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XXX年格兰德假日酒店公关手册

公关手册

格兰德假日酒店

目 录

在酒店通迅中扮演的角色1

公共关系概述2

传媒关系4

新闻信息资料原形15

旅行作家熟悉酒店的旅程18

社会关系23

专门活动25

紧急事件的通迅交流29

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在酒店通迅中扮演的角色

通迅系统为社团及其伙伴提供完善的公关通迅服务，概述如下：

1. 精选及向消费者出版社及专业传媒提供有关酒店的服务信息。

2. 协助国内国际组织新闻发报会、简报、会谈和个人传媒访问。

3. 为酒店作广告宣传，介绍季节优待服务及要紧包办套餐服务。

4. 创作品牌及有关资料，并监督其正确使用，以加深其公共形象
和品牌知名度。

5. 要紧刊物有：
l 月刊(介绍本公司的新闻及重要事件)

6. 策划和执行通迅打算，令公司成员及伙伴了解重要信息，如品牌特性、治理规则、专用评诂系统。

7. 向各伙伴提供重要信息，如传媒关系、紧急通迅、大型开幕礼、专门活动和地点通迅项目。

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公共关系概述

什么是公共关系?

公共关系是解答一个机构如何与公共社团沟通的问题。它不单包括广告宣传、传媒关系和社会参与。在更广的意义上，它是如何建立社会关系并取得更多客户的学问。

这意味着一间公司只有取得群众和公共社团的认同，才能顺利成功地运作。假如不能使客户中意，就不能增加销售额和利润。当酒店以诚恳的态度赢取客人、企业客户、职员、地点社团、旅行社和旅业伙伴的信任后，不管你在执行市场项目依旧挽救酒店危机时，他们都会投你信任的一票。因此，真诚坦率是极为重要的。

千万不要把建立关系和公众信任与建立酒店形象混为一谈，因为公共关系并不能制造企业形象，它只能使其锦上添花。

公共关系的功能:

l 传媒关系──与新闻传媒协作，推广酒店的设施、活动和服务。
l 社团关系──支持并参与酒店所在社区的义务活动和筹款活动。
l 专门活动──有目标有打算地建立酒店的形象。
l 为旅行作家安排熟悉酒店的旅程──安排最近的推广项目，作家会依照其经历，介绍酒店设施和服务。
l 紧急通迅──有效及时地处理有关酒店紧急事件和自然灾难的信息。

依照酒店规模大小、财政预算和公关项目范畴，决定由酒店公关部自理公关项目或托付公关公司负责。各自的有利因素如下：由公关部自理，可直截了当操纵进度，更好地安排时刻，处理紧急情形，如安排恰当，可取得传媒更大的信任。如由公关公司代理，好处在于其专业公关服务，及其原有的传媒网落关系，让你有更多时刻投入酒店的其余工作。

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指定酒店代言人

酒店又称为微型都市。每天你要迎接新的客人，面对一系列可能发生在任何社会的问题，如火灾、谋杀、偷窃、遇溺或食物中毒等。因此，传媒专门自然会凝视酒店的一举一动。

传媒关系可能是最常见的公关功能，它决定这一重要的公关原则：为酒店指定一个代言人。通常由总经理或市场部总管担任代言人。但不管如何，代言人必须熟知酒店各方面情形，表达能力强，能在压力下保持头脑清醒，及善于交际。代言人必须安排酒店公关人员协助回答传媒的常规问题，指导其把握公共宣传活动的技巧。销售部、市场部人员和行政秘书差不多上适当人选。公关协作人员是公关活动过程中的重要和谐因素，当代言人缺席时他们须回答传媒的常规问题，及对各种情形正确迅速地作出回应。

*注：酒店职员应明白酒店代言人和只有代言人才有权答记者问。酒店雇员不能即兴与记者谈话或讨论有关酒店的问题。如有必要，公关人员要联系有关职员以咨询谈话内容。

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传媒关系

谁是新闻传媒?

