参谋助手论——为首长服务的艺术.doc

参谋助手论
——为首长服务的艺术
我是这本书稿的第一读者。在它即将付梓之时，我想与它出版面世后的读者说几句话。
这是一本解秘之书。该书的叙述主体是秘书。秘书秘书，一秘二书。秘者，秘藏、神秘、保密之谓也。这一特性使秘书工作和从事秘书的人以及秘书工作的一些形式和深层的技巧被罩上了一层神秘的光环。当然，秘书工作必须保密，现在还要用《保密法》规范。而秘书和秘书所采取的工作方式就大可不必讳莫如深了。该书就大胆如实地介绍了秘书在一些神秘而敏感问题上的心理和做法，把各种错综复杂深奥微妙的关系文字化。这些东西一经作者揭示便不再神秘兮兮，成了可以借鉴甚或可以操作的东西了。
这是一本知心朋友的心传谈话录。读它，不会让人反感：没有居高临下的谆谆教育，也没有耳提面命的颐指气使，相反，倒像知心朋友坐在朴实无华的房子里谈心。两位作者均有相当丰厚的部队机关工作经验，这本书的通体内容都是他们的经验之谈。如人饮水，冷暖自知。它道出了秘书工作的个中滋味，酸甜苦辣咸，五味俱全；它道出了秘书工作许多鲜为人知的微妙之处，精微之处，甚至言出了平常所谓的“只可意会不可言传”的东西，把只能“心传”的东西言传了出来。所言是那样的情深意深理深。有个成语叫“交浅言深”，其实，这种情况极少，也不正常，倒是交浅言浅，交深言深更合情理。据此可说作者已经把读者当成了知已，和盘捧出。想读者能从书中领悟到一些深层的东西，再“饮”秘书工作之“水”时，冷暖早知。
这本书不矫饰，不虚伪，不欺骗。一语中的，直指要害，敢说大实话和真话，读者乍一读起，可能难以接受，“怎么能这么说呢？”可能感到有点离经叛道。但当你扪心自问，掩卷沉思时，恐怕又不得不承认作者所言极是，你也会颔首认同。真理总是赤裸裸的，那么，接近真的东西穿衣服也是不能多的。——这是一本实话、真话集。
这本书一改理论教科书严肃神圣的面目，舍去了高深的理论阐释，偏重于应用性和操作性。作者选取了秘书工作中的27个侧面，或详尽或崖略，突出叙述了“该怎么办”或“最好怎么办”、“应注意的问题”，并着重交流技术性的知识，使其上升到艺术的高度，对已从事、将从事秘书工作的同志无疑具有指导和参考作用。——这又是一本秘书工作艺术论。
在这本书中，作者撰述的目标指向明确，即提高秘书人员为首长服务的水平，使首长更好地实施决策指挥，进而推动部队全面建设。该书由27个专题组成，这些专题即相对独立又有内在联系。其实，每个单篇就是一篇好文章，读者完全可以选读、跳读、通读，它们合起来，总体大于个体之和，就成了颇有份量的秘书学科的专著，这本书的语言生活化、个性化，具有相当的可读性和感染力，读来有如坐春风的感觉。
书中有些问题论述还不够全面深刻，个别地方文字尚欠严密，我也老老实实向读者指出。
当您读过此书合上它的时候，我想您会“不虚此读”。
上为序。

