内部审核教材.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,内审员培训教程,,www.judger.org,广州简捷企业管理顾问有限公司,审 核,定义,为获得,审核证据,并对其进行客观的评价，以确定满足,审核准则,的程度所进行的系统的、独立的并形成文件的,过程,练习,3,、“将收集到的审核证据与审核准则进行比较所得到的评价结果”是（）,A,、,审核证据,B,、,审核发现,C,、,审核结论,D,、,观察结果,,www.judger.org,JMCC,审核的范畴,体系审核,标志审核,清洁生产审核,行为符合性审核,应负责任审核,职业健康安全管理体系审核,产品安全审核,,www.judger.org,JMCC,环境,/,质量,/,职业健康体系审核,客观地获取,审核证据,并予以评价，以判断一个组织的环境,/,质量管理体系是否符合所规定的环境,/,质量,/,职业健康体系审核准则的一个以文件支持的系统化验证过程，包括将这一过程的结果呈报委托方。,,www.judger.org,JMCC,审核类型,外部审核,第二方审核,第三方审核,内部审核,第一方审核,,www.judger.org,JMCC,第二方审核,提供选择、评价和认可供方,/,合作方的论据,帮助供方,/,合作方改进其环境,/,质量,/,职业健康安全管理体系,增加双方对环境,/,质量,/,职业健康安全要求的相互了解,,www.judger.org,JMCC,第三方审核,建立公司应达到的最低标准,获得注册证书,减少顾客与供方不必要的开支,有助于增强公司的市场竞争力,寻求专业的帮助,,www.judger.org,JMCC,第一方审核,使环境,/,质量,/,职业健康体系满足标准和,/,或其 它约定的文件（如合同要求、法律法规要求）,作为一种重要的管理手段,在第二、三方审核前纠正不足,维持、改进和完成环境,/,质量,/,职业健康体系的需要,,www.judger.org,JMCC,审核的特点,正规性,系统性,独立性,审核是一个抽样的过程,,www.judger.org,JMCC,审核的正规性,审核依据正式特定的要求进行,审核只能由有资格的人员进行,审核必须按正式程序进行,审核必须依据客观证据作出判断,审核结果必须有正式报告和记录,,www.judger.org,JMCC,审核的依据,(,审核准则,),合同要求,环境,/,质量,/,职业健康体系文件和规定,ISO9001/ISO14001,标准,法律、法规,一、,5,）练习,5,、某纺织厂的内部审核准则可包括（）,A,、,ISO9001/ISO14001,标准,B,、,组织的运行控制程序,C,、,纺织染整工业污染物排放标准,D,、,以上全是,,www.judger.org,JMCC,审核人员,接受正式的专业培训,具备参加审核的经历,不应审核自己的工作,经资格确认,心态,(,客观、公平、公正,),思维（逻辑系统）,,www.judger.org,JMCC,审核的系统性,按规定的程序全面的审核和评价与,审核对象有关的各项活动和结果,全部审核,部分审核,后续审核,,www.judger.org,JMCC,全部审核,必须对所有相关部门进行定期审核,至少每年一次,包括标准所有适用的要求,,www.judger.org,JMCC,部分审核,例行审核之外，下列因素也可能导致进行内部审核：,组织变化、产品结构变化,市场反馈,重大环境,/,质量事故,/,投诉,,www.judger.org,JMCC,审核范围,审核涉及的活动或区域包括：,组织机构（职责和权限）,管理、运作和环境,/,质量,/,职业健康体系的程序（是否符合标准的要求）,人员、设备和材料资源（是否满足体系有效运行）,工作区域和过程（是否得到确定和有效控制）,工作产生的记录（是否能证明体系有效运行）,文件、报告和记录的保管（是否符合标准和程序要求）,,www.judger.org,JMCC,审核的程序,审核准备,40%,审核实施,40%,审核报告,10%,审核跟踪,10%,,www.judger.org,JMCC,年度内审进度安排,确定年度审核