这看上去是一个简单的问题。但事实上，在各个市场都有多种不同的传媒。了解其多样化的特点是做好酒店宣传的关键。

传媒印刷品包括：
l 每日或每周新闻报纸（目标是社会人群）
l 地点杂志
l 国内杂志（目标是专门市场，如旅行、运动、国家新闻发报、商业、金融）
l 旅行杂志或旅行报（如：住宿、旅行、会议、餐厅）
l 社团和机构简报（如：商会新闻、业主协会季刊）

传播媒介包括：
l 地点电视台──附属网落、电缆站
l 国内电视、电缆网落
l 地点电台──一样或特备节目
l 国家电台

通过新闻收集社等报业有关单位发表宣传酒店的文章：
l 向报业和传媒提供资料。
l 通过宠大的电信系统传播信息。

专门媒界
l 种族媒界
l 宗教媒界
l 目标媒界(环境,政治简报)
l 非英语媒界

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报纸:

地点报纸通常是你最熟悉的传播媒介。一个社区通常有多种报纸,相邻地区会作每周一次或隔周一次相邻社区信息简介。花一些时刻研究这些报纸，了解内容类型及表达方法。

除主编外，多数日报都另设一个编辑专门负责治理城内外的记者和各部门记者。查看地点报纸，了解报社记者名单。如：商业/金融、食品、旅行/休闲、书刊、时装、生活方式、房地产、艺术/娱乐、宗教/科学/体育、照相、周末。

你必须经常联系的是商业/金融、娱乐、食品和生活的报纸编辑，当你不明白该向谁提供资料时，都市编辑会给你关心。如需编写地点旅行文章，请联系旅行部编辑；当报道开幕式、颁奖礼或各项庆祝活动时，专业照相记者必不可少；而报道有关贵宾活动的最佳人选是专栏作者，但必须紧记的是要获贵宾同意后才可报道。

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杂志,简报

专业出版社：

旅行杂志，酒店杂志和简报差不多上与酒店最新信息紧密联系的，关于酒店的专门介绍、装修、领导发言和颁奖仪式等内容差不多上值得写的，请联系康年通迅部门，将信息提供给有关编辑。

四种专业出版社：

l 住宅──介绍酒店业的各方面信息，如新项目开发、市场项目、装修、重要人事变动。
l 旅行──旅行社、会议主办机构、同业伙伴，如航空公司、出租车公司、及其它有关旅行业的信息。
l 餐饮──餐饮专栏编辑期望了解最新的餐饮情报，如专门推界、创新出品、烹饪潮流和省力设施。
l 会议──着重介绍会议的策划者、地点、酒店服务和成功的会议，使酒店有更大把握代办以后的重大会议。

消费者出版社：

专业杂志将注意力集中在专门行业,而消费者杂志则集中报道专门的公共或利益事件,如商业、爱好、家庭、电脑、食品、长幼、体育或旅行。只要信息专门，就能吸引其注意力。

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电信服务

最闻名的国际新闻收集机构，如AP,UPI等，在专门多都市都有分部，又如Copley News Service,Gannett New Service ,King Features Symdicate，这些机构都能有效地报道酒店的信息。给宠大的信息集团提供的信息可于一天内在各地报刊显现500次。查看 名目，找出信息收集机构。

电信和信息收集机构象一样报社一样雇佣记者和编辑，但它们并不出版报纸，而是将收集的信息卖给报社和传媒。通过卫星技术，可将信息快速传向世界各地。这使传媒能以最快速度发报。

假如你向这些信息收集机构提供酒店信息，它们可通过报社、电视台、电台将信息传播到世界每一个角落。也可将有新闻价值的、幽默的、人性的、有专门成效的照片快速传送各地。即使电信服务不能给你提供杰出的摄影师，也可依照文章内容或质量要求恰当地采纳你提供的照片。

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传播媒介

联网的意思是国际性的要紧电台、电视台、电缆系统（如ABC,CBS,NBC,CNN,FOX,
ESPN）向世界各地作信息传播。除专业媒介外，公共传播系统在各地区和联网点均有分部。

