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用友U8供应链管理解决方案用友U8供应链管理解决方案 -实现库存动态管理 对大多数企业来说，维持其正常运营的资金中占最大比重的是库存商品，进行合理的库存管理会提升企业产生资金周转率同时降低库存管理和养护费用提升企业的赢利率。国内外企业对库存管理普遍给予高度的重视，越来越多的企业开始和正在通过信息系统对企业进行业务财务管理，希望在生产和销售环节中最大限度的降低库存量甚至实现零库存。当前，库存管理信息系统正从信息处理和业务模拟型，转向管理决策支持型；系统所采纳的管理模型，也正从静态模型，转向能够对存货进行动态监控的管理模型；从中发掘企业的第三利润源泉。本文在阐述库存管理理论沿革和状态的基础上，分析企业库存动态管理的思想，并提出如何将企业库存管理模式与管理软件相结合实现库存动态管理的解决方案。 一、重视库存管理 存货是指企业在经营过程中为销售或生产耗用而储备的资产，包括库存中、加工中和在途的各种原材料、燃料、包装物、产成品以及发出商品等。企业为了确保生产经营过程的连续性，必需有计划地购入、耗用和销售存货。 存货是一项重要的流动资产，它势必会占用大量的流动资金。一般状况下，存货占到企业总资产的30%左右，其管理、利用状况如何，直接关系到企业的资金占用水平以及资产运作效率。在不同的库存管理水平下，企业平均资金占用水平差别很大，而实施正确的库存管理方法，通过降低企业平均资金占用水平，提升存货的流转速度和总资产周转率，将最终提升企业的经济效益。 此外，从市场营销的角度来看，存货作为企业物流的重要成份，其成本降低的潜力比任何其它市场营销环节要大得多，如企业物流成本占营销成本的50%，这其中的存货费用大约要占35%，而物流成本又会占产品全部成本的30%50%；在美国，直接劳作成本不够生产成本的10%，并且还在不断下降，全部生产过程只有5%的时间用于加工制造，余下的95% 时间都用于储存和运输。由此看来，降低存货成本已经成为第三利润源泉。在企业管理的其它环节成本降低潜力不大的状况下，在降低存货成本上下功夫已经是成本管理和企业管理的最终所向。 物流战略要以尽可能低的金融资产维持存货。库存管理的基本目的，是要在满足对顾客所承当的义务的同时实现最大限度的流通量。优良的库存管理政策是基于5个选择性的布暑之上的，即顾客细分化、产品要求运输一体化、时间上的要求，以及竞争表现。现对每一种选择作简短的讨论。 二、科学进行库存管理 美国著名经济学家西蒙曾经提出：管理就是决策，库存管理也不例外，最重要的一环就是合理库存量决策。但任何决策的科学性和有效性都是以信息为基础的，信息与决策已经成为不可分割的同一管理过程的两个方面，信息的完备程度与决策的正确与否息息相关。因此，库存管理应包括两个方面的内容，即存货的信息管理和在此基础上的决策分析。 企业的存货信息包罗万象，信息量十分大，而且种类庞杂，变动频繁包括存货本身信息，如存货的种类、名称、数量、质量等，还包括与存货有关的业务信息，如存货的收发、盘点、运输等信息。 决定与存货有关的业务如何进行。这包括进货的购进和发出的时间、地点，进货的种类、数量、质量等等。 手工处理方式下，企业在存货的管理上面临着较为复杂的局面，尤其是综合性的制造企业，管理的存货种类繁多、数量庞大、业务繁忙，管理人员天天往往被大量的单据、台账所 淹没，无法实时准确地掌握存货信息，造成信息处理速度低，且容易出错，导致企业物流不畅，影响效益。这种状况下，企业对市场的存货供应和产品必需求的变化反应迟钝，根本谈不上决策的科学性。而先进的计算机技术能轻松管理种类繁多的存货处理海量的单据信息，大大减轻业务人员的工作强度降低出错几率；企业的各个部门利用计算机也能有效的达到信息共享，每个不同的职能部门都能迅速有效的到他关怀的信息。 三、运用计算机技术，用友U8库存管理系统帮助企业实现科学高效的库存管理作为用友U8 供应链管理解决方案的组成部分，用友U8-库存管理系统的主要功能在于增加猜测的准确性，减少库存，提升发货供货能力；减少工作流程周期，提升生产率，降低供应链成本；减少总体采购成本，缩短生产周期，加快市场响应速度。库存及制造成本的降低，是企业建立竞争优势的必要条件。同时，用友U8-购销存系统与财务系统无缝连接，帮助企业全面掌握财务、业务信息，为企业快速继续发展提供信息支持 (一)编码方案制定的独到之处 各类档案的级次设置 由于经济的日益全球化各类基础信息越来越庞大越来越繁杂，为了管理大量的信息必需 对信息进行合理的分类，U8系统提供了灵活的分级设置。 