项目管理制度及流程.doc

项目管理制度及流程
国际金融硕士项目
项目管理制度及流程
1.国际金融硕士1+1项目管理组织架构、责任划分和财务报销

1.3.2渠道-代理费结算、师资费用结算

2.1合同管理〔编号、签署、储存〕、渠道信息管理表
2.2内部文件管理〔编号〕
3.面试、录取流程及管理

5.2师资管理〔中、外25%至少，100小时、师资报名、审核、排课〕

5.4课件、教材管理〔〕
5.5教学现场管理〔流程、现场管理要求、文档交接及存档〕

7.1合作院校清单及录取条件〔内部〕

第一部分:内部管理
一、管理组织架构
二、部门责任划分
➢销售部
➢市场部

三、财务流程
1、校方培训费结算
1〕项目收费：“金融硕士研修班〞课程：培训费79200元，报名费800元；以上费用为上海交通大学南洋商学院标准收费，并且金额会依据学
院状况酌情给予折扣和浮动，其他合作院校收费以合同约定为准。同时
以上费用不包涵第三方费用〔学员的交通和住宿费、生活费、国外学校
申请费、签证服务费等〕。所有培训费和报名考试费由校方统一收取并及
时开具相应票据〔即行政事业单位统一银行收据〕。
2〕校方和项目方按核实项目培训费用入账总额的20%：80%比例分配,校
方为20%，项目方为80%，项目方分成比例中包涵前期招生宣扬费用，以
及项目方应得利润。
3〕费用结算办法：
➢正式开学后一个月内，校方向项目方支付该班级已收培训费总额的70%。
每开一个班由项目方财务专人负责结算对接。
➢学员拿到结业证书后一周内〔如同学因为自身原因未能完成课程，以书面形式确认视作放弃〕，校方向项目方支付该班级已收培训费总额
的10%。每班结业后由项目方财务专人负责结算对接。
2、合作伙伴代理费结算、师资费用结算
➢合作伙伴按照合同约定完成招生并顺利开班，在正式开学后两个半月内，项目办公室向合作
伙伴支付已收学费65%的30%；
➢课程过半后，校方向项目办公室支付该班级已收学费65%的50%；
➢课程结束后，项目方向合作伙伴支付该班级已收学费65%的20%；
➢同学自身原因未能完成课程，以书面形式确认视作放弃；
➢申请退学并退费成功的学员不予结算代理费；
3、具体结算流程

2、内部管理〔编号〕 1、合同管理〔编号、签署、储存〕、渠道信息管理表
4、内部报销流程
四、合同及内部文件管理办法
签章生效后的
合同各部门交由项目管理部统一储存；
所有合同按照不同部门、不同内容、不同月份存档管理。 所有合同存档均填写合同入库单
事项 编号规则
编号示例
合作伙伴编号 地区首字母_序号 SH_1
班级编号 合作伙伴编号_年份季节 SH_1_2021S01〔春季 S,秋季 F 〕
同学学号
班级编号_入学序号 SH_1_2021S0101
同学学籍档案文件夹 同学学号_同学姓名
SH_1_2021S0101 王小明
同学相关文件 同学学号_同学姓名文件名 SH_1_2021S0101 王小明报名表 支持文件编号
开头大写字母为文件类型:
A.1.1 报名表
协议名称
签署部门 编号示例
编号规则
海外院校代理合作协议 市场部 M-20211113-1 按照签署协议部门+ 签署日期编号，最 后一位数字为同一 天签署协议区分序 号
渠道合作协议 销售部
S-20211112-2 同学入学协议 项目管理部 P-学号
采购协议
各部门
PU-M-20211116
申请与入学
1、面试、录取、缴费工作整体流程
A.档案类；
B.文件类；
C.通知类 中间数字为文件使用阶段：
1.招生入学；
2.师资管理；
3.教学管 理
末尾数字为文件编号。
第二部分:教学管理
一、申请、面试、录取流程及管理
〔一〕整体
B.1.1 面试提问示例
C.1.1 上课通知
整体流程执行表
同学 合作方 项目办公室 校方
报名
申请
清单
递交申请材料
面试通知
面试准备
缴费
尚
填写学员手册回执
缴费
尚
等待开学
公布申请材料清单
不通过
申请材料审核
通过
发出面试通知
安排面试官 通知缴费
〔时间地点内容〕
五个工作日内
完成评估
缴费 缴费
同学面试
面试评估 面试
通知缴费 通知入学
缴
费
缴费 学员
回执
未缴费
备案存档
备案存档
不通过
备案存档
学员手册
招生简章
手册 备案存档
确认缴费
审核
通过
入学通知
确认缴费〔二〕申请
1、申请人资格
为保证申请人入学后能达到留学目标，请按照以下条件筛选合适的人选具体参照《申请须知》〔详见附件廿三〕：
➢大三或大四本科在读生，或者本科毕业一年内的应届生；
➢本科在读期间学习勤奋，成绩优良；
➢具有一定英语能力；
➢有激烈的海外学习意愿；
➢遵纪遵守法律、品行端正；
➢个人生活独立自主，具有一定交际能力和抗压能力适应较高强度的学习和留同学活。
2、申请材料〔同学学籍档案〕
符合条件的申请同学必需提供以下材料以完成申请：
➢申请同学身份证复印件和护照复印件〔护照复印件可后期补交〕
➢报名表〔详见附件一〕
➢本科在读证实或毕业证复印件
➢本科成绩单复印件
➢语言考试成绩单复印件
➢4张2寸近期证件照
〔三〕面试
1、面试具体流程