地点传媒确实是驻本地区的传媒，你可在 本上找到它们的地址和 。与各地点传媒联系，索取指定编辑、项目主管和新闻部主管的姓名。定期寄送酒店近期的日程安排，如会议、展销会和专门活动等。如有知名公众人物出席会议，确保安排有关报社、传媒作新闻放送。

传播媒介比报社更能吸引观众，但由于其专业技术要求，使其显得有点奇异。但我们只需简单直观地看和听，得到有关酒店的重要信息。电视注重视觉，而广播则注重听觉，可依照不同需要，联系不同类型的传媒。

当报道新信息前两三天，应联系指定记者。事先应了解记者界中一些专门的规则,如可私下与旅行业记者取得直截了当联系。
如赶不及预先联系记者，应在活动举行当天通知地点新闻记者。广播电台能以最快速度传播信息，电台工作人员会赶忙赶到场，将事件的详细内容录制成录音带于当天放送。

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与传媒合作

与指定代表、公关顾问和地点传媒保持联系，成为酒店信息的最佳来源，这是专门重要的。专门是发报市场推广和紧急信息时，取得传媒的信任，是正确发报新闻必不可少的因素。

要与新闻界──报社电台、电视台、杂志社人员保持联系，约见有关负责人，向其讲述酒店近况，但要注意的是不要单纯为局限的利益刻意推销，而是当确实需要放送重要信息时才联系他们。

以下是与传媒合作的几点规则：

l 因新闻界分秒必争，必须及时对其要求作出回应。
l 合理详细地提供资料。
l 要实事求是，准确地提供信息。
l 如已承诺向某记者提供独家消息，就应遵守诺言。

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目标传媒

吸引传媒采访的关键在于向其提供有新闻价值的信息。培养新闻意识，留意能吸引传媒的事件，并向传媒提供最新信息。传媒需要的是新奇的、实质性的信息，而不是单纯推销的信息。例如餐厅的开业，既有商业性，又有娱乐性，应依照不同的需要，向不同的传媒提供信息。商业编辑会着重介绍餐厅的市场定位、营利潜质和对地点经济及就业的阻碍。而饮食评论家则着重介绍餐厅的菜单、装修布置和厨师的国际体会。

公共关系最大的挑战是辨别什么是有效信息，什么是无效信息。当记者或编辑认为你的信息有新闻价值时，应如何跟进呢?如何安排会面时刻?他们是否需要更多的信息和照片呢?假如没有人对你提供的信息感爱好时，应努力查出缘故。可能因为信息过时，也可能需要从另一个角度提供信息。当你有一定体会时，你就能辨别什么才是有效的新闻信息。

不管目标是什么，尽量使它简单化，以新闻工作者的角度考虑信息是否符合地区需要，并照管读者和观众的需要。假如你是读者，你会对一间工厂的生产过程感爱好吗?你应判定所提供的信息是否确有新闻价值，或只是刻意推销?一些编辑较喜爱概括事件内容特点的简要资料。定期寄送简要信息，编辑会安排时刻发表有关文章。要注意在节假日和公众假期，对报刊篇幅有所限制。

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广告和新闻有专门大的区别。编辑和记者在确定是否发报新闻时并可不能想到你是否在他的报社或电台、电视台登广告。决定能否发报的因素是信息本身的价值，而不是广告金额。千万不要威逼传媒说，假如不为我们发报新闻，我们就不在那个地点登广告。从策略上，这会危害与传媒的良好关系。
以下是新闻放送的差不多信息类型：
l 开业──物业类型、目标市场、预算入住率、职员数量、对地点经济的阻碍力、
l 市场竞争力。
l 装修──费用、内部设计、新设施、客房特点、餐饮特色。
l 商业──曾获奖项、行业趋势、目标市场、市场打算、专门设施和服务、人事变
l 动、酒店对要紧商业进展的意见。
l 环境──循环再造系统、能源爱护、环保设施、社区、酒店职员和客户的参与。
l 社会关系──慈善筹款活动、教育工程、免费提供房务和劳务服务。
l 餐厅──特色菜、厨师介绍、试酒专家、获奖菜式、餐厅主题、假日专门推界、
l 免费早餐。
l 娱乐──大型表演项目、知名人士的照片和传记、休闲推界、欢乐嘉年华。
l 市场推广──常客优待方案、专门推界、假日推广、季节推广。
l 贵宾──重要外宾、政府领导、闻名人士、影视红星。
l (注：必须经其同意才可向传媒透露其行踪。)
l 酒店特点──历史建筑、邻近的自然景区、艺术博物馆、公园。
l 人事变动──聘请职员、个别优秀职员的成绩、有能人士、杰出服务、社会自愿
l 活动、对酒店业的专业意见。

