我对采购工作的认识-采购具体工作流程-怎样作好采购员.doc

我对采购工作的熟悉
全文目录
一、什么是采购？ - 1 -
二、采购员的使命 - 2 -
三、采购员的岗位要求 - 3 -
1、思想品德 - 3 -
2、知识水平 - 3 -
3、工作能力 - 3 -
四、采购的具体工作流程 - 4 -
1、制定采购计划 - 4 -
2、选择正确的供应商 - 4 -
3、采购谈判 - 5 -
4、签订采购合同 - 5 -
5、对采购单进行跟催 - 5 -
6、依据实际状况进行验收入库处理 - 6 -
7、货款结算 - 6 -
8、单据再确认。将所有单据整理归档 - 6 -
五、采购过程中容易出现的问题 - 6 -
六、采购业务的注意事项 - 7 -
七、怎样作好一名采购员 - 8 -
1、必备能力 - 8 -
2、策略战术 - 10 -
3、个人体会 - 10 -

一、什么是采购？
在做任何一项工作之前，必需要了解自己做的是什么工作。实事求是的说，我在
进入公司之前对采购员的工作了解的并不多，所以我通过网络查询了解采购这一职业。
采购，是指企业在一定的条件下从供应市场获取产品或服务作为企业资源， 以确保企业生产及经营活动正常展开的一项企业经营活动。是指个人或单位在一定的条件下从供应市场获取产品或服务作为自己的资源， 为满足自身必需要或确保生产、经营活动正常展开的一项经营活动。
采购是一个商业性质的有机体为维持正常运转而寻求从体外摄入的过程。采购对企业的动作是相当重要的。在制造企业中，产品成本中超过60%的部分来自外购零件和物料，在零售和批发企业的外购存货则更高。采购员则是企业执行采购任务的员工，他们的工作任务有三个方面：物料供应、库存水平控制和成本控制。他们的工作对企业经营成本的降低起着关键的作用。
关于采购网络上有各种定义，我个人的理解就是“采集客户看法在正确的时间，正确的地点以正确的价格购入正确品质的正确物品。采购在公司内部扮演的就是一个服务于生产出货的职业角色。
二、采购员的使命
1． 严格遵守公司的各项规章制度和有关规定，努力提升自身的业务水平，树立为生产服务的观点。
2． 负责对现有的供应商资料进行整理。并对供应商进行评估，寻找潜在供应商，确保供应渠道畅通和安全。
3． 依据公司的生产必需求，制定采购订单。并通知各家供应商，要求其对订单上的采购数量及交货日期等相关信息进行确认。待供应商确认回传公司后，必需要对采购订单进行存档储存。如果供应商对订单的交货时间或数量等相关信息存在疑问，必需要更改采购订单，在请示后，得到批准方可执行。
4． 采购订单如在执行期间必需要变更，撤消，图纸更新时，必需和供应商及时沟通，确保供应商提供物料确保公司的必需求。
5． 负责跟催采购订单的到货状况 。
6． 负责物料的验收及入库。如果物料数量或型号不对及时和供应商联系，得到对方确实认，并修改相关单据。
7． 负责对质检不合格物料的处理
8． 负责对生产不良品的处理，及时退、换货，确保公司的生产必需求。特别是物料在生产过程中出现重大质量时，首先是与生产部门了解生产现状，再与质检部门了解出现问题的详情，然后与供应商联系如何确保生产的正常进行。
9． 采购订单完成后，负责和供应商对账，并要求供应商及时开票。收到发票后，把采购订单和入库单据整理好一并交给财务人员。依据与供应商协商好的付款条件，要求财务人员及时把货款付给供应商。如果不 能及时支付货款的，应该提前告知供应商状况和推迟的时间
10.负责新的供应商的开发和培养 在平常生产不是很忙的时候，寻找新的供应商。 对新的供应商进行询价、比价、议价，并上报相关信息：交货周期、最低定购量、包装要求、品质标准、价格条件、付款方式、是否提供票据、退换货条件、可否提供样品等。待确认后，进行物料的试样，做好试样产品跟踪表记录。试样成功后，则把相关的资料整理成册，以确保供应渠道的丰富和宽阔的选择范围。
11、办公用品及低值易耗品的采购