2、面试官资质
面试官由合作伙伴选取合适的人选担任。每次面试必需面试官2-3人，该人选必需具备以下技能或经验〔班主任假设符合以下条件也可作为面试官〕：➢有相关入学面试官经验者优先；
➢有辅导海外院校面试经验者优先；
➢有海外留学经历者优先；
➢具有较强的沟通、观察、推断能力；
➢具有较强的英语口语沟通能力。
3、面试材料
班主任须提前准备面试材料：《报名表》〔详见附件一〕、《英语阅读能
力测试题》〔详见附件十六〕、《面试评估表》〔详见附件三〕。
面试官必需提前阅读同学报名表，充分了解同学基本状况。面试完成后，班主任须在当天负责将面试评估表整理交接给项目办公室存档，由校方依据面试状况进行录取:
➢《英语阅读能力测试题》由项目办公室提供。分为阅读分析文章和完形填空文章两大类；
➢面试官须从十篇文章中选出一篇作为视察同学英语阅读能力的工具；
➢一天内不得使用两篇相同的文章视察同学，假设当天面试安排超过10名同学，必需按顺序选用阅读文章；
➢每篇阅读分析文章后有5题针对文章内容的题目，每道题目2分，总分为10分；
➢每篇完形填空文章后有10个单词的空格必需要同学填写，每个空格1分，总分为10分；
➢面试官须依据答案给同学的答题评分，并记入面试评估表；
➢项目办公室为面试官提供了《面试提问示例》〔详见附件十五〕，面试官可依据示例对同学的各方面状况进行提问；
➢《面试评估表》为评价同学的重要依据，面试官必需依据事实慎重填写；
➢面试前面试官须仔细阅读同学申请的材料，面试时依据同学个人状况进行提问。
4、面试提问示例〔供参照，可依据同学报名表信息提问〕
5、面试纪律
➢面试前面试官须仔细阅读同学报名表，仔细填写面试评估表；
➢面试沟通时，面试官和同学都应尊重对方，不能随意离席和接听 ；
➢进行英语测试时，同学不得私下交流，班主任和面试官应负责监督；
➢进行英语交流时须脱稿，不得照念。
〔四〕录取与退学
1、录取:
➢申请同学的《面试评估表》〔详见附件三〕及“同学入学材料包〞经校
方审核通过后，同学将
会收到由校方通过邮寄方式发送的《入学通知》〔详见附件廿五〕，项目办公室会将录取同学
名单通过线上的方式交给班主任；
➢班主任须及时通过 的方式通知同学已经录取，按照通知上的时间地点准时参加“开学典
礼〞，并按时缴纳学费；
➢学员按照通知缴清学费后将学费缴费凭证交给班主任处，由班主任转交至项目办公室；
➢待上海交通大学教育集团南洋商学院确认收费后，录取正式生效。
➢班主任负责催促学员按时足额缴纳学费，收取学员学费缴费凭证提供给项目办公室，作为开
具发票和费用结算的重要凭据；
➢学员全额缴纳学费后，班主任负责将学员具体信息录入教学管理系统。
2、退学：
➢退学流程由同学向班主任递交《退学申请》〔详见附件十四〕开始，合作伙伴项目负责人须在
同学提交《退学申请》当天将状况告知项目办公室，否则一切纠纷后果由合作伙伴承当；
➢《退学申请》通过校方的审批后，方可办理退学、退费手续；
➢当年“开学典礼〞前提交的《退学申请》并通过校方的审批后，学员的学费将全额退还；
➢当年“开学典礼〞两周内提交的《退学申请》并通过校方的审批后，学员的学费将退还70%
至原缴费账户；
➢当年“开学典礼〞两周后提交的《退学申请》将予以受理，但学费不退；
➢所有退款将在“开学典礼〞后两个月内退还。
二、开学典礼流程
三、课堂教学管理
1、课程结构
2、师资管理〔中、外25%至少，100小时、师资报名、审核、面试、排课、教
师合同、教师测评、教师评估表、教师工作守则及奖惩、节假日问候及礼品〕
3、师资配给原则
➢合作伙伴为课程匹配的教师须统一填写《教师简历》〔详见附件四〕，交由项目办公室进行审
核。审核通过的师资方能排课、上课。合作伙伴无合适人选时，项目办公室可推举合格师资
〔课酬费用由合作伙伴承当〕。
➢任课教师〔含外教〕原则上由各合作伙伴按照本项目的教师任教标准自行匹配，所有任课教
师须与合作伙伴签署《任教协议》〔详见附件五〕，并发送给项目办公室备案存档；
4、教师任教标准
➢本项目所有课程均采纳英文授课；
➢教材选用全球通用、权威的英文教材〔《16/17学年课程教材目录》详
见附件十八〕；
➢教师使用英文或中英双语课件；
➢课程考纲和教学大纲由相关领域教学专家出具并提供给合作伙伴
〔《16/17学年课程考试大纲
汇编》详见附件十九、《16/17学年课程教学大纲汇编》详见附件二十〕；
➢考试试题由项目办公室提供。