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接近新闻媒界的方法

你可用不同方法接触地点新闻界，但一个轻松的私人会谈是酒店代表与记者编辑建立友好关系的最好方法。

以下是一些简要的事项：

l 给对你所提供的信息感爱好的记者提供最新消息。
l 给旅行业、商业、地点经济和重要社会发报的记者发出正式信件。
l 由有体会的、形象好的职员参与传媒会谈。在酒店内留意这类职员，并给其提供接触传媒的机会。
l 在酒店或编辑办公室与地点传媒会面。
l 你可能是当地酒店业、旅行业、商业进展的专家，写一篇专业文章送交地点传媒，发表为专栏文章或作为日后更多文章的催化剂。
l 专门事件是读者、观众和听众感爱好的，因此被所有传媒同意。咨询传媒将以何种方式介绍酒店，并向其提出建议。

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会谈

酒店代表应明白得每次与记者的会面差不多上向外界传播酒店信息的机会。当传媒向你发问而你不知如何作答时，不要躲开传媒的问题。你应努力地审度形势，准确、负责地一一作答，如此你必能使形势转劣为优，同时获得传媒和公众的信任。

差不多上包括两种会谈：突发性和有打算的。

突发性会谈大多通过 进行，但也有可能在你发表演说和解说专门事件时发生。尽管不能为突发性会谈作预备，但必须了解以下原则：
l 不要过快作出回应。尽管记者时刻紧迫，但你必须在会谈中全神贯注，不能马虎作答，同时关注任何紧迫事件，尽可能按照记者安排的时刻完成会谈。
l 在会谈前，咨询记者所需的信息。如你不知如何作答，可直说需要进一步探求详细情形。一个合格的公关人员的首要条件是切查事实。如你并非信息的最佳提供者，请建议记者向可提供关心的人咨询。或在确知答案后，尽快告知记者。

另一种会谈是有打算、有足够时刻预备的。中断会谈或另外安排时刻再续会谈都可能引起传媒不满。因此应预先作充足预备，如有需要，可预先预备好回答内容。研究记者发表的文章、主持的电视或电台节目，了解其发问方法和类型。然后练习回答记者有可能提出的问题。

主持会谈的几个要点：
l 在你的办公室或其它你认为最舒服的地点会见记者。
l 用心面对记者。不接听 ，可不能见突然来访者。
l 不谈没预备的问题或不想记者发表的内容。
l 不要推测数字。但如有专门大把握，也可作恰当估量。
l 还未弄清问题时不要作答，应请记者重复问题。
l 不要重复记者所说的负面字句。例如：当记者问：“贵酒店的客人因这次食品中毒事件受惊了?”这时不要重复敏锐字眼。而应如此回答：“公共卫生局现正调查本次事件，稍候会对客人及职员提供最新信息。”
l 在正式会谈终止后，或在关闭录音机、摄像机后，不要过早松懈。因为这时你所说的话仍旧可能被记者列入发表内容。
l 不应要求在出版前看稿，如此是不合符标准的，而且还可能造成对专业新闻工作者的冒犯。然而，当记者对事实或数字有疑问时，可再次复核信息。这可给你再次检查事实和补充最新资料的机会。
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新闻发报会

