机械厂委托加工物资(外协件)的操作规程-委外加工管理办法.doc

关于昆山古鳌委托加工物资〔外协件〕的操作规程

随着昆山古鳌电子机械生产规模的不断扩展，委托加工项目日渐增多，为规范本公司各部门操作流程特制订本程序。本程序适用于金蝶KIS专业版系统操作用户使用，同时必须要生产、采购、仓库及财务等部门的通力配合协作才干顺利完成。本程序主要由委外加工申请、委外订单下达、委外加工材料出库、委托加工成品入库、委外材料存货核算、委外加工费用结算等几个步骤构成。

一、 委外加工的申请
各部门主管应依据本部门当月生产任务完成状况及现有技术水平结合目前仓库库存状况提出委外加工申请，并具体填写《委外加工申请单》交生产管理部门。
生产管理部门到仓库处落实现有物资状况后依据《委外加工申请单》统一编制填写加工单号并确认，经总经理签字批准后交采购部门。
二、 委外订单的下达
采购部门依据经过签审的《委外加工申请单》，本着节约采购成本的原则，货比三家选择讲信用、有资质实力的优质委托加工供应商，签订《委托加工合同》。
金蝶KIS系统的录入：采购部门应将委托加工合同内容录入采购订单〔即委外订单〕，订单编号一律采纳加工单号。
采购部门依据委外订单补填《委外加工申请单》上委托加工单位〔供应商〕名称及联系 并签字后，将《委外加工申请单》、《委托加工合同》转交仓库。
三、 委外加工材料的出库
仓库依据技术部门的相关工艺技术资料和《委外加工申请单》、《委托加工合同》备料并具体完整填写《委托加工物资备料状况表》再对外发出委外加工材料，然后将发出材料的出库单与《委外加工申请单》、《委托加工合同》、《委托加工物资备料状况表》装订在一起交财务部门作为材料出库成本核算的依据。
假设仓库是分几个批次发出材料只对应一个《委外加工申请单》和《委托加工合同》，则在第二次发出材料时，仓库应到财务部门借用原《委外加工申请单》、《委托加工合同》各复印一份后附在材料出库单后面再一起交财务部门。以后各次材料发出同第二次。
金蝶KIS系统的录入：关于委外加工材料的出库，仓库应作其他出库处理，同时在其他出库单备注栏内录入相应加工单号。
注：为保证公司财产安全和维护正常经济秩序，除仓库外各生产车间及其他管理部门严禁与外单位直接收发物资，假设有违反对相关责任人至少应处以记大过处分，情节严重者可作直接降级、开除处理。
四、 委外加工成品的入库
外协加工单位加工完成后，仓库依据加工单位送货单、品质部检验报告单具体盘点实物后开具入库单验收委托加工物资入库。
注：该入库单一式四联，第一联仓库联，留作仓库记账用；第二联财务联，财务记账专用；第三联采购联，采购核对入库数量用，第四联结算联，交给加工单位作为结算加工费用的凭据。
金蝶KIS系统的录入：由于金蝶KIS系统没有专门的委托加工处理模块，仓库只必须依据委外订单〔即采购订单〕下推生成相应采购入库单即可。采购部门等本批次〔按加工单号〕所有委托加工物资加工完成均验收入库后，应将委外订单置于关闭结束状态。
五、 委托加工物资的估价
在委托加工物资入库的当月，假设加工单位用于结算的加工费用发票未到，财务部门应依据外购的或本公司生产的同类或相同产品的成本进行估价。也可事先制订出定额成本再进行估价。
金蝶KIS系统的录入：财务部门在存货核算的估价入账核算模块处进行委托加工物资的估价核算。
六、 委外加工费用的结算
外协加工单位的加工费用发票到后，采购部门应认真核实加工单价是否与《委托加工合同》一致，已加工数量与仓库入库数量是否一致，无误后将加工费用发票交财务部门结算加工费用。
金蝶KIS系统的录入：采购部门依据仓库录入的外购入库单核对入库单采购联〔入库单第三联〕无误后下推生成采购发票〔即加工费用发票〕即可。
委托加工单位〔供应商〕凭仓库入库单结算联〔入库单第四联〕和采购部门付款申请书到财务部门结算加工费用。
七、 委托加工物资材料费用的核算
财务部门依据仓库交来的《委外加工申请单》、《委托加工合同》、《委托加工物资备料状况表》、委托加工物资入库单和采购部门提供的加工费用发票编制委托加工物资入库材料费用计算表核算委托加工物资的材料费用。本批内各委托加工物资材料费用的分配可按照加工费用比例进行分配。计算材料费用时可采纳定额成本法算出每一次委托加工物资的入库材料成本，最后一次采纳倒扣法计算委托加工物资入库的实际材料成本。
金蝶KIS系统的录入：财务部门依据计算出的材料费用反审核加工费用发票后在发票的应计成本费用〔本位币〕栏内填入相应材料费用，再审核、钩稽发票后做外购入库核算即计算出委托加工物资的入库成本。
八、 委托加工损耗的控制
仓库发往委托加工单位的材料数量常常会大于委外加工成品在正常状况下所应该消耗的材料数量〔标准材料成本〕，这部分多出来的材料占全部材料的比例至少应控制在1%—5%以内，超出部分的材料费用由委托加工单位〔供应商〕承当，应在结算的加工费用中直接扣除。假设损耗常常过大或异常，可合计重新选择供应商。
金蝶KIS系统的录入：委托加工过程结束后，仓库收到委托加工单位没用完的剩余材料时应依据原其他出库单生成对应的红字冲销其他出库单，不得直接手工输入其他出库作负数处理。

点评：该程序可以很好的将委托加工物资材料费用与加工费用有效结合起来，防止两者的脱节，可解决当前碰到的大部分问题〔特别是目前财务核算困难的难题〕，仅供管理决策层参照之用。

制订者：蒋邦定
2010年1月10日
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