秘书-事务管理-时间管理说课讲解.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,秘书-事务管理-时间管理,1.要事第一,ABCD法则,办事的优先次序,2.以终为始,是必须要做的吗？,不完成会怎样？,是自己想要的吗？,和目标直接相关吗？,回报及收益高吗？,3.学会说“NO！”,1.耐心倾听,2.如无法当场决定则要告诉他你要考虑多长,3显示慎重.,4.表情应和颜悦色,5.态度坚定,3.学会说“NO！”（续）,6.指出拒绝的理由,7.拒绝的是请托而不是他,8.如有可能为他提供其他可行途径,9.切忌透过第三者来拒绝,4.,如何对付不速之客,1.不要采行无条件的门户开放政策,2.,授权秘书对约会事宜作初步之安排,3.授权秘书甄别并拦截来客。,4.规定接见部属之时间。,4.,如何对付不速之客（续）,6.在办公室外接见外界不速之客。,7.站立会客。,8.让秘书控制会谈时间。,限时面谈。,10.,宁可提早上班，但不要延迟下班。,11.定期与部属会面。,5如何减少冗长会议,会议前,会议中,会议后,6办公桌上的“5 S”运动,整理废纸篓的作用,文件存档系统,“各就各位”的摆置,集中精力做一件事,不要总是重复处理同一文件,不要为了表面的整洁而塞入一处,下班前的清理,整理 整顿 清扫 清洁 修养,四、时间管理矩阵图,危机,紧急的问题,有限期的任务、会议,准备事项,准备事项,预防工作,价值观的澄清,计划,关系的建立,真正的休闲充电,授能自主管理,干扰，一些电话,一些信件、报告,许多紧急事件,许多凑热闹的活动,细琐、忙碌的工作,一些电话,浪费时间的事,“逃避性”活动,无关紧要的信件,看太多的电视,不紧急,紧急,重要,不重要,A,B,C,D,五、时间管理的工具,工作中,有哪些工具可以用来管理时间?,1、时间表,2、闹钟,3、效率手册,4、商务通,5、值班表,时间表有哪些种类呢？（电子表格,）,年度计划表,月度计划表,季度计划表,周计划表,日程表,工作日志,编制日程表时应注意以下事项：,1、注意轻重缓急,2、预约,3、留有余地,4、内外兼顾,5、行踪保密,6、提高效率,7、领导同意,日程安排表,工作条理性训练,周一上班,行政助理小李需要完成以下工作:,1、给某客户打电话，与对方联系自己的领导下周四将与他约会的事宜；,2、为下午部门经理会议复印所要讨论的报告及会议日程表，每人一份（8人，每份10页）,3、向人资部门写报告，申请今年的休假。,4、复印一份将给某客户的答复信以备存，原件邮寄给对方,5、拆封、分类和传递今天收到的邮件,6布置下午要使用的会议室，准备茶水和咖啡,7、为上司预定周末去天津的火车票,8、将财务部新发的办公经费报销规定复印一份备存，原件放置文件传阅夹中给部门同事传阅,9、做这些事的同时，他还接待了3位访客，接了数个电话,他迅速地开始工作，弄得手忙脚乱，临近下班时间，仍有部分工作没有完成。你帮他出出主意，该如何处理这种情况？,编制时间表的注意事项,1、尽可能归为一页，并标出时间段,2、表内包括日期、时间、活动内容、地点、备注等,3、当计划变动时，应及时变更计划表,4、认真细致、主动沟通、留有余地,5、领导一份、本人留存一份,6、用简明的文字将信息填入表格，包括内容等,2006年6月5 日（下周三）公司总部副总裁王明一行五人将来我公司视察。视察内容包括：听本公司领导叙职（上午9：00-11：00在公司主楼第二会议室）中午11：30-12：30在公司宾馆餐厅海王星厅就餐，我公司陪同人员有我公司经理、副总经理（共二人）、办公室主任、公关部部长，经理秘书纪颖，共6人；出席本公司科技人员获国家科技奖表彰大会（15：2016：20在本公司礼堂举行，下午13：3015：00）；检查实验大楼的建设情况（15：2016：20在工地现场）；晚餐在17：0019：00举行（地点同中午）。请列出工作日志。