曾经有一断时刻，新闻发报会是传播重要信息的唯独手段。然而现在商界正在滥用新闻发报会，就象”狼来了”的故事一样。

新闻发报会应是一次正式召集记者听取重要发言和专门新闻的会议。假如信息并不重要，记者以后将不再到会。例如，为宣布投入1500万美元扩大营业这一重要信息可召开新闻发报会，而不要为新任总经理而召开公布会。又如，可为宣布酒店进行牵涉千万居民和商业的事件召开新闻发报会，而不是为参与慈善活动而召开。

如下是召开新闻发报会应遵守的原则：
l 安排适合大多数传媒的时刻，如周二周三的早上10点，专门是关于日报和电视台记者。每周按照报纸最后时限相应地安排时刻。周一和周五通常是传媒较为繁忙的时刻，不是新闻发报的合适时刻，周末关于出版社也不合适。
l 在新闻发报前三天到五天向地点传媒发出书面通知。尽可能派人直截了当送给传媒负责人。在发报前一天致电有关传媒，确保有关编辑和记者接到邀请。
l 在会上，分派要紧发报纲领。
l 提供有关新闻发报所需资料，包括与发报有关的背景信息，如发言人的照片和传记。康年通迅部门可提供有关本公司的信息。
l 将发言操纵在15分钟以内，然后让记者发问。
l 预先预备回答记者可能发出的问题，彩排回答问题，甚至录音，并作出改进。
l 确保召开新闻发报会的会场有完善的音响系统、足够的电路输出、扬声器和椅子。如有几家电视台同时参与，预备传媒采访用的工具。
l 将公司品牌标志放于演讲台前，酒店的标志置于显眼处。
l 告知记者 的位置。
l 在入口处安排人员引领记者入会场，介绍发言人，及协助会议进行直到终止。
l 注意：电视传媒需摄录有味的新闻部分，因此所有模型、海报或可见物件都应照管到发言人和传媒。
l 在会前15分钟作好一功预备。
l 准时召开会议。
l 在发报会终止后，可与记者单独会谈。

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新闻信息资料原形

新闻工具

传媒对酒店的第一印象通常由介绍酒店特点的印刷品而获得。因此，这些资料必须具备能有效提供信息、连贯、最新和完整的特点。不要过于简要地介绍酒店的销售情形，因为这些简要资料通常不能满足传媒的需要。如有可能，给这些资料附上吸引人的封面和讲解人的名片，如此会使其更具吸引力。

刊物的内容如下：

l 最近的新闻。
l 介绍酒店最新情形的报纸，杂志和文章。
l 介绍酒店或市场项目特点的小册子。
l 对酒店实际情形的介绍应包括以下背景信息：

1) 酒店的地址、 及 号码、预订号码、总经理姓名。
2) 具体位置，包括距离机场、火车站、名圣古迹、政府大楼、娱乐设施和购物中心的路程。
3) 客房、套房、楼层、礼宾部、俱乐部及酒吧的数目。
4) 客房设施。
5) 给来宾提供的服务。
6) 建筑、室内设计、楼龄、重新装修的情形、历史、面积。
7) 宴会中心的设施：座位、面积、独立会议室、董事会议室、视听设施。
8) 休闲设施：健身中心、游泳池、网球场、高尔夫球场。
9) 职员人数。
10) 专门活动项目，如环境、社区、慈善筹款活动。
11) 紧急疏散措施、楼层应急措施。
12) 酒店外观特点的黑白照片，并附上图片说明。
13) 重要人物，如总经理、市场部总管、餐饮部总管的黑白照片、并简述其生平、包括教育、经历、得奖情形、参与的专业协会及社团。
14) 公司近况。
15) 公司的位置图和旅行指南。

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新闻发报

当你认为有必要为酒店近期的专门活动、新设施、人事变动而作新闻发报时，要简要清晰地叙述，并确保在每篇文章中都包括人物、事件、时刻地点、缘故和具体情形等要素。首段应简要介绍事件，然后组织附属段落进一步叙述，较重要的段落应放于开头。使用简单易明白的词，幸免用行外人不明白的专业名词，多用短句和篇幅不大的段落。要真实客观地叙述事实，当牵涉到议论估量的字句要用引号引述，或注明出处。