的频次和形式,集中式审核的进度安排,分散式审核的进度安排,,www.judger.org,JMCC,年度审核的频次和形式,每,12,个月至少一次，覆盖标准所有要求,集中式,-,集中某一段时间完成对所有相关,部门的审核,分散式,-,分部门在不同时间进行审核,,www.judger.org,JMCC,集中式审核进度的安排,在程序文件中明确大致时间,具体时间用通知或审核实施计划形式通知相关部门,可不必编制年度内部审核进度计划,,www.judger.org,JMCC,分散式审核的进度安排,编制年度内部审核进度计划,对计划进行滚动修改,,www.judger.org,JMCC,年度内审进度计划,受审核部门,预计的审核月份,滚动修改的状态,,www.judger.org,JMCC,年度内部审核进度计划,已计划,已审核,已制定措施,措施已实施,已验证,,www.judger.org,JMCC,第二章 审核准备,确定审核组,（实事决策）,编制审核实施计划,制订检查表,审核前沟通（了解被审核部门情况,/,寻,求专业帮助）,,www.judger.org,JMCC,审核组的确定,管理者代表任命审核组长及成员,审核组长的选定,A),资格,B),专业能力、相关技术知识,C),工作经验,D),组织能力、整体判断能力,审核员的选定,A),资格,B),业务范围,C),专业知识（行业技术知识、法律法规知识、环境,/,质量,/,职业健康安全知识）,D),工作中的协调,E),为受审核部门所接受,,www.judger.org,JMCC,审核,实施计划,（一周前发出）,确定审核的目的和范围,确定审核的方法（,询问人、看现场、看记录、看文件、抽样,N3-12,分）,确定审核的时间安排,确定审核组人员的安排,,www.judger.org,JMCC,审核,实施计划,审核目的,审核依据,审核范围,审核员,日程安排,9-10,9-10,10-11,审核员,黄副总,小平,受审部门,品质部,黄副总,相关条款,,www.judger.org,JMCC,审核的方法,按部门,-,考虑涉及的,主要,环境,/,质量职 能和活动及涉及的相关条款,按条款,-,考虑涉及的部门,按环境,/,质量因素,-,以重要环境,/,质量因素为审核线索，贯穿全部体系要素，审核环境,/,质量因素的管理方案、控制程序、运行状况、控制状况及其结果,,www.judger.org,JMCC,审核的目的和范围,审核目的,-,第三方认证（准备）,-,调查重大不符合的原因（内部管理）,-,外部的检查（准备）,-,定期的审核（检查体系运行的符合性和有效性）,审核范围,-,全公司范围,-,某一个或几个部门,-,标准的部分条款要求,-,公司全部,/,部分环境,/,质量,/,职业健康体系文件的要求,,www.judger.org,JMCC,审核,实施计划,的内容,审核的目的和范围,审核依据的文件,审核组成员,审核详细的日程安排,1),首次会议,/,末次会议时间,2),审核组人员的分配,3),受审核部门及具体时间,4),主要的审核要点,拟制,/,批准人的签字,通知,(,发放,),的相关部门（必要时）,,www.judger.org,JMCC,检查表,的编写,检查表的作用,编制的准备,检查表的基本内容,检查表的要求,,www.judger.org,JMCC,检查表,的作用,指导审核整个过程的路线图,明确审核要点和方法,确保审核的覆盖面,减少组员之间不必要的重复,保持审核的方向和节奏,体现审核的正规化和专业性,作为审核的记录档案,,www.judger.org,JMCC,编制的准备,了解审核的范围,确定审核的重点,确定审核的策略,文件收集和审查,,www.judger.org,JMCC,审核的范围,审核涉及的活动或区域包括：,组织机构,管理、运作和环境,/,质量,/,职业健康体系的程序,人员、设备和材料资源,工作区域和过程,工作产生的记录,文件、报告和记录的保管,,www.judger.org,JMCC,明确审核的重点,公司的管理重点,已出现的环境,/,质量、安全问题,合同特别要求,标准要求的重点,上次审核的信息,,www.judger