小公司办公室管理制度.docx

9 09办公室管理制度
一、目的
为加强公司行政办公事务管理，理顺公司内部关系，提高办事效率，使各项管理标准化、制度化，特制定如下管理规定。
二、员工仪表着装
1、个人形象要求：整洁、无异味、精神饱满。
2、不能穿透视装、超短裙、热裤、运动短裤上班。
3、每月X日须全体着正装.
三、办公区管理
1、办公桌：桌面除公司配置电脑、电话、办公文具、日历、文件夹、书、名片、茶杯外、植物，不建议放其他物品.
2、座椅：人离开时将椅子放于桌下。
3、电脑:显示器按位置编排统一放置办公桌转角处,主机在办公桌台下与显示器统一方向放置；
4、垃圾篓:罩塑料袋，摆放位置由人事行政部统一安排，不能随意调动；
5、文件柜：摆放资料整齐。
6、饮水机:放指定地点，不得随意移动；下班后及时关闭饮水机.饮水机内储水槽水满后，须自觉倒掉水槽里的水，以防溢流出来。
7、空调:视季节气候变化，室内温度在28 C以上，可以开启空调；温度最低设定在24 °C;开启空调之前，必须先查看是否关好门窗;下班必须检查空调是否关闭。
8、日光灯:办公室光线较强的地方，可以不开启日光灯;上午下班和下午下班最后走的人员需关灯；部分部门人员需加班的，请加班人员只开启工作区域内的日光灯.
四、会议室管理
1、会议室预定至少提前半个小时，以便合理安排，确保会议准时进行；
2、爱护会议室设备，未经许可不得擅自将会议室内设备、物品等移至它处使用；
3、会议前将各自的手机关机或调成静音，以免影响会议的进行；
4、会议结束后的清理善后工作包括：
(1) 座椅归位、摆放整齐；
(2) 关闭电源:包括电脑、投影仪、照明电等；
(3) 会议结束后必须将借用之设备及时归还设备所属部门；
(4) 若发现会议室内设备等物品不能正常使用时应及时通知相关人员。
五、文印管理
1、本着节约原则，公司文件有打印必要时方予打印。内部传递的简单请示报告或非正式文件，一般不予打印；
2、私人资料,不允许在公司打印、复印或用公司传真机传递，以免影响公司的正常工作；
3、员工应爱惜使用文印设备，节约用纸降低消耗非正式文件尽量使用环保纸)。对各种设备应按要求规范操作、保养，发现故障应及时报请维修，以免影响工作;
4、使用人员要共同维护好打印机、复印机及其他文印设备，保持清洁，将废纸及时处理.作废的机密文件要及时使用碎纸机进行清理；
5、树立严格的保密观念，不得随意将打印、复印或传真资料中有关商业秘密或公司管理中需保密的事项透漏给他人，不得将重要文件或复印件作为环保纸使用,不得截留任何文件；
六、礼貌用语及办公礼仪
1、交往语言：您好，早上好，您早，再见，请问，请您,劳驾您，谢谢，再见；
2、电话语言:您好，请问，谢谢，再见;
3、接待语言：您好,请稍候，我请示一下，请坐，对不起，请登记,我马上去联系，打扰您一下，好的，行.
4、不论是商谈公务、接听电话,还是同事之间的交流，请使用普通话，工作时间禁止大声喧哗.
5、接听电话迅速（三声必接）、准确、音量得体，礼貌用语常记在心.接待来访彬彬有礼；
6、着装整洁、得体，保持良好的精神面貌；
7、遇到陌生访客时，应礼貌性的点头致意，并询问来访目的，主动协助来访人员；
8、严禁不文明语言（讲粗）。
七、办公纪律
1、严禁在办公区域喧哗与吵闹；
2、严禁将公司的可搬动的物品等一切公物,带回家私用；
3、办公桌上应保持整洁并注意办公室的安静，上班时间,不准在办公室化妆；
4、保持良好的办公纪律，工作时间禁止使用办公电话处理私人事务，如有私人手机打入，请到办公室外走廊接听；
5、除业务工作需要外,禁止在工作时间上网聊天、玩游戏，浏览与工作无关的报纸、杂志及网站；
6、加班时，不准非公司人员或访客进入办公区域，如有业务必要，必须事先向部门主管头或电话报告；
7、除特殊情况外，禁止在工作期间带耳塞听音乐；
8、参加会议的人员，须准时到达，且在开会前必须把自已的手机调为振动、无声或关机；
9、离开办公桌10分钟以上，需随身携带手机或将手机调成静音,以免对周围同事造成干扰；
10、不得在公司及同事交流的微信群、朋友圈、微博等散布不良言论；
11、不得私自组建有公司同事或客户5人以上的微信群或其他群，因工作原因建群必须向公司报备；
12、上班时间如有私人事务处理须先填写请假单，填写好后给直属主管签名同意后将请假单交给前台方可离开。若无主管许可而私自离开,以旷职处理；
13、不得在工作时间吃早餐或其他食品，公司组织的茶歇除外；
14、严禁公司员工未经许可群发邮件；
1 5、不得私自调换人事行政部安排的座位及配备的办公设备；
16、以上如未遵守，除已有的处罚方式外,将视情况给予行政处罚通报批评、头警告、书面警告）。
八、办公室环境
1、保持良好的办公环境，不乱丢垃圾，不随地吐痰；
2、保持办公桌上办公电脑及用品无尘，保持清洁、整齐、井井有条，；
3、严禁所有员工在办公室抽烟；
九、节约能源
1、夏季开空调期间）除可暂时开窗调节空气外，办公室所有门窗应保持紧闭状态，以防止能源浪费。
2、需离开电脑桌5分钟或以上必须把电脑显示器关闭，下班时必须先关闭电脑、外围设备的所有电源与个人办公区域的电源。
3、如因工作需要必须加班时，应以节省能源为原则，关掉办公室其它区域的日光灯和空调;下班时应谨慎检查办公室所有日光灯与空调的电源是否完全关闭。
4、公共区域的灯、空调下班后及时关闭非要必要部分。
十、安全与保密
1、尊重个人隐私和保守公司秘密；
2、复印及销毁文件必须遵守相关保密作业规定；
3、非经电脑使用者本人许可，严禁其他员工私阅其电脑内容（除人事行政部人员外）；
4、每位员工有义务严禁非本公司员工查阅本公司的电脑内容；
5、下班前，主动将办公桌上的资料、文件收拾归档。同时，关闭电脑、外围设备的所有电源与个人办公区域的电源；
6、发现自己的电脑被入侵时（鼠标乱动时），立刻拔掉网络线，并告知工程部人员做及时处理.
十一、道德行为
1、不为私利而使用公司财产。
2、不参与外界任何有碍职务的活动.
3、保守公司文件的机密。
4、每一位员工都须对公司的经费和交办的任务负责.
5、遵守公司所有的规章制度。
6、对待同事、客户要公平与关心。
十二、违规处罚
以上内容如未遵守将视情节给予通报批评、警告等处理，情节严重者将予以解雇并追究相应的法律责任.
十三、附则本管理规定于自发布之日起试行,X月X日起正式执行.希望全体员工自觉遵守，各部门负责人协助监督.试行期间各部门如有意见或建议请及时沟通，人事行政部即日起将实施监督检查.