完成后，至少给另一个人审查，看是否有错字或错用标点符号。

最后，确保文章符合以下几条准则：

l 如没有注明新闻放送的字样的信纸，就用酒店专用信纸，不要用私人信纸。
l 附上作者或公关部人员的姓名和 ，以便传媒咨询信息。
l 在首页开头1/3处开始书写，并划上标题线，关于简要叙述字句应用黑体显示或加下划线引起读者注意。
l 在文章最开头标上日期线，包括事件发生的地点和新闻发报的日期。
l 如文章超过一页，则在第一页的底部标上待续字样，在文章末尾标上###或-30-。然而，专门少新闻报道超过两页。
l 经常把文章传送给酒店通迅中心，它们将用于酒店的公关宣传，提高酒店的曝光率。
l 发表文章的目的是有效地向传媒介绍酒店的最新动向。你的文章通常可不能被原封不动地刊登。出版社一样会对文章进行修改甚至重写。然而这并不是坏事，因为这说明编辑者已接收你的信息，只是用较适合出版的方式重新编辑而已。

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照相

照相质量关于酒店是专门重要的。把照片插入文章中会增加报道篇幅。不要小看照片的价值，如专业的黑白照片、彩色底片和透亮胶片。

介绍酒店的照片应包括：酒店外观、特色建筑（如喷水池和建筑标识物）、入口、大堂、餐厅、休息室、宴会厅、娱乐设施、客房和治理人员（如行政人员、经理和部门主管)。

为酒店物色和储备一个专业摄影师, 专门是具备建筑专业知识的摄影师，摄影有收藏价值的照片，这是专门重要的。可雇佣当地新闻记者拍照专门事件中的照片。查看当地报纸中的照片，找出最杰出的摄影师，他们通常会从事业余摄影工作。或者可为酒店储备专用的有体会的摄影师。

以下是关于优劣照片的提示：
l 不要刊登即照即有的照片
l 照相时加入人物会增加趣味性，但要注意人物的衣着和发型，并记住标识日期。
l 不要拍照表情僵硬的照片，如人们握手等刻意动作，当人们表情轻松或全然不知正在拍照时才是拍照的最佳时刻。
l 尽力为编辑者提供优质的照片，例如用专门角度拍照品质专门的照片。时刻紧记要达到吸引观赏者注意的目的。
l 请照片上的所有人物签名，并建议他们如何正确使用照片。
l 给每张照片附上文字说明，用另一张纸说明照片中的人物及要表达的意思。将纸条贴于照片背面，纸条的1/3应折于照片前面。不要用回形针夹照片。
l 给群体照片附上文字说明，从左到右注明人物的姓名、职位及所属团体，最好不要超过四个人物说明。
l 不要在照片背面书写，因为笔画的压力会损坏照片的冲印成效。
l 给传媒寄送最新照片，因他们只对最新照片感爱好。
l 给信息中心提供照片以增加酒店的宣传机会。

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旅行作家熟悉酒店的旅程

任务作家或业余旅行作家

与专门介绍旅行业的作者、专栏作者和传媒工作人员保持联系是有公关价值的。尽管他们专门少会为酒店作专题介绍，但他们也会用一定的篇幅报道有关情形。他们需要的是一些特色资料，如历史悠久的餐厅，为商旅提供的专门服务，及跟酒店礼宾司的有味经历。

旅行作家通常以两种方法工作：一种是已从出版社或传媒获得任务安排的；另一种是先写好文章再投稿。就象通过电信系统快速传播新闻一样，这些旅行作家通过各传媒刊登其作品的过程中，增加酒店的知名度。

可联系国家旅行作家协会，向其咨询本地及各地区的作家信息，或花费95美元查询国内作家名目，找出最优秀的旅行作家，包括任务作家、业余旅行作家及传媒作家，向他们提出写作建议。

