文件管理与控制制度.docx

文件管理与控制制度
本章所述文件系指公司的各项管理制度性文件，以及研发技术规范性和标准化文件、品质体系文件；
一、文件管理
（一）管理制度文件：
指公司制定并公布下发执行的各项管理制度，包括《员工手册》，公司组织管理结构，运作流程、年度工作规划，企业发展战略规划，各部门的管理制度和流程；
（1）文件编审及发布：
①组织相关部门进行充分讨论修改；
②逐级上报主管领导审核；
③文件审核同意后，经核对、打印、制作后按统一的文件发布格式发布；
④文件发布应安排在生效日期前；
（2）文件发布内容及格式：
①封面
a公司名称、标识；
b文件名称（标题）；
c制定人、审核人、批准人及日期；
d生效日期；
e 版本（试行版、正式版、中文版、英文版，也可用大写英文字母）；
f修改状态；
g 修改记录；
②刊头
a文件的名称及编号（标题）；
b 版号；
c页码；
③目录（制度汇编）；
④正文（主要内容）；
a目的：制定此文件（制度）的目的；
b适用范围：该文件所涉及到的部门活动人员等；
c负责组织实施部门；
（3）文件归档和保管：
①此类文件归档和保管由行政部负责，原件存放在行政部文档室，各部门留复印件；
②所有文件分类、整理后要建立分类帐目录；
③各类文件须有专柜，上架管理，排列方法，一般从左到右、从上到下，每个柜子要编流水号；
④绝密文件应单独存放保管；
⑤所有文件未经报批，一律不得外借；
⑥文件应存放在空气干燥、通风性良好的位置，注意安全；
（4）文件编号：与公文编号相同；
（二）研发技术及品质体系类文件
（1）此类文件严格按照ISO体系文件标准化程序及要求进行编定；
（2）此类文件的保管由各拟制部门指定专人自行保管，并报行政部备案；
（3）密级划分按《保密制度》并结合实际情况而确定；
（4）文件编号可参照公文编号；
二、文件控制
（1）文件发放，由发放部门做好登记，领用人签名登记，记录表送交一份行政部备案；
（2）文件更改一般由原审批职能部门或人员进行审核、批准；
（3）根据发放文件的登记，及时更换或撤回作废文件；
（4）作废文件应有明确的标识（加盖作废印章），并将其回收后统一处理；
（5）机密级以上（含机密文件）文件不允许私自复印，由发文部门复印并加盖受控印章；
（6）密级划分确定后，凡机密级（含机密级）文件发放时须加盖受控文件印章，防止复印件的流传而造成失控；
（7）需转发的文件，也应由转发部门复印后加盖印章；
（8）文件破损、遗失均应办理相应的申请手续才能补发；
（9）需扩大使用范围，增补文件时，严禁自行复印，应由文件管理人员统一复印，并加盖受控印章，登记发放；
（10）严格遵守《保密制度》规定；