ERP物料编码五大雷区分析-走出物料编码误区的方法.doc

ERP物料编码的五大雷区该如何跨越目录：一、ERP物料编码的五大雷区分析1雷区一：加入供应商信息 一物多码1雷区二：随机编码 查询困难2雷区三：编码用数字 新手难胜任3雷区四：编码缺乏增长空间4雷区五：特别客户内容 混入物料编码4二、走出物料编码误区的方法5三、ERP物料编码先进经验分享6一编码的目的6二物料编码的几个基本原则6三有含义的物料编码7四无含义的物料编码8五一点补充建议8物料编码作为ERP最基础的工作之一，虽然看起来简单，但真正做起来，ERP项目经理们却无法掉以轻心，稍不留神负责编码的员工就会踏入物料编码的雷区。一、ERP物料编码的五大雷区分析雷区一：加入供应商信息 一物多码很多制造业的客户，在下订单时，会指定主要原材料的供应商。客户是上帝，企业也没得选择，只能服从客户安排。但为了防止出错，在物料编码时，往往把供应商的名字编入到产品的编码中去。这样虽然可以一定程度的避免用错材料，但是，其带来的不良后果也显而易见： 直接导致一物多码。同一样东西，有两家供应商，就会凭空多出一个物料编码，而同一家客户也会因指定材料的供应商不同，形成更多同一种物品的不同编码。无论企业可以把其中一个原材料当作BOM里的一项目，其它的当作该材料的替代项目，但企业这么做仍然是吃力不讨好，为ERP带来混乱。 产品编码数量几何级上升。我们设想一下，一个材料，假设平均有三个供应商，则必需要三个物料编码。假设有1000个材料呢？那必需要3000个物料编码。从1000个到3000个，无论从刚开始的录入，还是后期的维护，工作量都是成倍增加的； 信息变更维护困难。设想一下，假设该客户有100种产品都要用到某家公司的某项材料，有一天，万一该家公司倒闭或者其他原因，无法向它采购原材料，那么修改的工作量有多大？要重新编写品号信息，最主要的是，要去修改这100种产品的BOM。显然这是一项庞大的工作。假设物料编码中，不含供应商信息的话，发生这种状况，只要修改一下材料的供应商就可以解决。因此，碰到类似客户指定供应商的问题，企业还必需另找解决之道，不要再在编码上下功夫。雷区二：随机编码 查询困难随机编码，就是系统自身对物料进行编码。这种自动产生的编码，由于是随机的，内部之间没有必定的联系，记忆起来困难。有些企业，刚开始信息化的时候，往往对物料编码不是很重视。认为公司物料不多，数来数去不过就百种左右，不用编码了，用随机数字就可以了。结果，随着企业的发展，物料越来越多，从100种增加到1000种。由于数字缺乏逻辑，最后，要找某种物料时，都无法从编码查找了，要从规格，描述等字段进行查找，大大降低了工作效率。物料少时，随机编码还可以使用，等到物料一多，人的脑子再聪慧，也不可能把成千上百的物料编码记得清楚。因此，在一开始进行信息化规划的时候，就要避免使用随机编码。雷区三：编码用数字 新手难胜任有些企业，特别喜爱用阿拉伯数字，认为数字简单方便输入，其实不然，利用全数字作为物料编码时，企业在以后操作时，会碰到如下问题： 新手难以很快接受。众所周知，现在企业员工的流动是非常频繁的。当企业招募新员工时，总希望其能够快速的进入角色，为企业创造价值。可是，新员工一进公司，开始进行业务时，却要先消化一堆枯燥的数字，必需要一定的时间。如有一产品编码，一共9位，第1、2位为产品大类，共六类；第3、4位为产品中类，共12类，第5、6位为产品小类，共25类，最后三位为流水码。编码如图：要把6大类，12种类，25小类与阿拉伯数字对应起来，写写可能很容易，但是，假设要把它记入到人的大脑中，可是个不小的工程。 数字编码只有一线操作员熟悉，中层管理人员，操作困难。ERP是一把手工程的观念已经深入人心。倘假设一把手等管理人员，无法识别使用这些数字的编码，那应用ERP来提升管理水平也就成了无稽之谈。因此，在制定编码时，要合计大家的接受程度及是否方便使用。其实把英文字母同阿拉伯字母混合使用，就是一个不错的主意。如上例，我们可以把大类、中类用带有相关含义的英文字母表示，小类由于数量过多，可以用英文字母表示也可以用数字表示。