大学设备采购管理办法.docx

大学设备采购管理办法第一章总则第一条为规范学校设备采购行为，提高采购效率，根据、省、市有关采购的法律法规制度及XX市公共资源交易中心各种采购方式操作流程，结合学校实际情况，制定本办法。第二条本办法适用于学校使用各类资金进行设备采购的活动。本办法所称设备采购，是指学校使用各类资金采购用于教学、科研、行政与后勤等的各类仪器设备与家具的行为。本办法所称各类资金，是指所有纳入学校账户统管理的资金，包括财政预算内资金、财政预算外资金和其他资金。本办法所称设备，是指各种形态和种类的仪器设备与家具等。不包括消耗品、材料等。第三条XX市采购目录和采购限额由XX市财政每年制定公布。学校采购采购目录以内的或者采购限额标准以上的必须执行采购制度，不在采购目录以内且未达到采购限额标准的由学校进行零星设备采购。第四条本办法所称“使用单位”是指校内提出设备采购申请的部门、学院和学区等。第五条学校设备采购工作应当遵循公开、公平、公正、高效和维护学校利益原则。-1-第六条学校设备采购工作严格实行回避制度。在采购活动中，采购人员及相关人员与供应商有利害关系的，必须回避。供应商认为采购人员及相关人员与其它供应商有利害关系的，可以申请其回避。第七条学校设备采购工作实行“采管分离”。经费主管部门负责牵头组织年度、新增及调整的计划、项目（设备）论证，计划财务处负责经费确认，国有资产处负责预算下达后的计划、项目（设备）审核及采购方式申报等管理业务，采购中心具体负责执行设备采购业务。第八条设备采购的内容主要包括：采购预算、采购方式、采购程序、采购合同、验收与账务、采购监督、责任与纪律等。第二章采购预算第九条根据乂乂市财政要求，学校需对采购项目、技术要求、数量、需求时间、项目预期绩效目标等内容进行论证，再全面、详细编制下一年度采购预算，由计划财务处报XX市财政批准，严格按照经批准的预算执行，依法依程序实施采购。第十条经批准的预算原则上不得调整（暂停或撤销）；确实需要调整的，使用单位应向国有资产处提交采购调整申请书（需经费主管部门审批）；调整后的预算依照采购预算流程重新审批和采购申报。第三章采购方式第十一条学校设备采购包括采购和非采购（零星设备采购）。采购实行集中采购和分散采购相结合。非采购（零星设备采购）由学校自行采购。一般情况下，由采购中心负责组织零星设备采购；对特殊项目，经国有资产处审定，使用单位可以自行采购。-2-第十二条国有资产处根据当年采购目录及标准确定获批预算项目的采购方式，需采购的统报XX市财政审批。1. 纳入采购目录的集中采购项目，学校必须委托XX市公共资源交易中心、采购。使用单位不得将应当采购的设备以其他任何方式规避采购。采购方式包含公开招标、协议采购、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源、其他采购等方式。2. 未纳入采购目录、但达到分散采购限额标准的项目，经XX市财政批准后按规定程序实施分散采购，学校必须委托具有采购代理资格的采购代理机构代理采购。采购方式包含公开招标、竞争性谈判、询价、邀请招标、单一来源、其他采购等方式。3. 未纳入采购目录且未达到限额标准的项目由学校自行采购，采购方式包含网上竞价、校内询价、校内定点协议、现场采购、其他采购等方式。4. 对纳入集中采购目录、达到分散采购限额标准的或达到公开招标限额标准的项目，采购人因特殊要求需变更采购类型或方式的，应事前报同级财政部门审查、批准。第十三条公开招标是指学校委托XX市公共资源交易中心或采购业务代理机构以招标公告方式邀请不特定供应商投标的采购方式。采用公开招标方式的数额标准按XX市财政所公布的当年采购目录及标准执行。使用单位不得将应当以公开招标方式采购的设备化整为零或者以其他任何方式规避公开招标采购。-3-第十四条竞争性谈判是指学校从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于3家（不足3家的按浙财采监字20072号文件执行）的供应商就采购事宜进行谈判的采购方式。属于下列情形之一的，可以采用竞争性谈判采购方式。（1）招标后没有供应商投标或者没有合格标的，或者重新招标未能成立的；（2）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；（3）非采购人所能预见的原因或者非采购人拖延造成采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。第十五条邀请招标是指学校以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。属于下列情形之一的，可以采用邀请招标方式采购。（1）具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；（2）采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。第十六条单一来源采购是指学校仅与唯一供应商谈判而采购的方式。属于下列情形之一的，可以采取单一来源采购方式。