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中小企业采购管理制度
一、目的：
为加强采购计划管理，规范采购工作，保障公司生产经营活动所需物品的正常持续供应，降低采购成本，特订立本制度。
二、适用范围
本制度适用于公司对外采购与生产经营有关的经营性固定资产、材料及非经营性固定资产、办公用品、劳保用品的采购（以下统称为采购物品）。
三、职责权限
1、总经理承担采购管理制度的审批；
2、分管副总、财务总监承担采购管理制度的审核；
3、人力资源行政部承担采购管理制度的订立。
4、经营性固定资产、材料、配件等物品（物资）的采购由企管部承担；非经营性固定资产、办公用品、劳保用品的采购由人力资源行政部承担。
四、采购原则
1、询价比价原则
物品采购一定有三家以上供应商供应报价，在权衡质量、价款、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上开展综合评估，并与供应商进一步议定最终价款，临时性应急购买的物品除外。
2、一致性原则:
采购人员定购的物品一定与请购单所列要求、规格、型号、数量一致。在市场条件不能满足请购部门要求或成本过高的情况下，采购人员须及时反馈信息供请求部门更改请购单或作参与。如确因特定条件数量不能完全与请购单一致，经审核后，差值不得超过请购量的5 —10% 。
3、低价搜索原则：
采购人员随时搜集市场价款信息，建立供应商信息档案库，了解市场最新动态及最低价款，实现最优化采购。
4、廉洁原则：
（1）自觉保护企业利益，努力提高采购物品质量，降低采购成本。
（2）廉洁自律，不收礼，不受贿，不接受吃请，更不能向供应商伸手。
（3）严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。
（4）加强学习，广泛掌握与采购业务相关的新材料、新工艺、新设备及市场信息。
（5）工作仔细仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成亏损。
5、招标采购原则：
凡大宗或经常使用的物品，都应通过询议价或招标的形式，由企管、财务等相关部门共同参与，定出一段时间内（一年或半年）的供应商、价款，签署供货合同，以简化采购程序，提高工作效率。对于价款随市场变化较快的物品，除缩短招标间隔时限外，还应随时掌握市场行情，调整采购价款。
6、审计监督原则：
采购人员要自觉接受财务部或公司领导对采购活动的监督和质询。
对采购人员在采购过程中发生的违犯廉洁制度的行为，公司有权对相关人员依照公司《员工奖惩制度》等开展处罚直至追究其法律责任。
五、采购流程
1、采购请求：
物品（物资）需求部门依据生产或经营的实际需要，由企管部承担采购物品每月25日前、由人力资源行政部承担采购物品每季度最后一个月25日前提出采购请求，填写《请购单》，请购单要求注明名称、规格型号、数量、需求日期、参考价款、用途等，若涉及技术指标的，须注明相关参数、指标要求。按采购请求流程，由各相关部门审批，经总经理批准后交采购部门采购。各审核环节对采购请求提出议异者，应于2个工作日内将意见反馈给采购请求部门。
2、询价比价议价：
（1）每一种物品（物资）原则上需两家以上的供应商开展报价。
（2）采购员接到报价单后，需开展比价、议价，并填写《询价记录表》，按低价原则开展采购。
（3）属下列情况者，无须开展比价、议价：独家代理、独家制造、专卖品、原厂零配件无代用品，但仍需留下报价记录。
3、样品供应和确认：
（1）若须开展样品供应和确认的，须确定送样周期，由采购人员承担追踪，收到样品后，须第一时间送交需求部门开展确认，必要时需会同财务部等部门相关人员予以确认。
（2）对于需要保留样品的，须作封样处理，以便日后作收货比较。
4、供应商选择：
（1）具有合法经营主体者。
（2）品质、交货期、价款、服务等条件优良者。
（3）信誉优良者。
（4）客户认可的供应商。
采购人员须建立供应商信息台帐。
5、合同签定：
（1）供应商经送样审查合格后，由采购部门与选定的供应商签署合同。
（2）交易发生争执时，依据合同的核定条款开展处理。
6、进度跟催
（1）为保证准时交货，采购人员应提前采纳电话、传真或亲自到供应商处跟催，以保证物品（物资）能适时供应。
（2）若采购物品（物资）无法在预定时间内交货的，采购人员须提前告知需求部门，寻求解决办法，并须重新和供应商确定新的交货期，并知会需求部门。
7、验收入库：
采购物品（物资）到公司后，属经营性固定资产、材料、配件等物品（物资）、非经营性固定资产、大宗劳保用品等经需求部门验收，办公用品等常用品经库管验收合格后，库管开具《入库单》，按流程办理入库手续。如验收不合格的，由验收部门告知采购部门，2日内办理换（退）货手续。
8、对帐付款：
采购物品（物资）办理入库后，由采购员凭《入库单》按合同或
规定的付款形式办理付款手续。
9、采购流程图：（附后）
六、考核：
凡违反本制度的人员，依照公司相关管理制度开展处罚。
七、本制度讲解权归人力资源行政部，自公布之日起执行。
八、本制度附件：
1、《XXXXX 请购单》
2、《XXXXX 询价记录表》
XXXXXXXX 集团有
限公司
XXXX 年 XX 月 XX
采购流程图
流程
作业要求
记录表
单
责任单位
/人
采购申请 -
1、物资需求部门依据生产或经
请购单
需求部门

营实际需要填写请购单

i
接收请购单 ，
1、接收已核准的请购单
请购单
采购员
询价比价议价―>
1、采购人员依需求缓急，参考采
询价记
采购员

购历史记录或供应商所供应的
录表

样品提供确认f
资料，至少精选两家以上供应商

1
开展比价和议价

供应商选择

1、以满足需求部门所提出的性
请求单
采购员
签订采购合同f
能、指标、品质为原则

IF
1、依优质低价原则开展选择
询价记
需求部门
进度跟催f
V

录表
/企管部/

采购员
验收入库

T
1、依据供需各方确定的条件签
采购合
采购员
对帐/整理付款―>
署合同
同

资料

1、依据合同或规定的交货期开
采购合
采购员

展跟踪确认，发生异常及时处理
同

1、按采购需求开展验收，办理入
)#工4志
入库单
库管员
/甩壬立It

库手续
1、库管员按已办妥的请购单、送
送货单
/需求部库管员

货单整理汇总
2、采购员依据库管员供应的相关资料开展对帐，到财务部办理付款
发票
支付凭
证
采购员

XXXXX 请购单
请求单位：请求日期： 年 月 日
编号：
序
物品名称
厂家/品牌
缓急程
度
规格型号
单
位
需求数
量
用途
需用日
期
库
存
请购数
量
备注

经办人：部门承担人：请求部门分管领导：
企管部（人力资源行政部）审核：审核部门分管领导：
财务总监：总经理：
库管：
XXXXX 询价记录表

编号:
序号
物料名
称
规格/质量
规范
付款及开票
形式
单位
数量
单价
合计
报价单位
报价人
联络形
式
拟订
供应商

采购物品验收单
编号:
序号
品名
规格型号
单位
数量
验收意见
请购单号

验收部门承担人:
验收经办