煤矿采掘企业文件、记录管理程序.docx

煤矿采掘企业
文件、记录管理程序
1目的
为规范体系文件、记录的管理，保证在体系运行的各个场所都能得到符合体系运行的有效文件、记录，制定并实施本程序。
2适用范围
矿属各科室、区队。
3职责
3.1安全风险预控管理体系办公室负责矿风险预控管理体系文件、标准的编制、评审、更改、发放和使用。
3.2风险预控管理委员会负责风险预控管理体系文件、标准的审核。
3.3党政办公室负责矿文件的接受、识别、转发和归档。以及矿内部文件的标识、发放和归档。
3.4各区队科室负责风险预控管理体系文件的使用和保管，单位内部文件的编制、审批、发放、整理和归档；并根据需要制定和评审本单位的体系文件。
3.5各单位、科室负责对本单位管理体系记录的标识和保存。
4执行程序
4.1 文件管理
4.1.1文件的控制范围
包括风险预控管理过程中的体系文件、标准、管理制度、作业指导书、外来文件等。
4.1.2文件的控制形式
文件可以采用任何形式的载体，载体形式可以是纸张、磁盘、照片、电子媒体或其它形式。
4.1.3文件的编制、审核、批准和发布
4.1.3.1文件的编制
1）风险预控体系文件、标准由安全风险预控管理体系办公室组织人员依据获取的最新法律、法规和其它要求规定进行编写。
2）管理制度及作业指导书由业务科室和使用单位编写。
4.1.3.2文件的审核、批准和发布
1）风险预控体系文件、标准由风险预控管理委员会主任审核定稿，风险预控委员会主任审批后，正式发布实施。
2）管理制度、作业指导书由相关单位或科室领导审核，分管矿领导审定，风险预控管理委员会主任批准后下发。
4.1.4文件的标识
所有文件都要进行标识，使文件状态易于识别。
4.1.4.1风险预控体系文件、标准、矿发或转发的文件由党政办公室采用编号或加盖“受控”印记方式，以标识其现行有效且处于受控状态。
4.1.4.2管理制度、作业指导书等文件，应分级、分类统一编号标识。
4.1.5文件的发放和接受
4.1.5.1文件应保证字迹清晰，文字类文件应用打印机或复印机输出。
4.1.5.2风险预控体系文件、标准、矿级管理制度由党政办公室按确定范围发放，建立《发文登记表》，保证文件及时发放到全部的使用单位和科室。
4.1.5.3各单位和科室发放或传递文件时也应明确发放范围，建立《发文登记表》，实行发放控制，保证文件及时发放到公司副总以上领导及全部使用的科室和区队。
4.1.5.4安全风险预控管理体系办公室建立煤矿采掘企业《体系文件总清单》，各科室应建立相应的《体系文件清单》，对适用于本单位管理的法律法规、标准、上级来文和本单位现行使用的文件进行控制。
4.1.5.5各科室、单位的文件、资料兼职管理人员应及时收集本单位适用的管理文件，纳入《体系文件清单》。
4.1.5.6党政办公室对接收到的国家和地方政府、相关行业和中国平煤神马集团公司文件，建立《收文登记表》，识别其适用性，并转发到相关单位或科室。
4.1.6文件的使用和保管
4.1.6.1党政办公室负责全矿文件、记录清单、法律法规的管理，并每半年进行一次更新。
4.1.6.2各单位配备专（兼）职文件管理员，负责文件的接受和使用管理。
4.1.6.3党政办公室负责对归档的文件按照《档案管理制度》实施管理。
4.1.6.4各单位或科室文件管理员负责文件的保管和传阅，及时将失效和作废的文件进行标识或销毁。
4.1.7文件的复制和提供
文件需要复制或向外提供时，必须经分管领导批准，向外提供的文件必须加盖“非受控”标识。
4.1.8文件评审、更改
4.1.8.1当使用者对文件不理解时，使用者应及时将信息反馈到有关科室，以便得到解释。
4.1.8.2矿井的组织机构、法律与其他要求、生产工艺、设备发生重大变化时，党政办公室要及时组织评审，确定是否需要修改，对审批修改后的文件，安全风险预控管理体系办公室以《文件更改通知单》发放到使用单位和场所。
4.1.8.3更改方式
1）在原文处划改
更改内容为字、词、句时，将要修改的内容单线划掉后，在适当的空白处填写更改内容，并由更改人签字确认。
2）换页、换版
再次更改同一内容，或该页更改超过五处时，要进行换页更改，并在该页右上角加盖“换页”印章标识；一次换页数超过总页数50%时，该文件应重新换版印刷，换版时，应注明版本号。
3）补充
补充的内容较多须附加页时，可在原件后加附页，在该附页右上角加盖“附加页”印章标识。
4.1.8.4文件更改后，应由相应的主管领导或主管科室进行再次批准后方可下发。
4.1.9文件的作废销毁
4.1.9.1若文件有了新的版本或保存年限已到，由党政办公室声明原文件作
废。
4.1.9.2由党政办公室销毁作废文件，并登记造册填写《档案资料销毁鉴定工作单》，经科室负责人批准后进行。
4.1.9.3作废的文件销毁时，指定专人监销。
4.1.9.4销毁了的文件，要在原目录下注销。
4.1.9.5因法律或保留信息需要保留失效文件时，保留文件必须单独存放，并在文件上加盖“此件作废，仅供参考”的标识，防止误用。
4.2记录管理
4.2.1记录包括
4.2.1.1与风险预控体系运行有关的记录；
4.2.1.2与各单位相关的记录。
4.2.2记录的载体形式有纸张、磁盘、照片和其它电子媒体等。
4.2.3 记录标识
记录采用编号进行标识，执行煤矿采掘企业《文件记录统一编号办法》
4.2.4 记录的填写
记录的填写要真实正确、字迹清晰、内容完整，应用钢笔或碳素笔填写，要写清记录人、审核人的姓名和填写日期。
4.2.5记录的收集、整理和保管
4.2.5.1安全风险预控管理体系办公室建立煤矿采掘企业《体系记录总清单》，各单位、科室应建立相应的《体系记录清单》，清单的内容包括：序号、记录名称、记录编号、建立、保存单位、保存期限、备注等栏目，并明确专（兼）职人员管理记录。
4.2.5.2各单位、科室负责按煤矿采掘企业《档案管理制度》的要求，按年、季、月及时收集整理记录，并分类装订成册，编制目录，按要求归档保存。
4.2.5.3保存记录应有良好的库房环境和安全措施，要做到防潮、防火、防虫蛀、防鼠害、防变质、防损坏和防丢失。
4.2.5.4 保存期
1）记录的保存期限应根据生产实际、法律法规要求和合同要求决定；
2）各种记录的保存期见《记录总清单》。
4.2.6查阅
查阅记录时，记录保管科室要做到有效提供利用。一般查阅记录可由科室负责人批准，顾客或外单位查阅须经分管领导批准，并填写《文件查阅登记表》
4.2.7记录的处理
记录在保存期后需销毁时，由保存单位鉴定并填写《文件销毁申请表》，经指定负责人批准后销毁。
5相关文件
★《文件记录统一编号办法》
★《档案管理制度》
6相关记录
★《收文登记表》
★《发文登记表》
★《体系记录清单》
★《体系文件清单》
★《文件修改申请表》
★《文件更改通知单》
★《档案资料销毁鉴定工作单》
★《文件查阅登记表》
7附件
文件管理程序流程图

记录管理程序流程图

结束