公司文件档案管理制度-为生产经营活动提供原始证明依据.doc

档案管理制度

1 目的
为对公司进行的各项生产经营活动的过程提供原始证实依据，确保产品质量。
2 范围
适用于公司所有技术、质量、体系运行、设备、基建、销售等方面的资料管理。
3 使命
3.1 所有档案资料均由公司综合部档案室统一管理。
3.2 技术部负责产品制定和工艺、标准等方面资料的整理和归档。
3.3 质检部负责产品的各种检验、试验报告及相关记录和计量的整理和归档。
3.4 公司综合部负责质量体系运行方面资料的整理和归档。
3.5 生产部负责生产、设备、基建等方面资料的整理和归档。
3.6 销售部负责产品销售合同方面资料的整理和归档。
4 档案归档内容
4.1 技术档案的归档内容
产品制定任务书、计算书、制定方案，各种制定数据，产品图、施工图和各种说明书、照片等技术资料。
产品试制、试验、鉴定的技术文件和资料。
制定更改通知单、材料代用单、临时处理的联系单。
材料消耗定额及工时定额等技术文件材料。
工艺规范、工艺路线、工艺更改通知、工艺图册等技术文件资料。
标准修改落实状况、标准化活动等有关技术资料。
产品的安装 、改造、修理的技术资料。
4.2 质量体系运行档案的归档内容
质量手册、程序文件、三级文件及文件的更改方面的资料。
质量体系审核、管理评审、质量分析和改善、人员培训等方面的资料。
4.3 设备和检验与试验装置档案的归档内容
外购和自制设备的随机全套技术文件、图样及使用修理记录等材料。
装箱单、说明书、开箱验收单、合格证、精度验收单、安装总结、调试总结移交单、验收单。
设备的外购件图、备件图、产品图。
设备的外调、调进及报废手续处理看法。
设备安装基础、电气接线图、地下管道。
设备的事故报告处理结果、操作规程和使用方法、运行记录，历次中、大修记录、二级保养记录、验收记录，设备的润滑卡片。
属于法定检验的设备和检验与试验装置，按照相关规定由具有相应资格的检验机构进行检验的检验报告。
上级机关审批、检定文件。
4.4 基建档案的归档内容
公司规划图、平面布置图、位置图及公司水、电、管道布置图。
工程报告、制定任务书、制定方案。
征地文件、上级批复、施工合同、建筑执照、施工图。
地质勘探及水利资料、验收单，材料验收证实单、更改通知单。
各种技术计算书、施工记录、完工及验收文件，修建、扩建措施、修理等有关技术文件。
4.5 质量档案归档内容
施工升降机一机一档质量目录证实单、用户来信来函、来电、来访及走访处理状况。
施工升降机质量检查报告、行业质量检查总结、质量升级规划和制造、安装安全质量监督检验证书。
原材料机械性能试验、化学分析报告，材料质保书、检验入库登记及材料处理决定。
超声波探伤、X射线检查报告，焊缝、焊剂工艺性能试验报告。
焊接试验记录，焊缝质量记录、及所有的质量检验记录。
4.5.6 施工升降机铭牌影印件。
4.6 销售合同、采购合同、分包协议档案归档内容
产品销售合同、采购合同、分包协议及合同评审等资料。
产品销售与库存的资料。
4.7 人事档案归档内容
员工登记表。
资质证书复印件。
员工奖惩记录。
5 档案归档要求
5.1 应该归档的资料必需收集齐全、完整、正确、系统。
5.2 各有关部门应将要归档的资料经初步整理后，送交档案室。
5.3 凡归档的资料，线条、字迹要清楚，签字、时间、编号、文号等内容齐全。
5.4 档案归时，应填写《档案资料移交接收单》，双方当面点清，在移交接收单上签字。技术资料的归档按SS/GL-004-2009《技术文件管理制度》的相关规定执行。
5.5 档案室在接到各部门送来的档案室后，应及时做好整理、分类、登记、建帐工作。
5.6 档案的编号，应做到分类合理，编号统一。帐、卡、物符合规定要求，存放安全、保密。
档案分类代号见附表2：

附表1 档案分类代号
档案名称
代号
档案名称
代号
技术档案
DJ
质量体系运行档案
DZ
设备档案
DS
基础档案
DC
施工升降机产品质量档案
DQ
销售档案
DX
合同〔协议〕档案
DH
计量档案
DL
人事档案
DR
其他档案
DQ
5.7 档案编号方法：
XX XX XXX
档案编号
技术档案
存档年度号
例：07DJ001，07年技术档案第1号
5.8 做好档案的鉴定工作，定期对所有存放的各类档案进行检查审核，达到正确完整。对破损或变质的档案要及时修补和复制。
5.9 档案必需有专用库房，库房内应坚持适当的温度和湿度，并有防盗、防火、防晒、防潮、防霉、防蛀、防尘等安全措施，做到整洁通风，干燥、安全。
6 档案归档时间
6.1 一般分为随时归档，定期归档。
产品档案：产品图样及技术文件应在产品定型后归档，工艺文件应在产品投产后归档，其它技术文件可陆续归档。
基建档案：施工图、完工图及其它各种所有技术文件及各种计算数据、表式应在工程完工验收后整理归档。
设备档案：设备的随机图样，开箱后马上归档，设备技术文件在设备安装试车后归档。其它修理记录陆续归档。
其它的档案资料为每年年终归档。
7 档案资料的借〔调〕阅
7.1 凡本公司员工须借〔调〕阅档案资料，须经部门领导同意，借用机密、绝密等重要档案，经总经理批准。外单位人员查阅档案资料，须持有关单位介绍信并经过总经理批准。
7.2 绝密、珍贵资料概不借出。技术资料的查调阅或复制按《技术文件管理制度》的相关规定执行。调阅其他档案资料，原则上限在档案室阅看，确必需借出阅读或复制的，填写《档案资料查阅和复制申请》经领导批准后方可借阅和复制。确定借阅时间〔一般不超过三天〕，经办人要按期追回。
7.3 使用者必需十分爱护档案资料。查阅时不许吸烟、喝水，不得拆卷，撕页、污损或在文件上勾划、涂改。借阅的档案资料应妥善保管，不得转借，更不得遗失。如假设丢失，要执行赔偿。赔偿标准：一般资料按原价，重要资料按资料的两至三倍进行赔偿。如有意外传或泄密给其他单位，要追究责任，直至处分。
7.4 本公司人员因工作必需要而长期借阅各种技术资料，每月办理一次续借手续。如遇特别状况，档案室管理员有权统一调整或收回。
7.5 借阅的档案资料都要经本室工作人员履行登记手续，归还时档案室工作人员要具体检查，及时注销。
8 档案的销毁
8.1 档案管理员在日常工作中熟悉自己保管的档案，并依据相关要求对档案的存毁提出看法。
8.2 档案储存期已到或必需销毁的档案由档案管理员编制《档案资料销毁清单》报分管领导或总经理批准。任何人无权擅自销毁档案。
8.3 各别案卷内如有部分储存价值的文件，应拆开取出重新整理储存，不得仅依据案卷名称以及卷面上的保管期限判定存毁。
8.4 档案销毁前，应由主管领导委派的监销负责人对销毁清单名录逐一核对，并签字确认，方能进行销毁。