12、工作日志的填写及相关资料的管理
三、采购员的岗位要求
1、思想品德
a．认真遵守国家的法律、法规；
b．遵守职业道德，严守公司的商业秘密；
c．认真做好各项工作，有较强的事业心；
d．待客热情、礼貌，与同事能友好相处。
2、知识水平
a．熟悉行业的专业管理知识；
b．了解公司的质量方针和目标，并善于将其分解为本部门的质量目标；
c．熟悉本部门的工作范围和质量控制规范，能在施行中认真落实执行；
d．熟悉《中华人民共和国产品质量法》，并善于运用于本部门的质量管理工作中；
e．市场分析的知识。
3、工作能力
a．分析推断能力，能及时发现技术隐患，避免重大的质量事故
b．组织协调能力，做好本部门与其它部门的工作交接及关系的处理。
c．语言文字表达能力；
d．熟悉计算机网络的应用。
四、采购的具体工作流程
1、制定采购计划
制定采购计划要做好充足的信息准备工作。定期确定必需采购货物的名称、品牌、规格、数量、有关替代品的资料以及采购预算。在做第一项准备工作时，要定期到车间熟悉库房的物料，与技术人员以及质检人员沟通了解各种物料的使用进度、库存、必需求量以及质量等问题。同时要及时搜索比对市场上的相关替代品以备不时之必需。然后再做成本分析，拟定底价，设定议价目标。以此为基础核定采购预算再据此作出具体的采购规划。将采购申请表呈交给上级，领导批准后才可进行采购。
2、选择正确的供应商
在选择供应商时，要懂得按“质优、价廉〞的原则货比三家，择优采购。供应商的选择有以下几个影响因素：质量因素、价格因素、交货准时性因素、品种柔性因素以及其他外在因素。
在这几项因素中，质量因素是最重要的，首先要确认供应商是否建立有一套稳定有效的质量确保体系，然后确认供应商是否具有生产所必需特定产品的设备和工艺能力。其次是成本与价格，要对所涉及的产品进行成本分析，并通过双赢的价格谈判实现成本节约。在交付方面，要确定供应商是否拥有足够的生产能力，人力资源是否充足，有没有扩展生产能力的潜力。最后一点，也是非常重要的是供应商的售前、售后服务的纪录。
评价供应商就要建立供应商评价指标。此项指标是企业对供应商进行综合评价的依据和标准。不同的行业、企业，不同产品必需求和环境下的供应商的评价应是一样的，但供应商的评价标准应涉及以下几个方面：供应商业绩、设备管理、人力资源开发、质量控制、成本控制、技术开发、客户满意度、交货协议等。依据企业实际状况和供应商选择的时间跨度，对供应商的要求也有不同，按时间的长短分别有相应的短期标准和长期标准。
供应商选择的短期标准
商品质量合适、成本低、交货及时、整体服务水平好〔安装服务、培训服务、修理服务、升级服务、技术支持服务〕、履行合同的承诺和能力等。
供应商选择的长期标准
供应商质量管理体系是否健全、供应商内部机器设备是否先进以及保养状况如何、供应商的财务状况是否稳定、供应商内部组织与管理是否优良、供应商员工的状况是否稳定等。
在与供应商合作的过程中，市场必需求也将不断变化。要依据实际状况的必需要及时修改供应商评选标准，或重新开始供应商评估选择。在重新选择供应商的时候，应给予新旧供应商以足够的时间来适应变化。
3、采购谈判
在向供应商询价时要注意：如果是常态性的采购，必需求的形态又是属于标准零件，关于供应商来说比较不会有问题。但是在新产品开发时，关于那些不属于标准品的部分，询价的时候就必需要特别注意是否有提供供应商足够的资料，来方便其报价作业。为了避免日后造成采购与供应商各说各话，以及在品质认知上的差异，关于询价时所应提供资料的准备上就不能马虎，必需将所必需采购物品的品名、料号、规格、品质要求等信息告知对方。因为完整及正确的询价文件可帮助供应商在最短的时间提出正确、有效的报价。另外，询价时要做到按“质优、价廉〞的原则货比三家，择优采购。学会与供应商周旋尽量将价格压低
4、签订采购合同
