工程资料管理规范化总则.docx

工程资料管理规范化总则
相关职能部门：工程技术部、
一、设计院下发的变更、图纸
1、由设计院下发的一般性变更通知单及图纸等文件经工程技术部审核、备案，加盖工程技术部印件后下发；重大变更须经发展规划部或相关负责人审核、签字并盖章后生效，保留一份原件发往工程部，经工程部经理及相关主管审核后、加盖工程技术部印章下发到施工现场。特别注明：工程未进行招标的变更及图纸，现场原则只领取一份进行审查，对二次设计图纸必须按正式图下发。现场做好收文记录，收文本表格如下：
序
号
收文
时间
来文
单位
来文
类别
期段
项目
楼号
来文
编号
文件内容
（图别、内容梗概、
形成日期）
收到
份数
领取人
1

2

3

4

1、现场收到变更及图纸等文件，须经现场主管确认、签字后分单

位整理，24小时内发至监理，监理24小时内发至各施工单位，甲方不直接对施工单位进行收发文登记，但必须对变更及图纸的下发在48小时内进行督发确认。对后续施工的分包单位一定要按施工合同分发图纸。现场做好发文记录，发文本表格如下：
序
号
发文时间
项目楼号
收文单位
文件类别
份数
文件内容
（图别、内容梗概、形成日期）
领取人签字
1

2

3

2、收到的变更及图纸等文件，施工现场最少保留2份原件，如果下发的是复印件，在收到文件同时应在收文本上注明是复印件；通知收文的监理或施工单位如未按照当日日期领取文件的，应在领取人签字一栏注明“未按时领取”字样；领取人必须是相关单位的负责人、主管或资料管理人员；收到的文件如因其它施工原因退回的，应将文件交予相关现场主管确认，并在收文表及文件上注明“某年某月因何原因退还”，最后将此文件存放在与此项目有关的资料里。
3、文件变更等相关资料应做到“一楼一盒”，要把不同项目楼号的资料分文别类，并注明项目楼号名称，在每个档案盒内都要有文件目录清单附在文件的第一页，文件目录清单表格如下：
序
文件
编号
责任者
文件题名
形成日期
备注（原件或复印件）
1

2

3

4

5、工程成本管理人员也应按以上要求，对文件、变更等资料做到“一楼一档”，从而确保工程结算资料的完整性。
二、工程变更、签证、认价单编号管理
工程变更、签证、认价单下发前必须加盖编号专用章、统一编号。
编号专用章内容：
XX变更、签证、认价单编号章
工程名称

专业名称

编 号

三、文件资料的借阅
所借资料必须严格按照XX公司资料借阅管理制度，对属于机密文件的资料不予办理借阅手续；对图纸、变更等资料只允许借阅给相关的监理单位及施工的单位；所借资料必须有担保人及押金或相关负责人签字才予以办理。文件借阅表格如下：
序
号
借阅时间
项目楼号
文件类别
文件内容
申请人签字
借阅人签字
联系电话
归还日期
1

2

3

4

四、工程质量监督申报资料

1、所填《工程质量监督申报表》中的面积必须与工程规划许可证
面积统一，如有增加的项目应重新申报或补报。
2、所有申报文件都必须是原件，如有复印件应盖存档部门公章，并注明原件存放处。
3、工程质量检测报告应核实检测单位对所检测项目的结论评价是否准确完善，如不明确应及时通知检测部门进行修改。
五、工程质量监督资料
1、基础、主体验收会议纪要中参加的单位及人员要与会议签到表
中的单位及人员相符；6方的验收意见要明确。
2、文件中所有单位必须盖公章，并有相关负责人的签字。
3、质监单位下发的问题整改回复单都要按期给予回复，并经监理
及建设单位确认、签字、盖章后送往质监单位。
六、工程施工过程资料
1、施工单位工程评定文件中要有监理单位人员的签字盖章，并签有“合格”字样。
2、施工图技术交底纪要现场要保留一份原件。
3、工程的基础、主体验收会议纪要，现场要保留一份原件，所有单位负责人签字后必须全部加盖公司公章。
4、施工单位抄送的工作联系单应按时间及区域及时报送各项目主管。
七、工程竣工验收资料
1、所备资料全部为原件并盖有各方公司法人章，复印件必须加盖存档部门公章，并注明原件存放处。
2、竣工报告必须有监理单位及施工单位负责人的签字和盖章，然后生效。
3、工程质量整改报告是质量监督部门要求的，即由建设单位组织监理单位及施工单位对工程进行初验的证明，要有三方单位的签字、盖章。
4、工程概况说明是由建设单位对所建项目情况的详细说明，包括四大部分：第一部分包括建设面积、地点、设计勘察单位、监理单位、开工日期等相关内容；第二部分包括前期的报建审批手续的办理情况等内容；第三部分包括对现场施工过程的质量监督和控制管理等内容；第四部分为结论，要有“该工程已严格按照设计文件和施工合同的内容施工完毕，涉及到强制性条文、法规的内容均符合要求，该工程质量评为合格工程，可以交付使用”等字样。
5、施工单位自评报告要完整准确，自评结论要有“该工程已按设计图纸和施工合同完成，符合国家施工验收规范和标准，施工技术资料齐全，同意竣工验收”等字样，并由项目负责人签字并盖章。
6、监理单位的工程质量评估报告要真实可靠，要有“综合以上分析，在施工过程中和主体验收前，监理单位对主体工程进行了全面检查，资料齐全真实有效，与工程同步，符合设计文件、施工合同和规范要求。主体验收评定为合格”等字样，并由总监签字改章。
八、加晒图纸的规定
1、由其它部门加晒的图纸必须在清单上写清楚乂乂项目，相关内容,加晒原因及加晒份数等，最后要注明加晒图纸费用由XX部门支付，并要有加晒人签字的文件清单。
加晒清单文件格式:
TO:设计院
FROM :项目开发管理公司
部门
联系电话：
相关加晒图纸内容
（包括项目、图别、
图号、份数，付
款等）
年 月
日

签字

所有加晒图纸清单一式两份，设计院一份，晒图人保留一份，最后作为结算依据。
2、施工单位要求加晒的图纸如果是甲方原因未按合同提供份数的，应及时提供给施工单位，以免延误施工工期。要求加晒的图纸要在24小时之内给予施工单位答复，督促设计院尽快加晒并查明图纸去向，避免以后出现同样的问题。
3、对于施工单位要求加晒并支付费用的，在晒图清单后要附上该单位确认并盖章的文件，否则不与加晒。
4、现场做好晒图费用台帐，以免造成结算错误。提供晒图费用清单