.org,JMCC,审核的策略,审核的方法,a,按部门,-,考虑涉及的主要环境,/,质量职能和活动及涉及的相关条款,b,按条款,-,考虑涉及的部门,审核的路线,a,自上而下,b,自下而上,c,随机,,www.judger.org,JMCC,审核路线（,1,）,某一部门审核路线,前台预订,接待服务,入住服务,退房,自,上,而,下,自,下,而,上,,www.judger.org,JMCC,审核路线（,2,）,运作体系审核的路线,签订合同,采购,制造,检验,入库,交付,服务,自,上,而,下,自,下,而,上,,www.judger.org,JMCC,审核路线（,3,）,自,上,而,下,自,下,而,上,某个活动的审核路线,制定演习计划,批准,组织实施,效果评价、记录,,www.judger.org,JMCC,文件的收集与审查,与被审核范围相关的文件,审核要点中涉及的记录和文件,,www.judger.org,JMCC,检查表的要求,明确部门与条款的关系,依据标准及环境,/,质量,/,职业健康体系文件要求,选择主要的工作内容,考虑薄弱环节及部门接口,抽样具有代表性,注意可操作性,,www.judger.org,JMCC,检查表,的基本内容,依据的标准条款,依据的环境,/,质量,/,职业健康体系文件,审核区域,/,部门,检查要点,验证方法,抽样数,验证结果,(,记录,),,www.judger.org,JMCC,检查表,受审部门,审核员,日期,条款,审核方法,审核记录,判定,,www.judger.org,JMCC,检查表的四要素,去 哪 里 地点,找 谁 被审核人,查 什 么 检查要点,如何检查 验证方法,,www.judger.org,JMCC,检查表案例,看什么,(,LOOK AT)-,要点,员工培训档案,（看现场、看文件、看操作）,找什么,(,LOOK FOR)-,验证内容,是否存在，是否包括所有相关人员（找证据）,看什么,(,LOOK AT)-,要点,消防演习挡案,找什么,(,LOOK FOR)-,验证内容,是否制定计划、是否经过批准、是否总结分析,,www.judger.org,JMCC,审核前沟通,提前通知受审核部门,审核组内部会议（必要时）,a,）,审核准备情况,b,）,讨论疑难问题,c,）,提出注意事项,JMCC,第三章 审核的实施,首次会议,现场审核,不合格,/,不符合报告,审核组会议,末次会议,,www.judger.org,JMCC,首次会议,审核签到,介绍审核组成员,介绍审核目的和范围,介绍审核依据,审核计划安排的确认,介绍审核的方法和程序,问题澄清,确认末次会议时间,练习,一、,2.,内审首次会议的主要目的之一是（）,A,、,为审核制定计划,B,、,介绍审核组成员以及实施审核所采用的方法和程序,C,、,确定实施审核所需的资源的审核人员,D,、,以上全部都是,,www.judger.org,JMCC,现场审核,组长控制审核的全过程,审核路线的展开,检查表的使用,审核技术与诀窍,审核的抽样,审核的验证,做好检查笔记,不确定问题的处理,不合格,/,不符合的处理,,www.judger.org,JMCC,审核过程的控制,执行计划,保持进度,协调气氛,保持客观,审定结果,,www.judger.org,JMCC,审核路线的展开,记录,实施 记录,相关文件 实施 记录,相关活动 相关文件 实施 记录,部门职责 相关活动 相关文件 实施 记录,相关活动 相关文件 实施 记录,相关文件 实施 记录,实施 记录,,www.judger.org,JMCC,检查表的使用,依据检查表并考虑灵活性,标准要求,文件要求,检查表,(,问题,),回答,事实,记录结果,结论,(,合格、不合格,/,不符合,),检查表,(,答案,),现场审核,(,面谈,提问,观察,抽样,验证,),,www.judger.org,JMCC,技术与诀窍,询问适当的问题,验证对问题的回答,观察实际发生的事情,,www.judger.org,JMCC,审核的面谈,选择合适的面谈对象,被审核区域,/,部门的负责人,直接责任人,/,操作者,提问策略,提出恰当的问题,正确的提问方式,,www.judger.org,JMCC,提问与聆听,(1),提出恰当的问题,WHAT,WHY,WHERE,WHEN,WHO,HOW,,www.judger.org,JMCC,提问与聆听,(2),正确的提问方式,开放型,说到污水处理的控制，你们是如何校准所使用的,PH,检测仪的？