财务报销和付款管理制度2023年.docx

财务报销及付款管理制度
第一章前言
一、编制目的
为了规范报销标准和报销流程，加强财务管理,确保公司资金按规定支付,结合公司及项目实际情况，特制定本制度.
二、适用范围及定义
本规定适用于公司及公司涉及各项目.
三、本规定修改及审批
本规定由总经理签批后方可执行.
四、执行时间
本规定于颁布之日起开始执行.
第二章管理原则
2.1归管理原则
为便于对各项费用开支情况进行分析考核，公司统一规定费用项目的归管
理部门，具体如下表列示＜包括但不限于〉：
部门
费用类别
明细项目
运营管理部
材料费
日常所需的材料：垃圾袋、扫把、搽手纸、清洁药水，伸缩杆等.
维修费
设备维护、检测、保养、维修等及采购维修、维护材料备件等.
低值易耗品
吸尘器，洗地机等设备.
能源费
水费、电费、燃气等.

运输费
物流费、快递费等.
业务提成
根据公司的政策计算的项目提成.
营业外支出
与经营相关的罚款等.
公关费
因业务产生的一切公关费用
财务部
税金
营业税、个人所得税等.
银行费用
手续费、利息支出等
人力资源部
工资薪金
基本工资＜保底工资、绩效工资〉、补贴＜餐补、夜班补贴、工龄工资〉、计时工资＜节假日加班、临时兼职工＞、社会保险.
其他
职工福利费＜如交通补贴、住房补贴、通讯补贴、职业培养书籍费、生日补贴、节假日福利等〉、工会经费、教育培训费、内部培训费等.
专业服务费
咨询费、办证、年审、律师诉讼费等.
办公费用
各类办公耗材、饮用水、文件快递费等.
员工活动
旅游、会议费、公司安排员工聚餐等.
保险费
各类保险：意外伤残，公众责任险，财产险等.
业务招待费
购置礼品、餐费等等＜ 招待外部人员〉.
差旅费
如出差车费、餐费、住宿费等.
通讯费
办公室费、宽带网络费等.
外勤办事车费
如公交车费、打车费等
总部固定资产
总部购置办公桌椅、电脑及配件等
营业外支出
总部罚款支出等

备注：〕1〔未涉及的特殊费用将由总经理根据实际情况单独指派归部门.
2.2预算管理原则
年度预算经审议批准后各部门应严格按照年度预算进行开支，财务部将在预算期对预算执行情况进行监督、检查，并定期分析、考核.
对临时发生的预算外经费或超预算费用，经办部门需向归部门提交申请，由归部门按公司的审批程序补报追加计划，根据审批权限规定，经批准后方可执行.
第三章授权审批权限规定
3.1经济业务发生前授权审批
3.1. 1根据业务发生时间先后分：事前审批、非事前审批；
事前审批是指经济业务发生前，需提报审批通过后，才能进行经济业务交易.
非事前审批是指有的经济业务可以不需进审批，而由经办人员直接进行办理业务.
非事前审批项目如下:
序号
类别
项目明细
备注
1
委托收款
社会保险

贷款利息

水、电、气、能源费等

2
已签订合同
根据合同内容固定支付，如设备的购置分期款等
合同已事前审
批

3
固定或按固定比率计算
的项目
4
按批准生效的制度执行
5
零星费用

税金、工资薪、贷款利息等.

员工福利，如通讯、交通
补贴等

物流/快递费用

印刷单据表格、合同、名片、条幅.

员工桶装饮用水.

办公用品费

汽油费/停车通行费/过
路过桥费

市内交通费＜员工外出
办事〉
参照相关制度
执行
办公费、网络使用费
参照合同缴费
年检费、银行手续费

3.2报销及付款授权审批流程
报销或付＜汇＞款审批流程如下：
.1单次报销或付＜汇＞款金额8元及以内的审批流程:
经办人一一主管一一部门负责人＜部门经理〉一一财务
.2单次报销或付＜汇＞款金额801-20元之间的审批流程:
经办人一一主管一一部门负责人＜部门经理〉一一分管领导＜业务副总〉财务