这样不但可以按具体的存货进行管理还可按存货分类按其各个级次进行汇总统计等操 作。 运用自由项达到扩大编码和细化存货核算和管理功能 以电缆行业为例，企业要对品类繁多型号不一的电缆进行管理不仅要区分存货的类别、 品种、型号、长度等基本信息因其行业的特别性还要区分以下信息：国家对每种不同材质、用途的电缆制定了统一的标准，因质检必需要每批产成品要有相应的质检编号，电缆都缠在特制的盘上所以要有盘号，因电缆的体积大储存电缆的场地很大为确定每盘电缆的存放位置信息要给场地进行区域划分给每一小片区域一个编号，如某批电缆由特定的用户定做还要记录定做信息，此外还有颜色、硬度等，而对电缆等商品来说两根50米电缆和一根100米的电缆是肯定不能等价的因此还要储存每根电缆的实时长度。也就是说除存货名称、规格、型号等基本信息外还要储存标准、颜色、盘号、质保编号、场号、定做等信息，单靠编码、批次、货位是管理不了如此众多的内容，而利用系统提供的十个自由项就能很轻松的解决这些问题，系统不但提供了按自由项查询统计的功能还可以按自由项查询现存量、按自由项设置和管理存货价格。 存货出入库类型编码制定 存货管理的主要内容之一是对仓库中的物料进行收发存的管理,管理者必需要依据不同类型的出入库业务(采购入库、退料入库、销售出库等)及时、准确地了解其引起的各存货的出入库状况，了解各种类型的入库成本，掌握库存的动态变化信息。例如：当管理者得知，最近产品退货的事件时有发生，他要求财务人员对所有退货的产品，按数量和金额进行统计，并给出汇总结果。 (二)将存货管理从静态变为动态管理和控制 对大型企业来说其存货品种和规格繁多，数量庞大，尤其是制造业原材料、半成品和产 成品的体积大，重量沉，搬运和盘点的工作量大且困难。在手工处理方式下，企业关于存货的管理面临着较为复杂的局面，管理人员往往被天天大量的单据、台帐淹没，信息处理速度低而且容易出错，不但对外部市场存货供应和产成品必需求变化反映迟钝，而且仅就企业内部而言，也不能随时了解各种存货确切的库存数量，导致库存管理严重不善、影响企业销售和正常生产的连续性。为了及时了解库存数量的准确信息，作为采购部门制定采购计划销售部 门接受销售定单的依据，各个部门之间必需实现有效的信息共享。 用友U8库存管理系统提供灵活方便的现存量管理和查询功能。 在存货档案中有每种存货 的最高库存量、最低库存量、安全库存量等基本信息，采购计划部门可依据存货的现存量和安全库存量结合采购经济批量合理制定其采购计划，而当采购计划完成后入库该存货现存量的变化同时能被各个相关部门看到并可建立采购计划和采购入库的对应关系跟踪采购计划的执行状况，有效降低仓库中的存货存量，减少资金的占用率，降低库存物品的管理费用和维护费用。销售部门在开销售发票或发货单时可随时查询每种存货的现存量来推断销售业务是否能够完成，这样不但能提升销售定单的完成比率对确保公司信誉也是非常重要。此外系统还提供了先开销售发票再进行实物出库或先发货再开销售发票两种销售模式，当一种产品非常紧缺时就会出现一些客户先付款等到有货时再提货的状况这时可采用先开票后发货的模式，反之当某种商品滞销时为了促销企业就可采用先发货后开票的模式；两种销售模式给企业处理不同的状况带来极大的方便性。 每种产成品大多都必需要多种原材料，而各种原材料之间的比例关系是固定的，因此用友 U8库存管理系统提供了开具限额领料单的功能，在生产部门领用愿材料时严格按照一定的比例关系领取各种原材料，同时合计到每种原材料在运输生产过程中的合理损耗，在领料时每种原材料要加上适当的损耗比例。关于生产部门来说只要知道要生产的产成品数量，系统就可依据BOM表自动转化成各种原材料数量，既加快了工作效率又不会因为领取各种材料的比例不当造成生产的延误或某些原材料的不必要占用,有效的降低库存存货数量。 关于一些大型的企业集团来说其总部和各个分子公司往往不在同一地方，怎样实现总部 和异地分子公司之间的信息共享是这些企业非常关怀的问题。 用友U8针对不同状况的企业有相应的解决方案，最大限度满足各种企业的必需要。例如：企业组织模式为分销模式，即企业为一独立核算的集团企业，总部设在本地，在异地设有分销处，分销处包括没有独立核算资格的分销处和其辖下的仓库，总部和分销处之间就必需要进行异地数据传递和接收并进行相应的后期处理。