向供应商发出采购订单签订采购合约。签订合约时要确定好采购价格、数量、规格、付款方式、交货时间、交货地点、交货方式等具体信息。签订合同之后要与供应商以 的形式再确认合同信息。确认好信息以后对订单合同进行整理存档。
5、对采购单进行跟催
临近交货期的前一个星期，要求供应商针对未交货的订单提供具体的交货安排，并把各家供应商的信息汇总成表，加注个人的看法，上交公司物料流通部门和生产部门。如果供应商不能按时交货的，则还必需要供应商提供订单推迟交货的原因，和具体推迟交货的名称，数量和日期。并做好采购订单跟踪表。
6、依据实际状况进行验收入库处理
物料到达公司后，可以直接入库的物料则下推入库单据；必需要质检的物料，则下推请检单据，同时把物料放在待检区。并协助仓管员进行来料盘点。如果物料数量或型号不对，及时和供应商联系，得到对方确实认。并修改相关单据。物料在质检部门检验不合格时，及时联系供应商。可以现场返工的，要求供应商尽快派人过来解决。必需退货的物料，及时退货，并要求供应商在最短的时间内提供后续的解决方案，在请示后，得到批准马上执行并进行跟踪。对生产不良品的处理，及时退、换货，确保公司的生产必需求。特别是物料在生产过程中出现重大质量时，首先是与生产部门了解生产现状，再与质检部门了解出现问题的详情，然后与供应商联系如何确保生产的正常进行。
7、货款结算
将核定的应付款预算上报，上级批准确认账目无误手续完备后再要求供应商开出发票，收到发票时要确认发票抬头及内容是否相符；发票金额与请购单价格是否相符。然后将采购订单、入库单据和发票一起交给财务人员并要求其按照合同的付款条件把货款付给供应商。如不能及时支付要提前告知供应商未能及时付款的原因及推迟付款的时间。报销票据完毕后填写每日电子采购金额明细表，对天天采购所涉及的物品金额进行分类记录。要做到了解每日采购了什么，物品多少钱。
8、单据再确认。将所有单据整理归档
对采购物品的票据存根进行整理、装订，每周将装订好的票据制作电子表格交给领导。
9. 处理日后售后问题以及所有违反合同事宜
五、采购过程中容易出现的问题
1.没有明确的采购计划，缺乏对采购必需求的分析和对供应商的培养。采购上随意性很大，常常是这业务员刚采购了一样物品，第二天又有那个业务员采购同样的东西，采购上没有最基本的计划，并且缺乏同部门与相关部门之间必要的沟通与衔接，所有的采购都是急性的，其结果就是采购部门在疲于奔命地买东西，根本没有时间做具体的市场调查，并且导致采购部门整天忙忙碌碌的不知道做什么。
2.没有一个长期供应商的关系管理,并未关注谈判向建立战略合作伙伴关系转变,更没有从一味压价向建立双赢机制转变。使供应商与公司之间出现不想合作的状态之下。
3.没有把采购管理上升到事关公司存亡的战略性高度来合计，不重视采购管理，没有把采购策略和合作伙伴〔第三方服务供应商〕的选择评估标准应作为公司整体战略中的一部分,公司的低成本扩张和谋求更大发展空间是最重要的。假设采购找不到好的供应商同时会导致各环节衔接不流畅，各部门无法展开工作。
4.在采购回来的物品常常未及时检验，会导致在生产过程中出现各种各样的问题，并且使生产衔接不上，紧接着业务出不了货，接下来的问题就更多了。
5.采购期匆促没有足够的时间来价格、品质、供应商等各项条件做比较，出现采购回来的货物达不到公司的品质要求或因货期紧使供应商无法准时交货。
6.采购文件没有做一个很好的管理规范，相关资料没有做相应的储存或是显然标识。
六、采购业务的注意事项
1.采购作业要非常当心,因工作上的失误而造成公司重大的经济损失,采购是要负担全部责任的,所以做任何事情都不能有“随便〞两字。
2.与供应商的任何业务往来一定要在事情发生前沟通清楚，并将相关信息及时同业务沟通，严禁单方面进行操作。
3.采购在接待供货商时,说话要有礼貌,要有好的形象,同对方交谈时,头脑要灵活,不知道尽量告诉对方,等清楚后再回复,公司其它的事情尽量少谈,找主题重点谈,会客时间尽量在十分至十五分钟之内,谈话时间长,会延误自己的工作,白天的时间是很忙碌的,要懂得善用时间.
