物业档案管理手册.doc

1 2020 年 4 月 19 日 物业档案管理手册 文档仅供参考 2 2020 年 4 月 19 日 档案管理手册 前 言 档案是历史的真实记录,是企业发展过程的见证。为确保公司档案资源的真实、完整、有效,使档案资源更好地服务于企业的改革与发展,现依据、等有关法律、法规和制度,坚持系统性、实用性、可操作性原则,针对公司档案工作现状,着眼于公司未来发展,编制了(以下简称”)。由”机构设置与职责”、”档案分类方案”和”档案管理制度”三部分组成,其中”档案管理制度”包括”文件归档管理制度”、”公司档案日常保管制度”、”会计档案管理制度”、”声像档案管理制度”、”信用档案管理制度”和”电子档案管理制度”。三部分全面介绍了档案工作的内容、工作方法、操作技能等,直接指导公司档案工作的实践。中所称”公司”指泛海物业管理有限公司。中所称”所属各单位”指公司所属子公司、分公司、在京管理处、会所 适用于公司总部及各所属单位。所属各单位参照本制定本单位档案管理制度。文档仅供参考 3 2020 年 4 月 19 日 二一二年二月 文档仅供参考 4 2020 年 4 月 19 日 目录 第一部分第一部分 档案机构设置与职责档案机构设置与职责 .错误!未定义书签。第二部分第二部分 档案分类方案档案分类方案 .错误!未定义书签。第三部分第三部分 档案管理制度档案管理制度 .错误!未定义书签。文件归档管理制度.错误错误!未定义书签。未定义书签。公司档案日常保管制度.错误错误!未定义书签。未定义书签。会计档案管理制度.40 声像档案管理制度.48 信用档案管理制度.53 电子档案管理制度.57 文档仅供参考 1 2020 年 4 月 19 日 第一部分 档案机构设置与职责 第一章 总 则 第一条 公司根据物业管理行业特点及公司运行管理模式,按照”统一领导、分级管理”的原则,积极搭建档案管理体系,形成公司和所属各单位齐抓共管的工作格局。第二章 档案机构设置及岗位管理职责 第二条 档案管理机构设置(一)公司总经理是档案管理的最终领导人;公司行政管理部为执行机构,主要负责公司档案的管理,并对所属各单位档案管理工作进行指导、监督和检查。(二)档案室是集中保管公司档案的馆藏机构,是公司所有档案的最终保管地。公司总部和所属各单位必须配置档案室,部门配置专用档案柜。(三)公司配置公司级档案管理员,同时兼任公司总部单位档案管理员,统筹公司总部及所属各单位档案管理工作;所属各单位配置单位档案管理员,统筹管理所在单位档案工作,负责接收、收集、整理、保管和提供利用各类档案。各部门按需求配备部门级档案管理员,自行保管档案的部门必须配有部门档案员,负责部门档案管理工作。文档仅供参考 2 2020 年 4 月 19 日(三)所属各单位档案的管理分为三个阶段。第一阶段:由部门档案员保管,在项目发生、档案产生时,第一时间交部门档案员保管,将档案进行初步整理,确保第一时间产生的档案不流失。第二阶段:由公司档案员在本单位保管,各部门、项目根据档案的重要程度和移交期限,将档案分类、分批送交档案室。第三阶段:定期向公司行政管理部移交(具体条款见第五章)。第三条 公司及所属各单位档案员职责(一)认真贯彻党和国家及上级主管部门关于档案工作的法律法规及有关政策。制定档案的工作计划,进行工作总结,并对总部各部门、所属各单位档案管理工作进行指导、监督、检查。(二)负责对所在单位各部门各类档案的接收、分类、编制检索工具,进行科学的系统管理,有权拒绝接受不符合归档要求的档案,有权要求有关部门或所属各单位按标准重新收集齐全完整。(三)对档案进行保管、登记、统计和定期清查工作。所属各单位档案员每月对单位档案进行自查,将具体情况以文字形式上报公司行政管理部;公司档案员每年对所属各单位档案管理工作进行抽检,对不符合要求的及时提出整改意见并跟进整改情况。(四)对重要档案进行整理立卷。(五)按照集团要求,建立统一格式的公司档案台帐,规范全公司档案台账系统,所属各单位档案员须将每年档案台帐上报至公司行政管理部备案。(六)公司及单位档案员积极配合人力部门和财务部门档案管文档仅供参考 3 2020 年 4 月 19 日 理工作,做好整体档案的衔接。(七)提供档案利用服务,并对档案室资源进行开发利用,编写大事记与专题,更好的发挥档案价值,体现公司历程与风采。(八)对档案室馆藏进行补充和完善,如设置分类表、增加新项目、修订目录等。(九)积极开展档案知识宣传工作,增强全体人员的档案意识。