材料仓库工作手册-仓库基本规定-单据管理与ERP操作.doc

材料仓库工作手册
全文目录
第一部分：仓库基本规定 2
一、仓库的基本制度 2
二、单据的管理 2
三、岗位设置 2
⑴ 负责收料的职责 2
⑵ 负责电子的职责 2
⑶ 负责机壳的职责 3
⑷ 负责包材+螺丝的职责 3
⑸ 负责不良品的职责 3
四、日常单据 3
⑴送货单 4
⑵送检单 4
⑶物料入库单 4
⑷材料领用单 4
⑸手工领料单 4
⑹退料单 4
⑺销售单 4
⑻紧急放行单 4
⑼借条 4
⑽调拔单 4
⑾盘点单 4
第二部分、单据应用及工作流程 5
一、各单据在实际工作过程中的应用： 5
⑴ 送货单 5
⑵送检单 5
⑶采购入库单 5
⑷材料领用单 5
⑸手工领料单 6
⑹退料单 6
⑺紧急放行单 6
⑻借条 6
⑼销售单 6
二、收料组和仓储组的工作流程： 6
⑴ 销售单收料组工作流程 6
⑵仓储组的工作流程 7
第三部分：用友软件及报表的制作 8
一、用友软件的使用方法 8
⑴收料1物料入库的应用方法 8
⑵电子1物料出库的应用方法 12
⑶通用内容 13
二、报表的制作格式 13

第一部分：仓库基本规定
一、仓库的基本制度
⑴进入仓库不允许携带打火机类易燃物品，更不允许吸烟，违者按50元/次处罚；
⑵进入仓库不允许吃零食、早餐等；
⑶不允许把仓库内所有物料、成品、单据等带出仓库；
⑷不允许带所有非仓库人员，如：同学、同事、朋友等进入仓库；
⑸严格遵守仓库上下班制度。
二、单据的管理
⑴所有单据必须在下班前，按照工作流程正确归入相应的文件夹；
⑵不允许把任何单据带出仓库。
三、岗位设置
材料仓库共设置7个岗位，分别是：负责收料2名、负责电子2名、负责机壳1名、负责包材+螺丝1名、负责不良物料1名。
从工作性质上分为二个大组：收料组、仓储组。
收料组包括：负责收料的2名；
仓储组包括：电子、机壳、包材+螺丝、不良物料的所有人员。
⑴ 负责收料的职责：对照供应商送货单接收物料，按收后交由相应的物料管理人员，做所有的物料入库帐目。
物料范围：除液晶屏、泡沫、纸箱、机壳外的所有物料。
收料分工：收料1、收料2
收料1为仓管，主要负责材料仓库所有物料的入库帐目，和带领收料2接收除四大类外的所有物料。
收料2为物料员，收料2协助收料1做好收料工作，收料2由收料1管理。
⑵ 负责电子的职责：A.对照供应商送货单接收液晶屏，接收合格后实物按流程摆放，送检单、入库单交收料1。B.对电子区域内的所有合格物料按流程进行准确、及时发放。C.做所有物料出库的帐目。
物料范围：电子区域内的所有物料
电子分工：电子1、电子2
电子1为仓管，主要负责材料仓库所有物料的电脑出库帐目，按入库程序对液晶屏进行收料；按出库手续对液晶屏、板卡、电源板、高压板进行发放，带领电子2做好发放电子区内的发料。
电子2为物料员，主要负责材料仓库内电子区除液晶屏、板卡、电源板、高压板外的所有电子物料按流程的发料工作，发料完成后，把单据交电子1，电子2由电子1管理。
⑶ 负责机壳的职责：A.对照供应商送货单接收机壳，接收合格实物后按流程摆放，送检单、入库单交收料1。B.对机壳区域内的所有合格物料按流程进行准确、及时发放，发料完成后，把单据交电子1。
物料范围：机壳类所有物料。
⑷ 负责包材+螺丝的职责： A.对照供应商送货单接收纸箱、泡沫，接收合格实物后按流程摆放，送检单、入库单交收料1。B.对包材和螺丝区域内的所有合格物料按流程进行准确、及时发放，发料完成后，把单据交电子1。
物料范围：纸箱、泡沫、螺丝类所有物料。
⑸ 负责不良品的职责：对所有不良品的跟踪和产线跟踪，及时按流程办理退、换、补料手续。
物料范围：所有不良物料。
四、日常单据
物流部日常涉及和流转的单据共有十一个，分别是：
⑴送货单；
⑵送检单；
⑶物料入库单；
⑷材料领用单；
⑸手工领料单；
⑹退料单；
⑺销售单；
⑻紧急放行单；
⑼借条；
⑽调拔单；
⑾盘点单。
单据的生成和类别：
⑴送货单：属外来单据，是接收物料时的重要依据，如无送货单可以拒收；送货单必须有以下内容：送货日期、供应商名称、物料名称、规格型号、物料单位、物料数量。此单据至少有一联。
⑵送检单：属内部单据，是收料人接收物料后，连同物料一起送交品管部的单据。此单据应包含以下内容：送货单位(供应商名称)、送检日期、物料编号、物料名称、批次号、机种名(规格型号)、送检数量、仓管员(经办人)签字。此单据一式二联，第一联：存根联，第二联：品管联。
⑶物料入库单：属重要单据，具有一定的法律效力。当品管检验完成后，把合格实物与送检单一起返回后，由收料人开具的单据。开具此单据应包含以下内容供应商名称、入库时间、批次号、物料编号、品名、规格、计量单位、数量、经办人(签字)。此单据一式四联，第一联：存根联、第二联：(IQC)品管联、第三联：(财务)财务联、第四联：(PMC)采购联。
⑷材料领用单：属限额领用的单据，是材料发出的依据和做帐的凭证。此联视情况，生产部领用的开具一式三联，研发部、售后部、工程部的为一式二联。二联时，第一联为仓库配货联、第二联为做帐联；三联时，第一联：存根联、第二联：配货联、第三联：做帐联。
⑸手工领料单：属手工填写的单据，是生产部临时补料、生产过程中损耗造成的少料时，研发部、售后部、工程部需用物料时开具的单据。此单据没有退料，即无负数情况出现。此单据一式四联，第一联：存根联、第二联：PMC联、第三联：财务联、第四联：仓库联。
⑹退料单：属更换、退回、变更的单据，主要体现为使用人的扫尾物料和不良物料更换、退回、记录工程临时变更的单据。此单据一式四联，第一联：存根联、第二联：PMC联、第三联：仓库联、第四联：品管联。
⑺销售单：属对外单据，是由销售及相关部门开具的，向客户发出货物的凭证，此单到仓库仅一联是做为发货用的。
⑻紧急放行单：主要用于生产部急需物料，而该物料还未入库的情况下，由PMC开具的单据。
⑼借条：主要用于已检验后入库的物料，借出使用后物料原样归还的，由使用人开具，待物料返回后方可销毁的单据。
⑽调拔单：主要用于从一个仓库原样转移到另外一个仓库管理时开具的单据，此单据有调拔入库和调拔出库二种。
⑾盘点单：主要发生在月底财务和仓库在盘存后，针对C对物料进行合理调整的单据。

