鉴章管理办法(XGAD-3).docx

鉴章管理办法编号：MJ/RS-3
制定：行政部
会审：董事会
庭成员云南
名家
1。0目的
为确保公司之杈益，并使本公司鉴章之管理有所依据，特订定本办法。
批准：
发布日期：2013-9-1

2。0适用范围
公司各种鉴章之申领、制发、保管、使用、补发、换发及缴销均依本办法办理.
3。0权责
3.1本办法由行政部编制，依相关规定制订、审查、核准及发行,修订时亦同.
3。2公司总经理授权行政部全面负责公司的印章管理工作。
3。3各部门相关人员负责需求使用印章的申请，行政部负责对需所盖印章文件进行监
督管理和审核。
4。0定义
4.1 公司印鉴:公司印鉴章指登记于工商局之公司章.
4。2鉴章种类可分为“套章”及“单章”两种.
套章：套章指以公司名称及负责人姓名章合为一套之大小章.
单章：单章指仅刻有公司名称或负责人姓名之单一印章。
4.3 专用章：指使用于特定用途之鉴章。各部门在相同业务目的须经常性重复使用鉴章之情况下，才能申请制发专用章。专用章只能用于该特定用途，不得挪作他用。可申请制发专用章之范围包括财务、业务、人力资源、采购等.
4。4其它：非属前款列举范围而确有制发专用章之必要者，应另以项目叙明理由并指定用途，依本办法规定申请制发之。
4。5戳记章：纯属本公司内部使用之一般戳记章其作业程序不适用本办法.
5。0说明
5。1鉴章申请与制发
因公司设立、公司名称变更、负责人变更、旧章毁损遗失及公司资产/股权登
记等原因，而有制发新印鉴之必要时,申请部门应填写《鉴章制发/作废申请
单》附件一），经总经理签核完成，送交监印部门办理刻印,并报备相关部门。
5。1.2公司印章、套章、单章及专用章经应先送行政部转呈总经理核定，以上鉴章
经核定后由行政部统一制发并建档管理（拓具样式留底备查，且注明部门保管人员）。
5。1.3一种鉴章以制发一枚为原则，但如部门专用章因业务需要或受地区限制需增
刊者，由业务主管部门依规定申请并承担相关责任.
5。1.4未符合5.1。3要件之专用章，其制发应以书面叙明理由，经总经理核决后，
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修订状态：第0次

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5.2鉴章批准：熊健
以项
鉴章管理办法编号：XG/AD-3
验收与备案
发布日期：2011—1 — 1
目方式申请之。
制定：行政部会审：董事会——

5。2。1制发部门在《鉴章登录表》（附件二）中拓具印鉴样式，每一印章拓具一份登
录表，并注明制发日期、领取日期与保管人、适用范围等有关资料，由权责主管签认后，行政部造册存档备查。
5。2。2鉴章刻制、更换、撤销等手续经监印部门行政部）确认所刻印章之图文与申
请目的相符后，应于《鉴章登录表》上编号建档后，交用印部门签收领回保管。
5。3鉴章换发、补发与缴销
5。3。1 鉴章毁损或遗失时，监印人员除向该鉴章之登记机构报备并依相关规定处理夕卜，应填具《鉴章制发/作废申请单》及一份叙明原鉴章之种类、字体、制发日期、毁损或遗失经过，依本办法相关规定办理，补发鉴章之印文字体应有异于原鉴章以兹区别。
因业务需要、组织变更或鉴章磨损、遗失、毁损时,申请人员应依上述规定补发。原有废旧、遗失之鉴章寻获时，应即交由保管部门依鉴章缴销之规定办理。
5。3.3原有磨损之旧鉴章或遗失之鉴章寻获时,应于换发之鉴章收到后由监印人员于一周内检具缴销之鉴章送原制发部门，制发部门持原《鉴章登录表》依鉴章核决权限规定呈核定后撤销之。
5。3。4鉴章废止由保管部门填写《鉴章制发/作废申请单》，载明废止原因，经总经
理签核后，将《鉴章制发/作废申请单》及欲废止之鉴章交予监印部门。监印部门收到《鉴章制发/作废申请单》及该鉴章后，应核对无误，并于《鉴章登录表》上注明，再由监印部门处理销毁。
5。4 鉴章管理
5。4。1 保管人
5.4.1 1公司印鉴应分别由总经理指定之保管部门保管。
5.4 1。1.1行政部主管为公司行政公章、工会章保管责任人。
5。4。1.1 2财务部主管为公司合同专用章及支票章管理责任人。
5.4.1 2套章之保管除有特别规定外，应分由不同人保管。
5.4.1.。2 1公司财务鉴章严格执行双控管理。出纳员为公司财务专用章保
管、使用责任人。
5。财务部主管为公司法定代表人印鉴保管、使用责任人。
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鉴章管理办法
编号：XG/AD-3
会审：董事会批准:熊健