对保管期限已满的档案进行鉴定并负责向主管领导汇报处理意见。(十)组织部门档案员进行业务学习和业务培训。(十一)树立和加强保密观念,做好文件、资料,档案的保密、保管工作。第四条 公司各部门、所属各单位部门档案员职责 (一)部门档案员负责本部门的档案工作,承担本部门文件、资料、图纸和实物档案的形成、积累、保管、整理、立卷归档工作,工程资料应随工程进度同步收集、整理并按有关要求向单位档案员移交,保证归档文件材料完整、准确、系统。(二)根据部门不同各类文件形成的特征,及时制定案卷类目,合理分类存放,便于平时利用和立卷归档。(三)主动接受单位档案员的业务指导和监督检查,并按规定时间向公司档案员移交。归档案卷要做到:组卷合理,编码页号准确,目录填写清楚,案卷标题简明扼要。(四)财务部门、人力部门的档案员负责该专项档案的管理工作。文档仅供参考 4 2020 年 4 月 19 日(五)人事部门档案员负责人事档案的收转,及时将收集的人事档案材料转递至员工档案存放地。(六)积极宣传和执行和,注意文件材料的安全和保密工作。文档仅供参考 5 2020 年 4 月 19 日 第二部分 档案分类方案 第一章 档案分类原则 第一条 档案分类原则是以公司全部档案为对象,依据公司管理职能,结合档案构成的内容及其形成特点,保持档案之间的有机联系,既能满足档案分类管理的需求,又可适应今后发展的需要,具有一定的包容性和延伸性,便于科学管理和开发利用。第二条 为了便于管理利用,本方案只设到二级类目。二级及以下类目可根据实际自行调整。第二章 类目的设置及标识符号 第三条 根据管理职能及公司档案的实际情况,本公司档案分类设置六个一级类目。即:党群工作类、行政人事管理类、经营管理类、品质管理类、物业管理类、会计档案类。有些档案难以归入以下大类的,可根据实际需要增设一级类目。第四条 类号:类号是指类目的标识符号。用以表示类目在分类体系中的位置和排列顺序。类目的级位表示上下位的隶属关系。党群工作类-A 文档仅供参考 6 2020 年 4 月 19 日 行政人事管理类-B 经营管理类-C 品质管理类-D 物业管理类-E 会计档案类-F 第五条 分类二级及二级以下类目采用阿拉伯数字数字标识,并采用八分法编号,即从1.2.8,八位数字表示前八个类目,第九类目则在9的后面扩展,第九类目用91,第十类目用92依此类推,直至第十六类目用98结束。第三章 档案的分类方法及编号排列 第六条 编号是用来标识档案的一组代码,具有唯一性,档号不得重复。档案的编号一般编写在案卷封面和脊背上,在编号时,英文字母与阿拉伯数字之间不用隔开。阿拉伯数字标识的类目层次中间用间隔号”隔离开,分类号与时间、案卷号中间用间隔号”-”隔离开。第七条 党群工作类、行政人事管理类、经营管理类、品质管理类分别按”专题年度”进行分类,一个年度一个案卷流水号。第八条 为了保持项目的完整性,根据物业管理的特点,特规定将基础管理类、房屋管理及维修养护类、共用设施设备管理类、文档仅供参考 7 2020 年 4 月 19 日 保安、消防车辆管理类、环境卫生管理类、绿化管理类、精神文明建设类、管理效益类作为物业管理类的二级类目。物业管理类的三级类目按物业管理项目设置。第九条 会计档案类的二级类目按文件形式(名称)设置。按大类分属类编号排列,即在会计档案类下分别按会计凭证、会计账簿、财务报告及其它等四个二级类目顺序排列,每个二级类目内再分别按年度/月份顺序排列。第十条 声像档案、信用档案及电子档案等其它非纸质形式的档案,其形成和反映的内容、作用与纸质档案有不可分割的联系,一般不单独设置类目,可视其内容特征在区分载体形式的前提下,同纸质档案对应分类编号,按类别顺序排架。考虑其载体形式和保管要求不同,应分柜保管。声像档案、信用档案、电子档案采用按类别区分代号的大流水编号,按类别分别排架的方法,声像档案的代号为”S”,信用档案的代号为”X”,电子档案的代号为”D”。第十一条 档号示意:一、公司总部档号示意:例:F01-.01-04 第四卷 1 月 一级类目(会计档案)二级类目(会计凭证)文档仅供参考 8 2020 年 4 月 19 日 二、分公司档号示意:例:民生金融中心行政部 1 月第四卷档号如下 MS-B01.02-.01-04 第四卷 1 月 一级类目(行政类)二级(公司来文)单位代码 第十二条 案卷排架(一)党群工作类、行政人事管理类、经营管理类、品质管理类,分别按大类、年度、专题排架,即把同一大类的案卷首先按年度分排。