单次报销或付＜汇＞款金额21-1元的审批流程:
经办人一一主管一一部门负责人＜部门经理〉一一分管领导＜业务副总〉一一总经理一一财务
单次报销或付＜汇＞款金额1元以上的审批流程：
经办人一一主管一一部门负责人＜部门经理〉一一分管领导＜业务副
总〉一一总经理一一董事会会签审批一一财务
第四章报销及付款流程
4. 1报销及付款流程图
4.2报销及付款方式
主要通过网上银行转账支付，付款至外部单位，原则上以转账、支票方式付款，个别特殊业务除外.
使用支票结算，应自支票签发日十日内入账，逾期无效.
4. 2. 3现金支付，内部员工报销如需支取现金，须提前告之出纳备款并在报销单注明.
第五章报销及付款时效
5. 1报销及付款时效
费用报销时效性
为遵循《企业会计准则》和国家相关财务会计制度的规定，正确、合理核算各期损益,当期发生的费用应当期报销，具体原则如下：
费用类业务报销时效：原则上应在费用发生后三个工作日内报销＜差旅费应在返程后五个工作日内＞,最迟不得超过10个工作日；当年发生的费用要求在年底12月31日前报销，由于特殊原因不能及时报销的,应由各部门汇总应报销费用明细总额，上报财务部作为计提费用的依据，并且在次年1月15日之前将原始票据整理粘贴好到财务部进行报销；
员工月固定如交通补贴、通讯补贴等以报销形式体现的福利，应在每月24日前报销；
5. 1. 1. 3预付款业务报销时效：以预付款方式发生的经济业务，原则上应在接收物品或服务后5个工作日内报销冲账.
月结付款业务：通常情况按合同约定的付款日期进行支付，但各部门应将本月所接收的物品或服务按发生时间、实际接收数量、合同约定单价、金额等进行明细汇总，并于月末最后一天提交至财务部，以便作为存货、成本入账的依据.
所有原始凭证必须为原件
财务部受理时间
各部门将费用报销单/付＜汇＞款申请单交至财务部的时间为：周一至周
三.
付款周期：审核原始票据及付款信息无误后3-5个工作日内，特殊情况另行通知；
付款时间：对完成审批流程的报销或付＜汇＞款申请于每周五进行付款.
如违反上述规定，财务部有权拒绝办理.
第六章员工借款
6.1借款条件及额度
借款额度不超过人民币30元;
因发生的地点、场所不固定无法确定固定的业务往来单位，如差旅费、业务招待费、新项目考察、员工活动费、停车费，加油费、过路费等；
6.2备用金借款
6. 2. 1定额备用金：公司人员因业务需要，需频繁使用现金，可申请
定额备用金；
员工调动、离职、降职、停职前，必须先到财务部归还备用金，方可办理相关变动手续.如未及时归还，财务部可以通知人力资源部在其工资中直接扣除.
6.3临时性借款
临时借款：是指员工因公出差发生的食、住、行等费用，或者备用金不足以支付的特殊事项.例如差旅费、新项目考察、员工团体活动等.
6. 4管理规范：
6.4. 1因出差而需临时性借款，需附审批后的《出差申请表》原件，并根据批准额度填写借款单,财务根据审批同意的借款单据办理借款；
借款原则上以通过网上银行转账支付，如因特殊情况需支付现金请在借款单中注明；
6. 4. 3所需现金金额超过人民币30元的需提前一天通知财务部，以便备款；
借款人须在业务办理完毕后三个工作日内完成报销或退还借款手续；
定额备用金必须于每年12月31日前办理退还手续，并根据业务需要重新审批办理；
6. 4. 6员工借款账龄不得超过30天，如有特殊原因可适当延长，超过60天＜特殊情况除外〉，财务部将通知上级主管，并在当月工资中扣减，直至扣完为止;
6.4. 7原则上，借款管理执行"前款不清，后款不借"的规定.
6.5借款单据填写规范：
6. 5. 1公司员工借款时统一填写公司印制的《借款单》；
《借款单》联以及用途：
《借款单》一式三联，第一联：付款凭证联；第二联：结算凭证联；第三联：结算回执联；
6. 5. 2. 2付款凭证联：财务付款及会计挂借款人借款处理的原如凭证,严禁退还借款人；
6. 5. 2. 3结算凭证联：借款人报销或还款时的原始凭证；会计根据此联做账冲销借款；
6.5. 2.4结算回执联：借款人报销或还款时，此联给借款人，作为结清借款的原
始凭证；
6. 5. 3《借款单》填写要求：
6. 5. 3. 1统一用黑色签字笔填写，字迹公正、清楚，严禁草写；
日期行栏：填写借款当时的年月日；
