合同及付款管理制度.doc

合同管理制度
第一章 总 则
第一条 本制度适用于各本公司所有对外非开发类合同的签订工作。开发类合同参考本制度执行。
第二条 招标部为对外签订合同的唯一部门，超出此范围的合同签订，必须报公司总裁审批。
第二章 合同签订工作流程
第三条 项目定标后，合同原则上按发标时的合同文本进行签订。由招标部组织与中标人洽谈合同细节，协商完成后依次报成本部、法务部对合同条款进行审核，审核无误后报公司总裁审批。
第四条 年度框架合同的签订：需求部门在年初时,应编制零星材料采购计划报主管领导批准后，交由招标部进行统一招标，签订年度框架合同。对于不在年度框架合同内的采购项目,按招标采购流程执行。
第五条 合同签订时，应提供的资料:
1、合同立项建议书或合同立项请示报告.
2、合同招投标资料或议标资料。
3、合同对方主体资格资料。
报审合同时应提供合法有效的工商登记资料、营业执照、组织机构代码证、符合项目要求的资质等级以及资信、履约能力调查情况等资料。
合同对方主体经审批确定后，不得变更。不得将已审批确定的合同主体变更为其子公司或控股公司，如确有实际操作困难需与其100％全资控股子公司签订合同时,对方主体须为其子公司提供担保,并报公司总裁审批。
4、对方法定代表人、代理人身份证明及代理权限证明。
报审合同时应提交对方法定代表人身份证明书、与原件核对无误的对方法定代表人身份证复印件;对方通过代理人签约的,除提交法定代表人身份证明书外，还须提交与原件核对无误的对方代理人身份证复印件及法定代表人签名加盖公司印章的有效授权委托书.
5、合同变更、解除资料。
因合同发生变更、解除，合同当事人签订协议或补充协议,合同立项部门应按权限提交经公司领导同意的批示。
6、合同审批表。合同审批表上合同名称栏、合同主体栏、合同金额栏的审核遵循严格一致的原则,不得存在任何不一致或涂改。
7、除合同审批表外，对立项资料的审核一般仅审核复印件(对复印件有疑义的，须核原件）。合同与立项资料复印件须留存备案。
第六条 在招投标、协商或谈判过程中，凡合同对方承诺的各种对公司有利的事项必须写入合同条款。
第七条 对于总价包干合同，在合同履行过程中如出现标的量（即工程量、采购量等)减少等对公司有利的情况，合同立项部门应及时签订补充协议书。
第八条 同一承包人在同一时间签订的同一项目合同（包括工程委托）不得拆分。同一项目不得重复签订合同。
第九条 严禁公司人员变相以合同形式为不合格单位提供挂靠,使违规经营活动合法化.特殊情况报高公司总裁审批。
第十条 签订合同除盖章外,还必须由签约人签名.
第十一条 合同审核后,如合同条款完备，内容具体明确,权利义务清楚，合同的立项、报批等程序正确,合同的相关资料经形式审查齐全合格的,签署意见后逐级报审；如对合同内容有异议,应及时与合同立项部门进行沟通、协调，经协调取得一致意见后,形成正式合同文本逐级报审;如达不成一致意见，各部门则在合同审批表上签署建议后逐级报审。
第十二条 合同在正式签订前，必须按相关规定及审批权限上报,经批准后方能正式签订；合同签字盖章前,原则上要求对方应先完成签字盖章，我方才签字盖章。
第三章 合同的变更、解除、终止
第十三条 在合同履行过程中遇到确有不可克服的困难（如遇不可抗力影响)而需要变更、解除、终止合同时，应在法律规定或合理期限内，从维护公司合法权益出发，与对方当事人进行协商。
合同的变更、解除、终止流程按原合同的报审流程执行。
第十四条 变更、解除、终止合同，任何部门均不得以个人或部门名义与对方签订协议变更合同内容，如需变更必须按规定的审批权限和程序严格执行。
第十五条 变更、解除、终止合同,一律采用书面形式。
给予合同对方补偿、赔偿、奖励或调整合同价格的，必须以合同书形式，严禁采用会议纪要、往来函件、传真等各种非合同书形式(公司总裁批准的除外）.