如大类有批头PT、扳手BS、套筒TT等，而批头又分为英制批头YZ和公制批头GZ，批头依据材料的不同，又可氛围铜批头0T和钢0G批头；而依据尺寸不同，又有1#到12#不同的尺寸用流水号区分，我们就可以如下编码：雷区四：编码缺乏增长空间有些企业，在编制物料编码时，只合计到眼前的产品，而没有预见到将来几年内的发展状况，最后，导致编码无法满足将来增长的业务必需求，缺乏增长空间。如上例，虽然批头现在只有铜和钢两种材料，但是，可以预见在将来的几年内，起材料可能增加到10余种，此时，我们假设把小类设置为1位编码时，到时候出现10余种材料时，编码就不够位数。到时，再来升级编码的位数时，就像升级 号码的位数一样，是个非常浩大的工程。因此，在设置编码时，要为后续的发展留下必要的空间。可以从以下几个方面合计： 在合计类别码的编码时，要一一罗列出现在及将来可能用到的类别，大类要尽量的合并，中类要适当区分，小类要尽量的明细这有助于使用。因为最后查询时，往往小类的编码在其中起着关键作用； 流水号要多留几位，因为按照查询习惯，一般查询都是依据前面类别码查询，在查询时，一般不会用到流水号。所以，流水号多少不会影响到查询的效率，故，可以为将来的发展留足够的位数，而无必需面对因业务增长编码数量捉襟见肘的局面。雷区五：特别客户内容 混入物料编码如今，制造企业中贴牌生产越来越多，给企业的管理也带来一定的难度。如一家生产卷尺的公司，给一家客户贴牌生产，客户要求其产品上贴他们公司的标签。该公司就为该产品特意编了一个代码。其实，除了标签不同外，产品没有任何差别。此时，假设只贴牌生产一种牌子还可以应付过去，但假设贴牌10种产品呢？再这么做，就会有些手忙脚乱。其实，这几家客户的产品都可以通用，只要把标签换一下就可以了。但面对同一种产品的不同编码，系统就会认为这些产品是不同的东西，而无法通用，为生产带来混乱。其实，在ERP中有个概念，叫做客户化BOM，通过特征件来解决此种必需求。具体的解决方法，请参照特性件“换汤不换药 ERP“换药不换汤。因此，在物料编码时，无必需把客户化的东西，放到编码中去，可以用客户下订单时指定不同的参数，来解决这些商品的区分问题。二、走出物料编码误区的方法最近碰到几个项目，总是卡在物料编码包括其他编码阶段，花费较多时间，项目不能顺利推动。一个项目是企业认为其目前的编码体系非常混乱，必需要全面整理，重新建立新的编码体系，于是，从产品开发及各业务部门召集8人形成一个编码小组，广泛研究国内外标准零件编号，耗时4个多月，却以失败告终，企业认为涉及方面太多，很难用一套编码把上万中材料清楚地区分开来。另外一个项目是企业原来的物料编码太复杂，把供应商、客户信息也放在了物料编码中，导致很多问题无法处理，必需要重新编码，但各层管理人员总是把注意力停留在如何分类上，财务、销售、采购、库存等各自有不同的看法，找不到一个好的分类标准能够满足各部门的要求，所以一直停留在讨论方案阶段。还有一些项目，在选型阶段，受到某些厂商以有丰富的行业经验为诱惑，大谈物料编码的重要性，仅一个编码就讲两三个小时，以显示其专业性，这些被的误导的企业在编码时往往不知所措。三、ERP物料编码先进经验分享在此结合APICS的观点、计算机软件的特点及个人经验提出一些看法，供参照。一编码的目的 给物料编码，就象给人取名，取名的目的首先是能够和其他人区别开来，然后要好读、好听、好记、好写，好用。好读：即没有生僻字、多音字等，让每一个人都能够正确读出你的名字，否则每听到别人叫错你的名字一定不爽，与自己不利，也给别人带来麻烦；好听：不仅仅是听起来动听、悦耳，更主要的是当你读出来后，别人能够马上知道是什么字，怎么写的；好记：便于记忆，有一定的规律，如串起来是一个词，或者一个地名等；好写：即名字要大家都能够写出来，电脑也能够输进去，不然，办什么事总要比别人花费多一些时间，有朋友因名字的一个字电脑中没有，机票上的名字和身份证不符，每次都要手写、盖章，非常麻烦；好用：当有了前三个条件自然就好用多了。给物料编码，目的就是要好用，一个好用的编码自然也要好读、好听、好记、好写。二物料编码的几个基本原则 1.统一性原则：一个组织内只能使用一套物料编码，以方便组织内不同企业间的数据交换；2.