6.5. 3. 3资金性质栏：填写付款方式，即你希望的是转账还是现金，如果转账需在此处注明开户名、开户行、账号等详细信息；
部门栏：填写借款人所在部门；
项目明称栏：如果借款事由为处理工程项目业务，此处填写工程项目的具体名称，否则此处为空；
6. 5. 3. 6预算科目栏：此栏为空，统一以员工借款挂账，报销还款时冲销；
6. 5. 3. 7借款理由栏：填写借款的具体事宜，如：X月X日X事到X地出差，X
季度员工活动，定额备用金等等；
6. 5. 3. 8金额栏：填写借款的具体金额，大小写必须一致；出差的，金额须与审批后的《出差申请表》一致；
6.5. 3. 9付款凭证联最右下角的领款人必须填写，领款人名字必须与员工**上的**保持一致；
6. 5. 3. 10结算凭证联和结算加回执联：填写借款单时，借款人必须填写此两联
中的日期、**、金额、用途等事项且与付款凭证联系保持一致；其余额待报销或还款时分别由出纳和借款人填写；
第七章付款＜结算〉业务
7. 1适用条件：
适用于公司与外部业务单位发生的金额确定的经济业务.
7.2付款＜结算〉业务分类：直接结算业务、预付款业务
7.2. 1直接结算业务是指根据合同约定，在经济业务发生后，根据实际验收情况结算付款的业务；此类业务结算时填写《付款结算申请单》.
预付款业务是指根据合同约定，在经济业务发生前，需要按进度预先支
付部分款项，在业务验收完成后结算的业务.此业务在预付款时填写《预付款申请单》，预付款业务发生验收完成填写《预付款结算单》，以冲销已预付的款项.
7. 3管理规范
7. 3. 1采购业务
7. 采购预付款业务，付款时须提供的原始单据包括但不限于：审批通过
的采购订单原件、合同原件或扫描件；
直接结算类采购业务，结算时提供的原始单据包括但不限于：合同＜扫
描件〉、发票、加盖对方发票专用章或公章的发货清单、经审批的采购订单、收货人签字确认的收货单.
7. 3. 1. 3预付款业务须在货物验收入库后10日内完成结算，冲销预付款，提供的原始单据包括但不限于条除经审批的采购订单外的原始凭证；
资本性支出
7. 3. 2. 1资本性支出：是指单件金额在20＜含＞元以上且使用寿命1年以上的固定资产支出；
7. 3. 2. 2预付款业务，首次预付款时须提供的原始单据包括但不限于：合同原件或扫描件、事前审批单、合格发票等；
直接结算业务付款时须提供原始凭证包括但不限于：事前审批单、合同原件或扫描件、资产管理部门验收入库、合格发票、采购清单；
7. 3. 2.4预付款业务，资产采购经办人应在资产验收入库后10日内完成结算,冲销预付款,须提供的原始单据包括但不限于：资产管理部门验收入库单、合格发票、资产采购清单；
7.4单据填写规范
7.4. 1预算内业务在预算内前小方格内划"^"，反之在预算外前小方格内划"/'；
支付方式：填写付款的方式：现金、支票或转账，原则上公司均以转账
方式支付；
收款单位：公司名称、开户银行、账号与合同、发票保持一致；
第八章日常费用报销
8.1日常费用包括的内容
日常费用主要包括：差旅费、业务招待费、交通费、通讯费、办公费、维修费、运输费、会议费、办证审计等中介机构服务费、公关费、低值易耗品、水电费、物管费、房租费等等.日常费用报销填写《费用报销单》
8.2日常费用的控制原则：
对日常费实行预算管理，分级负责、层层把关，在一个预算期内,各项费用的累计支出原则上不得超过预算.对超预算费用按本制度条执行.
8. 3管理规范及报销标准
8.3.1 业务招待费
业务招待费是公司经营活动的需要，为促进公司业务发展实现公司经营目标为前提，应按照必要、合理的原则开支.
业务招待尽量安排在公司有协议的酒店用餐.
陪同人员须在发票和收银小票后签字；
报销原始凭据包括但不限于：事前审批表，即人力资源部提供的《业务招待费审批表》、发票、收银小票；
标准按人力资源部相关政策执行,未达到标准的按实际发生额报销、超过标准的按标准报销.
8. 3. 2差旅费
8. 3. 2. 1住宿费必须提供出差目的地的住宿发票.
8. 3. 2. 2实际出差天数的计算以所乘交通工具车票＜机票〉显示出发及返回时间为准，12： 以后出发〕或12： 以前到达〔以半天计,12： 以前出发〕或12： 以后到达〔以一天计.