(二)物业管理类按大类、年度、项目(一个项目、一个年度、一个专题)排架。对于分阶段和项目更新、改造、维护、维修中形成归档的文件材料,采取预留空位的方式保持项目档案的完整、系统。(三)会计档案按会计凭证、会计账簿、会计报表、其它分别进行排架。文档仅供参考 9 2020 年 4 月 19 日 第四章 档案分类、归档范围与保管期限表 一级类目名称(代号)二级类目名称(代号)基本范围 保管期限 A 党群工作类 01 党群综合 党群综合 公司有关党组织、工会工作形成的请示、报告、通知、决定 永或长 B 行政人事管理类 01 行政工作 01 公司历史编制工作 历史沿革、基本情况介绍、大事记、年鉴及编制 永久 02 公司来文 1、公司来文、内部签报 三年 03 公司发文 2、公司发文、工作联系函、(红头文件)三年 04 会议材料 1、年度工作会议全套材料 三年 2、召开的重要专业会议成套材料(需要执行的)3、周工作例会形成的文件材料及会议记录、纪要等 4、综合性和专业会议文件材料 5、公司内部各部门、各子公司会议纪要 05 公司综合性事务工作 1、年度综合性、专题性规划、方案、计划、总结、报告、通知(重要的)永久 2、内部联络单、传阅文件 三年 3、参与社会活动形成的 长或短 4、重要信访材料 永久 5、车辆、会议、出差等行政类规章制度 长或短 02 机构设置与人力资源 机构设置与人事任免材料 1.公司成立、合并、撤销、企业变更名称、性质、迁址等材料 永久 2.公司制定的劳动人事方面的规章制度、计划、总结、通知、决定等 长或短 3.机构设置、人员编制方面的文件材料 长期 4.公司员工的任免与招聘、升降、奖惩 永久 5.员工招聘录用、辞退等 长或短 人力资源管理 1.劳动工资计划、总结、报表、工资调整、改革方案等 永或长 2.员工教育、培训名单、合同、教材等培训方面的文件材料 永或长 文档仅供参考 10 2020 年 4 月 19 日 3.公司员工工资、晋级、调资、转正等 长或短 4.统计报表、员工名册、劳动合同 永或长 C 经营管理类 01 经营决策 企业管理 1、公司重大战略性经营决策、企业改革发展规划、方针目标管理(年度的、长远的)永久 2、经营工作会议全套材料 长期 02 综合管理 综合工作 1、企业注册登记、营业执照、资质等级申报、审查资料、法人授权的委托书、公司整顿和升级等资料 永久 2、公司社会信誉记载资料 永久 3、管理体系、认证资料、证书等 永或长 4、奖励证书(重要的/一般的)长或短 5、公司经营产生的各类证照 永或长 03 股证业务 股证业务 1、公司章程,三会议事规则,专门委员会实施细则,股证业务的相关制度等 永或长 2、董事会(专门委员会)、监事会会议文件材料及会议记录、决议及其它相关 永久 3、股东大会文件材料及会议记录、决议及其它相关 永久 4、报送监管机构文件及重要复函原件 永或长 5、监管机构及证券交易所重要批复文件 永或长 6、公司定期报告 永或长 7、投资关系管理有关资料,公司与投资者交流记录 长或短 8、公司股权变动文件 永久 高管资料 1、基本资料,身份证复印件、声明与承诺等 永久 2、高管考核文件 永久 资本运作 1、非公开发行文件存档 永或长 2、公司债包括上报、评级文件 永或长 公文 董事会、监事会公文、红头文件 永久 合同 对外签订合同原件(股证事务相关)永久 其它资料 泛海物业简讯等 长或短 04 审计审计管理 1.公司审计工作计划、报告、总结、决定、办永或长 文档仅供参考 11 2020 年 4 月 19 日 管理 法、报表、会议纪录与纪要等 2.本企业专项审计的通知、报告、决定、评价书、调查与证明等材料 永或长 3.财务监督、财务审计 永或长 4.对所属公司主要成员进行经济责任和资产经营审计 永或长 5.工程造价管理 永或长 05 案件管理 案件管理 1、公司涉诉案件报告、总结等文件 永或长 2、立案、起诉、开庭、上诉等相关材料 永或长 3、委托代理合同及授权文件 永或长 4、法律意见书、代理意见和证据材料 永或长 5、判决书、裁定书、调解书、判决书等司法文书 永或长 06 计划 计划 1、公司中长期计划、年度计划 永久 2、有关计划工作的管理 长或短 07 财务管理 财务管理 1.财务管理制度、规定、办法、通知 永或长 2.财务管理计划、总结、报表 永或长 3.流动资金核定 永或长 4.固定资产的新增、报废、调拨 永或长 5.