有限公司费用报销管理办法.docx

有限公司费用报销管理办法
一、为了加强公司内部管理,规范报销行为，使日常开支的各种费用纳入管理，合理控制费用支出，特制定本制度。
二、报销单据的整理及流程
1、报销人先在财务部门领取“报销单粘贴单据”，按报销内容对原始发票进行分类整理，如办公用品、电话费、差旅费、设备维修费、资料费、市内交通费等等，应分类后再按时间先后粘贴，以便分类汇总数据；
2、经办人在填写“费用报销单”时，应遵照“实事求是、准确无误”的原则，将费用的发生原因、金额、时间等要素填写齐全，并签署自己的名字.“费用报销单”的填写一律不允许涂改，尤其是费用金额，并要保证费用金额的大、小写必须一致，否则无效；
3、费用发生过程中，当事人应充分取得费用的相关单据，如：合约或协议、合法的票据等，如因未能取得合法（被税务机关认可）的票据而遭受财务部门剔除的部分支出，公司原则上不予以承担，由当事人自行负责；
4、报销流程：报销人粘贴票据、填写报销单，报销单上须注明支出事由、项目、发票张数、报销金额和经办人签名（有陪同人的陪同人也要签字），部门主管初审，财务会计复核，总经理审批，出纳人员应对“费用报销单”进行审核，重点看报销单是否有涂改、费用的计算是否正确、后附的发票是否齐全合法，审批手续是否齐备，出纳人员在审核无误后方能付款。
三、借款管理
1、出差借款：出差人员凭审批后的《出差申请表》按批准额度办理借款，出差返回5个工作日内办理报销还款手续；
2、其他临时借款，如业务费、周转金等，借款人员应及时报帐，除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支；
3、各项借款金额超过50元应提前一天通知财务部门备款；
4、借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。
四、业务招待费管理
1、业务招待费：包括因公司业务的需要,用于招待相关人员而发生的接待费、餐费等费用；
2、业务招待费各部门实行“先申请，后执行”的原则,申请时应说明招待客人的级别、理由、人数等（此单仅作内部管理使用，不做为凭证附件）；
3、各部门发生的招待费，由各部门负责人签字，财务部门审查后报总经理审批后报销；
4、各部门负责人对业务招待费使用的合理性、真实性承担责任.
五、差旅费管理
（一）住宿标准
1、公司正职，住宿费用4元/天.人；
2、副职，住宿费用3元/天。人；
3、科职及其他人员，住宿费用260元/天.人；
凡到特别指定地区出差的，住宿费每天另加50元。特别指定地区指：北京、天津、深圳、珠海、和海南省，下同。
注：凡出差人员住宿费发票上必须写明日期、姓名、住宿起止日期、人数、单价、总金额。
（二）交通费标准
1、乘坐火车
公司正职可乘坐火车软席卧铺、高铁一等座；
公司副职人员、科职及其他人员须在夜间连续乘车6个小时及以上，方可乘坐火车硬席卧铺、高铁二等座；
不符合上述条件的，一律乘坐火车硬座.
2、乘坐飞机
公司正职可乘坐飞机经济舱位；
其他人员因急事经公司总经理批准方可乘坐飞机经济舱位。
未经总经理批准而乘坐飞机，按照乘坐火车标准报销差旅费。
3、乘坐轮船
公司正职人员可乘坐轮船二等舱位；
副职人员及科职、其他人员在夜间连续乘船6个小时及以上的，或连续乘船在12个小时及以上的，可乘坐轮船三等舱位；
不符合上述条件的，一律乘坐轮船统舱舱位。
4、乘坐长途汽车：职工均可乘坐各种类型的长途大巴汽车。
5、单位派遣汽车供出差职工使用的，不计算交通费。
（三）差旅费核算办法
1、12： 及以前离开出差目的地（以交通工具票证上载明的时点为准，下同）的最高控制数:到达出差目的地日至离开出差目的地日的日历天数减1天乘以本规定的开支标准.
2、12： 以后离开出差目的地的最高控制数：到达出差目的地日至离开出差目的地日的日历天数减0.5天乘以本规定的开支标准。职工出差当日（ 24:及以前）返回的不计算住宿费。
3、职工出差,按日50元计算出差补助费（伙食补助、交通补助等）。
4、培训期间不执行出差规定。
5、工作人员外出参加会议，凡报销了会议费、会务费且标准高出出差补助费的，不再报销出差费。
（四）探亲标准
职工探亲,往来车费，住宿费，交通费，按规定报销，一年一次.外聘人员不享受探亲往返车费等补助。
（五）其它
小车司机陕西境内出车费按每日10元标准发放，外省出车费按每日20元标准发放.
六、电话费报销办法
1.移动通讯费：为了兼顾效率与公平的原则，员工的手机费用的报销采用与岗位相关制，即依据不同岗位，根据员工工作性质和职位不同设定不同的报销标准，具体标准如下.
以当月话费单为报销凭证.副总及以上实报实销；正科级3元；副科级2元；其他符合享受通讯补贴的员工1元。
2 .固定电话费：公司为员工提供工作必须的固定电话，并由公司统一支付话费。
3、每月10日前将话费票据经公司综合部、财务部门审核后，报总经理批准。
4、财务部门指定专人按日常费用的审批程序集中办理员工手机费报批手续.
七、报销时间的具体规定
为了协调公司对内、对外的业务工作安排，方便员工费用报销，财务部将报销时间具体安排如下：
1. 财务报销：公司财务部门每周四为零散报销日。每月的10日前为费用集中报销日，为了便于财务部门集中时间月末结账，该报销日停止财务报销。
2. 借支及其他业务的不受以上的时间限制，可随时办理。
八、本办法解释权归计财部.