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熟悉酒店的旅程

由旅行社、旅行组织者、旅行作家介绍酒店的文章要比广告更深入可信。向专栏作家、业余作家和传媒作家介绍酒店的最佳方法是通过对酒店的实地考察。

最成功的作家旅程融合了商业和休闲旅行，包括目的地、酒店、吸引人的景点、交通和餐厅。最终目的是要让这些得到第一手资料的作者向目的消费者推界酒店的服务。为安排得更完善，要与其它同业伙伴合作，如当地旅行局、旅行推广公司、商会、航空、旅行景点及其它酒店餐厅。有时所有安排由当地旅行局负责，酒店只需提供住房、酒会或早餐；有时你可与其它同业伙伴一起安排整个旅程；如酒店自设公关部，也可自己安排旅程。

以下是美国旅行作家协会和公关委员会提供的一些信息：

l 你要推界的目标市场是什么?邀请的作家来自什么国家、地区和都市?是餐饮评论家、消费者旅行作家、或是专业新闻工作者?
l 作家的写作角度是什么?是围绕专门事件、季节活动、依旧最新信息?
l 将邀请多少作家?建议人数在8-10个左右，人数过多反而不行。在邀请之前先了解新闻界的规定，有些传媒只承诺优待旅行，而不承诺免费旅行。

行动规则：

l 列一份邀请名单，向旅行作家协会索取新闻记者和业余作家的成员名目。向作家记录储存机构咨询作家的专长和经常出版其作品的出版社。

l 为这次作家旅程作预算。如提供免费招待要花费多少?通常酒店会负责住宿、税收、机票、接待酒会、晚餐和免费早餐。

l 确定所需时刻和涉及地区。最好安排在为期三四天的长周末，当作家是远道而来时，他们会要求逗留一周。征求各位作家的意见，并决定具体时刻。要注意的是应躲开旅行旺季、其他作家团和旅行业庆典和会议。

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l 依照作家个人的目的和要求，列出有关的旅行伙伴名单。不一定要作家留宿酒店，可只提供午餐、晚餐、和招待会，带领他们参观酒店客房。当旅程终止时，向作家赠送写作资料，而不是带推销性质的资料。在那个推销文化泛滥的社会，如此做会较受作家欢迎。

l 打算旅行路线。传媒较喜爱参观古迹和闻名景点，如此能够得到专门多有味的信息，幸免安排枯燥无味的旅程。酒店应注意以下几点：不要在客满的餐厅招待作家，也不要在独立房间招待，而要选客人数量适中的餐厅。在旅程中给作家留一些私人时刻。假如可能，不要每天都更换住处。

l 发出邀请信。优秀的旅行作家每天都会收到来自世界各地的邀请信，有刺激、幽雅、边远、专门等各式各样的地点。要尽量把邀请信写得有吸引力，并提早较长的时刻发出（至少三个月,最好半年）,介绍旅程中一些专门的安排。

l 当打算好旅行路线，作家已同意邀请后，应通知各旅行同业伙伴关于所有参与作家的完整资料。并重新复核酒店协助安排的项目。给每位作家寄送旅程路线安排，并寄送同行作家的名单和有关资料。

l 旅程终止后的跟进工作。向作家咨询，看是否已将重要的信息包含在文章中。不要追问作家发表文章的时刻。然而，可向他们索取手稿。我们应了解的是，出版社通常要在收稿6 个月到9个月,甚至更长的时刻后才发表文章。

* 注：作家旅程具有跨行业的特点和市场推广作用。只要适当组织，就可收到免费宣传的成效。

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招待旅行作家:

有时酒店可能有幸独力招待一位作家。这时，旅行作家通常是联系康年 Communication工作人员或国家/地点旅行机构，要求贵酒店提供免费住宿。作家有可能不将写作重点放在酒店；然而，贵酒店可能是旅行手册中介绍的当地唯独可为作家提供关心的酒店。不管如何，这是一次令作家对酒店留下深刻印象的好机会，酒店不单要提供设施和服务，而且要随时为他们提供写作资料。

尽量幸免发生任何误会。事先说明作家须付的金额和酒店负责的账目。将这些信息和到/离日期、旅行路线等详细资料一起寄送给作家。如酒店提供免费服务，则要具体说明，如住宿、税收、早餐等。同时要写清晰不包括的项目： / 、清洁/洗衣、餐饮、送餐服务、机票/出租车、健身中心等。

与作家会面，在进餐时介绍酒店的餐饮情形。也可问作家的作品登载情形，及向作家索取一些作品，但切记千万不要令作家感到厌烦。大多数作家都会认真负责地跟进关于这次旅程的文章，假如他对酒店服务感到中意时，以后还会再来。

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如何样辨别旅行作家的真伪?