专项资金的提取、分配 永或长 资金管理 1、成本核算、经济活动分析等 长或短 2、工程款清欠工作形成的文件材料 长期 价格管理 关于价格管理、各种补贴补贴标准发放的文件 长期 08 物资管理 物资采购与供应 1、招标、调研、定标、采购申请、采购计划、合格供方管理档案等 永久 2、与供货单位签订的料具、购配件供应合同 长期 09 发展经营 物业管理投标 物业管理业务投标、管理策划类资料 长期 D 品质管理类 01 管理体系 三标一体 管理体系策划、管理体系文件、管理评审等 长或短 长或短 长或短 02 品质监控 内、外部审核 管理目标控制、品质监控、目标责任考核、内部审核、外部审核等 长或短 E 物业管理类 01 基础管理 按规划要求建设,住宅及配套设施投入使用 1、建设用地规划许可证 2、建设工程规划许可证 3、规划总平面图、道路规划图、市政设施管网综合规划图、绿地规划图、建筑工程消防验收意见书、人防验收报告、建筑名称核准书等与项目建设有关的资料 4、规划变更批准文件 5、临建房屋批准文件 6、竣工备案表 永久 文档仅供参考 12 2020 年 4 月 19 日 7、项目竣工总平面图 8、单体建筑、结构、设备安装竣工图 9、附属公建配套设施、地下管网工程竣工图 10、设施设备安装、使用和维修保养技术资料 11、各单项工程竣工验收证明材料 已办理承接查验手续 1、公共区域及共用设施设备承接查验资料 2、业主专属部分分户承接查验资料 3、遗留问题处理记录 4、竣工资料移交记录 5、房屋质量保证书和房屋使用说明书 6、房屋销售合同及附件样本 7、开发企业向第三方承诺与物业服务有关的资料(如销售承诺、设备售后服务资料等)永久 由一家物业服务企业实施统一专业化管理 1、物业服务企业营业执照、资质证书 永久 2、专项服务单位的营业执照、资质证书等复印件 3、专项服务合同满足物业服务合同和安全生产要求 4、专项服务单位的选择、监督检查、评审记录 短期 建设单位在销售房屋前,与选聘的物业服务企业签订前期物业服务合同,双方责权利明确 1、与建设单位签订的前期物业服务合同 永久 在房屋销售合同签订时,购房人与物业服务企业签订前期物业服务协议,双方责权利明确 1、前期物业服务协议或临时管理规约承诺书 永久 建立专项维修资金,其管理、使用、续筹符合有关规定 1、专项维修资金缴纳记录(仅适用于住宅项仅适用于住宅项目目)2、专项维修资金使用记录,包括申请、批准、备案、施工管理及验收记录 3、房屋及设施设备大中修管理规定(仅适用于仅适用于大厦项目大厦项目)永久 文档仅供参考 13 2020 年 4 月 19 日 房屋使用手册、装饰装修管理规定及管理规约等各项公众制度 1、房屋使用手册 2、装饰装修管理规定 3、管理规约 永久 业主委员会按规定程序成立,并按章程履行职责 1、业主委员会成立的备案资料及履行职责的记录 永久 业主委员会与物业服务企业签订物业服务合同,双方责权利明确 1、与业主委员会签订的物业服务合同 永久 物业服务企业制定争创计划和具体实施方案,并经业主委员会同意 1、公示争创计划及实施方案 2、专有部分占建筑物总面积的 1/2 以上的业主且占总人数 1/2 以上业主同意的证明 短期 建立健全各项管理制度、各岗位工作标准及应急预案,有落实措施及考核办法 1、行政管理制度 2、人事管理制度 3、财务管理制度 4、工程管理制度 5、客户服务管理制度 6、公共秩序管理制度 7、公共环境清洁管理制度 8、园林绿化管理制度 9、节能环保管理制度 10、公众安全及突发事件应急制度 11、安全生产管理制度 12、安全警示标志管理制度 短期 项目管理人员和专业技术人员持证上岗;员工统一着装,佩带明显标志,工作规范,作风严谨 1、管理人员接受专业培训并取得证书 2、各类专业人员及各专项服务单位操作人员有专业技术岗位证书,包括消防监控员、电梯维修工、高低压电工、公共卫生从业人员健康检查证明等 3、员工佩戴工牌并对工牌实施管理 4、员工着装整齐,语言、行为规范 5、人事行政管理工作的实施计划、实施记录、考核记录 短期 文档仅供参考 14 2020 年 4 月 19 日 应用计算机、智能化设备等现代化管理手段,提高管理效率 1、配备对讲、监控、门禁等不少于 3 项智能化管理服务设施 2、配备计算机、传真机、网络等办公设备,满足合同要求 3、计算机可实现对客户信息、收费、房屋、设施设备、工作计划、财务、人事等工作的信息化管理 