唯一性原则：即一种物料只能有一个编码，同样一个编码只能对应一种物料；3.严谨性原则：所有物料编码的建立必需要授权专人负责，以便确保其正确性；4.终身制原则：即使某物料以后不再使用，其编码也不能重新分配给其他物料使用；5.简单性原则：编码必需简单，一套复杂的编码体系必需要昂贵的学习成本，也不利于推广；6.清楚性原则：编码中使用的字符必需能够清楚辩识，避免使用容易引起混淆的字符，如字母“O和数字“0”，字母“Z和数字“2”，字母“Q和数字“0”等，7.扩大性原则：合计预留足够的扩大空间，便于以后记念新增的物料能够持续使用该编码体系三有含义的物料编码 用有含义的物料编码是很多人喜爱的编码方式。特别是老一代管理人员，对物料编码的方案有着深入的研究。记得在一个项目中，有一位做了20多年编码工作的工程师问到，你们的系统是支持“线编码还是支持“面编码？够专业吧，到现在为止，我还不知道什么是“线编码，什么是“面编码。我们之所以非常喜爱有含义的编码，主要是因为它非常有效，能够通过编码本身非常快速地识别物料，也便于理解和解释，使用过程中不必需要辅助以物料名称、物料规格。比如：某化工厂生产胶片，某一规格的产品编码是：“300-015-150-100”，总共15位，“300表示产品大类，“015表示厚度，单位是“毫米，“150表示宽度，单位是“厘米，“100表示长度，单位是“米。这样当必需要知道某规格的产品是否生产过、是否有库存等信息时，只要按照要求的规格组成编码输入电脑即可，业务人员只要记下规则即可，这样的编码非常好用。然而编码如果赋予了太多的含义，不同类型的物料含义又不同，则问题就复杂多了，曾经碰到一个企业，编码长度达到32位，编码规范就长达30多页。这样的编码虽然符合基本原则，但显然不是好读、好听、好记、好写，好用。当我们使用时，要在电脑中录入32位，要在 中讲32位，要在纸上写32位，其难度可想而知，也产生更多出错的机会。还有就是其可扩充性受到很大限制，如果开始合计不周，几年后编码规则将不再有效。很多人比较喜爱有含义的编码，除了上文讲的优点外，更多地是在合计编码时是基于一个没有计算机系统的前提下使用的。很多人对计算机系统还不够深入理解，总是假设在没有计算机时，如何仅凭一个编码能够更多地知道物料的信息，因此就出现了复杂的规则，久而不决的编码方案。当然一些易用性不好的计算机系统即便使用了，有些时候也必需要仅凭一个编码就必需要更多地知道物料的信息。因为在物料编码出现的地方，并没有同时显示物料的名称、规格型号、计量单位等基本信息，厂商只能去误导客户编码是多么重要，必需要重视编码，否则系统就无法运行等等。四无含义的物料编码 无含义的物料编码即使用字母或数字的流水顺序，好处是比较短，可以快速录入和书写，有充足的扩大空间，缺陷是不好记忆。然而在计算机系统普及的今天，这一缺陷已经被计算机系统所弥补。好的软件，在任何时候只要你看到物料代码，就同时能够看到物料的名称、规格型号、计量单位等基本信息，因此编码是否有含义其实已经不重要了，因为不必需要依据编码去推断它的其他信息。因此，采纳无含义的物料编码，更合适于有计算机系统的场合。这就是为什么有些人非常喜爱采纳无含义编码的原因。五一点补充建议 纯粹的有含义和无含义在使用中都有一定的局限性。现实生活中，某些状况下我们是在一个有计算机的环境下使用，某些状况下是在无计算机的状况下使用。因此关于编码有几点建议：1. 不要赋予太多的含义在编码中，建议以一到两项为宜；2. 有计算机的状况下，尽可能使用无含义的编码体系，或者二者结合的体系，充分利用计算机的优势；3. 在中国，尽可能采纳数字编码，主要原因是大多使用的人员对字母的读、说、写、听及输入计算机还远没有数字那么准确、敏感、熟悉，纯数字编码也便于用小键盘输入，发挥一部分人的优势；4. 图号和物料编码是完全不同的事情，图号可能存在复杂的借用关系，在产品更新换代频繁的今天，这种借用关系如果反映在编码中将使问题异常复杂；5. 没有一个十全十美的编码体系，只要基本原则符合就可以，不必要耗费太多的时间，况且有些软件本身也支持编码的修改，可以很好地支持规则的进一步完善。