备件仓库管理的问题与对策-提高存货周转、降低资金占用.doc

备件仓库管理问题与对策
一、出现的问题：
在进行财务核算时，发现备件仓库问题很多，通过与仓库相关人员的交流，将存在的问题进行了归集整理，试图找到导致问题发生的深层次原因，规范备件仓库的财务核算体系，加快备件仓库周转率、提升资金利用效率，降低备件仓库的资金占用。
下面就是经过整理的备件仓库管理问题：
存在问题
具体表现
对财务及业务影响
手续缺失、不完备
1、货品名称不规范，导致财务入账错误、入账难或账实不符；
2、车间领用各类网是否承包无相关部门认定，造成财务无法核算；
3、加工件，同名同型号但不同价，因入库单或领料单无相关说明，造成财务无法准确下账；
4、电器类因型号较多，领料单稍有错误便会导致财务入账错误；
5、某些货品是否进口〔单价高〕未在出入库单上标明，财务无法准确下账；
6、原领用货品不适用必须调换时，未变更原领料手续，造成财务核算不准确且出现账实不符现象；
7、十万吨和瓦线的毛布使用状况不分，无法记账；
1、财务入账困难；
2、财务核算数据不真实；
3、财务账实严重不符；
4、账实无法核对；
办理入库、领料手续不及时
1、入库不及时，造成车间已领用货品中有部分因无手续未办理入库，财务账面显示结存为负数或账实核对不符；
2、欠条现象，车间、仓库互打欠条，且欠条清理不及时，造成财务入账不及时、账实不符；
3、车间领用辊子，因无手续，财务未入账，造成财务核算不准确、账实不符；
1、财务入账数据不准确；
2、财务核算数据不真实；
3、造成账实不符；
工作不衔接
1、供应商所开具发票使用的单位与公司核算采纳的单位不一致，造成财务入账困难；
2、零星入库，以后换取一次入库手续〔发票〕，前后金额不符；
3、某些价值相对较大的货品，如果市场价格下降较大，车间往往会对核算的货品单价提出异议；
4、供应部采购回来的备件，领料单已开，东西也领走，供应不入库，也不知是供应商赠送的还是忘了入库；
5、账面上承包的成型网〔08年入的账〕，车间已领用，至今未出票，在账上待着；
6、像设备上有许多配件，存放已有两年之久，车间一直领用，但供应一直不入库，追问时，供应不知，说人家要钱时再说；
1、财务入账数据不准确；
2、财务核算数据不真实；
3、财务核算无所是从。
二、对所出现问题原因的分析
备件仓库财务核算出现上述问题的原因是多方面的，有财务核算本身的，如出现问题时财务跟进不及时、财务核算没有很好的与供应入库、仓库保管、车间领料结合；
也有整个备件管理流程不规范引起的。如入库环节货品名称及规格型号的杂乱无章、保管环节备件标示不明确、分类不科学、货品与财务记账没有确保一一对应，车间领料手续较随便等；
还有制度与执行力层面的，没有有效可行的制度可依据、没有很强的执行力作确保、没有严格的监督体系做后盾；
此外还有技术层面的，至今仍然采纳手工记账、财务核算没有精细化、及时化。
1、制度缺失、执行力低下
制度是规范管理的依据、执行力是规范管理的确保，缺少了制度及执行力，我们的工作将无据可依、出现的问题不能得到及时解决，有制度但无可行性与可操作性〔细则〕，最终将导致制度被束之高阁。而缺乏有效的监督、激励机制，将导致执行力低下，当问题集中暴露时公司及个人都会为此遭受损失。
上述财务核算中出现的问题均与本项原因有关，例如“手续缺失、不完备〞中的货品名称不规范、加工件无具体信息、领用货品的调换；“办理入库、领料手续不及时〞中的已领用货品无入库手续、车间仓库互打欠条现象；“工作不衔接〞中的发票单位与公司核算单位不一致等等。上述一系列问题都可以通过制度的细化〔或者说标准化、流程化〕来解决。
