加法,A1+A2,-,（减号）,减法,A1-A2,*,（星号）,乘法,A1*6,/,（正斜杠）,除法,A1/2,%,（百分号）,百分比,25%,（脱字号）,乘方,24,当我们需要将工作表中的数字数据做加、减、乘、除,等运算时，可以把计算的动作交给,Excel,的公式去做，省去自行运算的工夫，而且当数据有变动时，公式计算的结果还会立即更新。,公式,的表示法,Excel,的公式和一般数学公式差不多，数学公式的表示法为：,意思,是,Excel,会将,Al,单元格的值十,A2,单元格的值，然后把结果显示在,A3,单元格中。,输入,公式必须以等号,“,=”,起首，例如,=Al+A2,，这样,Excel,才知道我们输入的是公式，而不是一般的文字数据。现在我们就来练习建立公式，请开殷范例文件,Ch03-01,，我们已在其中输入了两个学生的,成绩,。,我们,打算在,E2,单元格存放,“,王书桓的各科总分”，也就是要将,“,王书桓”的英文、生物,、理化,分数加总起来，放到,E2,单元格中，因此将,E2,单元格的公式设计为,“,=B2,十,C2+D2,”,。,请选定要输入公式的,E2,单元格，并将指针移到数据编辑列中输入等号”,=”,：,函数方块,在此输入“”,接着,输入“,=”,之后的公式，请在单元格,B2,上单击，,Excel,便会将,B2,输入到数据编辑列中：,此时,B2,被虚线框包围住,B2,自动输入到公式中,再输入，,+,，然后选取,C2,单元格，继续输入，,+,，选取,D2,单元格，如此公式的内容便输入完成了：,函数,是,Excel,根据各种需要，预先定义好的表达式，可以让你节省自行设计公式的时间。使用函数可以大大简化公式，并能实现一般公式无法实现的功能，合理地使用函数，可以完成诸如求和、逻辑判断和财务分析等众多数据处理功能。,常用,函数和说明,函数,说明,Sum,（）,返回某一单元格区域中所有数字之和。,Average,（）,返回参数的平均值（算术平均值）。,Min,（）,返回一组值中的最小值。,Max,（）,返回一组值中的最大值。,Count,（）,返回包含数字的单元格的个数以及返回参数列表中的数字个数。利用函数,COUNT,可以计算单元格区域或数字数组中数字字段的输入项个数。,If,（）,根据对指定的条件计算结果为,TRUE,或,FALSE,，返回不同的结果。可以使用,IF,对数值和公式执行条件检测。,Rank,（）,返回某数字在一列数字中相对其他数值的大小排名。,自动,计算功能不仅会计算总和、平均值、,项目个数，,还可以计算最大值、最小值、数字计数等,。,选择,所要的计算功,能，功能前显示打,勾符虢，表示含列,在状态列，此例请,加选最大值、最小,值,2,项。,错误值和错误原因,错误值,原因说明,#,该列列宽不够，或者包含一个无效的时间或日期,#DIV/O!,该公式使用了,0,作为除数，或者公式中使用了一个空单元格,#N/A,公式中引用的数据对函数或公式不可用,#NAME?,公式中使用了,Excel,不能辨认的文本或名称,#NULL!,公式中使用了一种不允许出现相交但却交叉了的两个区域,#NUM!,使用了无效的数字值,#REF!,公式引用了一个无效的单元格,#VALUE!,函数中使用的变量或参数类型错误,图表类型介绍,工作表中的数据若用图表来表达，可让数据更具体、更易于了解。,Excel,内建了多达,70,余种的图表样式，你只要选择适合的样式，马上就能制作出一张具专业水平的图表。,切换到插入页,面,，在图表区中即可看到内建的图表类型。,项目,4.5,管理学生基本信息,【项目描述】,：,把,学生基本信息表作为练习的素材，学习设置数据有效性，掌握数据排序和筛选，掌握数据的分类汇总，掌握如何制作数据透视表。,【能力目标】,1.,设置数据有效性；,2.,掌握数据排序和筛选；,3.,掌握分类数据汇总；,4.,掌握数据透视表；,数据有效性,利用数据菜单中的有效性功能可以控制一个范围内的数据类型、范围等，还可以快速、准确地输入一些数据。,比如录入身份证号码、手机号这些数据长，数量多的数据，操作过程中容易出错，数据有效性可以帮助防止、避免错误的发生。,数据有效性的设置方法如下：,选定要输入数据的区域，如,F,列。,选择菜单栏里的“数据”,-“,有效性“，打开数据有效性对话框，设置有效性条件为“文本长度”，选择“数据”为“等于”，长度栏根据需要填写，如身份证为“,18”,，手机号码就填“,11”,，这样在单元格填写的号码会以科学记数法的形式出现，要点击“设置单元格式”,-,选择“数据”中的文本。,数据,有效性还可以应用于时间、日期、整数、小数等的检查控制,。,数据,有效性的出错,信息,数据,有效性的出错信息包括,“,停止,”,，,“,警告,”,，,“,信息,”,。,基本数据管理,在,Excel,中，可以方便地对数据表中的数据进行分析管理。不仅可以对数据进行排序、筛选，还可以利用分类汇总对数据进行统计分析。,排序,1.,按列排序,2.,按行排序,3.,根据自定义序列排序,筛选,筛选就是从数据表中找出满足条件的记录，筛选不是删除，只是将不满足条件的记录隐藏起来。,1.,自动筛选；,2.,高级筛选,分类汇总,分类汇总就是对数据表中的数据按某字段中的值进行分类，把该字段值相同的连续记录作为一类，并对每一类作求和、计数、平均值等统计，并显示统计结果。,1.,建立分类汇总；,2.,浏览分类汇总；,3.,删除分类汇总；,