张本正
1994年7月19日凌晨

前言

怎样为首长服务，这是机关工作领域和秘书学领域中最基本、最寻常的课题。然而，也是一个最富内涵、最难圆满的课题。此前有关的专著和论文，对这一问题的研究颇为丰富，阐述亦为深刻。但我们仍感兴致未尽，有话要说。这大概是因为：一方面机关工作人员为首长服务所涉及的范围极其广泛，需要从各种不同角度来认识和把握；另一方面，为首长服务是种实践的过程，总是在不断地创新和发展。这就是我们出版此书的原因和目的。
为首长服务者包括各级机关的参谋、干事和其他工作人员。就其作为首长的助手而言，他们都担负着秘书的某种职责，其职业具有秘书的性质。因此，本书所述内容，不只限于专职秘书人员，而对广大机关干部都有实际意义。为称呼方便，我们在书中将他们统称为秘书。
首长这个概念的范围非常广泛，在军队系统，上至军委主席，下至连长指导员，都可称为首长。由于作者受工作范围限制的原因，本书所述为首长服务的内容，只适于初中级领导机关的人员，即军师团三级机关干部。至于高级和最高级机关的工作人员如何为首长服务，现恐难于说深说全，故暂弃而避之，待适时而叙。
说到为首长服务的艺术，当更是高深奥妙，我们所述之艺术，多为切身感受，仅是经验之谈，没有更深的理论论述和系统概括。为了更贴近于生活实际，便于具体操作，书中侧重于微观艺术性阐释和探讨。
我们在书里引证的事例，有的是自己亲身经厉的，有的是通过调查得到的，也有的是道听途说得来的，所以有些具体情节可能有出入；加之其他原因，在引证这些事例时，我们隐去了当事人的真实姓名。希望读者切莫按图索骥，对号入座。
在这本书里，必然要涉及到某些首长的工作作风、生活习惯以及性格特点等。我们无意于把首长描绘成“高大全”式的人物，更无意去贬低首长的水平和才能。我们仅仅是想借助这些事例来说明机关工作人员应如何开展工作，更好地为首长服务。
本书所述为首长服务的艺术，只触及了一些主要的方面和问题，且欠深刻周详。还有很多领域有待探讨和进一步阐发，我们希望能见到这方面的最新成果。
本书在编写过程中，吸收借鉴了近年来一些专家学人论著中的科研成果和实践经验，在这里一并表示感谢。由于作者水平有限，书中难免错漏，恳望读者批评指正。
作者
1994年6月25日
目录