,你是如何参与事务的？,封闭型,这份文件是你的吗？,引导型,你是按主管的要求进行这项工作的，是这样的吗？,,www.judger.org,JMCC,审核的抽样,随机抽样,适当数量（检查表）,审核员亲自抽样,征得被审核人员同意,,www.judger.org,JMCC,审核的验证,依据客观证据,面谈所的信息应再验证,责任人的谈话可作客观证据,非责任人的信息只作线索,,www.judger.org,JMCC,客观证据,实际（客观）存在的,不受情绪或偏见左右的,可以阐述的,可以形成文件（书面表达）的,可以是定量的,可以是定性的,与环境,/,质量,/,职业健康安全有关的,可验证的,,www.judger.org,JMCC,审核笔记的作用,便于下一部门调查,同事之间参阅,需要时查阅,,www.judger.org,JMCC,审核笔记的内容,审核不合格,/,不符合的证据,文件名称、编号、版次,产品,/,服务名称、标识,区域,/,工位,设备名称,/,所在区域,记录名称,/,标识,/,时间,不合格,/,不符合事实,审核线索,,www.judger.org,JMCC,不确定问题的处理,立即跟踪,记下来，稍后跟踪,忽略，不考虑,,www.judger.org,JMCC,不合格,/,不符合的处理,记录不合格,/,不符合事实,注意相关事项,同被审核方负责人确认,,www.judger.org,JMCC,不合格,/,不符合报告,不合格,/,不符合的确定,不合格,/,不符合的定义,不合格,/,不符合的确定,不合格,/,不符合的判断,不合格,/,不符合的描述,不合格,/,不符合报告,,www.judger.org,JMCC,不合格,/,不符合的确定,什么是不合格,/,不符合？,-,没有满足要求,A,）,合同要求,B,）,ISO9001/ISO14001,标准,C,）,公司环境,/,质量,/,职业健康体系文件和有关规定,D,）,法律、法规及其他要求,,www.judger.org,JMCC,不合格,/,不符合的确定,体系性不合格,/,不符合,环境,/,质量,/,职业健康体系文件与选定的标准、合同要求或有关法律法规不符,实施性不合格,/,不符合,实际操作与体系文件描述不符,有效性不合格,/,不符合,按规定要求进行实施，但效果未能达到规定要求,,www.judger.org,JMCC,不合格,/,不符合的确定,根据不合格,/,不符合的程度，可分为：,严重不合格,/,不符合,轻微不合格,/,不符合,,www.judger.org,JMCC,严重不合格,/,不符合,环境,/,质量,/,职业健康体系与约定的环境,/,质量,/,职业健康体系标准或指定的要求不符,造成系统性或区域性严重失效的不合格,/,不符合（可能由多个轻微不合格,/,不符合说明）,可造成严重后果的不合格,/,不符合（如对人生安全、环境,/,质量等造成严重危害）,,www.judger.org,JMCC,轻微不合格,/,不符合,孤立的人为错误,文件偶尔未被遵守，造成的后果不严重,对系统不会产生重要影响,,www.judger.org,JMCC,不合格,/,不符合的判断,依据客观证据,确定不符合标准的条款,确定不符合相关的文件要求,,www.judger.org,JMCC,不合格,/,不符合判断,是不是孤立次要的问题？,这项不合格,/,不符合是否过于频繁的发生,是严重的还是轻微的？,是否有足够的事实支持我的发现？,需要采取什么样的纠正措施？,提出这样的问题对受审核方有多大的帮助？