严禁以非合同书形式变相修改合同内容.
第十六条 因变更、解除、终止合同而使公司的利益遭受损失的，除法律允许免负责任的以外，对方应承担相应的责任，并在变更、解除合同的协议书中明确规定.
第四章　合同文本的管理
第十七条 按权限报领导审批的合同必须是全面的与对方协商一致的合同，在经领导审批通过后的合同文本即作为最终签约文本与对方签订，不得更改。
第十八条 合同按程序审批完毕后，由法务部负责编号，合同文本原则上壹式肆份,双方各执贰份，如对方有特殊要求需在合同报批时加以注明。两份合同原件交合同立项部门转合同对方，另两份合同原件送人事部、财务部存档。
第十九条 其他部门使用合同文本复印件。
工程款支付管理制度
第一章 总 则
第一条 财务部门必须严格执行公司财务计划,做好财务控制、会计核算、财务分析、内部考核和会计监督工作，有效利用公司各项资产，提高经济效益。
第二章 资金计划及审批管理
第一条 资金由公司统一计划管理。各部门必须认真编制年度、月度和周资金计划并报公司总裁审批下发。财务必须严格按审批后的资金计划执行.
第二条 财务部是公司货币资金的管理部门，公司的银行结算、现金收支必须统一由财务部办理。严禁其他任何单位、部门、个人私自收取各种款项和有价证券；截留和坐支现金；私设小金库。公司一经发现有上述行为，给予当事人及主管领导降级的处分；情节严重的，送交司法部门处理。
第三条 对外付款必须有正式合同（2万元以下除外），或有审批权限的公司领导签字批准的呈批报告原件、正规票据以及具有审批权限领导签字同意的《申请使用资金审批表（原件）》为依据.
第四条 首次付款必须附有经法务部审核编号的有效合同原件.除了定金以外，所有支付款项必须提供正规票据。
第五条 进度款支付程序:
1) 由施工单位填《工程进度款支付申请表》，在申请表中注明进度或已供货物，并提供照片或我公司项目人员签收单据复印件作为附件。经监理公司（若需要）签署意见后报工程部。
2) 工程部审核无误后，应填写《进度款支付审批单》，按付款审批程序逐级报审.
第六条 支付工程结算款，必须提供经甲乙双方签字盖章确认、经公司总裁签名同意的《工程结算审批表》复印件作为附件。
第七条 特殊情况的付款,包括无计划、超计划、无合同、超合同、或手续不齐全的付款，必须报总裁审批。销售退款（指已签约收取首期款后退房）、必须附有总裁同意退房的报告才可申请支付，并按特殊情况的付款审批手续报批,否则财务拒绝付款。
第八条 任何部门和个人不得以公司名义对外书面承诺付款担保、投资、赞助和捐赠;未经主席批准，任何单位、部门和个人任何时候不得将公司有形资产和无形资产对外抵押、抵债、变卖、交换、赠送等。一经发现，一律以侵占公司财产论处，并移交司法部门处理。
合同审批表
填报部门： 填报人： 电话：
填报日期: 合同编号：
合同立项内容
合同名称

合同金额

甲 方

对方联系人及电话

乙 方

招 标 部 门 意 见

随合同提交的资料内容
□1、企业法人营业执照复印件及其年检记录、法定代表人身份证明书及身份证复印件； □2、资质证书及其它资质证明； □3、定标审批表 □4、立项报告 □5、授权委托书及代理人身份证复印件
送审时间

最后一次送审时间

预付款特别注明

法 务 部 意 见

立项部门主管领导意见

公司总裁批示

. 建设工程付款申请表
申
请
人
项目名称

申请付款单位

申请事由
申请人：
合同总额

已付款额

本次申请付款额
大写： （￥： )
建设单位现场负责人意见
进度描述：
合同履约情况：
付款意见：

需求部门审核
进度描述:
合同履约情况：
付款意见：

财务部审核

主管领导审批

公司总裁审批

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