长期 在收费、财务管理等方面执行有关规定;至少每半年公开一次物业服务费收支情况 1、按合同及相关规定收取各类费用 2、费用收支凭证 长期 3、物业服务费收支情况每半年公示一次,公示内容符合法规要求及合同约定 短期 房屋及其共用设施设备等档案资料齐全,分类成册,管理完善,查阅方便 一、房屋及设施设备管理资料 1、上年度房屋、设施设备安全检查表 2、房屋完损等级评定记录 3、共用部位及共用设施设备月/年度维修养护计划 4、共用部位及共用设施设备巡视检查、维修养护记录 5、使用环保、节能材料的实施记录 6、有限空间管理记录 7、空置房管理记录 二、档案管理 1、资料齐全,分类成册,有目录并查阅方便 2、档案使用管理记录 3、档案保管环境、用具符合档案管理规定 短期 分户档案、房屋及其配套设施权属清册,查阅方便 1、建立业主分户档案,基本信息齐全 2、共用部位及共用设施设备的产权清册 永久 24 小时值班,设立服务电话,接受业主和使用人对物业服务报修、问询、投诉等各类信息的收集和反馈,并及时处理,有记录 1、值班表、值班/交班记录 2、公示服务电话,24 小时受理客户信息,有处理记录,按月进行统计分析 3、设立客户接待室,有专人负责接待客户来访 4、有客户回访记录,入户维修回访率不低于30%、投诉回访率 100%,并按月进行统计分析 5、接待人员使用服务语言,具有专业服务素质 6、物业服务中心公示物业服务企业营业执照、资质证书,服务标准、收费依据和标准、项目负责人照片 短期 文档仅供参考 15 2020 年 4 月 19 日 定期进行满意度调查,对合理的意见及时整改,满意率达 95%以上 1、征询内容应与物业服务合同中约定的服务内容相符 2、每年集中进行一次公开的物业服务满意度调查,每次问卷率不低于 85%3、满意率达到 95%,有统计分析 4、征询结果、整改措施及落实情况向业主公示,不少于 7 天 5、整改措施落实情况记录 短期 落实维修服务承诺,维修及时率100%、返修率不高于 1%,并有回访记录 1、维修工作单管理规范 2、维修记录与服务承诺相符 3、每月对维修工作单进行统计分析,维修及时率 100%,返修率不高于 1%4、回访记录与维修工作单相符 短期 02 房屋管理及维修养护 主出入口设有小区平面示意图,主要路口设有路标,组团及幢、单元(门)、户门标号标志明显(仅适用于仅适用于住宅项目住宅项目)1、现场符合要求 永久 大厦、栋号、楼层、房号标志明显,大堂内布置合理并设立引路方向平面图,驻大厦各单位名录标识在大堂内显著位置(仅适用于仅适用于大厦项目大厦项目)1、大厦名称及地名标志齐全 2、楼层各类标志齐全、完好、统一 3、大厦平面图 4、大厦内单位位置指引牌 永久 无违反规划私搭乱建,无擅自改变房屋用途现象 1、物业服务企业无违反规划和擅自改变房屋用途的行为,对违规行为进行劝阻、报告相关部门 永久 房屋外观完好、整洁;外墙饰面、涂1、外墙清洁、完好、无破损、无脱落 2、住宅项目每周对房屋外立面及附着物进行巡视,大厦项目每月对大厦外立面及附着物进行巡短期 文档仅供参考 16 2020 年 4 月 19 日 料等装饰无脱落、无污渍 视 3、外墙清洗记录 室外广告牌、霓虹灯等按规定设置,保持整洁统一美观,无安全隐患或破损 1、经主管部门审批,手续齐全 2、室外广告牌、霓虹灯等安装牢固、规范,无安全隐患,有巡视检查记录。存在安全隐患要书面告知,并限期整改 3、对室外广告牌、霓虹灯等设施的管理符合合同约定 长期 阳台封闭统一有序,色调一致;不得安装防盗网、遮阳篷等 1、对防盗网、遮阳篷安装进行监督管理 2、对违反规定的行为进行劝阻、报告相关部门,存在安全隐患要书面告知,并限期整改 长期 空调安装位置统一,冷凝水集中收集,支架无锈蚀 1、对空调安装位置进行监督管理 2、冷凝水统一收集,支架无锈蚀 3、存在安全隐患要书面告知并限期整改 长期 房屋装饰装修符合规定,禁止拆改房屋承重结构及管线等行为 1、按有关规定办理装修手续,对装修方案进行审核 2、装修管理协议、装修安全管理协议 3、装修人员审核、备案记录 4、告知有关装饰装修的禁止行为和注意事项 5、每日巡视检查,对违反有关规定的行为进行劝阻、处理、报告相关部门 6、装修查验记录 7、装修管理资料分户存档 8、未发生擅自变动主体和承重结构影响房屋使用安全的行为 9、装修施工单位营业执照、资质备案记录 10、消防主管部门批准文件、专业改造设计审批文件(仅适用于大厦项目仅适用于大厦项目)永久 