会议服务质量基础标准.docx

会议服务质量基础标准
根据会务需要，设置专职人员负责各项会务的准备和服务工作， 其中包括：会议室的清洁、会场布置、绿化安排、会议横幅、台卡、 会标及指引牌等订制代理，提供行政接待人员的随时跟进服务。具体 服务内容如下：
1、会议确定
1）根据采购人（甲方）提供会议清单确定会议使用部门、姓名、 电话、会议室及参会人数；
2）确定会议开始及会议结束时间；
3）确定会议规格的要求；如：是否需提供会场布置、茶水、话 筒、鲜花、植物布置、会议摆台、台卡等；
4）填写会议确认单，并请采购人（甲方）签字确认。
2、会议准备
1）填写会议确认明细单，并请业主签字确认；
2）如需茶水，及时准备茶杯、茶叶、水壶等；
3）如需饮料、水果，及时按业主要求代购，并提前摆放到位；
4）如需话筒、投影或其他设施、及时通知工程部负责安装或调
5）完成灯光、门窗、地面、桌椅、室温等设备设施检查调测；
6）如需台卡，请业主确认名单后，按业主要求对应座位摆放;
7）如需会标、横幅及指引牌，及时联系制作小样送至业主确认 后下单制作，并提前布置到位；
8）如需鲜花、植物布置，按业主要求准备，并在会议举行前摆 置到位；
9）所有会务要求准备完毕后及时请业主进行现场确认和验收。
3、会议接待
1）提前半小时到达会场、再次确认物品准备和会场布置情况；
2）准备好茶水及其他会务用品，站立迎接参会客人；
3）客人到场后，主动向客人问好并请客人就座；
4）客人就坐后，间隔15-20分钟为参会人员巡回补充茶水；
5）负责会议接待的会务服务人员全程跟进会务服务，做好会中 特殊情况处理、会中休息服务，期间不得离开会场。
6）会后整理会场、清点物品、卫生清理等；检查会场有无遗留物品、 有无设施设备损坏；检查灯光、音响、门窗、地面、空调等有无问题， 并及时报修。