08.酒店档案管理制度.doc

08
操作规程 编号：EO/PRO/008
内容：档案治理制度
部门：行政办公室
生效日期：2006年1月1日 批准：

目的：
为加强酒店档案的科学治理，更好地为酒店工作服务，特制定本制度。
制度：
1、 酒店档案以集中治理为要紧模式。在目前酒店不具备集中的档案室和专职档案员之前，酒店行政办文员兼任档案职员作，相关部门的档案，如财务部的每月财务报表的租赁合同、采购的每季度采购情形汇总、餐饮部的对外餐饮和会议合同，各专业小组的会议记录、各部门重要会议记录、酒店对外宣传广告合同、酒店重大活动的照片资料等，都统一归入行政办存档。各部门办理完毕上述文件后，要及时上交行政办、行政办回收后“条款类目”分不存放，翌年经检查齐全后，整理立卷归档。
2、 财务部门的财务档案、人事部门的人事档案和各部门的业务由各部门指定专人治理具体治理方法按酒店档案治理制度执行。各部门档案治理人员需具备较高的政治素养和档案治理知识。归档案卷材料由行政办统一购买。
3、 所有材料归档前要先把资料进行分类，把材料按类不分组装入待办卷宗，使所有材料都能随手而得，幸免盲目查找。
4、 归档方法能够按字母顺序排列，按题目分类或按时刻等形式分类。然而，为了查找方便，不管采取哪一种分类形式，都必须在档案夹里清晰地标明并按顺序排列好，准确地做好文件索引，以便于查找。
5、 立卷按材料的不同性质永久、长期、短期分不组卷，永久与长、短期案卷分开保管，卷内页号一律在右角。
6、 案卷厚度一样在1.5公分至2.0公分为宜，装订前要拆除金属物，做好文件材料的检查，对破旧或褪色的材料，应当进行修补和复制；纸面过大的材料，要按卷宗大折叠整齐；字迹难以辩认的材料，应附上抄件；卷宗标题要标明名称、咨询题或作者等，文字要简练、确切，用毛笔或钢笔书写，字迹要端正。
7、 依照卷内文件之联系，进行系统排列、编张号、抄写案卷题目和案卷封面，确定保管期限。
8、 每年要清理一次档案，清除不必要储存的材料，关于已失效的档案要按规定进行销毁，各部门的档案治理员需事先部门经理的同意和审批后才能销毁。同时要销毁的档案材料必须列册登记。销毁档案材料时，必须指派专人监销，防止失密。
9、 档案一年装订一次，在每年在三月份之前将上一年的档案材料全部装订完毕。每年对档案材料的数量、保管等情形进行一次检查，发觉咨询题及时采取补救措施。
10、各部门存放档案的房门窗要牢固，做好防盗、防水、防潮、防尘、防鼠、防高温、
防强光等工作，确保档案的安全。

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