百货公司盘点操作要求与流程-盘点人员的工作职责.docx

盘点操作要求与流程

按照公司的相关原则、要求，结合实际操作中的具体经验，现将手工盘点表盘点法的操作要求与流程进一步明确如下：

一、盘点人员使命：
〔一〕分公司总经理：区域盘点工作总指挥，负责下达盘点指令、计划、目标，盘点工作中重大问题的处理等。
〔二〕财务部：与采购部共同确定各分店盘点时间，出具具体盘点计划；对参加盘点人员进行盘点前培训；指导分店盘点工作、监督盘点过程；对商品盘点出错、盘点数据异常等状况进行复核修改，并与电脑部重新确认盘点结果；汇总出具盘点报告。
〔三〕商品采购部：与财务部确定盘点时间；总体协调盘点工作各项事务；指导分店盘点前进行合理订货；商品资料维护、处理；盘点前、盘点过程中的检查监督。
〔四〕电脑部：盘点电脑设备设施维护管理，盘点程序、盘点信息数据的维护，及时排除盘点工作中发生的IT故障；负责数据录入方法的培训；协同财务部对商品盘点出错、盘点数据有误核对修改；盘点《预盘表》生成及《手工盘点单》的审核和最终盘点结果的审核。
〔五〕人力资源部：盘点人员的调配及其它后勤工作的安排；协助财务对盘点人员进行盘点前培训；落实盘点结果的奖罚。
〔六〕防损部：盘点过程监督；负责对盘点结果和分店反馈的盈亏原因进行抽检和跟踪。
〔七〕店长：分店盘点工作第一责任人，负责对全店盘点工作的安排落实，盘点结果的跟踪分析，盘点异常状况的处理上报，奖罚人员状况的上报等。
〔八〕盘点人员：由分店各部门营业员、专柜营业员、促销员等组成，负责对卖场所有自营商品的实物盘点，盘点商品数量准确率必需达100%，并保证无漏盘现象。
〔九〕复盘人员：由分店防损员、收银员等组成，商品复盘率必需达100%。
〔十〕抽检人员：由分公司总部抽调人员〔财务部、采购部等〕及分店职能部门管理人员组成，抽检率必需达20%以上。
〔十一〕录入人员：分店收银员、电脑员等，负责对已盘商品及手工盘点表的数据录入，必需保证录入数量、品名等100%准确，发现问题必需及时汇报反映。
〔十二〕服务人员：分店相关管理人员、分公司总部相关人员，对盘点过程、盘点现场及盘点秩序纪律等进行监督管理，对人员进行临时合理调配，发现问题及时处理解决。

二、操作流程及要求
〔一〕盘点前：
1、盘点计划：
分公司财务部在计划盘点前做好盘点计划〔确定盘点分店、日期、范围、参加人员等〕并经分公司领导审批后，传至分店及其它相关部门作好盘点准备。
2、盘点培训：
由分公司财务部、商品采购部、分店店长等相关负责人对参加盘点人员进行盘点前培训；分店店长对店内各部门相关人员进行系统培训；电脑部对盘点录入人员进行电脑录入、操作培训等。盘点培训工作具体到位，培训时要模拟实际操作，进行实物示范演示。
3、后勤准备：
做好盘点盘点耗材如笔、盘点表、复写纸等的准备及盘点当天加班人员的饮水及宵夜安排。并务必做好人员、消防及清场安全等准备工作。电脑部应提前做好预盘表。
4、人员安排及区域分配：
盘点前3天，财务部将参加分店盘点人员名单发至分店。分店制定《盘点责任区域位置分配表》，合理安排盘点人员，并将该表张贴员工通道以告知参加盘点工作所有人员。该表样式见附件。
分店制定《盘点责任区域位置分配表》前，必需将卖场盘点区域划分编号，编号划分方法：端头〔N架〕以大写“N〞开头，排面以“P〞、堆头以“D〞、挂网以“G〞开头，接着以各部门编号如20，21，31，36等，然后加“—〞，“—〞后面为端头、排面等实际编号，如31部门第三组排面为：P31—003，以此类推。区域编号必需用白纸黑字打印并张贴在相应区域的显眼处〔一般为左上角〕。
制定《盘点责任区域位置分配表》时，必需列明盘点表抄写、盘点、复盘、抽检人员名单、总人数以及商品类别、盘点区域编号、“盘点单〞单数等；《分配表》盘点区域编号要与实际陈列架、排面、端头、柜台、冻柜等的编号一致。区域划分应清楚具体，不得出现重复或遗漏安排盘点区域状况。
5、预盘及其它事项：
〔1〕各营运部门必需提前一天用手工盘点表将货架顶上库存商品及仓库库存商品、未退货商品、变质破损等商品进行盘点；确认不能退货的商品要提前上报领导审批后进行报损。
卖场排面、堆头、端架等区域的正常盘点区域商品的《手工盘点表》视状况也可于盘点前一至二天预先抄写完毕并统一收交至部门负责人处检查合格后，备用，以提升盘点当天效率。
在盘点表抄写的过程中应注意以下事项：
1) 严格按照《盘点责任区域位置分配表》所划分的区域进行抄写，并将区域编号及名称标注于盘点表右上方，勿将不同部门的商品混合抄写于同一张盘点表上。〔如部门商品易出现此问题〕
2) 抄写过程中盘点表应一式二份填写，要求文字工整、条码等重要数字书写规范，项目填写齐全。盘点表应坚持完整、整洁。
3) 抄写时应按按货架、Ｎ架、堆头等最不易造成混淆的次序〔如从左至右，从上至下等〕并用“第一组货架〞、“第一层〞、“堆头1〞等字样在表边注明进行分隔，以方便检查。抄写时每个单品占一行，单品之间原则上不应留有空行。
4) 抄写中一律以商品本身条码为准，不得以标价签条码为依据书写，以免造成混盘。
5) 盘点表中所抄写条码必需与该商品入库存及销售的最小单位相一致，以免造成盘点数量与条码的混乱。〔如条码抄写为整件条码，而数量以单支计算，或相反，均会影响盘点结果〕在进行仓库数品盘点是应特别注意此点。
6) 抄写人应尽量选择本部门对商品熟悉且责任人较强的人员，在抄写完毕，检查无误并签名后交由部门负责人备用。
7) 仓库、货架顶等区域可预先一天盘点，但必需严格区分己盘与未盘商品，严禁出现重、漏盘现象。抄表与初盘可同期进行。初盘后的复盘与抽盘可提前安排分店相关人员参加，均参照“盘点中〞的相关要求进行，且抽盘比例应高于60%以上。
〔2〕提前订货，保证在不影响销售的状况下，盘点当日不来货〔紧急订单除外〕；盘点正式开始前收货部必需将相关单据录入完毕〔如验收单、退货单、报损单、调拨单、调价单等〕，不准保留“制作之中〞单据，各种单据必需全部入账，采购部应及时配合分店完成价格异常商品的处理。
〔3〕整理商品：要提前对仓库、货架顶、陈列架、端头、排面等商品进行整理，尤其是要强化非原装箱和易混淆商品整理，保证同一种商品中不能混有其它商品。整理商品时按照从上到下、从左到右、从里到外顺序进行；盘点当天营业结束前，各部门员工必需做好商品归位工作，卖场散货区、收银台、服务台等位置绝不同意有任何零散商品。
6、盘点当晚营业结束后，店长必需再次确认后有准备工作就绪并以盘点部门为单位将参加盘点人员集合，再次宣布盘点要求、纪律以及违纪处罚等规定，按已安排好并公示的《盘点责任区域位置分配表》盘点参加盘点人员名单，由各盘点区域负责人将人员带至相对应盘点区域开始盘点。

