公司借款及费用报销管理制度.docx

借款及费用报销管理制度
为加强公司财务管理，规范费用开支，使各项开支合法、真实、准确、完整，根据《会计法》、《企业财务通则》、《企业会计准则》、结合本公司实际情况，对借款及费用报销程序制定以下办法。
一、借款及费用报销
（一）审批权限
1、费用报销实行总经理和财务经理审批。（壹千元以上需上报董事长由董事长裁定）。
2、公司借付款、固定资产购置及对外投资对外借贷需董事长签批。
（二）审批程序
1、公司报销实行谁经办谁报销，财务人员负责审核单据，总经理负责审批报销。
2、经办人的借款报销单据由财务人员审查核实，票据无误后，按程序报批。
（三）具体规定
直接经办资金的“经办人"需为公司正式员工。
1、借款
① 借款经办人规范填写《领（借）款申请单》，并注明付款方式及付款帐户资料（一般情况为转帐支付）；
② 《领借）款申请单》要明确领、借、付款用途，便于报帐时对费用票据的核实；
③ 《领（借）款申请单》按审批流程签署完毕后，交财务人员办理领、借、付款，经办人同时提供相应的付款依据（合同协议，报价单或费用
清单等）；
④ 经办人原则上在5个工作日内，凭正式发票办理借款冲销手续；
⑤ 现金借款当日未用应于次日退回财务部，付款时重新办理借款手续。
2、备用金
本公司一般情况不允许借备用金，特殊需要要由总经理和财务人员批准。
3、差旅费
（1）差旅费以个人形式借出，二人以上共同出差的，可由一个人负责借用差旅费；
（2）差旅费借支限额标准，省外（）元/天/人，省内（）元庆/人；
（3）市内各区县或市外出差，交通费凭票实报实销，打出租车注明事由及来去地点；
（4）出差归来2个工作日内报销，未按规定取得发票的费用报销，其相应费用由经办人承担；
（5）住宿费按规定标准（？？？金额）内凭据报销,超过限额标准部分不予核销；
（6）出差发生的各类无单位、无内容、无日期、无财务专用印章或发票专用章的发票，不得作为报销凭据;火车票发生的代办手续费不得超过10元/张；
（7）差旅费必须当月发生当月完成费用报销。因故不能报销者必须经总经理签字批准后于次月十日内报销；逾期票据作废，费用自理；
（8）公司人员出差，未经公司同意私自采用飞机形式出行，费用一律不予以报销；
注：出差由对方负责接待或缴纳餐饮、住宿费的不得再次报销相关费用；
4、车辆使用费
公司车辆由公司统一管理，车辆费用应严格控制，据实报销
（1）车辆加油费财务人员负责审批报销，因私使用公车产生的油费由实际驾驶人承担。
（2）车辆通行费按实际产生费用报销。
（3）车辆正常保险费、维修、保养费实行先申请后发生，据实报销，在报销单上要注明车辆牌号；
（4）车辆违章处罚金由驾驶员个人承担并从其工资中扣发
（5）公司车辆事故及维修费用由公司垫付，待查明原因保险公司赔付后由总经理提出处理意见，费用由相关人员及部门自行承担并予以相应处罚。
5、业务招待费
（1）业务招待费开支实行总额控制，限额管理；
（2）业务招待费实行“先申请,后执行”的原则,发生后5日内报帐；未经批准擅自产生的业务招待费一律不得报销；使用超过批准限额的，必须注明原因经总经理批准后方可报销。
（3）需要开支的业务招待费，由经办人申请按标准由财务人员、总经理审批后执行。
6、通讯费
公用座机电话：
公用座机电话费用管理由财务部门监督，无正当理由发生的不正常长话及声讯费用由个人自行承担
二、要求规定
1、借款人员逾期不冲帐或借款未用不退回，无正当理由的，视情节轻重收
取日息5%o的滞纳金，或处以30元/天的罚款，并在次月的工资中予以扣回；
2、大额借款(50元及以上)无正当理由一个月未冲帐者，停发其工资，待账款冲抵后再予以工资发放。
3、在费用报销中有弄虚作假的行为，除对该行为人处以收缴虚报部分费用外，并按虚报部分费用的两倍金额给予罚款。对各级签批的领导予以同等的经济处罚并通报；
4、除董事长特别安排，严禁代借代领款,所有领、借、付款必须由经办人本人办理;违者将从本人和经办人次月起的工资中全数扣回报销款项各承担50% );
5、不得以任何理由越权或越级报批，否则，财务人员有权不予受理。
6、在票据粘贴方面
(1) 、票据粘贴时要沿着粘贴单的上边缘，从左至右粘贴，原始单据不能超出粘贴单，每张粘贴单可均匀粘贴二至三排发票。
(2) 、将发生的费用发票按照日期顺序整理,严格按发票的先后时间顺序自左向右依次粘贴对于过路过桥费、差旅费发票更应如此)对于发票上无日期的按金额大小进行粘贴。便于审核。
(3) 、用胶水粘贴附件，千万不要用订书针装订。
(4) 、所有发票及发票附件一律以费用报销单正面左上角上面和左面的边距为准进行粘贴。