制度的缺失不仅仅是操作层面的，还有监督与激励层面的，好的制度也要有有效的监督来确保，缺乏有效的监督，制度会沦为一纸空谈。所谓的监督可以是后续环节对前道环节的复核，如财务记账必须要仓库手续的传递，仓库负有确保被传递手续的完整性、准确性、及时性的义务，而财务负有对手续的完整性、准确性、及时性进行监督的权利；车间负有规范填写领料单据的义务、仓库保管有监督领料单据是否合规的权力。还有就是公司相关部门的监督，如公司设立的考核小组，可以对整个备件流转的程序进行监督，以确保流转手续的完整、手续所传递的信息及时等等。
有监督就要有考核，有考核就要有奖惩，只奖不惩或只惩不奖都不是好的激励机制，只奖不惩会导致大锅饭、平均主义，而只惩不奖又会造成员工情绪出现抵触、工作效率与工作态度出现下降。因此，好的、有效地激励机制应该是奖罚并用，所依据的标准要具备可行性，考核要公开、公平、公正、透明，并且及时兑现考核结果。
2、权责不清楚、信息传递效率低下
财务核算中还发现权责不清的现象，如公司对各类网采纳的是厂家承包的方式核算，然而公司购进的网中，那些是承包的、那些不是承包的，供应、仓库、车间莫衷一是，供应没有给仓库提供是否承包的依据、仓库没有对承包与非承包的网进行分别摆放、车间没有及时反馈厂家承包网的产量，以上导致财务无法核算、无法及时核算、无法准确核算相关的成本。
仓库保管没有登记数量账，财务派驻仓库的人员兼记数量与金额账，如此分工导致仓库保管不能有效的对所保管实物的数量进行控制，而财务人员由于不熟悉仓库实物而无法准确下账。在手工作业条件下，仓库保管人员应该记录所保管实物的收发存数量，而财务人员负责计算入库及领用物资成本。仓库保管对所经管实物负责，而财务对金额负责，如此则可避免账实不符现象，加强仓库保管的责任心。如果采纳ERP软件及条码管理，可对仓库备件进行精细化管理，简化盘点程序，降低存货管理成本，提升账实相符率，提升核算准确、及时性。
信息传递效率低下是手续缺失、不完备、不及时的原因。信息传递效率反映在传递时间和信息完整性上，入库手续不及时办理、紧急领料后没有及时办理领料手续、入库单上货品信息填写不完整、领料单货品名称及规格型号填写不完整、进口与国产备件未注明等等。这些问题在部门单独来看都不是大问题，甚至不算问题，然而，不合格的半成品是产生次品的根本原因，财务没有精力也不可能一一核对出现的问题，一是核对成本过高、二是人员不够、三是超越了财务本身的使命权限，而这些不起眼的小问题最终会导致财务核算的不准确、财务信息的失真。
3、实物入库、保管、领用与财务核算脱节
这也是造成上述财务核算问题的原因，实物的入库、领用是通过入库、领料手续反映到财务上的，入库与领用规范后，就能够提升结存数量、结转领用成本的准确性。
入库环节：
第一、相关票据要及时回收，杜绝已入库〔甚至已经被领用〕而相关票据迟迟不能传递到财务的现象；
第二、入库单内容的填写要规范，例如货品名称、规格型号、单位、金额等信息要填写清楚，对影响财务核算的重要信息要进行备注，例如是否进口〔进口件与国产件随型号相同，但价值相差过大，有必要对进口件进行精细化管理〕、是否承包等；
第三、调整核算单位，例如毛布，厂家开具发票单位是公斤，而公司领用时单位是“床〞，这就要求入库单要转换核算单位，还有某些油类，入库时以桶为单位，相同的油有大小桶之别，因此要求入库时把核算单位转换为公斤。
保管环节：
第一、要分货架、分类摆放并进行明确标示，如此可方便取料、盘点，提升工作效率，降低保管、盘点成本；
第二、按新旧、是否可用等划分区域进行管理，杜绝不可用备件被重新领用而造成生产事故；
第三、建立废旧备件、长期积压备件定期上报制度，便于管理层了解库存信息、库存质量、及时对废旧及长期积压备件进行处理，加快备件周转速度，降低备件占压资金，提升资金利用率。
领用环节：
第一、领料单填写规范，例如货品名称、规格型号等，便于仓库保管取料及财务核算；