跟随首长的苦辣酸甜.......................................................................................................................1
一、秘书工作的特点...............................................................................................................1
二、对秘书工作的要求...........................................................................................................4
三、秘书应具备的素质...........................................................................................................5
熟悉首长个性的艺术.......................................................................................................................8
一、了解首长的生活习惯.......................................................................................................8
二、善知首长的性格特点.....................................................................................................11
三、适应首长的工作方式.....................................................................................................12
协助首长决策的艺术.....................................................................................................................14
一、随机提醒法.....................................................................................................................14
二、预测导向法.....................................................................................................................15
三、咨询建议法.....................................................................................................................15
四、提供资料法.....................................................................................................................15
五、比较选优法.....................................................................................................................16
六、漫谈聊天法.....................................................................................................................16
七、补充完善法.....................................................................................................................17
八、先同后异法.....................................................................................................................17
九、引以为鉴法.....................................................................................................................18
领会首长意图的艺术.....................................................................................................................19
一、领会意图的实质.............................................................................................................19
二、首长交代意图的方式.....................................................................................................20
三、领会意图的要诀.............................................................................................................21
维护首长尊严的艺术.....................................................................................................................24
一、不在象征首长职务身份的小事上疏忽大意.................................................................24
二、不轻易呼叫首长的姓氏或姓名.....................................................................................25
三、不随便用手指点或拍打首长.........................................................................................26
四、不当众纠正首长的缺点和毛病.....................................................................................26
探究首长情绪的艺术.....................................................................................................................28
一、了解首长复杂多变的情绪.............................................................................................28
二、舒展首长愉快高兴的情绪.............................................................................................29
三、体谅首长烦躁愤怒的情绪.............................................................................................29
四、解脱首长苦恼沉闷的情绪.............................................................................................30
五、维护首长冷静理智的情绪.............................................................................................31
否定首长错误意见的艺术.............................................................................................................33
一、否定首长错误意见的原则.............................................................................................33
二、否定首长错误意见的方法.............................................................................................34
三、否定首长错误意见的时机.............................................................................................36
四、否定首长错误意见的条件.............................................................................................37
五、否定首长错误意见应注意的问题.................................................................................38
向首长传递假话的艺术.................................................................................................................39
一、什么是“假”.................................................................................................................39
二、假话存在的必然性.........................................................................................................41
三、传递假话的方式.............................................................................................................42
四、传递假话应注意的问题.................................................................................................45
整理首长讲话精神的艺术.............................................................................................................46
一、抓紧记录.........................................................................................................................46
二、及时分类.........................................................................................................................47
三、引起联想.........................................................................................................................47
四、借机引导.........................................................................................................................48
适应首长不同工作类型的艺术.....................................................................................................50
一、对谋略自信型首长的适应.............................................................................................50
二、对超脱粗放型首长的适应.............................................................................................51
三、对民主纳谏型首长的适应.............................................................................................51
四、对看人审事型首长的适应.............................................................................................52
五、对多变无定型首长的适应.............................................................................................52
忍让首长弱点的艺术.....................................................................................................................54
一、忌在没有现成根据的问题上与首长争论.....................................................................54
二、忌玩乐时首长总是输家.................................................................................................55
三、忌出了问题把责任推给首长.........................................................................................56
为首长提供事务性服务的艺术.....................................................................................................57
一、谙知本人身份.................................................................................................................58
二、作风庄重严谨.................................................................................................................59
三、动作勤快干练.................................................................................................................59
四、反应机灵敏捷.................................................................................................................60
察觉首长间矛盾的艺术.................................................................................................................62
一、察觉首长间矛盾的目的.................................................................................................62
二、容易产生矛盾的方面.....................................................................................................62
三、容易产生矛盾的班子.....................................................................................................65
四、察觉首长矛盾掌握的原则.............................................................................................66
给首长圆场的艺术.........................................................................................................................67
一、淡化情绪法.....................................................................................................................67
二、中止交锋法.....................................................................................................................69
三、支出现场法.....................................................................................................................70
有意隐秘首长分歧的艺术.............................................................................................................72
一、不主动向上级反映首长间的矛盾.................................................................................72
二、不随便在有分歧的首长间传话.....................................................................................72
三、不在背后议论首长间的矛盾.........................................................................................73
四、不把工作失误的责任推给有责任的首长.....................................................................74
协调首长关系装糊涂的艺术.........................................................................................................76
一、对影响首长团结的某些原因，秘书知道但装不知道.................................................76
二、对首长要求证实他们关系的某些事实，秘书了解但装不了解.................................77
三、对造成首长间不团结的责任该由谁负，秘书清楚，但装不清楚.............................77
四、对首长的某些自由主义，秘书听见了但装没听见.....................................................77
暗中沟通首长关系的艺术.............................................................................................................79
一、及时提醒.........................................................................................................................79
二、单独劝解.........................................................................................................................80
三、妥善弥补.........................................................................................................................82
维护首长团结故意拖延的艺术.....................................................................................................84
一、拖延是有条件的.............................................................................................................84
二、拖延是有限度的.............................................................................................................84
三、拖延是有原则的.............................................................................................................85
四、故意拖延要掌握方法.....................................................................................................85
替首长搞好接待的艺术.................................................................................................................87
一、接待工作的特点.............................................................................................................87
二、接待工作的原则.............................................................................................................88
三、接待工作的技巧.............................................................................................................89
四、接待中应注意的问题.....................................................................................................90
跟随首长时回避的艺术.................................................................................................................92
一、为什么要回避.................................................................................................................92
二、回避的时机.....................................................................................................................92
三、回避的注意事项.............................................................................................................93
协助首长承办会务的艺术.............................................................................................................95
一、做好会议准备工作.........................................................................................................95
二、做好会议文件撰写工作.................................................................................................96
三、做好会议服务性工作.....................................................................................................97
为首长写讲话稿的艺术.................................................................................................................99
一、讲话稿的种类和写法.....................................................................................................99
二、满足首长对讲话稿的期望标准...................................................................................101
三、必须把握的几个环节...................................................................................................103
四、撰写的基本要求..............................................