5、任教协议
师资、排课全部确定后，由合作伙伴跟任课教师签署统一的《任教协议》〔详见附件五〕，确定上课的时间、课酬等内容。班主任须将所有教师的《任教协议》发送给项目办公室，以备案存档。
6、教师工作守则
合作伙伴负责管理各任课教师，遵守《教师工作守则》〔详见附件十七〕的上课纪律并记录教师违纪状况。
7、教师授课质量管理
➢每一门课程结束后，班主任须向上课学员发放《课程反馈表》〔详见附
件十一〕，监督学员完
整填写并收回，汇总成《课程反馈汇总表》〔详见附件六〕，并将教师的课程质量评分录入教
学管理系统；
➢课程质量评分的平均分60-75分之间项目组将给予该教师授课提醒和建议；
➢课程质量评分的平均分低于60分的教师将马上撤换。
四、学员管理
1、考勤
➢学员应按时上课，不迟到、不早退，不得无故缺课。每次上课请提前十分钟到达教室。
➢上课十五分钟后到教室算作缺课，无故缺课三次的学员将直接开除学籍。
➢因故不能出勤者，须至少提前48小时通过教学管理系统或线下递交
《请假单》〔详见附件八〕
向班主任提出请假申请，说明请假事由，班主任批准后生效，非正当缘由不同意请假，否则
按照缺课处理。
➢每堂课缺席二十分钟及以上视为缺课一节。
➢每位学员每次课程出勤状况会由班主任进行登记。各科目出勤率为平常成绩的重要组成部分。
➢因请假而缺课的学员，班主任将为其就近安排异地补课〔其他教学点〕。
➢总评成绩中，课程考试成绩〔含补考〕和课程平常成绩各占一半。〔总课时数〕
课程平常成绩=出勤课时数×100%+作业成绩×100%50%
2、作业
➢学员须按照教师要求，按时按量完成作业，提交给班主任。
➢假设因故必需延迟提交作业，须在作业提交截止日前至少两天通过教学管理系统提出作业延迟申
请，班主任点击同意后生效。或通过线下提交《作业延迟申请》〔详见附件十二〕进行申请。
每次作业只能延迟一次，原则上不超过七天；该科目的最终作业成绩将依据教师的评分，作
业延迟一天扣2分〔例如延迟5天扣除10分〕；
➢未通过班主任同意迟交作业三天以上者，视作缺交作业。
3、课堂纪律：
➢上课期间学员将手机调至静音模式，不得在课堂上看手机；
➢学员请尊重教授的劳作，上课期间请携带好教材，不要随意进出教室、饮食、阅读与课程无
关的材料；
➢除教师要求的课堂讨论以外，学员请认真听讲，坚持课堂宁静。
4、同学学籍：
同学档案按照同学姓名加学号建档，内含所有申请、面试、考勤、作业记录。在同学不违反管理规定和学习要求，且未拖欠学费的状况下，项目办公室有义务为依据同学的申请为其保留学籍。
5、同学结业：达到结业要求的同学将获得上海交通大学教育集团南洋商学院颁发的研修班结业证书和成绩证实。结业须同时达到以下要求：➢按要求完成全部课程全部课程按要求完成；
➢全部课程总评成绩达到60分及以上。
五、课件、教材管理〔相关模板、制定稿等〕
〔一〕课件管理
➢所有课件由各课程任课教师负责，依据考试大纲和教学大纲进行编写；
➢所有课件文档须添加本项目元素：
页眉：