4。网上银行U盾操作专
员为出纳员，复核专」
i为财务部主管。
5。
制定：行政部 发布日期：2011-1-1

5.4 1.2 4任何人不得同时持有全套财务鉴章（含U盾）。对违规责任人
将给予行政及经济处罚,涉嫌违法者将移送司法机关处理。
专用章由各部门最高主管指定保管及监印人员。并将该保管人（及代管
人）名册送交监印部门（行政部）登记。保管人（代管人）如有变动时，应填写《鉴章移交表》（附件三）实时交监印部门变更。
5。4.2监印人员不在时，应由其代理人代为监印，并负完全责任。除权责人员特别指定外，鉴章保管人为当然之监印人员.
监印人员对所经管之鉴章应妥慎保管，非公司业务必需且正当之目的，不得
滥用保管之鉴章；且未经权责主管事前核准，不得转借他人使用，若擅自滥用或转借他人使用遭致损失或发生不法事情时，公司除得拒绝承认其对外行文之效力外，并得依法诉咎其民事、刑事法律责任。
5。4。4保管之鉴章如有遗失或毁损时，应实时报告部门主管为必要之处理，保管人
员除因不可抗力因素致损失者外，应负责赔偿.
5。4.5凡有关公司权益之对外行文、契约订定等业务申请用印时，经办人应填《鉴
章/证件借用申请单》（附件四）经公司权责主管核准后，其文稿送鉴章保管人
员用印，保管人员于用印后，应于《鉴章/证件借用申请单》上签章确认、列册备查.
印章保管人应对文件内容和印章使用单上载明的签署情况予以核对，经核对无误的方可盖章。
5.4 7用印部门（即为鉴章保管部门，含公司印鉴及专用章保管部门）于用印后，应将用印申请单编号留存，备供随时查核。
5。4.8行政部应指定专人负责鉴章统筹管理之工作并设立全公司《鉴章登录表》总册以利管理。
5。4.9鉴章（含公司印鉴及专用章）之管理（使用）现况与《鉴章登记表》上所载项目有任何不符时，保管部门应即叙明理由通知监印部门，以便办理变更登记。
5.4 10监印部门（行政部）应每年不定期查阅各保管部门之鉴章管理状况，并要求保管部门出具各项相关表格及文件以供查核。
5。4.11鉴章保管人交接时,应填写内部行文用笺检附更新后之《鉴章登录表》通知行政部，行政部应实时更换《鉴章登录表》有关保管人之资料.
5。5鉴章程序
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制定：行政部发布日期：2011-1-1
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经办
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编号：XG/AD —3
会审：董事会
批准:熊健

人员准备鉴章的文档资料，应同t
时备有一份签字存档
用的底稿（对外投
标书除外）。
部门主管对文档进行审核,并在底稿上签字同意.如部门主管不在，应找公司行政部主管或公司权责主管签字。
5.5。3公司权责主管对文档进行审核,并在底稿上签字同意（日常的财务类报表、采购合同、销售合同及客户所需的产品资料报价除外）。
5。5.4经办人员持需鉴章的文件、合同、公函、报告、文章、报表等资料到鉴章管理人员处填写《年度鉴章使用登记表》，鉴章管理人员首先检查确认资料内容是否合乎法律法规、政策及企业规章制度，再检查确认登记表审核签字的完整性后方能鉴章.
公司一、二、三类文件须经总经理批准。
凡因工作特殊需要，需领取鉴有公章（或合同章）的空白介绍信和空白合同，须进行编号,并按鉴章程序执行只需填写《年度鉴章使用登记表》）。
5。5.7《年度鉴章使用登记表》存放于公章和合同章的管理人员处，存档的底稿存放于各个相应的部门备查。
5.5 8本公司鉴章含公司印鉴及专用章）之制发、盖用、保管、废止、借用等，未遵循本鉴章管理办法者，由公司主管领导进行批评教育，责令改正，可视情节轻重依公司奖惩规定论处;造成后果的，由相应责任人承担法律责任，并赔偿因此造成的各项损失。
6.0 表单
6.1 附件一《鉴章制发/作废申请单》
6.2 附件二《鉴章登记表》
6.3 附件三《鉴章移交表》
6。4附件四《鉴章/证件借用申请单》
6.5 附件五《年度年度鉴章使用登记表》
7.0 附则
本办法呈权责主管批准后实施,修改时亦同。
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修订状态:第0次
附H —
编号:XG/AD-3
鉴章制发作废
会审：董事会
发布日期：2011-1—1
鉴章制发/1作废
申请单
日期：
年 月日

鉴章管理办法
批准：熊健
制定：行政部
注
申请人保管部门理由说明
鉴章
样式初审
登记/编号
附件二
工号鉴章全文
复核
保管部门签收/编号类别发废
核准
制
作
号鉴
-章登记表

报.
用途备机关

保
备:
管部门保管人
主
状态：第0次

第5页，共7

备
修订
页
印信编」
附件
名称
种类
监印部门

审核
鉴章样式 ，附件四 备注
借用人
事由
接交八
鉴章/证件借用申请单

工号
日期： 年 月 日
借用项目
承诺
部门
公章 合同章 nt业执照 一般纳税人
企业代码证 国税登记证 地税登记证
本次借用鉴章/证书，只用于办理
他用，若有违反，本人愿承担由此产生的一切后果，负相
济损失的赔偿责任，且无异议。
承诺人：
资格证
其它
事件，不作
应之法律责任及对公司造成经
借出日期
预定归

叩1 J -L吕 还日期
实际归 期
实" 注销
还日期 ,
人

鉴章种类 移交编号
原因说明 人 监交人
员签
制定:行政部 批准：熊健
鉴章管理办法
编号：XG/AD —3鉴章移交
会审：董事会表
发布日期：2011 — 1-1

日期：
年 月 日

名
核准
.签单流程:部门主管一行政部审核一总经理核准_ 第6页，共7 -页
状态：第0次

附件五
鉴草管理办法
编号:XG/AD-3 会审:董事会 发布日期：2011-1-1
制定:仃政部
批准：熊健

年度鉴章
使用登记表

部门王管_^杈责王管_^存档部门
鉴草文档名（或王题词）
经刃、人

鉴章人
修订状态：第0次
第7
页，共
7页