宾馆采购中心管理制度-宾馆物资采购工作原则与作业流程.doc

仓储采购中心管理制度
第一条 目的
为规范公司宾馆采购工作，特制定本制度。
第二条 范围
公司各宾馆的客房用品、餐饮物资及杂项易耗物品。
第三条 采购费用控制管理
仓储采购中心负责公司各宾馆申购物资的审核、采购、验收、储存、发放及盘点等各项管理工作。
第四条 采购原则
1、严格执行询议价程序：物品采购，必必需有三家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客服群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格，签订合作协议，纳进本公司合格供应商名录，临时性应急购买的物品除外。
2、供应商选定会审、合同议签规定：供应商的选定，必必需有关财务部门、使用部门的参入，经调研汇总各方看法，按照公司合同签订程序经总经理批准后方可生效。
3、明确使命：采购人员与仓储管理人员明确分工，各负其责。采购货物质量、价格、数量、交货等问题的解决，应由仓储采购中心依据合同要求及有关标准与供应商协商完成。
4、一致性原则：采购的物品或服务必必需与采购申请单所列要求品牌、规格、型号、产地、质量要求、数量相一致。在市场条件不能满足采购要求或成本过高的状况下，及时反馈信息供申请部门更改采购申请单作参照。
5、清廉制度：所有采购人员必必需做到：
①、自觉维护公司利益，努力提升采购质量，降低采购成本。
②、强化学习，丰富商品知识，加强法治观念。
③、清廉自律，不准向供应商提任何有损公司利益的要求。
④、严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。
⑤、工作认真仔细，避免差错，不因自身工作失误给公司造 成损失。
⑥、努力学习业务，注重收集供应商的商品资料广泛掌握与公司采购业务相关的市场信息。
第五条 供应商的选择
1、供应商必必需证照齐全，具有相关资质。
2、关于常常使用的商品或服务，仓储采购中心应全面地了解掌握供应商的管理状况、质量控制、运输、售后服务等方面的状况，建立供应商档案，做好记录，定期进行评估和审计核。
3、在选择供应商时，必需进行询议价程序和综合评估。供应商为中间商时，应调查其信誉、技术服务能力、资信和以往的服务对象，供应商的报价不能作为唯一的决定因素。
4、为保证供应渠道的畅通，防止意外状况的发生，应有三家或三家以上供应商作为后备供应商。

第六条 作业流程
1、通常状况下，请购单位在14:00前将有请购部门负责人签字的采购申请单递交给采购部门。其申请单上须有物料名称，物资名称、规格型号、数量、产地、商标、质量标准、价格等基本信息，以作为采购、验收入库时的标准和评审比对指标。
2、仓储采购中心负责人依据仓库提供库存物资实际状况和市场信息对采购申请单进行审核签字，再将采购申请单报计财部审定、领导审批。此程序必必需在当天18:00前完成.如遇特别状况〔如领导不在〕经 请示通过后在申请单上注明，事后及时补办相关程序。
3、在物料采购前，采购部门要按公司采购操作流程，采购物资内容传递告知给合格供应商并要求其反馈相关物资质量及报价信息。然后采购人员进行比价和议价，并最终确定物资供应商，传递采购订单。 定单传递给供应商以后，采购员必需要与供应商确认采购信息。
4、物资申购单必需含有以下信息：物资规格型号、数量、产地、质量要求、单价，金额、计划到货日期等。采购人员依据即定的要求对供应商进行跟踪，保质保量按时将物料供应到位。
5、供应商按指定地点将物资运送达后，供应商、采购人员、仓储人员、物资申购单位人员同时在场，依据采购申请单进行交接、验收、签字、入库、退换货等程序。每采购一批物资都要对供应商供货的质量、性价比、交货时间及相关合作事项进行评价并在各供应商档案留档，以备后查及对供应商的定期评审筛选。
6、仓储人员负责验收填写实到物资信息〔不得涂改〕及入库；采购人员负责复印、分发作为入库单的采购申请单、发票取、审、及时报账、付款等。
7、仓储人员负责通知各必需求部门领货，仓储人员开具出库单。
第七条 结账程序
1、发票：采购人员负责及时持发票到计财部审核是否符合报账规定。
2、仓储仓储中心依据采购申请单、供应商送货单、入库单及供应商提供的发票填写费用报销审批程序表。仓储采购负责人签字，财务部确认、总经理批准后办理付款手续。
第八条 违约处理
1、货物出现延期送达时，仓储采购中心及时通知申购部门做好应急处理。
2、货物出现质量问题时，由使用部门提出看法，报部门经理核签，仓储采购中心处理。仓储采购中心接到看法后要及时调查原因拿出处理看法，将状况上报部门经理，并按投诉做紧急处理。
3、属供货商责任的由采购责任人要求供应商换货或退货。仓储采购中心与供应商协商不成的或造成损失的，由财务部核算损失，仓储采购中心负责按合同追索。追索不成，由法院裁决。
第九条 审计监督
1、采购全过程进行内控、财务监督和审计。
2、在合同签订、合同执行和采购结算过程中，财务部门要全程参加。负责价格的核查及审计。采购人员要自觉接受审计及针对采购活动的监督和质询。对采购人员在采购过程发生的违纪清廉制度的行为，将按公司有关制度处理。