4.采购工作是有一定的诱惑的,一定不要迷失自我,不要收供货商回扣或礼品(如有都交给上级做处理),这样对你对公司都不好,到时会害了自己.
5.同供货商相处,要平等对待,不要认为自己是客户就了不起,这样是没有办法同供货商建立好关系的.
6.采购不能以公司名私自开采购单购买自己所必需的材料,或帮其它人采购材料,这样做是违法的,任何采购单一定要有客户的正式订单方可作业.
7 .所有的供货商都要有《供货商调查表》 来后,采购自填写《供货商评定表》给上级批合格后,方可采购原料.然后再登记《合格供货商记录》
8.仓库每月应对库存进行一次盘点,并交一份给采购部,采购负责盘亏、盘盈进行分析，并追踪材料的去向.
9.后勤在发给《供货商进料不良通知》时,采购了解状况后,(如有挑选所耗工时及损坏的材料都要写清楚由供货商承当一切费用). 给供货商并追踪回复结果,并出具扣款资料给财务扣除货款.
10.采购在作业时碰到困难,要马上告诉上级处理,不要等到没办法处理了再告诉上级,这样会影响货期,给公司造成损失.
11.供货商提供的样品,采购员要先记录在《样品登记明细表》上,然后再给业务部门确认,结果回复供货商，让供应商做相关记录并存档以备用。
12.供货商传来的报价单,采购要了解市场原料的最低价,才知道怎样降价,采购员要多同其它公司采购员和公司业务员多交流.才了解材料最低价.
13.采购没有权力备原材料,必需要储备原料或安排库存,一定要有业务的备料通知单方可,而且要把备料给上司知道.
14.采购过程是一个很紧张的过程,有时会一边执行一边做文件,因为这是对外工作,切记要将文件做得清楚,否则会损坏公司的利益.
15.假设因时间紧迫关系，要求将物料直接从供应商寄给客户时，采购员一定要获得上司的批准，且在事后不迟于第二天须将送货数量知会相关业务员开具销售单，采购员应该尽量减少此类事情的操作方式。
16.由供应商直接寄给客户的货物一定要求供应商不能开立任何单据放于货物当中，并要求供应商写速递单时一定要写我司的名字和 。
17.关于利润过低的销售报价，采购员一定要给上司审核方可报给业务，以坚持公司的利润
七、怎样作好一名采购员
1、必备能力
◆ 成本意识与价值分析能力
采购支出是构成销货成本的主要部分，因此采购人员必需具有成本意识，会精打细算，锱铢必较，不可大而 化之；其次，必需具有“成本效益〞的观念，所谓“一分钱一分货〞，不可花冤枉钱，买了品质不好或不堪使用的物品，并能随时将投入〔成本〕与产出〔使用状况——时效、损耗率、修理次数等〕加以比较。此外，关于报价单的内容，应有分析的技巧，不可以“总价〞比较，必需在相同的基础上，对原料、人工、工具、税款、利润、交货时间、付款条件等，逐项加以剖析评断。
◆ 猜测能力
在动态经济环境下，物品的采购价格与供应数量常常会调整变动，采购人员应能依据各种产销资料，推断货源是否充裕，再与供应商接触，并可从其“惜售〞的态度，揣摩物品是否可能供应。从物品原料价格的涨跌，也能推断采购成本将受影响的幅度有多大。总之，采购人员必需扩充见闻，具备“察言观色〞的能力，才干对物品将来的供应趋势预谋对策。
◆表达能力
采购人员无论是用语言或文字与供应商沟通，必需能正确、清楚表达所欲采购的各种条件，例如规格、数量、价格、交货期限、付款方式等，避免语意含混，滋生误解，尤其是忙碌的采购工作，采购人员更须具备“长话短说，言简意赅〞的表达能力，以免浪费时间，而以“说之以理，动之以情〞来获取优惠的采购条件，更是采购人员必需锻炼的表达技巧。
◆ 优良的人际沟通与协调能力