第二、及时补办紧急领料手续；
第三、完善备件调换手续，杜绝调换备件不办理变更手续的不合理现象；
第四、建议将ERP在合适的时候延伸至车间〔部门〕，车间〔部门〕可以随时查询所必须备件的库存状况，减少为防止备件库存不够造成停机而盲目编报购买计划的现象，降低资金占用状况；

通过以上环节的规范，财务核算的准确性将大大提升、年度盘点将变得简单，公司对备件的控制也将更加完善与及时。
4、财务核算技术落后
财务核算手段落后，至今仍采纳手工方式记账，采纳手工方式记账的弊端是显而易见的。
第一、记账错误、计算错误；
第二、不利于细化管理；
第三、成本核算只能采纳全月一次加权平均或各别备件采纳各别计价法，成本核算不够准确；
第四、汇总分析困难，比如分析备件库存时间、指定单价查询备件等等。
如果采纳计算机技术辅助记账，则可完全解决以上问题，并且可以通过条码实现所有备件的独立管理，提升工作效率、工作效果。
三、上述问题所引发的其他后果
上述仓库财务核算上出现的问题暴露出仓库管理的薄弱，从而引发其他更严重的问题：
1、存货周转速度低，仓库内部随处可见落满灰尘的备品备件，盘点过程中还发现许多备件长时间无领用，或者还有足够库存但又购入的现象；
2、资金占压状况严重，截至2021年12月末，账面库存金额684万元，其中库存时间3个月未领用的225万元、库存时间6个月未领用的102万元，其中不乏一些单位价值5000元以上甚至上万的备件和设备。按现行短期6个月贷款利率%计算，保守估计积压6个月损失利息24786元，积压3个月损失利息27338元；
3、对实物的管理无重点，未采纳ABC管理法，关于数量少、价值大、重要性高的A类、B类物资未重点管理，没有设定库存上下限；
4、仓库空间利用率及取料效率低，仓库备件摆放虽较整齐，但未进行系统分类，标示不很清楚。
四、解决问题所要采用的措施
1、制定仓库管理细则，规范业务处理流程，理顺实物、单据的传递途径。通过管理细则的制定，明确相关部门及员工的工作使命及工作程序、以及如何正确填写单据；通过流程图的制定，让实物流转、单据传递一目了然；通过制定特别业务处理办法，让员工知道正确的业务处理方法、财务核算也更加严谨。彻底摆脱仓库工作必须言传身教的不利局面；
2、结合条码、ABC管理法完善货位管理系统。科学得对备件进行分类，利用条码建立账实的一一对应关系；通过ERP的实施，可以准确地以各别计价法对备件进行核算；通过ABC分类，找出我们必须要重点关注的数量少、价值大、对生产有较大影响的备品备件，从而提升资金使用效率和存货周转率；
3、建立可行、有效的监督激励体系，提升员工工作积极性。员工思想有包袱会导致工作态度消极，工作态度的消极引起工作质量的下降，工作质量的下降可造成备件仓库沉淀资金的增加，从而最终影响公司现金流。提升员工工作积极性不能仅仅挥舞鞭子和大棒，更要使其获得经济、精神等方面的满足，预取之，必先予之，不但适用于客户，也适用于员工。
4、领导重视、部门配合、员工努力是做好工作的法宝。仓库工作不是一个部门努力就可以做好的，他必须要领导的重视，常常关注备件仓库工作状况，也必须要部门间的配合，仓库中的问题通过财务核算反映出来，但其问题的解决不是财务、仓库所能解决的，必须要供应、车间〔部门〕的配合。
截至2021年12月底，备件仓库库存账面价值达684万元，占公司存货总价值的35%，它关系到公司财务核算、资金占用、资金使用效率、车间安全生产等诸多方面，在行业毛利普遍偏低且趋同的状况下，严格的管理、高效的资金运用是企业赖以生存的确保，因此，我们有必要关注并提升仓库的管理、核算水平。
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