03 共用设施设备管理 共用配套设施完好,无随意改变用途 1、现场查看符合规划设计,配套设施完好 永久 共用设施设备运行、使1、设施设备完好无损 2、设施设备台帐,便于查阅 永久 文档仅供参考 17 2020 年 4 月 19 日 用及维护按规定要求有记录,无事故隐患,专业技术人员和维护人员严格遵守操作规程与保养规范 3、绝缘、计量用具清单,按规定检测 4、各专业岗位人员配置方案 5、年度设施设备维修养护计划 6、运行记录齐全,内容满足合同、规范要求 7、设施设备标志管理符合规范,统一、完整,满足安全运行需要 8、能源定期监控、统计、分析,节能措施落实到位 9、设施设备巡检、运行、维修养护记录 10、设施设备安全检查、评定记录 11、排班、交接班记录 12、操作运行分级检查记录 13、记录定期进行统计分析、归档 14、突发事件应急物资 15、专业岗位配置符合合同、行业操作要求,现场操作人员持证件上岗 16、弱电、避雷等安全系统运行正常 设备机房有防小动物、防火等安全措施;张贴设备系统图、应急预案流程图、特种作业人员资格证书 短期 室外无架空管、线 1、现场符合要求 短期 排水、排污管道通畅,无堵塞外溢现象 1、排水排污管道通畅 2、雨水井、化粪池疏通、清掏记录 3、雨水井、排污管道巡检记录 4、排放检测管理记录(仅适用于住宅项目仅适用于住宅项目)短期 道路通畅,路面平整;井盖无缺损、无丢失 1、道路无堆积物,路面无破损 2、井盖完好 短期 供水设备运行正常,设施完好、无渗漏、无污染;二次生活用水有严格的保障措施,水质符合卫生标准 1、水箱清洗消毒记录 2、水质化验报告,公示供水卫生许可证、健康证 3、供水故障处理记录 4、水箱间安全管理措施 5、生活用水消毒设备运行正常、紫外线消毒灯管定期更换并记录 6、现场符合要求 短期 合理安排用水、节水计划 1、节水计划及实施记录 2、用水统计、分析报告 短期 给排水系统设备、阀1、现场符合要求 短期 文档仅供参考 18 2020 年 4 月 19 日 门、管道正常 限水、停水按规定时间通知客户 1、停水、限水及时告知 短期 给排水系统遇有故障,维修人员在规定时间内进行抢修 1、维修人员 15 分钟内到达现场 短期 给排水系统故障应急处理措施 1、给排水故障处理记录 短期 严格执行供电系统管理措施,记录完整;供电设备运行正常,配电室管理符合规定,路灯、楼道灯等公共照明设备完好 1、高压用具配备齐全 2、倒闸操作符合规范并记录 3、停电通知单,限电及时告知 4、配电室安全警示标志齐全 5、临时用电、超负荷用电管理措施并记录 6、临时用电安全检查记录 7、共用部位照明正常 8、配电室操作工具整洁、齐全,便于取用 短期 电梯按规定或约定时间运行,安全设施齐全,无安全事故;轿厢、井道等保持清洁;电梯机房、井道等通风、照明良好 1、电梯轿厢内张贴年检合格证、乘客须知;明确运行时间 2、定期检查安全装置并记录 3、电梯机房配有盘车手轮、平层标志 4、电梯维保单位监督管理记录 5、电梯运行出现故障,维修人员 20 分钟到达现场 6、现场检查符合要求 7、机房通风,照明良好 8、电梯运行、维修养护、巡视记录齐全规范 9、安全警示标志齐全 短期 电梯轿厢、井道、机房保持清洁 1、电梯轿厢、井道、机房等保持清洁 短期 排除电梯险情的处理措施 1、电梯险情处理记录 长期 供暖设施设备正常运行;冬季供暖室内温度不低1、供暖温度应符合规定并提供测温记录 2、压力容器、压力表检验报告 3、供暖设施设备定期安全巡检并记录 4、供暖系统打压试水记录 短期 文档仅供参考 19 2020 年 4 月 19 日 于 18 摄氏度 5、事故处理记录 供暖供气系统管道、阀门运行正常无隐患 1、事故处理记录 短期 设备及机房环境整洁,无杂物。