（1）只能从唯一供应商处采购的；（2）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；（3）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同金额百分之十的。-4-第十七条集中协议采购是指学校根据XX市财政的、在浙江采购网“协议定点采购大厅”栏目公布的设备定点协议选择确定供应商的采购方式。适用于在全省联动协议供货采购范围内的通用办公设备。第十八条集中询价是指学校对集中采购项目在XX市公共资源交易中心进行询价确定供应商的方式。适用于集中目录内、非协议供货范围且未达限额标准的设备。第十九条校内询价是指学校对自行采购项目中技术复杂、性质特殊的非标设备通过传真或密封函让符合相应资格条件的供应商进行报价的方式。适用于未纳入集中采购目录范围且未达限额标准、有特殊需求的采购项目。第二十条网上竞价是指学校对一般性自行采购设备或部分家具通过“高校仪器设备竞价网”让供应商在网上竞价确定供应商的采购方式。适用于未纳入集中采购目录范围且未达限额标准、包含有明确的品牌（厂家）、型号（规格）和相关配置的采购项目第二十一条校内定点协议采购是指学校根据年度定点协议入选单位对自行采购通用办公家具确定供应商的采购方式。适用于未达限额标准的通用、零星办公家具采购项目。第二十二条现场采购是指在商场、商店或高校仪器设备展示会等现场进行的采购方式。适用于未纳入集中采购目录且未达限额标准的项目采购。第四章采购程序第二十三条采购启动须提供以下材料:1. 设备采购申请表；-5-2. 论证材料：10万元以上（含）项目（设备）应提供项目论证报告，其中进设备须提供采购进产品核准表；3. 技术指标：所提供的参数不应含有排他性、歧视性条款。若品牌则须3个以上（含）。第二十四条国有资产处接收审核设备采购申请表，并确认采购方式（采购非采购、使用单位自行采购）。属于采购项目的，国有资产处根据使用单位提供的上述材料向XX市财政申请采购方式，采购中心根据取得审批后的确认书执行采购。属于非采购项目的，采购中心根据设备采购申请表执行零星采购；特殊情况确实需要使用单位自行采购的，由使用单位自行采购后，按财务制度自行报销。第二十五条公开招标的程序公开招标由学校委托XX市公共资源交易中心执行，具体程序参照XX市公共资源交易中M（XX市采购中心）公开招标业务操作流程。1. 编制招标文件，发布招标信息；2. 接受投标报名，审查投标人资格；3. 抽取评标专家：由XX市采购评审专家库随机抽取；4. 接受标书（至少20天）；5. 开标；6. 评标：由评标专家小组评标（技术标和商务标），确定中标候选人；7. 定标；8. 发布中标公告（7个工作日），发出中标通知书;一6-9. 签订合同。第二十六条竞争性谈判的程序1成立谈判小组：谈判专家由XX市采购评审专家库随机抽取；2. 制订谈判文件，发布招标信息；3. 确定参加谈判的供应商名单；4. 接收标书（7个工作日）；5. 谈判：谈判小组所有成员集中与供应商逐一进行谈判。在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商；6. 确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组应当要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，并从候选人中根据符合采购须求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。7. 发布成交公告（7个工作日），发出成交通知书；8. 签订合同。第二十七条邀请招标的程序1. 编制并发布邀请招标信息；2. 接受投标报名，审查投标人资格；3. 随机选择符合相应资格条件的三家以上供应商，并向其发送投标邀请书；4. 抽取评标专家：由XX市采购评审专家库随机抽取;5. 接受标书（7个工作日）；6. 开标；-7-7. 评标：由评标委员会或评标专家小组评标，确定中标候选人;8. 定标；9. 发布中标公告（7个工作日），发出中标通知书；10. 签订合同。第二十八条单一来源采购的程序1. 编制单一来源采购文件，发布招标信息；2. 向单一来源设备供应商发送采购邀请书；3. 抽取评标专家：由XX市采购评审专家库随机抽取；4. 接受标书（7个工作日）；5. 定标：由评标委员会或评标专家小组就采购项目的技术、服务、商务等方面进行质询谈判，在保证采购项目质量和双方商定合理价格的基础上确定是否成交；6. 发布成交公告（7个工作日），发出成交通知书；7. 签订合同。第二十九条集中协议采购的程序集中协议采购具体程序参照XX市公共资源交易中心（XX市采购中心）公开招标协议供货操作流程。1. 凭XX市财政审批的市级采购（协议）预算执行确认书在浙江采购网“协议定点采购大厅”栏目公布的设备定点协议选择品牌与供应商（5个工作日内）；2. 签订合同；3. 通知供货。第三十条集中询价的程序-8-集中询价由学校委托XX市公共资源交易中心、执行，具体程序参照XX市公共资源交易中M（XX市采购中心）集中询价采购操作流程。1成立询价小组：谈判专家由XX市采购评审专家库随机抽取;2. 制订询价文件，发布招标信息；3. 询价；4. 确定成交供应商；5. 发布成交公告（5个工作日），发出成交通知书6. 签订合同。