关于不同的企业有以下两种不同的解决方案：集团应用：总部将商品调拨给各分销处时总部开具调拨单生成其他入库单传递给分销 中心；分销中心将总部传递过来的其他入库单接收到本地计算机中，等总部调拨的商品到达后对其他入库单进行审核并将审核后的其他入库单反传给总部以便并总部了解商品在途状况；分销中心对总部调拨的商品进行销售，对销售后的商品开具出库单等单据并将出库单据传递给总部；总部将分销中心传递的出库单等库存单据接收到本地计算机中。 远程仓库：如企业和仓库相距较远时利用系统提供的数据导入、导出功能；总部采购 商品后填制采购入库单并将商品发送给远程仓库办理入库；远程仓库收到总部采购的商品后办理入库业务，并对入库后的采购入库单进行审核然后将已审核的采购入库单反传给总部以便总部了解商品的在途状况；企业销售后开据销售出库单，用户或业务员拿着销售出库单到远程仓库中提货或远程仓库依据销售出库单发货后对销售出库单进行审核，然后将审核后的销售出库单反传给总部。利用这两种方案企业可以有效的实现总部仓库与分销处仓库之间，不同分销处仓库之间共享库存信息，在合计到仓库之间的运输成本的状况下进行合理的调拨而不必要在各个仓库之中对每种存货储存大量的库存量。 在手工管理时，财务帐和库存帐是独立的两本帐，每逢月末财务人员与库管员一起盘点 对帐，结果经常是财务人员账簿上存货数量和金额与库存帐不能确保一致，在这个问题上浪 费了大量的时间和精力，同时还使得物流信息和资金流信息远远滞后于生产管理的必需要。 利用用友U8 购销存系统使物流和资金流坚持一致，并进行动态控制： 所有入库信息通过 采购订单一次录入，后面所有相关的采购入库单、采购发票信息都依据采购订单得到，而不必重复录入。在用友U8购销存系统的处理流程中，各种入库单代表物流信息，实物入库后，对入库单进行审核，系统会自动将入库单传送到存货核算子系统中，经过记账制单系统可以自动将该笔业务所产生的资金流信息传输到总账子系统，从而与财务系统实现数据的无缝连接和共享。与此同时，管理者可以依据其关怀的重点内容来选择必需要统计、分析和显示的字段。这些帐表把管理者关注的热点内容披露出来，为物流和资金流的动态控制提供了有力的确保。 关于调拨单、组装单、拆卸单来说只是在本企业的不同仓库之间进行实物转移其存货本 身的成本并未发生改变，但由于不同仓库可能采用不同的计价方式就是同一计价方式也可能造成其成本不同这显然不符合有些企业的期望。 用友U8库存管理系统提供了特别单据记帐的功能，对调拨单、组装单、拆卸单其入库成本严格按出库成本计算，确保了物流成本的准确性。 越来越多的企业的财务管理人员正是从管理软件中受益，财务人员从繁杂的记账、算账 的劳作中解脱出来后，并重新定义其管理职能：从存货核算转变为对存货进行控制。 为了便于随时掌握企业的动态，对企业的发展和对不同市场状况采用不同的策略，从而 强化管理和决策，用友U8库存管理系统为各级管理者提供各种存货分析帐表： (1)存货明细帐：了解本会计年度各月份存货收发存的数量和金额的变化；按计划价法核 算的存货本会计年度各月份的差异账，以及差异的汇总数据。 (2)出入库汇总表：了解某期间的出入库存货已记账、未记账、全部单据的汇总数据以及 成套件、单件的汇总数据；按不同口径统计汇总数：例如按仓库汇总、按存货汇总、按入库类别汇总按部门汇总、按供应商汇总、按仓库和入库类别汇总、按存货和入库类别汇总、按供应商和入库类别汇总、按部门和入库类别汇总，分析物流动态变化状况。 (3) 入库成本分析表：统计分析不同期间或不同入库类别的存货的平均入库成本。 (4)ABC 存货成本分析表：依据存货的价值和重要程度将存货分为ABC三类，并通过此表分析A 类存货、B类存货、C类存货的存货水平。 (5)库存资金占用状况分析：利用此表分析库存资金占用规划、实际库存资金的占用额、 以及它们之间的差额。 (6)暂估材料/商品余额表：提供统计明细账中暂估入库的存货的数量和入库成本明细，分 析不同期间的暂估单据入库及报销状况。管理者通过察看库存台账及时了解和掌握各种存货的出、入库和结存数量和金额。 (7)呆滞积压备查簿：管理者利用此表查询各仓库呆滞积压存货的收发存明细状况。 (8)库存分析表：管理者利用此表及时掌握存货在仓库中停留的时间、是那家供货商提供 的货物、是那个部门、那个业务员采购的货物等。 总之，通过上面的帐表信息，管理人员充分利用信息进行高效的管理和决策。如果发现 某种产品的库存数量连续几天没有变化，管理人员会调查原因，如果推断该产品有滞销的倾向， 销售、采购等部门管理者会共同来分析滞销的原因：如分析是产品质量不好则改善质量；是市场必需求变化，则及时安排减产计划；如果某种产品的库存减少很快，则推断该产品属于畅销产品，相关部门的管理者经讨论后，会马上安排增加生产的计划，以及时补充库存以确保销售的正常进行。