,实战演练,管理日志,星期三,工作日志的管理（秘书个人）,1、提前了解上司工作和活动的信息，并填入日志，第二天一早再次确认,2、填写的信息要清楚、方便阅读，保持日志整洁，可用彩笔做记号,3、信息完整，标明活动的时间、地点、姓名、联络等。,4、及时更新，并告知上司变化。,5、提醒上司执行计划。,2、工作日志填写的信息内容（秘书）,上司的各项活动需要秘书协助的准备的事宜：发言稿、会议议程、订机票；草拟的合同和订餐,上司交办的工作：签字仪式联系地点、媒体,自己职责中应做的工作、活动：工作总结、参加值班,1、工作日志填写的信息内容（上司个人）,上司参加的内部会议、活动情况：记清时间、地点、内容,接待人员：来访者的姓名、单位、时间,上司参加的外部会议和活动：时间、地点、细节、对方的联络方式,上司的个人安排：看病等,上司私人的信息：亲属的生日，并提醒,实战演练,完成P148的工作实务题3,时间,工 作 内 容,9：00,部门会议，4楼412室，带相关文件资料,10：00,11：00,确认所订的上司与客户的午餐,12：00,午餐前，将3位应聘人的资料分关有关人员,13：00,确认面试地点在315房，摆桌椅，准备相关资料,14：00-15：00,面试人员，每人用时30分钟,16：00,面试小组讨论,17：00,检查准备上司第二天参加会议的资料,工作日志 2005年4月15日 星期三,工作日志 2005年4月15日 星期三,秘书实务题,天地公司销售部经理第三季度会议较多,七月的前两周要在上海开会;八月的第二周要去香港参加5天会议;每月的最后一个星期五上午是销售部固定的部门会议;八月最后一个星期三要参加公司的办公会议,七月的第三周星期二要在公司开销售会议,传达上海会议精神,八月第一周的星期一还要面试三个营销员;九月的前两周希望安排休假,请你帮助天地公司的秘书钟苗,为她的上司制定一份会议时间表,第二季度会议时间表（2005.79）,月份,周次,七,八,九,一,上海会议,周一上午:面试3位营销员(小会议室),休假,二,上海会议,香港会议,休假,三,周二：销售会议,传达上海会精神(大会议室,四,周五(上午)部门会议,周三:办公会议(大会议室)周五,上午:部门会议,周五上午:部门会议,实务题,请同学们帮钟苗起草一份周时间表。表内内容可虚拟,钟苗现在把周安排表列出来了，看，就这么简单,周工作计划表,年 月 日,时 周次,间,星期一,星期二,星期三,星期四,星期五,09：00,经营会议,面试,10：00,拜访客户,11：00,12：00,13：00,14：00,15：00,16：00,制表人：钟苗,约会安排,安排约会时的注意事项：,1、周未或节假日时不安排约会,2、周一早晨或周五下午少安排约会,3、上司出差刚回，避免马上安排约会,4、上司出门前，再次确认约会是否有变更,5、约会时，务必弄清所有相关信息,谢 谢！,电子工作日志学会使用Outlook对时间进行管理,秘书办公室：,钟苗正在忙着安排下周的会议事宜,这时电话响了,孙总：“钟苗，我下周事太多，帮我列个表出来，而且要具体到每天；另外，到五一虽然还有一段时间，你先列一个五一七天值班表出来，也好让大家提前有个准备。”,实训题,帮钟苗编写一份“五一”七天值班表。,要求：1，值班人员中要有负责人和具体值班人；人员姓名自拟；,2，值班地点标明清楚。,3，值班时间必须是全天的，要清楚明白，一目了然。,4，简单写明值班内容，结合该公司性质自拟。,3，值班工作与值班表,（1）值班工作内容：电话、接待、值班日记记录，要尽量详细；信息传递，既将重要或需紧急处理的信息向有关人员通报。,（2）值班工作制度：岗位责任制度、交接班制度、信息处理制度、保密制度。,（3）编制值班表,值班人员：负责人或带班人；,值班人；替班人。,值班时间：值班的期限和具体值班时间。,值班地点：应写清指定地点。,值班内容：应简单标明。,（4）值班工作注意事项,不能间断，必须保持其连续性；,值班表编制完成后应与相关人员协商并报主管领导审定后执行。,值班日志表,人员值班安排表,此课件下载可自行编辑修改，仅供参考！感谢您的支持，我们努力做得更好！谢谢,