第三十一条校内询价的程序1成立临时询价小组：临时询价小组由项目负责人或经办人和采购经办人组成；2. 发布传真（当天）或密封询价函件（7天）：通过传真或密封函的形式向符合相应资格条件的供应商发出询价信息3. 供应商报价；4. 确定成交供应商：临时询价小组根据质量、服务、报价等因素综合评定的原则确定成交供应商；5. 发布成交公告（3天）；6. 签订合同。第三十二条网上竞价的程序1. 用户或采购经办人在“高校仪器设备竞价网”上填报采购信息（每周二之前）；2. 供应商网上报价（3个工作日）；-9-3. 用户或采购经办人初选中标供应商；4. 采购中心审核确认中标供应商；5. 竞价网上公示结果；6. 签订合同。第三十三条校内定点协议的程序1. 确定年度定点协议单位；2根据需求在年度定点协议单位内选择供应商；3.签订合同（总额在2万元以上（含）。第三十四条现场采购的程序1成立临时现场采购小组：临时现场采购小组成员由X委（总额在5万元以上且在10万元以下）、采购中心、使用人组成；2. 现场谈判采购；3. 签订合同。第五章采购合同第三十五条采购合同先由项目负责人审核确认技术部分，再由采购中心与供应商签订；进设备须另外签订外贸合同。第三十六条校内定点协议单位遴选实行一年一次，签订校内定点协议年度合同。第三十七条因法律、法规或政策变化而导致合同规定的采购项目被禁止的，学校可以单方解除合同，但应尽快向供应商说明解除合同的理由。-10-第三十八条供应商应当按照合同约定履行义务，完成签约的采购项目。未经学校同意，不得向他人转让已签约的项目，也不可将已签约的项目拆分后转包。第六章验收与账务第三十九条40万元以下项目由使用单位组织验收，40万元以上（含）项目由国有资产处牵头组织验收小组进行验收。国产设备到货后（1个月内）应及时组织验收，无故不得拖延。进设备验收包含到货验收和技术验收。到货验收和技术验收可同时进行；不能同时进行的，到货后，在商检许可下可先进行到货验收（开箱验收）并及时办理入库报销业务；技术验收根据实际情况使用单位再自行确定验收时间，原则上不得超过6个月。无正当理由的，因延迟验收入库造成报销不及时相关经费被财政收回的不良后果由相关经办人和项目负责人自行负责；同时，因未及时入库造成设备资产安全问题也由相关责任人自行负责。第四十条验收报告书（验收单）经国有资产处审核后，使用单位应及时办理入库手续。第四十一条集中采购（公开招标项目）的付款方式：不管国产或进设备，合同签订前，中标供应商需将履约保证金（合同价款的10%）打入乂乂大学账户；设备验收合格后支付100%货款；同时，合同价款10%的履约保证金转为质量保证金，质保满1年后按程序无息退还。第四十二条分散代理采购的付款方式：对于国产设备，合同签订前，中标供应商的投标保证金自动转为履约保证金；合同签订后，无-11-息退还履约保证金；设备验收合格后，支付合同价款的90%,其余10%直接转为质量保证金，质保满1年后按程序无息退还质量保证金。对于进设备，合同签订前，中标供应商需将质量保证金（合同价款的10%）打入乂乂大学账户，投标保证金自动转为履约保证金；合同签订后，无息退还履约保证金；100%信用证见单即付，质保满1年后按程序无息退还质量保证金。第四十三条零星采购的付款方式：对于国产设备，原则上在设备验收合格办理入库手续后100%支付货款；对于进设备，100%信用证见单即付。如使用单位需要押质量保证金的，国产设备在验收合格后，支付合同价款的90%，其余10%直接转为质量保证金；质保满1年后按程序无息退还质量保证金。第四十四条特殊情况经采购中心确认后可酌情调整履约保证金和质量保证金比例。第四十五条采购报销流程如下：使用人或申请人签字，经费负责人审批，采购经办人复核，采购中心负责人审批。第七章采购的监督第四十六条学校设备采购应当接受采购监督管理部门的指导和监督。第四十七条学校X委（监察室、审计室）负责设备招标采购和5万元以上（含）现场采购活动的监督检查，并受理有关学校采购的质疑投诉。监督检查的主要内容为：1 .有关学校采购的法律、法规和政策的执行情况；2. 学校采购项目的预算执行情况；-12-3. 学校采购的采购标准、采购方式和采购程序的执行情况；4. 学校采购合同的履行情况；5. 其他应当监督检查的内容。第八章责任与纪律第四十八条采购中心与使用单位有下列情形之一的，由学校责令改正，并给予警告；对责任人员，由学校给予行政处分。1. 擅自采购的；2. 擅自提高采购标准的；3. 与供应商违规串通的；4. 中标通知书发出后，无正当理由不与中标人签订采购合同的;5. 其他严重违反有关采购规定的行为。第四十九条采购中心、与国有资产处工作人员、采购小组及验收小组人员，不履行本办法规定，徇私舞弊，玩忽职守的，视情节轻重，由学校给予相应的行政处分，情节严重构成犯罪的，移送司法机关追究刑事责任。第九章附则第五十条学院自行采购项目可参照本办法制定相应的管理制度。第五十一条本办法自公布之日起执行，由采购中心、负责解释。-13-附件：设备申报与采购管理流程技四新!I虔自行报销新增、调整的计划、项目（设备走论证浇程或论旅批跚划、项目（设备）采购申报流程采购执行流程保证金经孙人签字入底报销使用人或申请人签字采购甲心员责人签字采购中心乘购执行蔬程t采购任务分配、招标、签订合同内贸、外贸）等】付款，验收、报销流程-14-