第二部分、单据应用及工作流程
一、各单据在实际工作过程中的应用：
⑴ 送货单：收料人接到一张完整的送货单后，先就各信息进行核对，确认规格è清点数量è查找物料编号è填写送检单。
①清点物料数量的方法分为：点件数、点打数、点个数。
A、点件数：批次来料数量比较宠大时，可以清点件，必须在清点后在供应商的送货单上签“大件已收，细数未点”的字样；
B、点打数(即小于件数大于个数的包装)，主要用于清点小于件包装时价值比较低，体积较小的物料 。
C、点个数，主要用于价值高、体积大的物料，纸箱、泡沫等。
②查找物料编号的方法分为：物料需求计划表、PMC部、采购部、送货单上(有时)。
③开具送检单：数量核对清楚，物料名称，规格型号已确认、物料编号正确查到后，收料人开具送检单送检。
⑵送检单：收料人完成物料的核对后，立即依据送货单开具送检单，然后把送检单交由统计，统计收到单据后，对其通过表单登记，并注册当时批次号 [批次号由年(4位)月(2位)日(2位)当日来料次序(2位)，共计10位数字组成]并将批次号填入送检单的批次号栏内。统计注册完批次号后交收料人，收料人将实物和送检单一起交品管部，请其对该批物料进行检查验收。品管部在检验完成后，在送检单上填写其质量情况，返还给统计，由统计对该物料的质量情况进行登记后，在送检单上签字后，交还给收料人。
送检单填写完成、批次号注册好、品管部已记录质量情况，统计记录完检验结果签字后，收料人依据送检单开具采购入库单。
⑶采购入库单：收料人依据送检单正确填写采购入库单，在经办位置填写收料人姓名后，交给品管确认签字并取走品管联，品管将单据移交采购、生产副总审核并在相应位置签字，签完后品管返回入库单到收料人，交实际物料管理人核对正确后，在仓库的位置签字收料，收料人入库手续完成，单据上交给主管。
⑷材料领用单：材料领用单的开出，通常有三种情况：一、生产批量生产时，按照BOM表列出的全部物料，改装机时所需的物料，在备注里会写明数量，此单一式三联；二、由手工领料单转换的材料领用单，在备注时以L开头，此除生产外均为二联；三、由退料单转换的材料领用单，在备注里以T开头，通常为三联。
PMC开来的三联单据，此三联有PMC部审核、制单人的签字，主管对其中二联签字，有签字的一联即存根联给统计；另二联交实物仓管，无签字的一联做配货用，保管自留；有签字的联为做帐联，做帐联同实物一起交领用人(线长以上职务)，领用人在确认规格、数量后在该单上签字，将签完字的做帐联交给统计，换回统计手中的存根联。统计确认签字完整，交换完单据后，将做帐联交给电子1做出库帐目，电子1做完出库帐目后在备注栏内签字，签字后将单据交统计处理。
⑸手工领料单：手工领料单到仓库后，开单人交主管签字后，主管留财务联交统计后，其它三联给实物仓管发料，如果一张单子涉及二个仓库，就电子区留存根联，包材+螺丝区、机壳区留仓库联，PMC联由发货人交给PMC，PMC将此手工领料单转换成电脑打印的材料领用单，然后同上材料领用单。
⑹退料单：如果退料单是换料单，不良品员会收到生产制作过程中的所有带着不良标识的物料和退料单，此单据应填写退料部门、日期、产品需求单号、成品型号、退料类别、 物料的详细信息 (如无料号可从统计物料编号对照表里查找)、退料部的退料员签字、审核签字、品管部的检验员签字、审核签字 、PMC签字。所有完整后，退料员交由主管签字，签字后交统计登记退料单号，由实物仓管发料，实物依单发完货后，由实物仓管在仓管位置签字后自留存根联。其它三联交不良品员将仓库联自留，品管联、PMC联分别交给各部门。
