煤矿采掘企业文件、记录管理程序.docx

煤矿采掘企业文件、记录管理程序1目的为规范体系文件、记录的管理，保证在体系运行的各个场所都能得到符合体系运行的有效文件、记录，制定并实施本程序。2适用范围矿属各科室、区队。3职责3.1安全风险预控管理体系办公室负责矿风险预控管理体系文件、标准的编制、评审、更改、发放和使用。3.2风险预控管理委员会负责风险预控管理体系文件、标准的审核。3.3党政办公室负责矿文件的接受、识别、转发和归档。以及矿内部文件的标识、发放和归档。3.4各区队科室负责风险预控管理体系文件的使用和保管，单位内部文件的编制、审批、发放、整理和归档；并根据需要制定和评审本单位的体系文件。3.5各单位、科室负责对本单位管理体系记录的标识和保存。4执行程序4.1 文件管理4.1.1文件的控制范围包括风险预控管理过程中的体系文件、标准、管理制度、作业指导书、外来文件等。4.1.2文件的控制形式文件可以采用任何形式的载体，载体形式可以是纸张、磁盘、照片、电子媒体或其它形式。4.1.3文件的编制、审核、批准和发布4.1.3.1文件的编制1）风险预控体系文件、标准由安全风险预控管理体系办公室组织人员依据获取的最新法律、法规和其它要求规定进行编写。2）管理制度及作业指导书由业务科室和使用单位编写。4.1.3.2文件的审核、批准和发布1）风险预控体系文件、标准由风险预控管理委员会主任审核定稿，风险预控委员会主任审批后，正式发布实施。2）管理制度、作业指导书由相关单位或科室领导审核，分管矿领导审定，风险预控管理委员会主任批准后下发。4.1.4文件的标识所有文件都要进行标识，使文件状态易于识别。4.1.4.1风险预控体系文件、标准、矿发或转发的文件由党政办公室采用编号或加盖“受控”印记方式，以标识其现行有效且处于受控状态。4.1.4.2管理制度、作业指导书等文件，应分级、分类统一编号标识。4.1.5文件的发放和接受4.1.5.1文件应保证字迹清晰，文字类文件应用打印机或复印机输出。4.1.5.2风险预控体系文件、标准、矿级管理制度由党政办公室按确定范围发放，建立发文登记表，保证文件及时发放到全部的使用单位和科室。4.1.5.3各单位和科室发放或传递文件时也应明确发放范围，建立发文登记表，实行发放控制，保证文件及时发放到公司副总以上领导及全部使用的科室和区队。4.1.5.4安全风险预控管理体系办公室建立煤矿采掘企业体系文件总清单，各科室应建立相应的体系文件清单，对适用于本单位管理的法律法规、标准、上级来文和本单位现行使用的文件进行控制。4.1.5.5各科室、单位的文件、资料兼职管理人员应及时收集本单位适用的管理文件，纳入体系文件清单。4.1.5.6党政办公室对接收到的国家和地方政府、相关行业和中国平煤神马集团公司文件，建立收文登记表，识别其适用性，并转发到相关单位或科室。4.1.6文件的使用和保管4.1.6.1党政办公室负责全矿文件、记录清单、法律法规的管理，并每半年进行一次更新。4.1.6.2各单位配备专（兼）职文件管理员，负责文件的接受和使用管理。4.1.6.3党政办公室负责对归档的文件按照档案管理制度实施管理。4.1.6.4各单位或科室文件管理员负责文件的保管和传阅，及时将失效和作废的文件进行标识或销毁。4.1.7文件的复制和提供文件需要复制或向外提供时，必须经分管领导批准，向外提供的文件必须加盖“非受控”标识。4.1.8文件评审、更改4.1.8.1当使用者对文件不理解时，使用者应及时将信息反馈到有关科室，以便得到解释。4.1.8.2矿井的组织机构、法律与其他要求、生产工艺、设备发生重大变化时，党政办公室要及时组织评审，确定是否需要修改，对审批修改后的文件，安全风险预控管理体系办公室以文件更改通知单发放到使用单位和场所。4.1.8.3更改方式1）在原文处划改更改内容为字、词、句时，将要修改的内容单线划掉后，在适当的空白处填写更改内容，并由更改人签字确认。2）换页、换版再次更改同一内容，或该页更改超过五处时，要进行换页更改，并在该页右上角加盖“换页”印章标识；一次换页数超过总页数50%时，该文件应重新换版印刷，换版时，应注明版本号。3）补充补充的内容较多须附加页时，可在原件后加附页，在该附页右上角加盖“附加页”印章标识。4.1.8.4文件更改后，应由相应的主管领导或主管科室进行再次批准后方可下发。4.1.9文件的作废销毁4.1.9.1若文件有了新的版本或保存年限已到，由党政办公室声明原文件作废。4.1.9.2由党政办公室销毁作废文件，并登记造册填写档案资料销毁鉴定工作单，经科室负责人批准后进行。4.1.9.3作废的文件销毁时，指定专人监销。4.1.9.4销毁了的文件，要在原目录下注销。4.1.9.5因法律或保留信息需要保留失效文件时，保留文件必须单独存放，并在文件上加盖“此件作废，仅供参考”的标识，防止误用。4.2记录管理4.2.1记录包括4.2.1.1与风险预控体系运行有关的记录；4.2.1.2与各单位相关的记录。4.2.2记录的载体形式有纸张、磁盘、照片和其它电子媒体等。4.2.3 记录标识记录采用编号进行标识，执行煤矿采掘企业文件记录统一编号办法4.2.4 记录的填写记录的填写要真实正确、字迹清晰、内容完整，应用钢笔或碳素笔填写，要写清记录人、审核人的姓名和填写日期。4.2.5记录的收集、整理和保管4.2.5.1安全风险预控管理体系办公室建立煤矿采掘企业体系记录总清单，各单位、科室应建立相应的体系记录清单，清单的内容包括：序号、记录名称、记录编号、建立、保存单位、保存期限、备注等栏目，并明确专（兼）职人员管理记录。4.2.5.2各单位、科室负责按煤矿采掘企业档案管理制度的要求，按年、季、月及时收集整理记录，并分类装订成册，编制目录，按要求归档保存。4.2.53保存记录应有良好的库房环境和安全措施，要做到防潮、防火、防虫蛀、防鼠害、防变质、防损坏和防丢失。4.2.5.4 保存期1）记录的保存期限应根据生产实际、法律法规要求和合同要求决定；2）各种记录的保存期见记录总清单。4.2.6查阅查阅记录时，记录保管科室要做到有效提供利用。一般查阅记录可由科室负责人批准，顾客或外单位查阅须经分管领导批准，并填写文件查阅登记表4.2.7记录的处理记录在保存期后需销毁时，由保存单位鉴定并填写文件销毁申请表，经指定负责人批准后销毁。5相关文件文件记录统一编号办法档案管理制度6相关记录收文登记表发文登记表体系记录清单体系文件清单文件修改申请表文件更改通知单档案资料销毁鉴定工作单文件查阅登记表7附件文件管理程序流程图记录管理程序流程图结束