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物业档案的建立与管理
物业档案是随着物业管理行为的出现而产生的，尽管档案管理 不是物业管理工作的主要环节，然而其重要地位却不容忽视。物业管 理工作正式开展后，几乎每一个环节都离不开档案，无论是维修、养 护物业设施，还是了解业主及物业使用人情况，由或是收取管理费用、 开发经营活动等，都要用到物业档案。随着现代科学技术的发展，无 论是物业管理还是档案管理，都在向着现代化的管理目标迈进，物业 档案的现代化管理也成为必然趋势。
物业档案是物业管理公司在从事物业管理活动时直接形成的对 国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记 录。随着物业管理的不断发展和完善，物业档案的种类也在不断增加。
一、档案管理运作环节
1、设立档案室，采取系统化、科学化、现代化的先进手段，建 立相应的规章制度，对所有档案资料进行严格管理。
2、资料的收集坚持内容真实的原则，根据实际资料和信息资料 的内容，在实际工作中从需要出发，扩大资料的来源渠道。
二、资料分类整理
收集后的所有信息资料，统一由档案管理员整理。整理的重点 是去伪存真，根据档案的来源、信息的内容、信息的表现形式等特点 进行细分，做到条理清晰、分类合理。
三、档案内容
范
围
分类
资料内容
房产公
司提供
资料
产权资料
规划用地许可证、土地证、建设规划许可证
技术资料
规划图、竣工图、地质勘察报告、竣工验收证明书、 总平面图、平面图、房屋及设备使用技术资料
物业中 心建立 的资料
物业资料
公园基本资料、娱乐设施资料、路标、室号配置图
业主资料
入住通知书、业主公约、业主情况登记表、装修申请
表、房屋交接单
日常管理资
料
日常工作记录、各类协议、各种设施设备档案
四、资料归档整理
1、按照资料本身的内在规律、联系进行科学地分类与保存。
2、档案按不同业务性质、编号、造册、编辑，分柜保存，运用 计算机等先进的管理手段，尽可能的把其他形式的档案资料转化为电 脑储存，便于查找和调用。
3、档案的出室、入室都有严格的规定：出室必须由物业中心主 任同意，经登记后方可借出；入室时，须由专人进行检查，如有破损， 立即修复，并追究有关人员的责任。档案管理人员需及时收回在外文 件，严防文件的流失。
4、档案的管理环境做到“三防”，即防火、防潮、防变质。