当此单有负数时，该单由不良品员到PMC转换为材料领用单，是正数时由实物管理到PMC转换为材料领用单，
⑺紧急放行单：PMC开出紧急放行单，单上有PMC主管签字、分管领导签字、品管部主管签字、后由主管签字后，主管交由各对应实物管理员及时配料，交给使用人。使用人并签字后，
⑻借条：借用人手工写借条，并注明理由和归还时间，待主管签字后交实物管理员发放，并跟踪物料归还时间及物料的好坏。物料归还后，借条作废。
⑼销售单：
二、收料组和仓储组的工作流程：
⑴ 销售单收料组工作流程
收料员常用的单据：送货单、送检单、材料入库单
收料员在收到送货单后，对该单的相应信息核对è查找料号è开具送检单è交统计注册批次号è交品管检验è检验完成后，对合格和不合格分类è填写入库单è交品管签字è合格物料同入库单一起移交实物管理员。
⑵仓储组的工作流程：
实物管理员常用的单据：入库单、材料领用单、手工领料单、退料单、紧急放行单、销售单、借条
实物管理员处理物料入库单、出库单原则：先入先出。
①实物管理员库存卡填写方法
货号：物料编号、货名：物料名称、规格型号：该物料的规格型号、存放仓位：该区域的名称、单位：物料的计量单位、年份：如2010年就填10、月份、日期、单号：填写相应单据的编号、摘要：物料入库填写入；材料领用单填写领；销售单填写销、收入：收入数量、发出：发出数量(材料领用单和销售单都属于出库，数量都填写在发出内)、结存：上次结存+入库-发出=现在结存、检查：实际操作人签字。
②实际入库操作方法
当实物管理员拿到物料和物料入库单后，按照入库单核对物料数量，实物管理员用专用印章在实物上盖批次号：如果是一个完整的包装，就在包装的方便查找的位置上盖，是小件散装的(如电阻、电容等)，就装入一个合适的PE袋后，在PE袋的明显位置上盖批次号)，如果是较大的散件，就把散件包装在一起，另外附纸张说明后盖批次号(如电源板类，可以先捆一下，然后附批次号的纸在最上面)。 然后按照物料编号把相应物料摆放到合适位置(方便先入先发，后入后发),做到摆放整齐、美观，使发货时方便、快捷，提高工作效率。然后在物料卡上填写入库信息(如：3月18日 入库单号为1851，料号为5000000064的屏线10条，在料号：5000000064，名称：屏线的卡上日期填3月18日，入库单号：1851，摘要：入、收入：10、结存填入、摆放人签字)。接收物料è按单核对型号è清点数量è整理è加盖批次号è合理摆放è正确填写库存卡。对于新的物料需先进行建卡。
③实际出库操作方法
当实物管理员拿到材料领用单类(材料领用单、销售单)后，按料号找到物料è按先入先发的原则è填写库存卡(在库存卡的摘要上填领、发出上填数量、库存算出来)，其它按前面所述进行处理。
当实物管理员拿到手工领料单è其它同上材料领用单è填写库存卡上的摘要领、发出数量、库存数量、摆放人姓名è用上面程序转换为材料领用单后è填写库存上的日期、单号。
退料单的对应领料部分，同手工领料单。
紧急放行单领料过程同领料单，登记卡同手工领料单，PMC会用大于该单的数量开出材料领用单，待下次发此料时，从其中扣除紧急放行部分。
借条：