大多数旅行作家差不多上值得尊敬的、尽职的专业工作者，但社会上也存在一些自称是旅行作家而其作品从未被出版社刊登的人。他们要求加入传媒旅行作家的行列，并要求酒店提供免费住宿，机票或其它优待服务。但他们实质上是为了获得旅行优待，而打着旅行作家的幌子。

以下是几种辨别假装旅行作家的方法：

l 向有关传媒旅行作家协会咨询不熟悉的作家资料。向该作家曾工作过的有关机构和工作人员咨询其工作表现。
l 如业余作家声称已收到写稿任务，要求编辑提供原始发任务信件。这些信件尽管不能保证为作家刊登作品，但至少可证明已分派任务给作家。
l 有些人自称报刊记者，事实上是广告销售人员。尽管广告是市场推广的重要渠道，但不要与报刊文章混为一谈。大多数的传媒机构可不能刊登广告公司寄送的稿件。
l 调查作者背景时，可向他们索取作品。
l 当收到提供免费招待的要求时，请向出版社查证该作者的身份，他至少应是投稿作者。
l 由公关人员向出版社咨询是否承诺作者或业余投稿作者免费旅行。如此会使调查更简单。

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社会关系

要成为社区的友好成员，真诚的承诺、时刻和人力物力的投入、创新的意念是必不可少的。然而我们将收到不菲的成效，不但可增加酒店的知名度，而且可令酒店职员士气更高涨，从而使酒店有更好的效益。

作为社区领导者，酒店每天都有可能面对非营利社团的不同要求，例如俱乐部、学校、商业和其它机构，它们出于不同缘故要求你提供关心。因为在社区的地位将决定酒店的成功与否，应依照不同的活动评估其价值和地点市场效应。

是否经常在酒店开展大型活动并不重紧，重要的是每一项活动都有意义，差不多上典范的。

以下是在酒店开展活动的几个要点：

作为最杰出的康年成员:

l 与公司的其它本地成员合作，支持地点慈善筹款活动、环保活动、人类协会或青年运动队的活动。
l 向各界介绍公司在世界各地的宠大物业网，例如：陈设有代表性的国外圣诞节装饰物，证实酒店在各项活动中的参与。
l 通过新闻放送、专门推界、或个人联系将参与的活动情形告知本地各界社团。

作为地点雇主：

l 与当地高中和大学一起组织酒店业研究小组。
l 向高中或大学生提供暑期就业机会。
l 与当地高中和大学教育者协作，开展内部交流活动。
l 在高中、大学的学生俱乐部或其它协会开专题讲座，讲解旅行业的创业机会。

*****************************************************************公 关 指 南

作为地点商业:
l 在酒店邻近参与建校工程，并每年策划几次活动。
l 在中午开免费音乐会。
l 与地点百货商店合作，提供免费服务以配合当时的推广宣传工作。
l 为慈善活动提供会议室。
l 在酒店开展无偿献血活动。
l 为商业团体提供餐饮服务。
l 赞助学校活动和都市活动。
l 与当地警察合作，在停车场组织自行车安全知识活动，或出租停车场给当地学校和教堂开展义务洗车活动。
l 参与地点婚礼庆典，向新人父母提供餐饮服务。
l 为家庭同乐活动提供季节优待、专门套餐服务和景区入场券。
l 在酒店厨师的协助下开展烹饪竞赛

作为旅行业成员：

l 参加当地的酒店业协会和旅行业协会。
l 通过参加旅行研讨会，访问旅行社和支持旅行周活动，推