原材料采购流程-采购工作流程规范-货比三家工作流程.doc

原材料采购流程

一、各类物品采购工作流程
1、仓库补仓物品的采购工作流程：
仓库的各种存仓物品，均应设定合理的采购线，在存量接近或低于采购线时，即必需要补充货仓里的存货，仓库主任要填写一份仓库补仓“采购申请单〞，且采购申请单内必需注明以下资料:
〔1〕货品名称，规格；
〔2〕平均每月消耗量；
〔3〕库存数量；
〔4〕最近一次订货单价；
〔5〕最近一次订货数量；
〔6〕提供本次订货数量建议。
《采购申请单》确定后送采购部经理初审，采购部经理在采购申请单上签字确认，并注明估计到货时间。大批量长期订单经采购部经理初审同意后，按仓库“采购申请单〞内容要求，在至少三家供货商中比较,选定相应供应商，提出采购看法，按公司采购审批程序报批，经批准后，采购部马上组织实施，要求在估计的时间内完成。如有特别状况，要向主管领导汇报，并说明状况。
2、部门新增物品的采购工作流程：
部门欲添置新物品，部门负责人或工厂应撰写有关专门申请报告，经董事会审批后,连同“采购申请单〞一并送交采购部，采购部经理初审同意后，按 “采购申请单〞内容要求，在至少三家供货商中比较,选定相应供应商，提出采购看法，按公司采购审批程序报批，经董事会批准后，采购部马上组织实施.
3、 部门更新替换旧有设备和物品的采购工作流程：
如部门欲更新替换旧有设备或旧有物品，应先填写一份“物品报损报告〞给财务部及董事会审批。经审批后，将一份“物品报损报告〞和采购申请单一并送交采购部，采购部须在采购申请单内必需注明以下资料:
〔1〕货品名称，规格；
〔2〕最近一次订货单价；
〔3〕最近一次订货数量；
〔4〕提供本次订货数量建议。
采购部在至少三家供应商中比较价格品质,并按公司采购审批程序办理有关审批手续，经董事会批准后，组织采购。
4、 鲜活食品冻品的采购工作流程：
蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜，水果等物料的采购申请，由各酒吧、各部门总厨或主管，依据当日经营状况，猜测明天用量，填写每日申购单交采购部，采购部当日下午以 落单或第二日直接到市场选购。
5、 燃料的采购工作流程：
采购部依据营业状况与工程部编制每月燃油、石油气、柴油采购申购计划，填写采购申请单,按公司采购审批程序办理，并组织实施。
6、 修理零配件和工程物料的采购工作流程：
工程仓日常补仓由工程部填写“采购申请单〞，且采购申请单内必需注明以下资料:
〔1〕货品名称，规格；
〔2〕平均每月消耗量；
〔3〕库存数量；
〔4〕最近一次订货单价；
〔5〕最近一次订货数量；
〔6〕提供本次订货数量建议。
大型改造工程或大型修理活动,工程部须做工程预算,并依据预算表项目填写采购申请单(工程预算表附在采购申请单下面), 且采购申请单内必需注明以下资料:
〔1〕货品名称，规格；
〔2〕库存数量；
〔3〕最近一次订货单价；
〔4〕最近一次订货数量；
〔5〕提供本次订货数量建议。
以上采购申请单经何董事签批同意后送采购部经理初审，采购部经理初审同意后，按 “采购申请单〞内容要求，在至少三家供货商中比较,选定相应供应商，提出采购看法，按公司采购审批程序报批，经董事会批准后，采购部马上组织实施.
二、采购工作流程规范事项
1、所有的采购申请必需填写一式四联，采购申请单经部门经理核签后，整份共四联交给资产会计，资产会计复核后送董事。
2、采购申请单一共四联，在经审批批准后：第一联作仓库收货用。第二联采购部存档并组织采购。第三联财务部成本会计存档核实。第四联部门存档。
3、审核采购申清单：收到采购申请单后、采购部应作出以下复查以防错漏。
〔1〕签置核对：检查采购申请单是否部门经理签置，核对其是否正确。
〔2〕数量核对，复查存仓数量及每月消耗，决定采购申请单上的数量是否正确。
4、邀请供应商报价。
三、货比三家工作流程
每类物品报价单必需要最少三家作出比较，目的是防止有关人员从中徇私作弊，确保采购物品价格的合理性。公司采用三方报价的方法进行采购工作，即在订货前，必需征询3个或3个以上供应商报价，然后确定选用那家供应商的物品，具体做法是：
1、采购部按照采购申请单的要求组织进货，填制空白报价单，
包括：①填写空白报价单中所必需要的物品名称、产地、规格、型号、数量、包装、质量标准及交货时间，送交供应商〔至少选择3个供应商〕，要求供应商填写价格并签名退回。②关于交通不便或外地的供应商，可用 或 询价。用 询价时，应把询价结果填在报价单上并记下报价人的姓名，职务等。③提出采购部的选择看法和理由，连同报价单一起送交评定小组审批。
2、评定小组依据采购部提供的有关报价资料，参照采购部的看法，对几个供应商报来的货品价格以及质量，信誉等进行评估后，确定其中一家信誉好、品质高、价格低的供应商，报董事会审核.四、采购活动的后续须跟进工作
1、采购订单的跟催
当订单发出后，采购部必需要跟催整个过程直至收货入库。
2、采购订单取消
〔1〕公司取消订单：
如因某种原因，公司必需要取消己发出之订单，供应商可能提出取消的赔偿，故采购部必需预先提出有可能出现的问题及可行解决方法，以便报董事会作出决定。
〔2〕供应商取消订单：
如因某种原因，供应商取消了公司已发出的订单，采购部必需能找到另一供应商并马上通知必需求部门。为确保公司利益，供应商必需赔偿公司人力、时间及其他经济损失。
3.违反合同：
合同上应载明具体细则，如有违反，便应依合同上所载处理。
4.档案储存：
所有供应商名片、报价单、合同等资料须分类归档备查,并连同采购人员自购物品价格信息天天须录入至采购部价格信息库.
5.采购交货延迟检讨
凡未能按时、按量采购所必需物品，并影响申购部门正常经营活动的，必需填写《采购交货延迟检讨表》，说明原因及跟进状况并呈财务部及董事会批示。
6.采购物品的维护保养：
如所购买的物品是必需要日后修理保养的，选择供应商便必需要注意这一项.对设备等项目的购买，采购员要向工程部咨询有关自行维护的可能性及日后保养修理方法。同时，事先一定要向工程部了解所购物品能否与公司的现有配套系统兼容，以免造成不能配套或无法安装的状况