➢上课前一周班主任提醒任课教师上课的时间和地点，同时提醒任课教师准备课件；
➢上课前三天班主任将任课教师准备的课件发送给项目办公室。
〔二〕教材管理
➢所有课程使用到的教材必需成套备份一份给项目办公室。
➢所有备份的教材依据课程名称分类，依据年份版本排序。
六、教学管理〔流程、现场管理要求、文档交接及存档〕
〔一〕课堂管理
1、上课管理流程

2、课前准备
➢合作伙伴须准备教学场地、教学设备、通知授课教师和准备课件等。
➢班主任须按照排课时间，提一周通过邮件和短信的方式同时通知上课教
师和同学具体的上课
时间、上课地点，通知任课教师按要求准备课件，具体参照《上课通知》〔详见附件廿七〕。
➢班主任须在课前三天向教师收取课件，检查无误后发送给上课学员。
➢班主任必需提前至少十分钟到达上课地点进行准备，不得迟到。
➢班主任负责上课现场的管理，包括教师和同学的考勤、课后作业布置及完成状况，并将该情
况登记于《课堂记录表》〔详见附件十〕，课后将相关状况录入教学管理系统；
➢假设有同学对课程提出质疑须马上 给项目办公室，假设由于通知不及时不到位造成的所有后
果由合作伙伴项目负责人承当。
3、教师考勤及测评制度
➢教师考勤由班主任负责记录，登记于课堂记录表中。
➢教师上课迟到累计至三次将扣除当月所有课酬；累计迟到五次将取消教师授课资格，取消之
后所有排课。
➢教师授课质量将定期抽检。依据同学所填写教师评估表的结果，总分低于60分的教师将马上
撤换。
4、课后作业
➢教师须尽职尽责，依据课堂进度布置适当的作业并批改作业，班主任负责记录和监督；
➢班主任负责监督学员按时按量完成课后作业，在课后一周收取作业并发送给任课教师批改，
批改完成后统一转交班主任；
➢班主任须认真统计作业完成状况、批改状况，录入教学管理系统；
5、英语学习跟进：
➢教学管理系统将定期要求学员反馈其英语的提升学习和通过相关语言考试的状况。
➢班主任必需对以上状况进行跟进、催促和帮助。
〔二〕考试及结业证授予
1、考试管理流程

2、试题
考题由项目办公室统一提供。考题包括一套考试试题、一套补考试题及其配套标准答案和评分标准。试题依据考纲、教学大纲、知识点和同学学习状况进行合理分配。
3、考试通知及考试流程
➢项目办公室将提前一周通过教学管理系统进行考试通知；
➢考试以线上考试系统的形式进行。考试系统将仅在规定的考试时间段内对学员开放，所有考
生自行上线进行答题；
➢因故未能按时参加考试的学员须至少提前72小时通过教学管理系统进行考试延迟申请，或通
过线下提交《考试延迟申请表》〔详见附件十三〕进行申请，班主任同意后方生效，每位学员
每门课程只同意延迟一次；
➢申请考试延迟的学员，须按班主任另行通知的考试时间准时登录考试系
统进行考试；
➢假设考试成绩不合格须参加补考；
➢每门课程考试成绩将在答案提交时由考试系统给出；
➢所有课程的最终成绩以项目办公室提供的《课程成绩单》〔详见附件九〕为准；
➢课程总评成绩60分及以上为成绩合格，低于60分为不合格；
➢成绩不合格的学员可按照通知进行一次统一补考。
4、补考
➢补考仅安排一次，补考成绩仍然不合格的考生须参加该科目重修。
➢补考将安排在考试完成后一周，考生可自行安排时间登录线上考试系统答题。补考成绩由考
试系统当即给出。
➢所有考生完成补考后，项目组提供补考成绩单，各考生补考成绩以此为准。
5、考试系统操作说明
6、成绩说明
➢考试、补考成绩在考生提交答案时由考试系统给出，最终成绩以项目组出具的成绩单为准。
➢考试、补考成绩60分及以上为合格。补考成绩最高分为65分，即参加补考的考生成绩超过
65分的一律按照65分计算最终补考成绩。
第三部分:留学管理
海外留学申请管理
合作院校清单及录取条件〔内部〕
同学留学申请指导手册
海外院校申请培训操作流程
留学签证申请培训操作流程