机房符合设备要求 1、明确设备机房管理、安全责任人 2、设备、机房及重点部位有完善的安全管理措施并有效执行 3、设备机房按规范配备消防器材 4、设备机房配备必要的应急照明、通讯等设施 5、设备机房配置温湿度计环境监测设备和保障设备,环境符合要求 短期 配备专业技术人员,严格执行操作规程 1、配备专业技术人员符合合同、行业操作要求 短期 设施设备良好,运行正常 1、现场重要设备运行状况良好,符合合同约定标准 2、设施设备管理责任事故记录 短期 备用发电机管理措施(仅适用于大仅适用于大厦项目厦项目)1、备用发电机管理记录 2、备用发电机油料存储安全、充分 短期 按工作标准规定时间排除故障,保证各弱电系统正常工作 1、弱电设施设备巡视检查、维修养护并记录 2、弱电设施设备故障处理记录 短期 监控系统等智能化设施设备管理措施 1、运行信息按规定时间保存,满足查询需求 2、监控系统运行、测试记录 短期 中央空调系统运行正常 1、测温记录 2、水塔噪音管理记录 3、空调系统清洗消毒记录 短期 空调系统遇有故障,维修人员在规定时间内进行抢修 1、维修人员 15 分钟内到达现场 短期 空调系统故障应急处理1、空调系统故障处理记录 短期 文档仅供参考 20 2020 年 4 月 19 日 措施 道路、楼道、大堂等公共照明完好 共用部位照明正常 短期 04 保安、消防、车辆管理 小区封闭式管理 1、秩序维护方案 2、岗位分布图、监控点位图、红外报警位置图等 3、出入口有人员值守 短期 24 小时值班及巡逻;秩序维护员熟悉小区环境,落实岗位职责 1、秩序维护员具备专业素质,应熟知岗位职责、突发事件应急预案,服务规范 2、实行 24 小时值班并记录 3、秩序维护员名单、排班表及岗位分配表 4、巡逻路线图及巡逻记录 短期 危及人身安全部位有明显标志和具体的防范措施 1、安全标志设置清单,设置合理 2、危及人身安全部位的防范措施 短期 消防设施设备可随时启用,消防通道畅通 1、消防器材、设施分布图及台帐,安全疏散图,配置符合规范。2、消防器材及其标志完好 3、引路标志齐全 4、消防器材、设施保养计划并定期巡视、维修养护、检测并记录 5、消防通道通畅 6、义务消防组织,逐级签订消防安全责任书 7、消防安全巡视检查并记录 8、消防安全检查隐患整改记录 9、消防管理人员应掌握消防知识,培训、演习计划、记录,每年演习两次 10、消防设备设施故障处理记录 短期 消防控制中心 24 小时值班,消防系统可随时启用 1、实行 24 小时值班并记录 2、消防控制中心人员名单、排班表 短期 无火灾安全隐患 1、易燃易爆危险物品、场所等重点事项及重点部位管理记录 2、现场无安全隐患 短期 机动车停车场管理责任明确,车辆进出有登记 1、停车场车位平面图 2、停车管理服务协议 3、停车场巡视检查记录 4、固定车辆登记表及出入证发放记录 短期 文档仅供参考 21 2020 年 4 月 19 日 5、临时出入车辆记录 6、公示停车收费标准、停车场管理规定 7、车辆停放有序 8、岗位设置图 9、标志标线规范、清晰 进出车辆管理有序 1、交通警示标志齐全 2、车辆行驶有序 短期 非机动车车辆停放有序 1、公示车辆停放管理须知 2、摆放整齐、无随意停放 短期 结合项目特点,制定安全防范措施 1、重点部位安全管理记录 2、现场符合要求 短期 05 环境卫生管理 卫生设施完备,实施垃圾分类管理 1、清洁工具、设施设备清单及设施点位图 2、垃圾容器分类配置 3、清洁工具、设施设备保持清洁 短期 明确清洁人员责任范围,实行标准化清洁 1、保洁员岗位分配名单和保洁负责区域 2、制定保洁工作计划、巡视检查记录 3、重点部位的定期消毒计划并记录 4、清洁剂、药剂符合环保要求,有专人管理 短期 垃圾日产日清,定期消毒灭杀 1、垃圾清运记录 2、消毒灭杀计划并记录 3、灭鼠、除虫点位图、管理记录 短期 房屋共用部位共用设施设备无蚁害 1、现场符合要求 短期 小区内道路等共用场地无纸屑、烟头等废弃物 1、现场符合要求 短期 房屋共用部位保持清洁,无擅自占用和堆放杂物;楼梯扶栏、门、窗等洁净 1、现场符合要求 短期 商户管理有序,符合卫生标准 1、商户管理记录 2、现场符合要求 短期 无违反规定饲养宠物 1、对违规行为进行劝阻,报告相关部门 短期 油烟排放符合环保标准 1、排放管理记录 2、对违规行为进行劝阻、报告相关部门 短期 文档仅供参考 22 2020 年 4 月 19 日 06 绿化管理 绿化管理措施与小区环境相符 1、绿化现状平面图 2、绿化设备、工具台帐 3、重点树木品种标牌管理 短期 绿地无改变使用用途和践踏、占用 1、绿地巡视检查记录 2、现场符合要求 短期 花草树木长势良好,修剪整齐美观,无病虫害,无斑秃 1、绿化档案 2、绿化药剂、肥料使用管理记录 3、作业有安全防护措施 4、符合一级养护标准 短期 绿地无纸屑、烟头等 1、现场符合要求 短期 落实项目内部、天台、屋顶等绿化管理措施 1、绿植摆放满足合同要求并记录 短期 07 精神文明建设 开展有意义、健康向上的社区文化活动 