由于采购业务牵涉范围广，相关部门多，欲使采购业务能顺利进行，而获得优良的工作绩效，除了采购人员的努力外，尚必需企业内部各有关部门的密切配合。其次，必需具有“成本效益〞的观念，所谓“一分钱一分货〞，不可花冤枉钱，买了品质不好或不堪使用的物品，并能随时将投入〔成本〕与产出〔使用状况——时效、损耗率、修理次数等〕加以比较。此外，关于报价单的内容，应有分析的技巧，不可以“总价〞比较，必需在相同的基础上，对原料、人工、工具、税款、利润、交货时间、付款条件等，逐项加以剖析评断。
2、策略战术
无论做什么都要有一定的策略三思而后行，一个合格的采购员除了不贪不取不抬高单价拿回扣外，更重要的是采购要 懂得为企业节约成本，如何能够花低价钱为企业买来称心的材料，就得精通如下几种策略和战术。
第一步：价比三家，在比完单价之后，选择最低价的那一家供应商来进行谈价，哪怕砍价的不多，也要砍下去，每一种材料都应如此，积少成多的节约。
第二步：引诱，在你报出的价格过低时，可能供应商心里很不痛快，但又想成交合作，不防趁热打铁抛出一招：引诱，放出诱饵，尽可能的告诉他，公司还在扩展，生意会更好，就是因为他们价格比较厚道，以后订单会陆续转给你，薄利多销。
第三步：蒙术，在某一种新材料面前，可能吃不准行价，可以先闭着眼睛杀一半的价钱，不行就一点点往上加。直加到与供应商都能接收的地步。
第四步：骗术，说了一个愿意成交的价格，但供应商还想要加价，就语气坚决地告诉他，前两天，经过某某地，就是这价，无论颜色与尺寸还是产地都是一模一样，不信可以问问别人有没有这价，自己是比较后才这样开价的。
第五步：辅料试用代用，在工作中，你可以采购进口与国产的，试用过后，比比有用性就知了，有些完全可以拿国产替代了进口用，这样省一下一笔不少的成本开支。
3、个人体会
作为初入职的采购员关于自己的工作使命，不能仅仅浮于表面，要更多的通过实际的训练来消化理解，在工作的过程中，首先是要尽快熟悉岗位使命，然后在这基础上提升效率，优化工作任务。
通过这几天和前辈们的相处我学到了很多。
首先，天天上班时要做的第一件事情就是打开邮箱查看是否有新邮件。如果有新邮件要按照要求及时回复处理。
第二，天天将自己的工作内容按照工作标准在要求的完工时间完成。不能因为个人原因耽误公司的正常运转。如果有未完成的任务必需上报不能因为害怕惩处而隐瞒。
第三，俗话说，艺多不压身，多涉猎一些与公司业务相关的知识，将自己的专业知识和工作相结合，而且一定要认真仔细不能模糊了事。例如，有一次，陈工问我orange应该翻译成什么颜色。我说翻译成橘色和橙色都可以，但是陈工说这样的话用料颜色无法确认。我以前一直以为这两种颜色的色差不大，但是经陈工这样一说我觉得有必要确认一下，结果通过网络查询发现两者是有区别的：橘色偏红而橙色偏黄。所以，在订单碰到有歧义的地方一定要和客户联系确认好对方的要求以免出现不必要的原料浪费和贸易纠纷。
第四，采购员要做好与内部和外部的沟通。比如：在公司内部要与库房管理人员沟通确认仓库燃料的跟催，和财务部门确认价格的更新；对外要和供应商做好价格、质量等方面的沟通。
第五，办公室来 时，无论自己处于什么状态必需有礼貌的耐心地接听 。
第六，工作时与前辈或上级碰到分歧或问题先服从后指挥完成任务之后再问为什么。
第七，发现有任何异常的状况及时上报。
虽然通过网络能够了解很多关于采购的知识，但是我觉得采购员不应该仅仅学知识，更要将自己所学到的知识融会贯穿，化为己用。在工作中，不能完全照办理论。对我而言首先应该充分了解自己的弱点努力改正，同时掌握一种真正为自己所用的技能，知识可以帮助我更好的了解现实，但如果所学到的知识不能帮助我解决实际问题，那只能说明我所学的知识还没到家，还要持续向前辈们学习。