8. 3. 2. 3凡与原出差申请单审批的地点、时间、交通工具不符的差旅费不予报销,因特殊原因或情况变化需改变路线、天数、交通工具的，需按照审批权限规定经领导审批后方可报销.
8. 3. 2.4出差期间，宴请客户的需事先向相关部门申请，返程后补《业务招待费申请表》.，
8. 3. 2.5餐补、住宿等标准按公司相关制度执行，标准内据实报销，超过标准的按标准报销；
8. 3. 2.6出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用及补助
报销时所附原始凭证包括但不限于：事前审批表《出差审批表》、发票.
8. 3. 3交通费
8. 3. 3. 1员工因公办事发生的乘坐公交车、地铁等交通费，需明细列明日期、事由、往返地、交通工具、金额等信息，后附相应发票据实报销；员工上下班发生的交通费按公司福利制度执行；
8. 3. 3. 2员工确因突发且情况紧急需乘出租的，需取得部门经理同意.否则财务予以报销；
报销须提供的原始凭证包括但不限于：相应交通公交发票、外出办事交
通费明细表＜部门经理签字审批〉
8. 3. 4维修费
日常维修事项须按所需费用的金额进行审批；
8. 3.4. 2维修完成后须提供进行经双方确认的验收报告，自购维修配件的需提供配件采购明细清单；
报销须提供的原始凭证包括但不限于：发票、验收报告、采购清单.
员工福利费
8. 3.5. 1标准严格按公司福利制度执行；
通讯补贴、交通补贴由员工于每月24日前填单报销，附通讯费发票、交通发票；
8. 3. 5. 3生日补贴、节日慰问金由人力资源部于每季20日前或节日后10个工作日内报销，须附：员工信息、员工领用慰问品明细、发票等原始单据;
办公用品、低值易耗品
在预算范围内参照7. 3. 1采购业务执行
8. 3. 7其他零星费用
在预算范围内据实提供发票及经确认的业务明细后据实报销.
8.4费用报销单填写规范
标题《费用报销单》前横线处填写部门名称，非人名或具体费用明细；
部门：费用＜业务〉归属的具体部门，归属部门按受益原则划分；须正确填写，以便准确各部门费用；并在此处列明收款人户名、账号、开户行,未注明者一同视为员工个人工资账户；
项目名称：费用＜业务〉归属于公司的具体项目，须正确填写，以便对项
目成本进行归集；
摘要：须列明业务发生时间、事由、业务性质＜招待或住宿等＞,如报销
9月19日＜时间〉因洽谈合作事宜＜事由〉招待＜业务性质〉影城管理人员；按费用类别分行填写，如出差人员同时发生住宿费、车费，餐补等应分行按住宿费、车费、餐补分别归类汇总，严禁加总填写；
附单据张数为归属于此类费用的原始凭证数量；
领款人：收款人须在此处签字，如冲销借款的，此次填写冲销某人借款;
否则，不予支付或冲账；
8.4. 7填写用黑色钢笔＜签字笔＞,严禁用铅笔或其他笔填写，字迹工整.申请
金额必须大小写一致，严禁用涂改液修改，如有错误应重新填列和补签；
原始凭证不得伪造、涂改，一经发现，追究当事人责任
粘贴要求：所有原始凭证按摘要所列费用类别，顺序整齐粘贴于《费用报销单》左上角，如发票小且数量多者，可先将发票整齐粘贴于粘贴单上后再将粘贴单粘贴于《费用报销单》左上角；
8.5单据传递规范
8. 5. 1传递原则：单据按审批流程顺序传递，审批人审批后自动传递至下一审批人.
8.5. 2非总部办公室单据传递至总部行政处，行政则需按部门交由相关部门人
员签收，审核后按审批流程顺序传递；
第九章报销及付款发票规范
9. 1报销及付款发票规范
发票须注明所购物品名称、规格型号、金额；明细较多者须附发货清
单；
9. 1. 2出差发生的住宿、车票＜机票〉、业务招待费、过路、过桥费、会议费等
发票日期与实际业务发生日期一致；
发票不得伪造、涂改，一经发现，追究当事人责任；
9. 1.4发票丢失或开具有误,须及时联系对方重新开具；
发票抬头开具公司名称与营业执照、合同、付款单位须保持一致，如实正确填写发票日期、内容、金额，字迹要求清晰.
取得的发票必须真实、合法，盖有开票单位发票专用章.发票的内容、类型、发票的真伪，如果经办人不能确认的，应事先咨询财务部.财务部将拒绝接收不符合要求的票据.
附表单：
附一、借款申请单
附二、付款结算 ＜ 预付款＞申请单
附三、预付款结算单
本制度由财务部负责起草、解释与修订.
发文部门：财务部签发人：
主送单位：公司各个部门签发时间：二零一七年九月四日