,,www.judger.org,JMCC,不合格,/,不符合的描述,事实的准确观察 （判断）,在哪里发现 （地点）,发现了什么 （事实）,为什么不合格,/,不符合 （原因）,谁在场 （职位）,采用专业术语 （正规）,要便于查找 （追溯）,利于的改进 （帮助）,,www.judger.org,JMCC,不合格,/,不符合的描述,注意事项,-,描述文件的标识,/,名称,-,描述记录的标识,/,名称,-,描述相关职位,/,工位（不要指出姓名）,-,描述设备的编号,/,名称,-,描述相关的区域,-,描述不符合的原因,-,描述不符合标准条款和文件,,www.judger.org,JMCC,不合格,/,不符合描述（例一）,不完整的描述：,A.,工作区域的测量设备有部仪表超出了校准日期,不符合,ISO14001,：,2004,之,4.5.1,条。,,www.judger.org,JMCC,不合格,/,不符合描述（例一）,完整的描述：,B.,放在,ISO,办的设备编号为,EO17,上的一部噪声测试仪已超过校准日期,表上标签 注明校准有效期为,6,个月,现已超出两个月,不符合,ISO14001,之,4.5.1,条。,,www.judger.org,JMCC,不合格,/,不符合描述（例二）,不完整的描述,:,A.,询问,ISO,办的林海得知，公司体系运行以来，没有对运行活动进行环境,/,质量监测。如果缺少监测数据，怎么能证明公司的环境,/,质量绩效！,,www.judger.org,JMCC,不合格,/,不符合描述（例二）,完整的描述,:,B.,询问,ISO,办得知，公司体系运行以来，没有对运行活动进行过环境,/,质量监测。经现场确认属实，不符合,ISO14001:2004,版条款,4.5.1,的要求,,www.judger.org,JMCC,不合格,/,不符合描述（例三）,不完整的描述,:,A.,公司从来没有组织过消防演习，违反了文件和标准的要求。,JMCC,不合格,/,不符合描述（例三）,完整的描述,:,B.,公司程序文件,EOHSMSP06,应急准备和响应控制程序,4.5.6,条规定，保全处每年应组织一次消防演习并记录，但查,12,个月来体系运行的记录资料，没有发现有关的记录，保全处处长证实从来没有进行过消防演习。不符合,ISO14001:2004,中,4.4.7,的要求。,,www.judger.org,JMCC,不合格,/,不符合报告,现场审核观察结果的陈述,经受审核部门确认,审核报告的组成部分,提交受审核部门的正式文件,,www.judger.org,JMCC,不合格,/,不符合报告的内容,受审核部门,审核员,不合格,/,不符合报告编号,日期,不合格,/,不符合描述,受审核方确认,提出建议的纠正措施要求,,www.judger.org,JMCC,审核组会议,现场审核结束后，末次会议之前，或审核过程中定期（每天结束）召开,同审核组成员参加,讨论审核结果,沟通审核信息、线索,协调审核方向,审核组长作审核总结准备,,www.judger.org,JMCC,末次会议,签到,致谢,重申审核目的和范围,确认审核计划的实施情况,正式提出不合格,/,不符合项,澄清,宣布审核结论,提出纠正要求,结束,,www.judger.org,JMCC,第四章 审核报告,纠正措施,审核报告的内容,,www.judger.org,JMCC,纠正措施,审核员协调受审核部门提出纠正措施要求,采取必要的补救措施,发现不合格,/,不符合的根源,针对根源采取纠正措施,纠正措施的描述要具体,,www.judger.org,JMCC,纠正措施,修改现行做法,对现有人员进行培训,增加资源,,www.judger.org,JMCC,审核报告的内容,审核的目的和范围,审核依据文件,审核组成员,审核时间,审核不合格,/,不符合项分布,审核综述,不合格,/,不符合报告,,www.judger.org,JMCC,审核综述,说明发现的不合格,/,不符合项,根据审核的不合格,/,不符合项对受审核部门的环境,/,质量,/,职业健康体系作出评价：,-,好的方面,-,存在的不足,-,努力的方向,,www.judger.org,JMCC,第五章 审核的跟踪,审核组提交审核报告,受审核部门采取纠正措施,受审核部门记录已采取的纠正措施,审核员在规定的时间内验证,根据验证结果判断纠正措施的有效性,所有纠正措施完成，审核关闭,,www.judger.org,JMCC,