饮食服务中心物资采购管理暂行规定.docx

饮食服务中心物资采购管理暂行规定第一章总则第1条目的为加强饮食服务中心采购工作的制度化、规范化，控制采购成本，加强内部管理，特制定本制度。第2条 采购部工作职责采购部是保证食堂日常经营所需物资供应的职能部门，其职责是以最佳的质量与价格比，及时、适量地为食堂提供适用的物资，并且负责物资的进库监管工作。第3条采购管理工作的目标1. 开拓货源基地，优化供应渠道，降低采购成本。2. 在保障供应的前提下，选择优质优价物资，确保采购物资的质量合格。3. 根据食堂的日常经营需要，做好物资采购工作，保障食品、用品等各项物资连续供应。第二章采购计划管理第4条制订采购计划。1. 根据饮食服务中心本年度物资的消耗量损耗率以及下一年度的需求预测采购量，编制采购计划、预算，并报后勤保障处审批。2. 计划夕卜采购或临时增加的项目的临时采购计划编制，报告后勤保障处有关领导审批，非食堂急需物资未经处领导或处一支笔负责人批准不得列入采购计划、执行采购。第三章采购程序管理第5条采购审批程序1. 食堂负责人根据一定时间段生产所需物资的用量申报下期物资请购单，并注明品名、规格、质量、数量要求，由采购组集中采购，未经批准擅自采购的物资不予报销。2. 采购部接到请购单后进行询价、议价，货比三家、价比三家做好记录，可能的话还要询问供应商名称、地址、电话和价格，草拟采购合同主要条款，向中心主任汇报审批。3. 经中心主任批准后将询价情况和草拟采购合同报分管领导审核，粮、油、肉、干杂、气等大宗物资的采购有中心牵头，相关职能部门参与并按学校规定的招标程序组织采购；已确定长期供应的商家物资，当价格需要调整时仍须执行集体议价，其议价结果不能高于当时的平均价，议价前采购要摸清摸准市场行情，为集体议价提供现实依据。4. 根据招投标遴选商家或议价情况向有关领导汇报审批，如未批准先根据食堂需求适量进货，以确保食堂正常开餐，再组织招投标。5. 经批准的采购计划，采购组要及时与供货商协商合同条款，合同中必须有品名、规格、质量、价格、数量、供货时间等条款约定，经学校授权由后勤保障处与供货商签订采购合同，合同须送分管领导和饮食中心验收部各一份。6. 采购员根据合同或核准的采购申请单，按照物资的名称、规格、型号、价格、数量和单位适时执行采购，以保证物资的及时供应。7. 当采购物资送达食堂时，验收部派人与食堂仓库管员验收签字后进入食堂，验货时须核对名称、质量、价格、规格、数量、合格证及生产日期和保质期等，确保入库的物资质量合格、数量足、保质期在前半期。第6条采购部每月每类物资均应询问至少3家供应商报价，对比采购价格，当发现价格变动需要调价时，提出调价方案，按上述议价序及时组织与供应商议价。第四章采购实施管理第7条采购部根据年度采购计划及各部门的采购清单，应按计划和食堂的要求，尽可能多地掌握市场、供应商的资料后，根据以下必须考虑的因素择优推荐。1. 物资的品质要求。达不到食堂的要求标准不能采购，过高的品质供应可能会造成过高的采购成本，在价格相差不大的情况下，品质是最重要的。2. 物资的价格要求。在满足食堂品质要求的前提下，价格是最重要的。3. 供应商的生产能力、品质保证能力及经济实力、物资来源等背景资料是确保食堂物资正常供应的重要考虑因素。4. 售后服务好、信誉佳的商家同等情况下可以有先选择供应。第8条所有向供应商的定货，尽可能采用合同、订单形式。采购部设计、制定和完善食堂订货单，除常规内容外，应注意以下3点，/ 1. 数量误差容忍程度。2. 外包装（外箱材料、内盒、纸箱唛头）。3. 物资的详细要求描述（材料、件重、规格、工艺、色标号码、图案图样、打样核准要求、较样/发货日期要求）。第9条采购员应定期、不定期地参与市场、供应商的调查，及时掌握第一手市场变化信息及供应商的情况资料，及时向供货商提出价格和质量要求或更换更符合食堂供货要求的供应商，以求最大限度地控制采购成本。第10条大宗用品或长期需用的物资，根据核准的采购量与供货商签订长期的供货协议，以保证物资的质量、数量、规格、品种和供货要求。第11条计划夕卜和临时少量的急需品，经中心主任批准后可进行采购，以保证需用。第五章验收入库管理第12条无论是采购员自提货还是供应厂商送货，货到食堂后,必须先与验收人员联系，不允许未经验收由采购员或供应厂商直接将物资交付所需食堂。