1、小区内设置宣传、告示栏等 2、各类宣传资料及宣传栏内容健康、有益 3、举办各类活动的计划、记录、照片等 短期 积极配合社区文化建设 1、实施活动记录 短期 全体业主和使用人能自觉维护公众利益,遵守项目的各项管理规定 1、现场符合要求 短期 项目管辖范围内未发生违法案件 1、无重大违法案件的证明材料 短期 08 管理效益 物业服务费用收缴率 98%以上 1、项目费用收缴情况 短期 提供便民有偿服务 1、提供特约服务清单、收费标准,适当形式公示,符合合同约定或业主需求 2、便民服务记录 短期 本小区物业服务经营状况 1、项目费用收支情况统计表 短期 F 会计档案类 01 会计凭证 会计凭证 原始凭证、记账凭证 其中:涉及外单位的凭证 永久 文档仅供参考 23 2020 年 4 月 19 日 银行对账单及银行存款余额调节表 02 会计账簿 会计账簿 现金和银行存款日记账 明细账 25 年 总账 固定资产卡片 涉及外单位的会计账簿 辅助台账 永久 03 财务报告 财务报告 月季度会计报表 5 年 年度会计报表(决算)永久 审计报告 永久 04 其它 其它 发票、收据 永久 税务资料 永久 会计移交清册 永久 会计档案保管清册 会计档案销毁清册 25 年 各类会计软盘、磁盘 永久 S 声像档案 1.党和国家领导人、有关上级领导以及知名人士来本公司视察、检查工作或从事其它重大活动所形成的声像材料 永久 2.反映公司概貌的声像材料 3.反映公司名称、公司历届主要领导人的照片 4.公司工商、税务注册登记、行业许可、资质等级、房产土地证等各类证书照片 5.荣获国家、省(部)、市、总公司、局(院)以上荣誉称号的各类证书、奖杯、奖状、奖牌、奖旗照片以及授奖仪式的声像材料 6.公司召开的各类重要会议形成的主要声像材料(包括大会会场、主席台、主要领导讲话等场面)7.反映公司生产、经营、管理、历史面貌等方面重大事件或重要活动的声像材料 8.出国考察、接待来访、与外商洽谈、签约、索赔等对外交往活动中形成的声像材料 9.公司在对外宣传报道中形成的声像材料以及各电台、电视台有关本单位宣传报道的声像材料 长期 10.公司或公司参与制发的科教片、电视片、新闻记录影片等声像材料 11.公司有参考利用价值的外购、交换、征集的声像材料 X 信誉档案 1.资质凭证材料:营业执照、税务登记证、财务登记证、法人代码证、资质(许可)证、质量认证体系证书、验资报告等文件 永久 2.荣誉证书材料:奖杯、奖状、奖牌、锦旗等文件 3.年检资信材料:工商年检、税收缴纳、年度审文档仅供参考 24 2020 年 4 月 19 日 计、资产评估、信用评估等文件 4.经营服务材料:客户、代理商和其它合作者的资质、信誉文件,客户反馈、投诉记录,产品售后服务记录 5.企业各项专利证书 6.各种学会、协会证书 7.馈赠礼品 D 电子档案 按收集归档,并应包括相关的支持软件和相关数据 永久 文档仅供参考 25 2020 年 4 月 19 日 第三部分 档案管理制度 文件归档管理制度 第一章 总 则 第一条 为做好文件资料的立卷归档工作,保证案卷质量,以达到档案规范化、标准化的要求,根据,结合我公司的实际情况,特制定本制度。第二条 归档的文书档案按年度和组织机构分类,并整理立卷;各部门或所属公司在各项工作、活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种载体的文件材料,都要按照文件资料立卷归档要求分别立卷归档。第三条 单位档案员负责归档文件整理工作的指导、检查;各部门负责归档文件的整理和归档。第四条 各所属单位要建立健全归卷制度。对处理完毕或者领导批存的文件材料,由本部门、所属单位档案员及时收集、归档。第二章 归档范围及保管期限 文档仅供参考 26 2020 年 4 月 19 日 第五条 文件材料的归档范围及保管期限按照执行。第六条 文件材料的保管期限分为永久、长期(1650 年左右)和短期(3-5 年)三种。(一)凡是记述和反映各单位主要职能活动和基本历史面貌的,对各单位工作有长远利用价值的文件材料,应列为永久保管。(二)凡是反映各单位一般活动的,在相当长时期内对公司工作有查考利用价值的文件材料,应列为长期保管。(三)凡是在较短时期内各单位需要查考的文件材料,应列为短期保管。第七条 文件材料保管期限的计算,文书文件材料应从案卷所属年度,物业管理类材料应从归档以后(如一个项目分批归档,则从最后一批档后)的下一年