采购申请单&采购申请批准.docx

一、采购申请单的构成
采购申请单的构成会因申请标的的复杂程度、重要性等实际情况而有差异，行业内没 有一份通用的采购申请单，大多数企业都需要根据自身实际情况设计采购申请单的格式和 内容并在内部实现标准化。采购申请单是采购需求信息的载体，通常需要包含便于采购的必要信息，包括申请人基本信息、采购申请的具体清单和批准栏等。
1)申请人基本信息
申请人基本信息包括申请人，申请部门，申请日期，成本中心/代码，项目名称或代号等。
2)采购申请的具体清单
●所需产品或服务的品名/编号，规格描述。
●数量、预估单价、预估总价。
●期望到货日期、交付地点。
●推荐或指定的供应商名单。
3)批准栏
批准人签字、批准日期等。
采购申请单的内容会因企业采购政策的不同而有所差异。比如，有些企业会将供应商、价格等信息列在申请单上，而有些企业会将这类敏感信息对非采购部门进行保密而不显示在申请单上。
二、采购申请的批准
1)采购申请的批准流程
采购申请的批准需要遵守组织的政策要求、流程定义或授权书的授权。通常，提出采 购申请的部门获取相关的批准之后，将采购申请单交给采购部门执行。有些组织还会要求 采购人员或采购部门主管作为审核方在采购申请单上签字确认，这使得采购部门能提早参 与进来并起到交叉检查作用。 一般来说，大多数组织会通过采购政策规定级别批准权限或 金额批准权限，不同级别的批准人员权限不同，可批准的金额上限也不同。采购部门处理 采购申请之前要确认采购申请单是否已经获得必要的批准。传统的批准形式是在纸质文 档上签字或盖章，现在电子签名和电子签章的使用越来越普遍，可以满足无纸化作业、 跨区域批准及移动办公的诉求。但无论采用何种形式，都应留存必要的记录，以便追溯和审计。
当组织正在开发新产品/服务或实施其他重大项目(如外包或流程升级)时，采购部门 应该参与到需求的批准流程中并发挥采购职能的作用。采购部门应该与内部客户协作或作为 跨职能团队的一部分来确定需求。在这些情况下，需求分析要识别满足组织业务需求的采购 特征。在需求分析过程中，必须区分必需的“需求”和非必需的“想要”。高标准的但非 必要的需求可能会减少可用的供应商数量、延长交货提前期(Lead-Time,LT),  并增 加成本。例如，当购买一台新机器时，工程部门可能想要10年的使用寿命。但是，如果 产品及其生产技术的迭代周期为3~5年，则应降低对使用寿命的要求，换取降低机器的购 买价格的机会。
2)不同需求的批准流程的特点
不同的需求具有不同的特性、成本、采购交付风险，需要不同的批准流程。虽然总体 批准流程可以保持相对一致，但不同需求对应的管控重点和方法会有所不同。例如，对于 系统驱动型采购申请，审批的焦点在需求计划， 一般采用授权模式， 一旦生产计划被批 准，通过ERP 系统产生的需求清单就直接交由采购部门执行，甚至直接转换成采购订单； 对于生产性间接物料需求，可能会在触发预设的最低安全库存值时批准采购；资本类需求 涉及的采购金额大、采购专业性强、采购周期长，相关产品在整个生命周期需要维护保 养，此外资本类需求还涉及资产的财务运作，故需要采取特别的审核和批准流程，例如需 要财务或预算部门介入；非生产性消耗类需求大多是对低值易耗品的需求，其采购申请往往只需要需求单位的主管批准。
3)采购申请的合规性
考虑到采购的专业性要求和采购可能对组织产生的影响，采购工作应该由受过专业培 训的被授权人员负责。组织对采购申请与批准的流程、政策必须有明确、清晰的定义，确 保合规。根据组织管理结构与采购政策， 一部分采购工作会由非采购部门执行。例如差 旅、办公用品的采购由行政部门负责，市场促销和广告支出由市场销售部门承担，等等。 组织需要在流程执行和职责履行方面加以监管，避免出现未经授权的行为或违规作业的情 况。未经授权的行为可能引发的风险有：出现违反组织的流程与政策的事情；需求没有经 过正常审批，支出不合理；如果使用不合格的供应商，不能保障产品和服务的质量；在谈判中可能会缺乏采购优势，不能取得更优惠的价格；内部腐败，影响组织的利益和声誉。
4)批准流程的简化
为了简化采购申请批准流程，有一些特殊的做法，如使用小额现金支付、网络支付和 采购卡支付。采用这些做法能提高流程效率、降低采购成本，但同样需要有相应的规定， 以避免违规采购和以化整为零的方式规避采购控制与监管。例如，采购部门使用专业方法开发合格供应商，与之确定交易条件，使用部门或使用者直接采购时据此执行。
(1)小额现金采购与网络便捷采购
对于一些小额或零星物品的采购，为了提升效率并降低管理成本，需要简化采购申请 批准流程。例如，使用部门不经过正常的较为复杂的批准流程，使用现金直接购买所需的 物料或服务，然后拿发票到财务部门报销。在项目采购中，利用小额现金进行少量采购或 者紧急采购是一种常用的采购方法，其目的是不影响项目进展。但组织一般会对此做出金额方面的限制，例如每次采购不能超过2,000元。
随着互联网技术与网络安全技术的日益成熟，网络支付已经成为一种潮流和便捷的支 付手段，具有代表性的有微信支付、支付宝支付、Apple Pay 等。在我国，人们已经习惯使用网络支付，网络支付逐步取代了现金支付。
(2)采购卡采购
采购卡 (Procurement   card,P-card),  是一种申购人被授权使用，由银行发行的 信用卡，用于直接为低金额、高频率的采购付款，例如小额紧急采购、低值易耗品的采 购、办公用品的零星采购等。企业内部被授权的员工可以直接使用采购卡采购和交费，然 后逐月与银行清算。采购卡的使用减少了文书工作，使采购和财务人员能够专注于更多的 高价值活动。使用采购卡支付带来的好处有缩短采购周期，提高内部客户满意度，采购人 员能根据需要随时进行采购，简化内外部流程，降低处理费用，减少中小额采购订单的数量，采购人员可以关注更重要的或战略性工作。
使用采购卡支付时，企业需要适当地限定单次支付金额、指定供应商、限定支出类别 等，缺少限制可能会导致支出增多，采购卡流向太多的供应商从而失去了集中采购的优势。采购卡支付作为一种支付方式有其优势，但在我国的应用范围不如网络支付广。
随着信息系统的广泛应用和互联网的普及，采购申请的批准流程在电子化(无纸化) 方面有了较快的发展。在这种大背景下，出现了很多取代传统审批手续的方法，比如预算 授权、网上电子签章或采购一供应商流程协同。表1-3 所示为采购申请批准流程的电子化策略。