第三部分：用友软件及报表的制作
一、用友软件的使用方法
用友软件是做帐的专业软件，它的图标为。
在前面提到，工作过程中收料1需做物料入库的帐目和电子1需做物料出库的帐目，这个过程会涉及到的部分内容。
⑴收料1物料入库的应用方法：双击图标，进入主界面如图1，图1

服务器是默认的、操作员(需要应用电脑时设置的权限)、密码可以自己更改、账套(预先设置的)、会计年度(当前操作的年度)、操作日期(默认为当前日期，可根据需要进行更改，代表进入软件日期)，确定是进入软件。
通常操作：录入操作员è密码è确定
图2
进入操作界面è供应链
图3
è库存管理
图4
è日常业务
图5
è入库
图6
è采购入库单
增加新的入库单

图7
到货日期

审核日期

到货单号

订单号

è生成新的入库单è页面如图最上角的第四个键è增加新入库单图8
在新入库单里，可以看到订单号、到货单号、到货日期、审核日期为灰色，是不可更改项，业务类型、采购类型为蓝色字体，是必编辑项，其它为可编辑选项。下面是需编辑选项的输入方法：
入库单号：系统自动生成的、入库日期：自动为当前日期(可更改
点击入库日期è点击后面彩色的图标，就会出现如图的可选日期，图9单击目标日期，入库日期就会更改为选择的日期；自行手动修改：双击入库日期后面的下划线部分，就成为可修改状态)。
放大镜

仓库：点下划线上面，会在后面出现放大镜è点击放大镜后è
图10
找到需要的仓库单击，就会如0101一样更改颜色，然后双击就会选中，入库单仓库的位置就会自动填写如图：其它必选项输入方法如仓库，都是可以手动输入也可以通过选择来完成，待表头部分全部完成后输入表体内容，如下图：
1
1
图11
第二个箭头所指的三列为不可手工更改项，在输入表体内容时物料编码即：物料编号，手工输入物料编号后， 第二个箭头所指的三列会自动填写进去，输入数量。表体内现存量、制作人、审核人、记帐人未不可更改项，其中表格内容填写完整后，系统会自动以进入软件权限的人填入，è点保存è点退出。
⑵电子1物料出库的应用方法：进入方法同收料1，收料1是进入入库，电子1是在日常业务è出库，如下图：

根据单据的不同类型，进入销售出库或材料出库。
销售出库单：用手上的销售单同用友里面的仓库、备注、日期、料号、数量等相关信息逐一核对，完全无误后，如图点审核，审核该单据，然后点退出，继续下一张。该程序主要为预防在制单人输入过程中料号错误、从开单到发货之间的数量更改，而软件没有同步所可能产生的错误。一定要对照单据，才可以对该单据进行审核，绝对不允许无单审核。

材料出库单的审核过程一致，不同的是该单的备注一栏里通常会有L 和T，L代表领料单，其后的数字代表该单的编号，T代表退料单，其后的数字代表该单的编号。
⑶通用内容：查询库存台帐、现存量查询、可用量查询。
用友软件遵循原路返回原则即：从哪里发出去，从哪里退回来，发出为正数，退回为负数(或叫红字冲回)例如：3月15日向A销售3288型号机器5台，3月17日A退回2台，在账上就体现为3月17日向A销售-2台。
可用量的定义：。
现存量的定义：。
可用量=现存量+未审核入库-未审核出库
可用量与实物相符时为
①现存量查询：
库存管理è账表è库存帐è现存量è汇总条件/过滤条件è可通过仓库等可选项进行查询
②库存台帐查询：
库存管理è账表è库存帐è库存台账è库存台帐备查薄è可通过仓库、存货等可选项进行查询。
二、报表的制作格式
常用报表的格式：一张报表必须包含以下内容
标题、报表制作时间、表体内容、制作人、审核人、批准人。
仓库为302的4行全部为表体内容
报表制表时间
表头

批准人
审核人
制表人