〔二〕盘点中：
〔1〕初盘：
初盘人不得随意涂改手工盘点内容，盘点数量有误时用“+〞或“-〞的方法修改；
如发现有遗漏商品应在盘点表最后面添加并注明。
盘点完成后，须在盘点表上标明序号并在盘点表相应位置签名再将该盘点表交复盘人员进行复盘；
〔2〕复盘：
复盘人复盘过程如发现数据有误时，用“+〞或“-〞的方法修改并在“=〞号后注明最终盘点数据。数据更正要清楚、彻底。如发现某区域误差超过3%时必需要求该区域所有商品进行重盘，并对盘点人进行相应处理。如盘点表中间及下方有空白行应用斜线划去，以示空白。在复盘过程中除应100%复盘表内商品外，还应将实际盘点数量与表格所写数量进行对照，防止重盘及漏盘。
复盘结束，复盘人必需在手工盘点表相应位置签名后将该表交由盘点人进行抽盘。
〔3〕抽盘：
原则上抽盘单品数不应少于总数的20%，关于易产生误差及高值商品应提升抽盘比例。
抽盘结束后，由抽盘人在手工盘点表相应位置签名后将该表交由盘点人。
盘点人负责将盘点表上交至部门负责人，部门负责人应检查盘点表是否按要求填写，并进行登记。
〔4〕单据回收、检查：
部门负责人应将所有盘点检查收齐后将复写联与原件分别整理，并将复写联交由财务相关人员备查。
〔5〕其它注意事项：
仓库与货架顶等优先盘点的商品也必需按以上要求进行操作。
店长及部门负责人应统筹全面盘点人员，全程跟踪、监督并视盘点进程及进灵活调配相关人员，保证盘点过程安要求优质、高效、安全的完成。

〔三〕盘点后：
〔1〕、卖场及商品陈列的恢复与整理
盘点后应及时安排人员进行卖场商品陈列的恢复与整理，保证次日销售不受影响。
〔2〕、数据的录入：
数据的录入工作分店可安排由收银部人员在收银台完成，在盘点中就可将提前完成的仓库及货架顶的盘点数据进行录入。要求部门盘点数据在两天内录入完毕。
在数据录入时应注意：商品录入时的应按相应部门库位录入，一次录入的单品数量不应过多，要及时储存，存盘后应再次检查是否有遗漏及重复录入状况和数据输入错误，核实无误后在相应的盘点表上注明“录入完毕〞字样及电脑手工盘点单单号以方便核查并签字确认。如在录入过程中出现条码有误等不能录入的状况必需在相应单品旁进行标记，由部门负责人后续跟进处理。
〔3〕、核对数据、分析原因并完成盘点报告
所有盘点数据录入并将电脑手工盘点单审核后，部门主管必需认真核对预盘表误差数据，有必要时组织复盘。对误差数量或金额较大的商品必需打印清单，逐一分析原因。
盘点报告必需包涵以下内容：实盘成本总额、账面成本总额、盘亏金额、盘点期内销售总额、盈亏率、盘亏原因分析及解决方法、主要盘亏商品清单等。
部门盘点报告经部门负责人签字后交由店长，店长应按以上要求完成全店盘点报告并上报总部。原则上盘点报告应在盘点后一周内完成，最长不应超过十天。

请各相关部门、分店按照以上内容组织相关人员进行培训学习，认真责任，保证盘点数据的真实有效及盘点工作的正常有序进行。

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20xx年xx月xx日
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