第13条凡经批准的各类采购计划，请购单、订货单、合同复印件等由采购部有关人员根据不同时间交验收人员作收货凭证，无任何收货凭证的物资，收货员要拒收。第14条各项进货均由收货组按收货凭证进行验收,每次到货需有2人同时验收，根据收货凭证、发票核对货物的品名、规格、价格、质量、数量、金额是否一致，物资验收合格后，即开验收入库单并签字盖章，所有进货均应过磅。第15条清真食品必须每批查验清真食品证明或清真标志，食品的运送要求供应商必须单独运送，不得与非请食品混运混装。第16条每天从菜场或其他供应单位购进并直接领用的鲜活原料，应由验收人、收货员或厨师长一起验收合格后签收单据。1. 开好的验收单，由收货员送交使用部门签字，入库的货物，由仓库管员签收。2. 签收后的收货单一式四联，一联交采购员，一联交仓管员，一联交供应商，一联自留存。第17条所有的进货须在保质期的前半期，如发现与品名、规格、质量、数量不符或保质期已过前半期时，收货员须拒收，并向有关人员报告。第18条收货员编制收货日报表，一联交采购员，一联随验收单交财务部，一联自留存。第六章付款及报销管理第19条 采购员应注意日常采购工作完成后购入凭证（发票）、验收凭证（收货单）的催收、销账工作，按时报账。第20条每月结账日，采购部、验收组要核对合同、发票、采购单、进货验收单并签字，进货单须有使用部门签字，经中心主任签字后交分管处领导审核，每次批物资分管领导要认真审验单据内容，交一支笔签字报销，支付货款；单据不符、程序不到、签字不全不予报销，非食堂生产必需物资未经相关处领导批准不予报销。第21条采购部申请预付款时，须先提交报告填写借款单，由采购部、中心主任、处领导签字，数额较大的还需校领导审批后，交财务处办理付款，支付预付款只对信誉好的长期供货商办理。第七章供应商的遴选与管理第22条供应商的选择、评审、控制、撤点等工作严格按本章规定办理。第23条供应商调查。1. 采购员应随时调查供应商的动态及产品质量。凡欲与食堂建立供应关系而且符合条件者均应填具供应商调查表，作为选择供应厂商的参考。供应商调查表一式两份，由采购部和处分管领导保存备查。2. 采购员应依据供应商凋查表每半年复查一次，以了解供应商的动态，同时依变动情况，更原有资料内容。3. 在每批物资供货结束后，供应商的实绩转记于供应商品质档案，作为评审供应商业绩的资料。第24条供应商的选择由采购部负责。在下列情况下，采购员填写供应商审批表，提请有关人员审批。1. 原有供应商被撤点。2. 开发新产品需用新物资。3. 新供应商的物资更适合食堂的需求。4. 原有供应商由于种种原因拒绝供货。第25条样品的检验1. 供应商提供样品同时应附带完整的自检报告及合格证明等资料。2. 对通过初审的供应商所送检的样品，必须由质量检验部门进行各项指标的检验和检测。3. 定期做出整改。整改后仍不合格者，取消其供应商的资格。第26条签订合同。1. 对于供货信誉好、资信度高的供应商可以与其签订长期（以一年为限）供货合同，以保证供应商的稳定。2. 如果是代理商，须与其签署质量保证协议。第27条供应商控制。1. 供应商每次供货后，采购部根据收货员提供的各项检验数据，建立供应商的质量档案。2. 如果供货不合格或供货不及时，采购部应通知其进行整改。如果在一年中出现多次质量变动或供货不及时，则应取消其供应商资格。第28条供应商业绩考评。采购员定期整理供应商供货记录，按供应业绩区分不同等级做相应调整。第29条 建立供应商档案。1. 采购部建立供应商档案，对每个选定的供应商必须有详尽的供应商档案。2. 供应商档案包括供应商调查表、供应商审批表、供应商质量档案、供应商所提供的合格证明、价格表及相关资料。3. 供应商档案由采购部负责人负责管理，未经中心主任或采购部负责人允许不得随便查阅。第八章进物资采购管理第30条严格执行国家发布的关于进物资管理规定、申报进物资批文规定以及物资报关管理制度等。选择供货时间短、产品质量优良、价格条件合理的供应商，购买物美价廉的物资，保障食堂经营的需要。第九章附则第31条本制度由后勤保障处负责制订、解释，由采购领导小组进行检查与考核。第32条本制度自颁布之日起施行，原有的相关规章制度自行终止，与本制度有抵触的规定以本制度为准。